Các loại và tùy chọn cột danh sách cũng như thư viện

Cột giúp bạn tạo các dạng xem có ý nghĩa cho các mục trong danh sách hoặc thư viện. Bằng cách dùng cột, bạn có thể sắp xếp, nhóm và lọc các mục, đồng thời bạn cũng có thể tự động tính toán dữ liệu về các mục và hiển thị kết quả của những phép tính đó. Cột cũng cho phép bạn xác định những thông tin nào cần được nhập về một mục khi ai đó thêm một mục vào danh sách hoặc thư viện. Khi một mục được thêm vào, một biểu mẫu sẽ xuất hiện và cung cấp các trường và tùy chọn để nhập thông tin. Khi bạn tạo một danh sách hoặc thư viện, các cột nhất định, chẳng hạn như Tiêu đề và Sửa đổi Bởi, sẽ được tự động tạo ra. Bạn có thể tạo thêm cột để phù hợp với nhu cầu của mình. Các cột mà bạn tạo sẽ xác định trường và tùy chọn xuất hiện trong biểu mẫu đó và các cột có thể được thêm vào các dạng xem của danh sách hoặc thư viện.

Bạn chỉ định kiểu cột mà bạn muốn khi tạo cột. Trong một số trường hợp, bạn cũng có thể chọn kiểu cột khác cho cột hiện có nhưng điều này phụ thuộc vào loại dữ liệu nào và hiện đang lưu trữ bao nhiêu dữ liệu trong cột. Việc thay đổi kiểu cột của cột hiện có có thể làm hỏng dữ liệu đã được lưu trữ trong cột. Vì những lý do này, điều quan trọng là bạn phải quyết định loại dữ liệu nào bạn muốn lưu trữ trước khi tạo cột. Khi quyết định loại cột bạn muốn, hãy cân nhắc những điều sau đây:

• Bạn muốn lưu trữ loại dữ liệu nào? Chỉ thư? Chỉ có số? Văn bản đã định dạng? Ví dụ: bạn không thể lưu trữ thư trong cột Số . Biết được loại dữ liệu bạn muốn lưu trữ là bước đầu tiên để chọn kiểu cột thích hợp nhất.

  Một số siêu dữ liệu tệp, chẳng hạn như ngày tạo và ngày sửa đổi, đã sẵn dùng trong các cột ẩn được tạo tự động mà bạn có thể hiển thị trong danh sách của mình.

• Bạn có muốn sử dụng dữ liệu trong tính toán tài chính không? Nếu vậy, loại cột Tiền tệ là tùy chọn tốt nhất.

• Bạn có muốn sử dụng dữ liệu trong tính toán toán học không? Mức độ chính xác của những phép tính đó là như thế nào? Bạn có thể tính toán dữ liệu trong cột Số hoặc Tiền tệ nhưng không tính toán cột Văn bản. Ngoài ra, các phép tính trong cột Tiền tệ là chính xác nhất.

• Bạn muốn sắp xếp dữ liệu trong cột bằng cách nào? Trong cột Văn bản, số được sắp xếp dưới dạng chuỗi ký tự (1, 10, 100, 2, 20, 200, v.v.), chứ không phải dưới dạng giá trị số. Để sắp xếp số dưới dạng giá trị số, hãy dùng cộtSố hoặc Tiền tệ. Ngoài ra, nhiều định dạng ngày tháng không sắp xếp chính xác nếu chúng được lưu trữ trong một cột Văn bản. Để đảm bảo sắp xếp ngày tháng phù hợp, hãy sử dụng cột Ngày và Giờ .

• Bạn có muốn đảm bảo mọi người nhập thông tin vào cột không? Nếu vậy, bạn có thể xác định rằng cột là bắt buộc và mọi người không thể thêm mục mà không nhập thông tin.

Sử dụng kiểu trường cột này để thu thập và hiển thị một lượng nhỏ văn bản chưa định dạng trong một dòng duy nhất, bao gồm:

• Chỉ văn bản, chẳng hạn như tên, họ hoặc tên phòng ban

• Kết hợp văn bản và số, chẳng hạn như địa chỉ đường phố hoặc số tài khoản

• Các số không được sử dụng trong tính toán, chẳng hạn như số ID nhân viên, số điện thoại, mã bưu chính hoặc số bộ phận

Một dòng duy nhất của cột văn bản sẽ hiển thị 255 ký tự trong một dòng duy nhất. Nếu bạn đang tạo cột cho danh sách hoặc thư viện và muốn hiển thị văn bản được định dạng hoặc nhiều dòng văn bản cùng một lúc, hãy tạo một Cột nhiều dòng văn bản. Bạn có thể thay đổi một dòng đơn của cột văn bản hiện có thành nhiều dòng của cột văn bản mà không làm mất bất kỳ dữ liệu nào được lưu trữ trong cột đã có.

