Tạo và quản lý danh sách nhiệm vụ dự án

Điều quan trọng là phải quay lại danh sách nhiệm vụ dự án của bạn khi dự án của bạn tiến hành và cập nhật các cột liên quan đến trạng thái của mỗi nhiệm vụ. Điều này giúp liên lạc những gì đang diễn ra trong dự án của bạn với những người có thể không được điều chỉnh vào các chi tiết ngày trong ngày của các nhiệm vụ dự án của bạn.

Trong danh sách nhiệm vụ dự án của bạn, hãy hoàn thành các cột sau đây cho từng nhiệm vụ để cung cấp bản Cập Nhật cho dự án của bạn:

• % Hoàn thành    Nhập ước tính tốt nhất của bạn là có bao nhiêu công việc đã được hoàn thành trên nhiệm vụ, bằng cách sử dụng một tỷ lệ phần trăm. Ví dụ: nếu một nhiệm vụ là khoảng nửa chừng hoàn thành, hãy nhập 50% vào cột % hoàn thành . Tỷ lệ phần trăm này được sử dụng để vẽ một lớp phủ tiến độ trên thanh Gantt cho nhiệm vụ đó.

• Trạng thái nhiệm vụ    Chọn mô tả chính xác nhất phản ánh trạng thái hiện tại của tác vụ này.

Ngoài ra, bạn có thể gặp phải những thay đổi khác đối với dự án của bạn yêu cầu Cập Nhật vào danh sách nhiệm vụ dự án của bạn. Ví dụ, ngày bắt đầu hoặc ngày đến hạn cho một nhiệm vụ có thể thay đổi nếu một nhiệm vụ được bắt đầu sớm hơn so với kế hoạch hoặc bị trì hoãn. Bạn có thể cập nhật các cột này trong phần bảng của dạng xem, giống như bạn sẽ có bất kỳ cột nào khác. Trong một số trường hợp, người hiện đang làm việc trên một nhiệm vụ có thể không còn sẵn dùng cho nhiệm vụ đó. Bạn cũng có thể cập nhật những người được gán cho nhiệm vụ bằng cách Cập Nhật cột đã gán cho . Để biết thêm thông tin, hãy xem gán mọi người cho các nhiệm vụ trong danh sách nhiệm vụ dự án.

Đầu trang

Với nhiệm vụ của bạn được thêm vào danh sách nhiệm vụ dự án, bước tiếp theo là gán chúng cho mọi người trong tổ chức của bạn. Khi bạn gán một người cho một nhiệm vụ, bạn xác định người chịu trách nhiệm hoàn thành công việc trên nhiệm vụ đó.

1. Bấm một lần trong cột được gán cho nhiệm vụ mà bạn đang gán.

   

2. Nhập tên hoặc thông tin đăng nhập của người mà bạn đang gán, theo một trong ba cách sau:

   • Bấm duyệt, xuất hiện bên cạnh cột được gán cho , để tìm kiếm người mà bạn đang gán trong sổ địa chỉ của tổ chức bạn.

   • Nhập thông tin đăng nhập cho người mà bạn đang gán từ tổ chức của mình, bao gồm tên miền, trong cột được gán cho . Ví dụ: nhập contoso\mollyc, trong đó "contoso" là tên miền và "mollyc" là tên người dùng.

   • Nhập tên của người mà bạn đang gán trong cột được gán cho . Điều này hữu ích nếu bạn gán một nhà thầu hoặc một cá nhân khác không có tài khoản trong tổ chức của bạn.

3. Thông báo cho các cá nhân được gán về bài tập nhiệm vụ của họ, cho phép họ biết về danh sách nhiệm vụ dự án và về công việc họ hiện đang chịu trách nhiệm.

