Kết nối một danh sách ngoài với Outlook

Các tác vụ tiên quyết chung

Chuẩn bị nguồn dữ liệu ngoài    Người quản trị có thể cần phải tạo tài khoản và cung cấp quyền truy nhập vào nguồn dữ liệu để đảm bảo rằng đúng người có quyền truy nhập vào dữ liệu và đảm bảo dữ liệu không rơi vào tay kẻ xấu. Trong cơ sở dữ liệu ngoài, người quản trị cũng có thể muốn tạo bảng, dạng xem, truy vấn v.v...để giới hạn kết quả tìm kiếm sao cho đáp ứng đúng nhu cầu tìm kiếm đồng thời giúp nâng cao hiệu suất tìm kiếm.

Cấu hình dịch vụ và tài khoản SharePoint    Người quản trị phải kích hoạt dịch vụ kết nối dữ liệu nghiệp vụ và dịch vụ lưu trữ bảo mật.

Cấu hình Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật    Người quản trị cần phải thực hiện các việc sau: xác định phương thức truy nhập tốt nhất cho nguồn dữ liệu ngoài, tạo một ứng dụng đích và đặt chứng danh cho ứng dụng đích đó.

Cấu hình Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ    Người quản trị cần phải đảm bảo rằng người dùng tạo loại nội dung ngoài được quyền truy nhập kho siêu dữ liệu Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ còn những người dùng phù hợp khác có quyền truy nhập loại nội dung ngoài vốn là cơ sở để xây dựng danh sách ngoài.

Tạo loại nội dung ngoài    Người dùng phải xác định loại nội dung ngoài chứa thông tin về kết nối, truy nhập, cách thức thao tác, cột, bộ lọc và các siêu dữ liệu khác được dùng để truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài.

Tạo danh sách ngoài    Người dùng phải tạo một danh sách ngoài dựa trên kiểu nội dung bên ngoài và một hoặc nhiều dạng xem của danh sách ngoài khi cần thiết.

Đảm bảo rằng các sản phẩm Office đã sẵn sàng để sử dụng    Để đồng bộ hóa dữ liệu ngoài với các sản phẩm Office, bạn phải có Windows 7 trở lên và các sản phẩm phần mềm miễn phí sau đây, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 và dịch vụ dữ liệu WCF 5,0 cho OData v3 trên mỗi máy tính khách (nếu cần, bạn sẽ được tự động nhắc tải xuống phần mềm). Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng tùy chọn cài đặt Office, Dịch vụ kết nối nghiệp vụ được bật (đây là mặc định). Tùy chọn này sẽ cài đặt thời gian chạy ứng dụng dịch vụ kết nối nghiệp vụ mà thực hiện như sau: lưu trữ và đồng bộ hóa với dữ liệu bên ngoài, dữ liệu bản đồ doanh nghiệp vào các kiểu nội dung bên ngoài, Hiển thị bộ chọn mục bên ngoài trong các sản phẩm Office, và chạy các giải pháp tùy chỉnh bên trong các sản phẩm Office.

Các tác vụ tiên quyết cụ thể trong Outlook

Kích hoạt tính năng đồng bộ hóa ngoại tuyến cho các danh sách bên ngoài    Tính năng nông và trang, đồng bộ hóa ngoại tuyến cho các danh sách bên ngoài, cũng phải được kích hoạt. Tính năng này đang hoạt động theo mặc định ở mức nông trại nhưng không hoạt động theo mặc định ở mức trang.

Tạo kiểu nội dung ngoài được hỗ trợ trong Outlook     Khi bạn tạo một kiểu nội dung bên ngoài, người dùng phải bật tùy chọn hỗ trợ đồng bộ hóa ngoại tuyến và đặt trường kiểu mục Office vào một trong những thao tác sau: liên hệ, cuộc hẹn, nhiệm vụhoặc bài đăng.

Ánh xạ các trường tương ứng    Người dùng phải ánh xạ một hoặc nhiều trường kiểu nội dung bên ngoài vào các trường Outlook tương ứng của chúng.

Khi bạn ánh xạ kiểu nội dung ngoài, chẳng hạn LastNamenhư một khách hàng, một kiểu mục Outlook, chẳng hạn như liên hệ, bạn phải làm rõ ràng các trường riêng lẻ trong kiểu nội dung bên ngoài, chẳng hạn như tên khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ kháchhàng và điện thoại khách hàng, đến các trường FirstNamekiểu mục Outlook, vàbusinessphone.

Bạn không cần phải ánh xạ tất cả các trường tương ứng, nhưng các trường sau đây phải được ánh xạ.

Các trường không được ánh xạ, tùy thuộc vào số, được hiển thị dưới dạng các thuộc tính mở rộng như sau:

• Nằm    Nối đến khu vực biểu mẫu ở cuối trang mặc định của biểu mẫu Outlook (từ 2 đến 5 trường).

• Van    Được thêm vào dưới dạng trang mới vào biểu mẫu Outlook (6 trường trở lên).

Nếu kiểu nội dung ngoài không ánh xạ trực tiếp với bất kỳ loại mục Outlook nào, bạn có thể ánh xạ các trường vào kiểu mục Outlook đăng nhập, là loại chung chung nhất của mục.

Đầu trang