Bạn có thể tùy chỉnh một dòng duy nhất của cột văn bản theo những cách sau:

• Gán giới hạn ký tự    Giới hạn số ký tự bằng cách đặt Số ký tự tối đa mà bạn muốn. Ví dụ: nếu cột lưu trữ số ID nhân viên có năm chữ số, bạn có thể sử dụng tính năng này để giúp đảm bảo rằng mọi người chỉ nhập năm ký tự.

• Hiển thị giá trị mặc định    Tự động hiển thị văn bản cụ thể khi ai đó thêm mục mới, đồng thời cũng cho phép mọi người nhập văn bản khác nếu họ cần làm như vậy. Khi bạn đặt giá trị Mặc định, mọi người có thể nhập thông tin nhanh hơn bằng cách chấp nhận giá trị mặc định, trừ khi họ cần thay đổi giá trị đó. Ví dụ: nếu cột lưu tên của một công ty được gán cho một dự án và tổ chức của bạn làm việc với một công ty cụ thể cho hầu hết các dự án, bạn có thể nhập tên của công ty đó làm giá trị mặc định. Do đó, tên công ty tự động xuất hiện khi một dự án mới được thêm vào danh sách và các thành viên nhóm không phải nhập tên.

  Giá trị mặc định có thể là văn bản mà bạn chỉ định hoặc kết quả của phép tính, được gọi là giá trị được tính toán. Các giá trị được tính toán rất hữu ích khi bạn muốn tự động hiển thị văn bản cụ thể nhưng văn bản có thể khác nhau tùy thuộc vào người thêm mục, thời điểm mục được thêm vào hoặc các lý do khác. Để sử dụng giá trị được tính toán, bạn hãy nhập công thức thay vì văn bản cụ thể làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán giá trị dựa trên thông tin trong các cột hoặc hàm hệ thống khác như [today], để cho biết ngày hiện tại, hoặc [tôi], để hiển thị tên của người thêm hoặc thay đổi mục

  

Sử dụng kiểu trường cột này trong danh sách hoặc thư viện để thu thập và hiển thị văn bản được định dạng hoặc văn bản dài và số trên nhiều dòng, chẳng hạn như mô tả mục. Cột văn bản Có nhiều dòng có thể lưu trữ tối đa 63.999 ký tự và bạn có thể chỉ định số dòng văn bản mà bạn muốn hiển thị khi mọi người nhập thông tin về một mục. Kiểu cột này hiển thị tất cả văn bản khi xem cột trong danh sách hoặc thư viện.

Bạn có thể tùy chỉnh Nhiều dòng của cột văn bản theo những cách sau:

• Gán giới hạn hiển thị    Giới hạn số dòng xuất hiện khi mọi người nhập thông tin về một mục với thiết đặt Số dòng để chỉnh sửa. Ví dụ: nếu cột lưu trữ các ghi chú dài về một sự kiện lịch, bạn có thể chọn hiển thị mười dòng văn bản. Điều này giúp mọi người nhập thông tin dễ dàng hơn vì họ có thể dễ dàng xem tất cả văn bản mà họ đã nhập. Ngược lại, nếu cột chỉ lưu trữ một hoặc hai câu về một sự kiện, bạn có thể chọn chỉ hiển thị hai hoặc ba dòng văn bản.

  Nếu bạn gán giới hạn hiển thị, nó sẽ không giới hạn số lượng văn bản xuất hiện khi cột xuất hiện trong danh sách. tất cả văn bản đã nhập cho một mục sẽ xuất hiện trong cột.

• Cho phép độ dài không    giới hạn (Chỉ sẵn dùng trong thư viện tài liệu) Khi sử dụng Nhiều dòng văn bản trong thư viện tài liệu, bạn có thể chỉ định rằng trường đó không bị giới hạn về độ dài.

• Bật    hoặc tắt định dạng văn bản(Chỉ sẵn dùng trong danh sách) Xác định kiểu văn bản để cho phép đặt liệu mọi người có thể áp dụng định dạng như đậm, nghiêng hay màu cho văn bản hay không. Có hai tùy chọn: văn bản thuần không hỗ trợ bất kỳ tùy chọn định dạng nào; hoặc văn bản có định dạng nâng cao, hỗ trợ định dạng cơ bản như đậm, nghiêng, danh sách dấu đầu dòng hoặc đánh số, văn bản có màu và màu nền. Nó cũng có các tùy chọn bổ sung cho siêu kết nối, ảnh và bảng.

• Chắp thêm thay đổi(Chỉ    sẵn dùng trong danh sách) Nếu lập phiên bản đã được bật cho danh sách, thì Việc chắp thêm Thay đổi đối với Văn bản Hiện có sẽ xác định xem mọi người có thể thêm văn bản mới về mục mà không cần thay thế bất kỳ văn bản hiện có nào về mục đó hay không. Nếu bạn chọn không chắp thêm thay đổi, thì văn bản mới về một mục sẽ thay thế bất kỳ văn bản hiện có nào về mục đó trong cột. Nếu bạn chọn gắn thêm thay đổi, mọi người có thể nhập thông tin bổ sung về một mục, đồng thời xem cả văn bản đã được nhập trước đó cũng như ngày giờ nhập văn bản. Khi xem trong danh sách , không phải dưới dạng một trường trong biểu mẫu mục, cột sẽ hiển thị Mục dạng xem siêu kết nối, thay vì văn bản và mọi người có thể bấm vào siêu kết nối để xem tất cả thông tin được lưu trữ trong cột cho mục đó.

