Tạo, thay đổi hoặc xóa bỏ dạng xem của danh sách hoặc thư viện

Để tạo dạng xem:

1. Đi đến danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn tạo dạng xem, bấm vào tab Danh sách hoặc Thư viện, rồi chọn Tạo Dạng xem.

   Lưu ý: Nếu Tạo Dạng xem bị vô hiệu hóa, bạn không có quyền tạo dạng xem. Để biết thông tin về các quyền bạn cần để tạo dạng xem cá nhân và công khai, hãy xem phần "Thiết đặt cho dạng xem" dưới đây.

   

2. Trên trang Cài đặt, chọn một loại dạng xem.

3. Trong hộp Tên Dạng xem , nhập tên cho dạng xem của bạn. Chọn Đặt dạng xem này làm dạng xem mặc định nếu bạn muốn đặt dạng xem này làm dạng xem mặc định cho danh sách hoặc thư viện. Chỉ dạng xem công cộng mới có thể là dạng xem mặc định cho danh sách hoặc thư viện.

   

4. Trong phần Người xem, tại mục Người xem của Dạng xem, hãy Tạo dạng xem Cá nhân hoặc Tạo dạng xem Công cộng. Tạo dạng xem cá nhân khi bạn muốn một dạng xem chỉ dành cho chính mình. Tạo dạng xem công cộng khi bạn muốn tất cả những người sử dụng danh sách đều nhìn thấy nó.

   Lưu ý: Nếu Tạo Dạng xem Công cộng bị vô hiệu hóa, bạn không có quyền tạo dạng xem công cộng cho danh sách hoặc thư viện này.

5. Trong phần Cột , hãy chọn những cột bạn muốn xem và xóa những cột mà bạn không muốn xuất hiện. Bên cạnh số cột, hãy chọn thứ tự mà bạn muốn cột xuất hiện trong dạng xem.

6. Cấu hình các thiết đặt khác cho dạng xem của bạn, chẳng hạn như Sắp xếp và Lọc, rồi chọn OK ở cuối trang. Để biết mô tả về tất cả các cài đặt bạn có thể chọn, hãy xem "Cài đặt cho chế độ xem" bên dưới.

Sử dụng các bước sau đây để thay đổi một dạng xem, chẳng hạn như biến dạng xem đó thành dạng xem mặc định, thêm hoặc loại bỏ cột và thay đổi thứ tự sắp xếp các mục trong dạng xem.

1. Đi đến danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn thay đổi dạng xem và bấm vào tab Danh sáchhoặc Thư viện.

2. Bấm Sửa đổi Dạng xem.

   Lưu ý: Nếu Sửa đổi Dạng xem bị vô hiệu hóa, bạn không có quyền sửa đổi dạng xem hiện tại. Tuy nhiên, bạn có thể sửa đổi dạng xem cá nhân của mình. Để biết thông tin về các quyền bạn cần để tạo dạng xem cá nhân và công khai, hãy xem phần trên Thiết đặt cho các dạng xem ở phần sau của bài viết.

3. Chọn dạng xem bạn muốn thay đổi từ danh sách thả xuống Dạng xem Hiện tại.

4. Thực hiện các thay đổi của bạn, rồi chọn OK ở cuối trang. Để biết mô tả về tất cả các cài đặt bạn có thể muốn sửa đổi, hãy xem Cài đặt cho các dạng xem bên dưới.

   Lưu ý: Các dạng xem trong danh sách thả xuống Dạng xem Hiện tại được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái và không thể thay đổi. Tuy nhiên, bạn có thể thay đổi tên dạng xem của mình sao cho chữ cái đầu tiên theo thứ tự bảng chữ cái mà bạn muốn.

Sử dụng các bước sau để xóa dạng xem.

1. Đi tới danh sách hoặc thư viện mà bạn muốn xóa dạng xem, rồi chọn tab Danh sáchhoặc Thư viện.

2. Chọn dạng xem bạn muốn xóa khỏi danh sách thả xuống Dạng xem Hiện tại.

   

3. Chọn Sửa đổi Dạng xem.

   Lưu ý: Nếu Sửa đổi Dạng xem bị vô hiệu hóa, bạn không có quyền cần thiết để sửa đổi dạng xem hiện tại. Tuy nhiên, bạn có thể sửa đổi dạng xem cá nhân của mình. Để biết thông tin về các quyền bạn cần để tạo dạng xem cá nhân và công khai, hãy xem "Thiết đặt cho dạng xem" ở phần sau của bài viết này.