Khi tạo nhiệm vụ trong danh sách nhiệm vụ dự án, điều quan trọng là phải lên kế hoạch cho những nhiệm vụ nào có thể rơi bên dưới các nhiệm vụ lớn hơn. Ví dụ: dự án của bạn có thể hoàn thành trong các giai đoạn, với một số nhiệm vụ xảy ra trong từng giai đoạn. Có các giai đoạn được đại diện trong danh sách nhiệm vụ dự án của bạn cung cấp một cái nhìn mức cao đẹp ở những nội dung đang diễn ra trong dự án của bạn.

1. Trên tab mục , trong nhóm mới , bấm vào mũi tên trên mục mới, rồi bấm vào tác vụ tóm tắt.

2. Hoàn thành biểu mẫu để tạo tác vụ tóm tắt mới, điền thông tin sau đây, như phù hợp:

   • Tên    Nhập tên của tác vụ tóm tắt.

   • Nhiệm vụ trước    Chọn các tác vụ tóm tắt và/hoặc các nhiệm vụ phụ phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ tóm tắt này có thể bắt đầu. Với những lựa chọn này trong hộp bên trái, bấm vàoThêmđể di chuyển chúng vào hộp phải. Để biết thêm thông tin về tiền nhiệm, hãy xem mục tiếp theo trong bài viết này.

     Mẹo: Nếu bạn cảm thấy không chắc chắn về những hiểu biết trước, hoặc nếu bạn không đủ xa trong kế hoạch của mình để có tất cả những người tiền nhiệm của nhiệm vụ tóm tắt được thêm vào danh sách nhiệm vụ dự án của bạn, bạn có thể để trống này và thêm mối quan hệ tiền nhiệm sau, sử dụng phần bảng bên trái của dạng xem danh sách nhiệm vụ dự án

   • Mức ưu tiên    Chọn mức ưu tiên chính xác nhất phản ánh tầm quan trọng của tác vụ tóm tắt này, vì nó liên quan đến các tác vụ tóm tắt khác trong dự án này.

   • Trạng thái nhiệm vụ    Chọn mô tả chính xác nhất phản ánh trạng thái của tập hợp các tác vụ nằm trong tác vụ tóm tắt này. Nếu bạn chỉ đang lập kế hoạch cho một dự án và không có nhiệm vụ nào trong tác vụ tóm tắt này đã bắt đầu, hãy chọn không bắt đầu.

   • % Hoàn thành Nhập tỷ lệ phần trăm phù hợp nhất có bao nhiêu công việc đã hoàn thành trên bộ nhiệm vụ nằm trong tác vụ tóm tắt. Nếu bạn chỉ đang lập kế hoạch cho một dự án và không có nhiệm vụ nào trong tác vụ tóm tắt này đã bắt đầu, hãy để trống trường này hoặc nhập 0%.

   • Được gán cho Sử dụng trường này để xác định người chịu trách nhiệm về nhiệm vụ tóm tắt này. Để biết thêm thông tin về việc gán nhiệm vụ, hãy xem gán mọi người cho các nhiệm vụ trong danh sách nhiệm vụ dự án.

   • Mô tả    Nhập mô tả ngắn gọn về nhiệm vụ tóm tắt.

   • Ngày bắt đầu    Nhập ngày khi subtask đầu tiên trong tác vụ tóm tắt này sẽ bắt đầu.

   • Ngày đến hạn    Nhập ngày khi subtask cuối cùng trong tác vụ tóm tắt này phải được hoàn thành.

3. Bấm lưu để tạo tác vụ tóm tắt.

Sau khi tạo tác vụ tóm tắt, bạn có thể bấm vào tên của tác vụ tóm tắt trong phần bảng bên trái của dạng xem để mở tác vụ tóm tắt trong một dạng xem danh sách nhiệm vụ dự án mới. Trong dạng xem đó, bạn có thể thêm các nhiệm vụ rơi vào trong tác vụ tóm tắt đó. Để quay lại dạng xem Hiển thị nhiệm vụ tóm tắt của bạn, trên tab danh sách , trong nhóm quản lý dạng xem , bấm dẫn hướng lên.