  Quan trọng: Nếu bạn tắt tùy chọn này sau khi tạo cột, tất cả thông tin ngoại trừ mục nhập gần đây nhất sẽ bị xóa.

Thiết đặt cho danh sách

Thiết đặt cho thư viện

Sử dụng kiểu trường cột này để cho phép mọi người chọn từ danh sách các tùy chọn mà bạn cung cấp. Kiểu cột này là lựa chọn lý tưởng trong trường hợp bạn muốn đảm bảo rằng tất cả dữ liệu trong cột đều nhất quán vì bạn có thể giới hạn các giá trị được lưu trữ trong một cột.

Bạn có thể tùy chỉnh cột Lựa chọn theo những cách sau:

• Xác định danh sách lựa chọn    Cung cấp danh sách giá trị chính xác mà mọi người có thể chọn. Để cung cấp danh sách này, hãy thay thế văn bản mẫu trong hộp Nhập từng lựa chọn trên một dòng riêng biệt bằng các giá trị mà bạn muốn. Nhập từng giá trị vào một dòng riêng biệt. Để bắt đầu một dòng mới, nhấn ENTER.

• Chọn định dạng hiển thị    Cho phép nhiều lựa chọn với các hộp kiểm hoặc lựa chọn duy nhất mà không cần. Lưu ý rằng SharePoint sẽ chỉ hiển thị các nút chọn một trong các nút chọn một SharePoint.

• Bật các lựa chọn tùy chỉnh bổ sung    Để cho phép mọi người nhập giá trị không được bao gồm trong danh sách lựa chọn, hãy bật lựa chọn điền . Làm như vậy là một ý tưởng hay nếu bạn có thể không biết tất cả các giá trị mà mọi người cần nhập về các mục. Nếu bạn muốn mọi người chỉ sử dụng những giá trị mà bạn chỉ định, hãy tắt các lựa chọn điền vào.

• Hiển thị giá trị mặc định    Tự động chọn một giá trị cụ thể khi ai đó thêm mục mới, đồng thời cũng cho phép mọi người chọn một giá trị khác nếu họ cần làm như vậy. Giá trị mặc định giúp mọi người nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ: nếu cột lưu tên của các công ty được gán cho một dự án và tổ chức của bạn làm việc với một công ty cụ thể cho hầu hết các dự án, bạn có thể nhập tên của công ty đó làm giá trị mặc định. Do đó, tên công ty tự động xuất hiện khi một dự án mới được thêm vào danh sách và các thành viên nhóm không phải chọn tên.

  Giá trị mặc định có thể là một giá trị mà bạn chỉ định hoặc kết quả của một phép tính, được gọi là giá trị được tính toán. Các giá trị được tính toán sẽ hữu ích khi bạn muốn tự động hiển thị văn bản cụ thể trong cột nhưng văn bản có thể khác nhau tùy thuộc vào người thêm mục, thời điểm thêm mục hoặc các lý do khác. Để sử dụng giá trị được tính toán, bạn hãy nhập công thức thay vì văn bản cụ thể làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán giá trị dựa trên thông tin trong các cột hoặc hàm hệ thống khác chẳng hạn như [today], để cho biết ngày hiện tại hoặc [tôi], để hiển thị tên của người thêm hoặc thay đổi mục.

Sử dụng kiểu trường cột này để lưu trữ các giá trị số không phải là giá trị tiền tệ.

Mẹo chọn cột Sốhoặc Tiền tệ

Cả kiểu cột Sốvà Tiền tệ đều lưu trữ giá trị số. Sử dụng cột Số để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính toán học không phải là tính toán tài chính hoặc không yêu cầu mức độ chính xác cao. Dùng cột Tiền tệ để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính tài chính hoặc trong trường hợp bạn không muốn số tròn trong tính toán. Không giống như cột Số, cột Tiền tệ chính xác 15 chữ số về bên trái dấu thập phân và 4 chữ số về bên phải. Cả kiểu cột Sốvà Tiền tệ đều cung cấp định dạng được xác định trước để xác định cách dữ liệu xuất hiện.

Bạn có thể tùy chỉnh cột Số theo những cách sau:

• Xác định giá trị tối thiểu và tối đa    Giới hạn phạm vi số mà mọi người có thể nhập. Ví dụ: nếu cột lưu trữ số lượng công việc đã hoàn thành cho một tác vụ dưới dạng tỷ lệ phần trăm, bạn có thể chỉ định số không là giá trị tối thiểu và một trăm là giá trị tối đa. Tương tự, nếu cột lưu trữ số người dự cho một sự kiện và bạn muốn giới hạn người dự đến một số cụ thể, bạn có thể nhập số người dự tối đa làm giá trị tối đa.