   

4. Cuộn trang cài đặt xuống đến mục Dạng xem, rồi chọn dạng xem bạn muốn xóa.

5. Trong khu vực trên cùng của dạng xem, chọn Xóa.

   

   Lưu ý: Nếu Delete không phải là một tùy chọn, đây có thể là dạng xem mặc định cho danh sách hoặc thư viện và bạn không thể xóa dạng xem mặc định. Trước tiên, bạn phải sửa đổi một dạng xem khác và đặt dạng xem đó làm mặc định.

6. Khi được nhắc, hãy chọn OK.

Dưới đây là các loại dạng xem bạn có thể chọn:

Dạng xem Chuẩn    Dạng xem này hiển thị các mục danh sách và thư viện của bạn theo sau một hàng khác. Dạng xem chuẩn là dạng xem mặc định cho hầu hết các loại danh sách và thư viện. Bạn có thể tùy chỉnh dạng xem theo nhiều cách khác nhau, chẳng hạn như bằng cách thêm hoặc loại bỏ cột khỏi dạng xem.

Dạng xem Lịch biểu    Dạng xem này hiển thị danh sách và thư viện của bạn theo định dạng tương tự như lịch tường. Bạn có thể áp dụng dạng xem hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng tháng ở định dạng này. Dạng xem này có thể hữu ích nếu bạn muốn xem các mục trong danh sách hoặc thư viện theo thứ tự thời gian. Để sử dụng dạng xem này, danh sách hoặc thư viện của bạn phải chứa các cột có ngày bắt đầu và ngày kết thúc cho các mục lịch.

Dạng xem Biểu dữ liệu    Dạng xem này hiển thị các mục danh sách và thư viện trong một lưới, tương tự như bảng tính. Dạng xem này, còn được gọi là Sửa Nhanh, có thể hữu ích nếu bạn phải sửa nhiều mục trong danh sách hoặc thư viện cùng một lúc. Dạng xem này cũng hữu ích nếu bạn muốn xuất dữ liệu sang một chương trình bảng tính hoặc cơ sở dữ liệu. Có một số hạn chế đối với Dạng xem biểu dữ liệu - chẳng hạn như không phải tất cả Excel năng đều khả dụng. Nếu một mục trong cột bị mờ thì kiểu cột đó không thể chỉnh sửa được.

Dạng xem Gantt    Dạng xem này hiển thị các mục danh sách và thư viện trong các thanh theo dõi tiến độ. Dạng xem Gantt có thể giúp bạn quản lý dự án. Ví dụ: bạn có thể dùng dạng xem này để xem nhiệm vụ nào chồng lấp lẫn nhau và để trực quan hóa tiến độ tổng thể. Để sử dụng dạng xem này, danh sách hoặc thư viện của bạn phải chứa các cột có ngày bắt đầu và ngày kết thúc.

Dạng xem Access    Sử dụng Microsoft Access để tạo biểu mẫu và báo cáo dựa trên danh sách hoặc thư viện. Chỉ khả dụng khi bạn đã cài đặt Microsoft Access.

Dạng xem Tùy chỉnh trong SharePoint Designer     Bắt đầu và sử dụng ứng SharePoint Designer để tạo dạng xem tùy chỉnh nâng cao. Điều này yêu cầu quyền nâng cao và quyền truy nhập SharePoint Designer.

Dạng xem hiện có     Nếu dạng xem hiện có gần như là dạng xem bạn muốn, bạn có thể tiết kiệm thời gian bằng cách sử dụng dạng xem hiện có làm điểm bắt đầu để tạo dạng xem mới. Bên dưới đầu đề Bắt đầu từ dạng xem hiện có, bạn sẽ thấy danh sách các dạng xem hiện tại của mình. Chọn một dạng xem để tạo dạng xem mới.

Dạng xem có nhiều cài đặt để giúp bạn nhanh chóng tìm thấy thông tin mình cần trong danh sách hoặc thư viện dễ dàng hơn. Sau đây là các cài đặt cho dạng SharePoint xem. Tất cả các cài đặt không khả dụng cho tất cả các loại chế độ xem. Thiết đặt cho dạng xem lịch biểu khác với các kiểu dạng xem khác.

Số mục tối đa trong một dạng xem là 5000. Bạn có thể quản lý số lượng các mục trong một dạng xem bằng cách sử dụng thiết đặt giới hạn bộ lọc và mục. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Quản lý danh sách và thư viện lớn.

