Xuất danh sách ngoài ra Excel
Applies To
SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 Enterprise SharePoint trong Microsoft 365 SharePoint Foundation 2013Bạn có thể đồng bộ hóa dữ liệu giữa danh sách ngoài và Microsoft Excel và giữ cả hai tập dữ liệu được Cập Nhật. Ví dụ, bạn có thể muốn duy trì hàng tồn kho sản phẩm trong danh sách để dễ dàng chia sẻ và Cập Nhật, nhưng cũng có thể thực hiện phân tích hàng tồn kho định kỳ bằng cách sử dụng Microsoft Excel.
Lưu ý: Bạn không thể đồng bộ hóa danh sách ngoài với các phiên bản trước Excel 2013. Nếu bạn tìm cách thực hiện như vậy, hộp thoại lỗi sẽ xuất hiện thông báo "không thể kết nối với danh sách".
Để biết thêm thông tin, hãy xem Tìm nội dung về dữ liệu ngoài.
Làm việc với dữ liệu ngoài đòi hỏi phải có một số nhiệm vụ tiên quyết để cho phép truy nhập an toàn vào dữ liệu. Thông tin sau đây có thể giúp bạn lên kế hoạch cho các bước tiếp theo của mình. Ngoài ra, nếu bạn gặp phải sự cố khi tìm cách làm việc với dữ liệu ngoài, thông tin này có thể giúp bạn xác định được vấn đề. Để truy nhập dữ liệu ngoài, bạn hoặc người quản trị phải làm như sau:
Chuẩn bị nguồn dữ liệu ngoài Người quản trị có thể cần phải tạo tài khoản và cung cấp quyền truy nhập vào nguồn dữ liệu để đảm bảo rằng đúng người có quyền truy nhập vào dữ liệu và đảm bảo dữ liệu không rơi vào tay kẻ xấu. Trong cơ sở dữ liệu ngoài, người quản trị cũng có thể muốn tạo bảng, dạng xem, truy vấn v.v...để giới hạn kết quả tìm kiếm sao cho đáp ứng đúng nhu cầu tìm kiếm đồng thời giúp nâng cao hiệu suất tìm kiếm.
Cấu hình dịch vụ và tài khoản SharePoint Người quản trị cần phải kích hoạt Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ và Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật. Để biết thông tin về cách sử dụng các dịch vụ này, hãy xem mục cấu hình giải pháp dịch vụ kết nối nghiệp vụ cho SharePoint 2013 và tạo danh sách ngoài từ bảng SQL Azure với dịch vụ kết nối nghiệp vụ và lưu trữ bảo mật.
Cấu hình Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật Người quản trị cần phải thực hiện các việc sau: xác định phương thức truy nhập tốt nhất cho nguồn dữ liệu ngoài, tạo một ứng dụng đích và đặt chứng danh cho ứng dụng đích đó. Để biết thông tin về cách sử dụng các dịch vụ này, hãy xem mục tạo hoặc chỉnh sửa một ứng dụng đích lưu trữ bảo mật.
Cấu hình Dịch vụ Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ Người quản trị cần phải đảm bảo rằng người dùng tạo loại nội dung ngoài được quyền truy nhập kho siêu dữ liệu Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ còn những người dùng phù hợp khác có quyền truy nhập loại nội dung ngoài vốn là cơ sở để xây dựng danh sách ngoài. Để biết thông tin về cách sử dụng các dịch vụ này, hãy xem mục cấu hình giải pháp dịch vụ kết nối nghiệp vụ cho SharePoint 2013.
Tạo loại nội dung ngoài Người dùng phải xác định loại nội dung ngoài chứa thông tin về kết nối, truy nhập, cách thức thao tác, cột, bộ lọc và các siêu dữ liệu khác được dùng để truy xuất dữ liệu từ nguồn dữ liệu ngoài.
Tạo danh sách ngoài Người dùng phải tạo một danh sách ngoài dựa trên kiểu nội dung bên ngoài và một hoặc nhiều dạng xem của danh sách ngoài khi cần thiết.
Đảm bảo rằng các sản phẩm Office đã sẵn sàng để sử dụng Để đồng bộ hóa dữ liệu ngoài với các sản phẩm Office, bạn phải có tối thiểu là Windows 7 và các sản phẩm phần mềm miễn phí sau đây trên mỗi máy tính khách: SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 và dịch vụ dữ liệu WCF 5,0 cho OData v3 (nếu cần, bạn sẽ tự động được nhắc tải xuống phần mềm). Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng tùy chọn cài đặt Office, dịch vụ kết nối nghiệp vụ được bật (đây là mặc định). Tùy chọn này sẽ cài đặt thời gian chạy của máy khách dịch vụ kết nối nghiệp vụ mà thực hiện như sau: lưu trữ và đồng bộ hóa với dữ liệu bên ngoài, dữ liệu bản đồ doanh nghiệp vào các kiểu nội dung bên ngoài, Hiển thị bộ chọn mục bên ngoài trong các sản phẩm Office và chạy tùy chỉnh Các giải pháp bên trong các sản phẩm Office.
Để tải xuống các sản phẩm phần mềm điều kiện tiên quyết, hãy xem phần mềm điều kiện tiên quyết cần thiết để làm việc với dữ liệu ngoài trong Office 2013.
Để biết thêm thông tin chung về việc sử dụng dữ liệu ngoài, hãy xem Tìm nội dung về dữ liệu ngoài.
Xuất danh sách ngoài sang Excel
-
Dẫn hướng đến trang SharePoint có chứa danh sách.
-
Trên khởi động nhanh, hãy chọn tên của danh sách SharePoint hoặc chọn cài đặt , chọn nội dung site hoặc xem tất cả nội dung trang, sau đó trong phần danh sách thích hợp, hãy chọn tên của danh sách.
-
Chọn danh sách, rồi chọn xuất sang Excel.
Theo mặc định, khả năng này được bật trên danh sách ngoài nhưng có thể bị vô hiệu hóa bởi người quản trị hệ thống.
-
Nếu bạn được nhắc để xác nhận thao tác, hãy chọn OK.
-
Trong hộp thoại tải tệp xuống , chọn mở.
-
Nếu bạn được nhắc có bật kết nối dữ liệu trên máy tính của mình, hãy chọn bật nếu bạn tin rằng kết nối đến dữ liệu trên trang SharePoint sẽ an toàn để bật.
Bảng Excel được tạo bằng kết nối dữ liệu dựa trên tệp truy vấn web. Các cột trong bảng đã xuất được xác định bởi dạng xem danh sách ngoài hiện tại. Việc xuất dữ liệu bên ngoài được xác định bởi các bộ lọc được xác định trên kiểu nội dung bên ngoài và trong dạng xem danh sách ngoài và các thiết đặt ngôn ngữ cho site SharePoint. Bất kỳ giới hạn trang nào đều bị bỏ qua.