• Bao gồm vị trí thập phân    Xác định xem các số có chứa vị trí thập phân hay không và số lượng vị trí thập phân cần lưu trữ. Nếu cột có thể cần lưu trữ các số có nhiều hơn năm vị trí thập phân, bạn có thể chọn Tự động khi chọn số chữ số thập phân cần đưa vào. Tự động cũng là một lựa chọn tốt nếu cột lưu trữ kết quả tính toán và bạn muốn kết quả chính xác nhất có thể. Tuy nhiên, nếu bạn muốn đảm bảo rằng tất cả các giá trị trong cột có cùng số vị trí thập phân, bạn nên giới hạn số lượng vị trí thập phân thành không, chỉ cho số nguyên hoặc một số chữ số thập phân khác đến năm vị trí.

• Hiển thị giá trị mặc định    Tự động hiển thị một số cụ thể khi ai đó thêm mục mới, đồng thời cũng cho phép mọi người nhập các số khác nhau nếu họ cần làm như vậy. Giá trị mặc định giúp mọi người nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ, nếu cột lưu trữ số lượng máy tính mà mỗi thành viên nhóm có và mỗi thành viên nhóm có ít nhất một máy tính, hãy nhập 1 làm giá trị mặc định. Kết quả là , 1 tự động xuất hiện khi một mục mới được thêm vào danh sách và các thành viên nhóm không phải nhập số đó.

  Giá trị mặc định có thể là số mà bạn chỉ định hoặc kết quả của một phép tính, được gọi là giá trị được tính toán. Các giá trị được tính toán rất hữu ích khi bạn muốn tự động hiển thị một số cụ thể nhưng số đó có thể khác nhau tùy thuộc vào người thêm mục, thời điểm mục được thêm vào hoặc các lý do khác. Để sử dụng một giá trị được tính toán, bạn hãy nhập một công thức thay vì một số cụ thể, làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán số dựa trên thông tin trong các cột hoặc hàm hệ thống khác.

• Định dạng số dưới dạng tỷ lệ phần trăm    Cài đặt Hiển thị dưới dạng phần trăm cho phép bạn hiển thị và lưu trữ số dưới dạng tỷ lệ phần trăm và xem số đó là tỷ lệ phần trăm khi được dùng để tính toán các giá trị khác.

Sử dụng kiểu trường cột này để lưu trữ các giá trị tiền tệ.

Mẹo chọn cột Sốhoặc Tiền tệ

Cả kiểu cột Sốvà Tiền tệ đều lưu trữ giá trị số. Sử dụng cột Số để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính toán học không phải là tính toán tài chính hoặc không yêu cầu mức độ chính xác cao. Dùng cột Tiền tệ để lưu trữ dữ liệu số cho các phép tính tài chính hoặc trong trường hợp bạn không muốn số tròn trong tính toán. Không giống như cột Số, cột Tiền tệ chính xác 15 chữ số về bên trái dấu thập phân và 4 chữ số về bên phải. Cả kiểu cột Sốvà Tiền tệ đều cung cấp định dạng được xác định trước để xác định cách dữ liệu xuất hiện.

Bạn có thể tùy chỉnh cột Tiền tệ theo những cách sau:

• Xác định giá trị tối thiểu và tối đa    Giới hạn phạm vi giá trị tiền tệ mà mọi người có thể nhập vào. Ví dụ: nếu cột lưu trữ các chi phí được báo cáo cho một sự kiện và tổ chức của bạn báo cáo số tiền trong một phạm vi cụ thể, bạn có thể chỉ định những giới hạn đó là giá trị tối thiểu và tối đa.

• Bao gồm vị trí thập phân    Xác định xem giá trị có bao gồm vị trí thập phân và số chữ số thập phân cần lưu trữ hay không. Đối với giá trị tiền tệ, bạn có thể chọn hai chữ số thập phân hoặc nếu bạn chỉ muốn lưu trữ các giá trị tròn, bạn có thể chọn không. Đối với các giá trị phi tiền tệ được sử dụng trong các phép tính yêu cầu mức độ chính xác cao, bạn có thể chọn giới hạn số lượng vị trí thập phân từ không đến năm hoặc để có giá trị chính xác hơn, chọn Tự động để tự động sử dụng số chữ số thập phân thích hợp cho kết quả tính toán.

• Hiển thị giá trị mặc định    Tự động hiển thị một giá trị cụ thể khi ai đó thêm mục mới, đồng thời cũng cho phép mọi người nhập một giá trị khác nếu họ cần làm như vậy. Giá trị mặc định giúp mọi người nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ, nếu cột lưu trữ chi phí phát sinh để thiết lập tài khoản mới và chi phí đó thường giống nhau cho tất cả các tài khoản mới, bạn có thể chỉ định số tiền đó làm giá trị mặc định. Kết quả là, giá trị đó sẽ tự động xuất hiện khi một mục mới được thêm vào danh sách và các thành viên nhóm không phải nhập số đó.