Đầu trang

Trong một danh sách nhiệm vụ dự án đơn, có thể có một thứ tự nhất định cách làm việc như thế nào, bao gồm các nhiệm vụ tóm tắt và các nhiệm vụ phụ, cần phải hoàn thành. Ví dụ, nếu bạn đang xây dựng một ngôi nhà, nền tảng cần được hoàn thành trước khi các bức tường có thể đi lên và các bức tường phải được lên trước khi mái nhà có thể tiếp tục. Bạn có thể đại diện cho thứ tự này bằng cách sử dụng cột trước đó.

1. Trong một hàng nhiệm vụ, hãy bấm vào ô trong cột tiền nhiệm , rồi bấm vào mũi tên ở bên phải ô để hiển thị danh sách tất cả các tác vụ trong danh sách nhiệm vụ dự án hiện tại. Điều này bao gồm bất kỳ tác vụ tóm tắt và các tác vụ phụ trong danh sách.

2. Bấm vào hộp kiểm ở bên trái mỗi nhiệm vụ phải được hoàn thành trước khi nhiệm vụ này có thể bắt đầu.

   Mẹo: Thật dễ dàng để có được quá mức ở đây và chọn tất cả nhiệm vụ đến trước khi nhiệm vụ hiện tại. Tuy nhiên, bạn chỉ cần chọn những nhiệm vụ đó trở nên ngay trước khi nhiệm vụ hiện tại. Ví dụ, hãy nói rằng tôi có một danh sách nhiệm vụ dự án có chứa ba tác vụ: nhiệm vụ 1, nhiệm vụ 2 và tác vụ 3. Khi nhiệm vụ 1 hoàn tất, nhiệm vụ 2 có thể bắt đầu và khi hoàn tất nhiệm vụ 2, nhiệm vụ 3 có thể bắt đầu. Khi nhập trước cho nhiệm vụ 3, thật dễ dàng khi bạn nghĩ rằng nhiệm vụ 1 và nhiệm vụ 2 cần hoàn tất trước khi tác vụ 3 có thể bắt đầu. Tuy nhiên, kể từ khi nhiệm vụ 1 đã được liệt kê là người tiền nhiệm cho nhiệm vụ 2, bạn sẽ không cần phải liệt kê nó như một nhiệm vụ tiền nhiệm 3.

3. Điều chỉnh ngày tháng trong các cột ngày bắt đầu và ngày đến hạn để phản ánh mối quan hệ giữa các tác vụ. Ví dụ, giả sử bạn có hai nhiệm vụ mà bạn biết sẽ mất hai ngày để hoàn thành. Bạn thiết lập nhiệm vụ đầu tiên là người tiền nhiệm cho nhiệm vụ thứ hai. Bạn sẽ cần phải điều chỉnh cột ngày bắt đầu cho nhiệm vụ thứ hai để ngày này là sau ngày đến hạn cho nhiệm vụ đầu tiên và bạn sẽ cần phải điều chỉnh cột ngày đến hạn cho nhiệm vụ thứ hai để nó hai ngày sau ngày bắt đầumới.

   Mẹo: Bạn muốn quy trình này tự động hơn? Cân nhắc việc sử dụng giải pháp quản lý dự án doanh nghiệp tương thích với SharePoint Foundation 2010, chẳng hạn như Microsoft Project 2010 và Microsoft Project Server 2010.

Sau khi bạn đã xác định những người tiền nhiệm thích hợp cho mỗi nhiệm vụ, bạn có thể thấy những mối quan hệ này được biểu thị trên biểu đồ Gantt. Khi người tiền nhiệm được xác định cho một nhiệm vụ, bạn sẽ thấy mũi tên được vẽ từ cuối thanh Gantt của nhiệm vụ trước và đầu thanh Gantt của nhiệm vụ tiếp theo.

Đầu trang

Danh sách nhiệm vụ dự án sử dụng các tính năng dạng xem tương tự trong SharePoint dưới dạng các danh sách khác. Để biết thêm thông tin, hãy xem tùy chỉnh dạng xem danh sách nhiệm vụ dự án