  Giá trị mặc định có thể là một giá trị mà bạn chỉ định hoặc kết quả của một phép tính, được gọi là giá trị được tính toán. Các giá trị được tính toán rất hữu ích khi bạn muốn tự động hiển thị một giá trị cụ thể nhưng giá trị đó có thể khác nhau tùy thuộc vào mục, người thêm mục, thời điểm thêm mục hoặc các lý do khác. Để sử dụng giá trị được tính toán, bạn hãy nhập công thức thay vì văn bản cụ thể làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán một giá trị dựa trên thông tin trong các cột khác hoặc các hàm hệ thống.

• Chọn định dạng tiền tệ    Hãy đảm bảo rằng tất cả các giá trị trong cột đều dựa trên cùng một loại tiền tệ bằng cách chọn một định dạng tiền tệ cụ thể cho cột đó. Hộp thả xuống cung cấp hơn 100 lựa chọn quốc gia để bạn có thể chỉ định tiền tệ ở hầu hết các định dạng cục bộ.

Sử dụng kiểu trường cột này để lưu trữ ngày trong lịch hoặc cả ngày và giờ. Định dạng ngày khác nhau tùy theo thiết đặt khu vực cho site. Nếu định dạng bạn muốn không sẵn dùng, hãy yêu cầu người quản trị của bạn thêm hỗ trợ cho khu vực thích hợp vào site.

Bạn có thể tùy chỉnh cột Ngày và Giờ theo những cách sau:

• Chỉ bao gồm ngày hoặc cả ngày và giờ    Xác định xem bạn chỉ muốn bao gồm ngày lịch hay cả ngày và giờ trong ngày trên lịch.

• Hiển thị giá trị mặc định    Tự động hiển thị ngày hoặc giờ cụ thể khi ai đó thêm mục mới, đồng thời cũng cho phép mọi người nhập giá trị khác nếu họ cần làm như vậy. Giá trị mặc định giúp mọi người nhập thông tin nhanh hơn. Ví dụ, nếu cột lưu trữ ngày khi chi phí phát sinh và hầu hết các chi phí được phát sinh vào ngày đầu tiên của năm tài chính, bạn có thể xác định ngày đầu tiên của năm tài chính là giá trị mặc định. Do đó, ngày đó sẽ tự động xuất hiện khi một mục mới được thêm vào danh sách và các thành viên nhóm không phải nhập ngày.

  Giá trị mặc định có thể là một giá trị mà bạn chỉ định, ngày thêm một mục vào danh sách hoặc thư viện hoặc kết quả của một phép tính, được gọi là giá trị được tính toán. Các giá trị được tính toán rất hữu ích khi bạn muốn tự động hiển thị một ngày hoặc giờ cụ thể nhưng ngày hoặc giờ có thể khác nhau tùy theo mục. Để sử dụng giá trị được tính toán, bạn hãy nhập công thức làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán giá trị dựa trên thông tin trong các cột hoặc hàm hệ thống khác, chẳng hạn như [today], để cho biết ngày hiện tại. Ví dụ, nếu bạn muốn cột hiển thị ngày sau ngày hiện tại 30 ngày, hãy nhập phương trình =[TODAY]+30 vào hộp Giá trị Tính toán.

Sử dụng kiểu trường cột này để cho phép mọi người chọn giá trị dựa trên thông tin đã được lưu trữ trong site. Ví dụ: nếu bạn muốn cột lưu trữ tên tài khoản khách hàng mà nhân viên được gán và danh sách tài khoản phải được giới hạn trong danh sách Tài khoản Khách hàng trên site, bạn có thể tạo cột Tra cứu hiển thị tên trong danh sách Tài khoản Khách hàng. Danh sách các lựa chọn trong cột Tra cứu xuất hiện trong hộp bung rộng, được gọi là menu thả xuống hoặc hộp danh sách, tùy thuộc vào việc bạn có cho phép mọi người chọn nhiều giá trị hay không.

Bạn có thể tùy chỉnh cột Tra cứu theo những cách sau:

• Chọn nguồn của giá trị tra cứu    Xác định danh sách, thư viện hoặc bảng thảo luận nào trên site của bạn có chứa các giá trị mà bạn muốn lưu trữ trong cột. Nguồn không thể là tài site con, site không gian làm việc, wiki hoặc blog. Sau khi chỉ định danh sách, thư viện hoặc bảng thảo luận mà bạn muốn, bạn có thể xác định cột nào trong danh sách, thư viện hoặc bảng thảo luận đó chứa các giá trị mà bạn muốn mọi người chọn.

• Cho phép nhiều lựa chọn    Cho phép mọi người chọn bao nhiêu giá trị tùy thích hoặc giới hạn số lượng giá trị mà họ có thể chọn chỉ một giá trị. Nếu mọi người có thể chọn nhiều giá trị, tất cả các giá trị sẽ xuất hiện trong cột, được phân tách bằng dấu chấm phẩy (;).

• Chọn cột để hiển thị    Bạn có thể thêm một hoặc nhiều cột để hiển thị các giá trị trường cụ thể cho kiểu cột này.

Sử dụng kiểu trường cột này để lưu trữ thông tin true/false hoặc có/không, chẳng hạn như liệu có ai đó sẽ tham dự sự kiện hay không. Cột Có/Không xuất hiện dưới dạng một hộp kiểm khi mọi người nhập thông tin về một mục. Để biểu thị Có, các thành viên nhóm chọn hộp kiểm. Để biểu thị Không, các thành viên nhóm bỏ chọn hộp kiểm.

Dữ liệu trong cột Có/Không có thể được dùng trong tính toán cho các cột khác. Trong những trường hợp này, Yes được chuyển thành giá trị số của một (1) và No được chuyển đổi thành giá trị số không (0).

Bạn có thể tùy chỉnh cột Có/Không bằng cách chọn giá trị mặc định cho cột đó. Giá trị mặc định là lựa chọn tự động xuất hiện khi có người thêm mục mới. Con người có thể chọn một giá trị khác nếu cần. Đối với cột Có/Không , bạn có thể xác định xem hộp kiểm có được chọn tự động hay không, cho biết giá trị Có hay không, cho biết giá trị Không .

Sử dụng kiểu trường cột này để cung cấp danh sách những người và nhóm có thể tìm kiếm mà từ đó mọi người có thể chọn thời điểm họ thêm hoặc chỉnh sửa mục. Ví dụ, trên danh sách Nhiệm vụ, cột Người hoặc Nhóm có tên là Đã gán Cho có thể cung cấp danh sách những người có thể được giao nhiệm vụ. Nội dung của danh sách phụ thuộc vào cách dịch vụ thư mục và SharePoint đã được cấu hình cho site. Để tùy chỉnh nội dung của danh sách, bạn có thể cần liên hệ với người quản trị của bạn.

Bạn có thể tùy chỉnh cột Người hoặc Nhóm theo những cách sau:

• Cho phép nhiều lựa chọn    Cho phép mọi người chọn bao nhiêu tùy chọn tùy thích hoặc giới hạn số lượng lựa chọn chỉ cho một tùy chọn.

• Bao gồm hoặc loại trừ các nhóm người    Xác định liệu danh sách chỉ bao gồm những người riêng lẻ, hoặc bổ sung bao gồm danh sách phân phối email và SharePoint nhóm. Ví dụ, trên danh sách Nhiệm vụ, bạn có thể chỉ muốn bao gồm từng người riêng lẻ để đảm bảo rằng một người cụ thể chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. Trên danh sách Dự án, bạn có thể muốn bao gồm danh sách phân phối email và SharePoint nhóm để đảm bảo rằng nhóm được liên kết với từng dự án.

• Giới hạn danh sách chỉ cho người dùng site    Xác định liệu danh sách bao gồm tất cả mọi người và nhóm trong dịch vụ thư mục hay chỉ những người và nhóm có quyền truy nhập vào site với tư cách là thành viên của SharePoint nhóm.

• Xác định thông tin cần hiển thị    Chọn thông tin bạn muốn hiển thị về những người hoặc nhóm. Ví dụ: trên danh sách Liên hệ của một tổ chức lớn, bạn có thể chọn hiển thị tên, ảnh và chi tiết của một người như kỹ năng và chuyên môn. Trên danh sách Liên hệ của một nhóm nhỏ, bạn có thể chọn chỉ hiển thị tên hoặc địa chỉ email của một người.

Sử dụng kiểu trường cột này để lưu trữ siêu kết nối đến trang Web hoặc để hiển thị đồ họa trên mạng nội bộ hoặc Internet.

Cột Siêu kết nối hoặc Ảnh lưu trữ Bộ định vị Tài nguyên Đồng nhất (URL) cho trang Web, đồ họa hoặc tài nguyên khác. Tùy thuộc vào định dạng hiển thị mà bạn chọn, nó sẽ hiển thị một siêu kết nối có thể được bấm vào để truy nhập tài nguyên hoặc đồ họa thay vì URL cho tệp đồ họa.

Để hiển thị URL dưới dạng siêu kết nối, hãy chọn định dạng Siêu kết nối. Khi mọi người nhập thông tin về một mục, họ có thể nhập URL và văn bản mô tả xuất hiện trong cột, thay vì URL. Để hiển thị đồ họa, thay vì URL cho tệp đồ họa, hãy chọn định dạng Ảnh. Khi mọi người nhập thông tin về một mục, họ phải nhập URL hoàn chỉnh cho tệp đồ họa, chẳng hạn như http://www.example.com/image.gif và họ có thể tùy chọn nhập văn bản mô tả thay thế cho đồ họa, xuất hiện cho những người tắt đồ họa trong trình duyệt của họ hoặc dựa vào phần mềm đọc màn hình để chuyển đổi đồ họa trên màn hình thành từ nói.

Sử dụng kiểu trường cột này để hiển thị thông tin chỉ dựa trên kết quả tính toán các cột khác trong danh sách hoặc thư viện. Ví dụ: sử dụng =[quantity] * [item price] để tính toán tổng giá.

Khi bạn thêm cột được tính vào danh sách hoặc thư viện, bạn tạo một công thức bao gồm các toán tử, chẳng hạn như phép trừ (-) và phép cộng (+), hàm, giá trị cụ thể và tham chiếu đến các cột khác. Các công thức có thể tính toán ngày và giờ, thực hiện phương trình toán học hoặc thao tác với văn bản. Ví dụ, trên danh sách Nhiệm vụ, bạn có thể dùng kiểu cột này để tính toán số ngày trên lịch cần thiết để hoàn thành từng nhiệm vụ dựa trên cột Ngày Bắt đầu và Ngày Hoàn thành (=[Ngày Hoàn thành]-[Ngày Bắt đầu]). Trong danh sách Liên hệ, bạn có thể sử dụng cột Được tính để kết hợp họ và tên của các liên hệ và phân tách chúng với một khoảng trắng, dựa trên cột Tên và Họ (=[Tên]&" "&[Họ]). Lưu ý rằng công thức trong cột được tính toán chỉ có thể tham chiếu các cột khác trong cùng danh sách hoặc thư viện.

Ngoài việc nhập công thức cho phép tính, bạn còn xác định loại dữ liệu bạn muốn tính toán trả về, cũng như cách lưu trữ và hiển thị dữ liệu đó. Để tìm hiểu thêm về từng kiểu dữ liệu, hãy xem mục thích hợp trong bài viết này.

Để biết thêm thông tin về các công thức và hàm sử dụng với trường tính toán, hãy xem Ví dụ về các công thức phổ biến trong SharePoint Danh sách. Bài viết này có nhiều công thức phổ biến, cũng như các nối kết đến mô tả của tất cả các hàm có thể được sử dụng SharePoint.

Dùng cột này để tạo thêm lựa chọn cho người phê chuẩn khi dùng dòng công việc nhiệm vụ.

Dòng công việc nhiệm vụ thường chỉ cung cấp kết quả của Phê duyệt hoặc Bác bỏ, hạn chế cách xử lý một mục hoặc tài liệu. Bạn có thể cần phải giao nhiệm vụ cho người khác hoặc trả nhiệm vụ lại cho người gửi để biết thêm thông tin. Với cột Kết quả Nhiệm vụ, bạn có thể đưa ra một trường cột lựa chọn cho phép bạn chọn các tùy chọn tiêu chí hoàn thành khác nhau. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu làm rõ trên một mục hoặc giao nó cho một người nào đó để cho người phê duyệt linh hoạt hơn trong dòng công việc.

Cột Kết quả Nhiệm vụ tương tự như trường lựa chọn khi bạn nhập tùy chọn vào trường lựa chọn. Bạn có thể đặt một lựa chọn riêng lẻ làm mặc định hoặc sử dụng một giá trị được tính toán. Để sử dụng một giá trị được tính toán, bạn hãy nhập một công thức thay vì một số cụ thể, làm giá trị mặc định. Công thức có thể tính toán số dựa trên thông tin trong các cột hoặc hàm hệ thống khác. Bạn cũng có thể chọn có yêu cầu giá trị cột hay không, cũng như tạo giá trị duy nhất giữa tất cả các mục nhập.

Để xem hướng dẫn tích cực về cách sử dụng nhiệm vụ và kết quả nhiệm vụ trong SharePoint, hãy xem Làm việc với Nhiệm vụ trong Dòng công việc SharePoint 2013 bằng Visual Studio 2012

Sử dụng cột này để hiển thị dữ liệu từ các nguồn bên ngoài như ứng dụng CRM, cơ sở dữ liệu hoặc bảng tính.

Cột dữ liệu ngoài cho phép bạn kết nối với các nguồn dữ liệu bên ngoài để cung cấp như cơ sở dữ liệu, bảng tính và ứng dụng CRM. Ví dụ: kết nối với ứng dụng Dòng Nghiệp vụ như SAP hoặc Microsoft CRM có thể cung cấp thông tin khách hàng cập nhật từ nguồn dữ liệu bên ngoài có thể được hiển thị và sử dụng trong danh sách. Sử dụng cơ sở dữ liệu kiểm kê bên ngoài, danh sách của bạn có thể trình bày giá hiện tại, mô tả hoặc trọng lượng vận chuyển có thể được sử dụng để tính toán hoặc tra cứu bởi các cột khác.

Dữ liệu ngoài cần phải được đáp ứng một số điều kiện tiên quyết trước khi bạn có thể truy nhập dữ liệu ngoài. Những tác vụ này thường được thực hiện bởi người quản trị của bạn và bắt buộc phải tạo tài khoản và quyền truy nhập vào dữ liệu, kích hoạt Kết nối Dữ liệu Nghiệp vụ và Dịch vụ Lưu trữ Bảo mật.

Để biết thêm thông tin về việc tạo, cập nhật và làm mới cột dữ liệu ngoài, hãy xem Tạo và cập nhật cột dữ liệu ngoài trong danh sách hoặc thư viện hoặc Làm việc với dữ liệu ngoài trong Excel Services (SharePoint Server).

Sử dụng kiểu cột này để cho phép người dùng site chọn giá trị từ một bộ thuật ngữ cụ thể gồm các thuật ngữ được quản lý và áp dụng các giá trị này cho nội dung của họ. Người dùng có thể tạo và cấu hình cột Siêu dữ liệu được Quản lý để ánh xạ tới một bộ thuật ngữ hoặc thuật ngữ hiện có hoặc họ có thể tạo một bộ thuật ngữ mới dành riêng cho cột Siêu dữ liệu được Quản lý. Các cột Siêu dữ liệu được Quản lý có một số tính năng và đặc điểm duy nhất giúp người dùng chọn và áp dụng thuật ngữ cho nội dung, chẳng hạn như hỗ trợ cho "nhập trước", cũng như hỗ trợ định hướng thuật ngữ, mô tả, từ đồng nghĩa và các giá trị đa ngôn ngữ.

Các cột Siêu dữ liệu được Quản lý thúc đẩy việc sử dụng siêu dữ liệu nhất quán trên các site vì chúng cung cấp cho người dùng danh sách các thuật ngữ mà họ có thể áp dụng cho nội dung của mình. Những thuật ngữ này xuất phát từ tập hợp thuật ngữ được quản lý tập trung trong Công cụ Quản lý Kho Thuật ngữ bởi Người quản trị Kho Thuật ngữ hoặc các cá nhân khác có quyền quản lý các thuật ngữ. Bất cứ khi nào bộ thuật ngữ mà một cột siêu dữ liệu được Quản lý cụ thể liên kết với được cập nhật, các thuật ngữ được cập nhật sẽ tự động sẵn dùng cho người dùng ở bất cứ nơi nào cột Siêu dữ liệu được Quản lý sẵn dùng. Bạn có thể tùy chỉnh cột Siêu dữ liệu được Quản lý theo những cách sau đây.

Trường Multiple Value    Việc chọn hộp kiểm Cho phép nhiều giá trị sẽ cho phép cột chứa nhiều giá trị. Lưu ý rằng việc bật tính năng này sẽ ngăn không cho sắp xếp dữ liệu trong dạng xem danh sách.

Định dạng hiển thị    Giá trị được chọn từ tập hợp thuật ngữ có thể được hiển thị dưới dạng một giá trị duy nhất hoặc với đường dẫn phân cấp đầy đủ.

• Chọn hộp kiểm Hiển thị nhãn thuật ngữ trong trường để hiển thị giá trị của các thuật ngữ được đặt thành một giá trị duy nhất. Ví dụ: Thành phố.

• Chọn hộp kiểm Hiển thị toàn bộ đường dẫn đến thuật ngữ trong trường để hiển thị giá trị của các thuật ngữ được đặt làm đường dẫn phân cấp đầy đủ. Ví dụ: Vị trí, Lục địa, Quốc gia/Khu vực, Thành phố.

Thiết đặt Tập Hợp Thuật ngữ    Hiển thị thuật ngữ từ tập hợp thuật ngữ do doanh nghiệp quản lý hoặc tạo một bộ thuật ngữ tùy chỉnh để chia sẻ với người khác trong tuyển tập site.

• Sử dụng một tập hợp thuật ngữ được quản lý    Nhập một hoặc nhiều thuật ngữ, phân tách bằng dấu chấm phẩy, rồi chọn Tìm để lọc các tùy chọn để chỉ bao gồm các thuật ngữ có chứa thuật ngữ mong muốn. Sau khi tìm tập hợp thuật ngữ chứa danh sách các giá trị cần hiển thị trong cột này, hãy bấm vào thuật ngữ để chọn cấp độ đầu tiên của cấu trúc phân cấp để hiển thị trong cột. Tất cả các cấp dưới thuật ngữ bạn chọn sẽ được nhìn thấy khi người dùng chọn một giá trị.

Tạo tập hợp thuật ngữ tùy chỉnh    Nhập mô tả cho bộ thuật ngữ tùy chỉnh của bạn và nhập trực tiếp cấu trúc phân cấp bộ thuật ngữ của bạn vào hộp được cung cấp hoặc bấm Sửa bằng Trình quản lý Bộ Thuật ngữ để mở và sử dụng công cụ Quản lý Thuật ngữ.

Để biết thêm thông tin về siêu dữ liệu được quản lý, hãy xem mục Giới thiệu về siêu dữ liệu được quản lý. Bài viết này mô tả siêu dữ liệu được quản lý là gì và cách sử dụng siêu dữ liệu đó.