• Dạng xem mặc định    Tất cả các danh sách và thư viện đều có dạng xem mặc định, là dạng xem mà mọi người nhìn thấy khi họ vào danh sách hoặc thư viện. Bạn có thể thay đổi dạng xem mặc định thành bất kỳ dạng xem công khai nào cho danh sách hoặc thư viện đó. nhưng bạn không thể đặt dạng xem cá nhân làm dạng xem mặc định. Để xóa dạng xem là dạng xem mặc định, trước tiên bạn phải đặt một dạng xem công cộng khác làm mặc định cho danh sách hoặc thư viện đó.

  Lưu ý: Nếu Đặt dạng xem này làm dạng xem mặc định không được hiển thị trên các trang tạo hoặc sửa dạng xem, bạn không có quyền tạo dạng xem công cộng hoặc dạng xem là dạng xem cá nhân. Để tạo dạng xem công cộng, bạn cần nằm trong nhóm Designer của danh sách hoặc thư viện hoặc có quyền tương đương. Để biết thêm thông tin, hãy xem mục Hiểu các mức quyền trong SharePoint.

• Đối tượng    Khi tạo dạng xem, bạn có thể đặt người xem cho dạng xem là Dạng xem Cá nhân hoặc Dạngxem Công cộng. Dạng xem cá nhân là dạng xem mà chỉ bạn có thể xem. Dạng xem công cộng là dạng xem mà bất kỳ ai cũng có thể nhìn thấy.

  Bạn không thể thay đổi dạng xem cá nhân thành dạng xem công cộng hoặc dạng xem công khai thành dạng xem cá nhân. Bạn có thể dùng dạng xem công cộng làm điểm bắt đầu cho dạng xem cá nhân hoặc công khai. Bạn có thể sử dụng dạng xem cá nhân làm điểm bắt đầu chỉ cho các dạng xem cá nhân.

  Nếu Tạo Dạng xem bị vô hiệu hóa khi bạn tìm cách tạo dạng xem, bạn sẽ không có quyền thích hợp để tạo dạng xem. Nếu Tạo Dạng xem sẵn dùng nhưng tùy chọn Tạo Dạng xem Công cộng bị vô hiệu hóa, bạn cần nằm trong nhóm Designer hoặc quyền tương đương. Với Tạo Dạng xem Cá nhân, bạn cần nằm trong nhóm Thành viên cho danh sách hoặc thư viện hoặc có quyền tương đương.

• Cột    Các cột trong dạng xem chứa thông tin bạn cần để xem cho các mục danh sách hoặc thư viện. Các cột, kết hợp với các tính năng khác của dạng xem, chẳng hạn như bộ lọc, có thể giúp bạn chỉ thấy những thông tin quan trọng nhất đối với công việc của bạn. Điều này đặc biệt hữu ích nếu danh sách hoặc thư viện chứa nhiều mục. Để biết thêm thông tin về cách làm việc với các cột để tạo dạng xem tùy chỉnh, hãy xem Tạo cột trong danh sách hoặc thư viện.

• Cột Gantt    Chọn các cột sẽ ở dạng xem Gantt. Tiêu đề là một trường văn bản bắt buộc. Ngày Bắt đầu và Ngày Đến hạn là các trường ngày bắt buộc. Khi bạn chọn một cột, chẳng hạn như Tiêu đề, nếu không có tùy chọn nào hiển thị trong danh sách thả xuống, bạn phải tạo cột để hỗ trợ dạng xem này.

• Sắp xếp    Đặt thứ tự các mục xuất hiện trong dạng xem. Bạn có thể có tối đa hai tiêu chí. Ví dụ: hiển thị các mục trong danh sách nhiệm vụ được sắp xếp theo mức ưu tiên, rồi theo ngày đến hạn.

• Bộ lọc    Cấu hình dạng xem để hiển thị một tập hợp con các mục trong danh sách hoặc thư viện bằng cách lọc chúng với thông tin trong các cột của danh sách hoặc thư viện. Ví dụ: một dạng xem có thể hiển thị các tài liệu trong thư viện dành cho một dự án cụ thể.

  Mẹo: Bạn có thể sử dụng các cột hoặc bộ lọc được tính toán sử dụng tính toán, chẳng hạn như [Hôm nay] để hiển thị các mục khi ngày khớp hôm nay hoặc [Tôi] để hiển thị các mục cho người dùng của dạng xem. Bạn cũng có thể kết hợp phương trình đơn giản với các hàm. Ví dụ: để hiển thị các mục được tạo trong bảy ngày qua, hãy lọc trên cột Đã tạo, đặt toán tử nhỏ hơn và đặt giá trị thành [Hôm nay]-7 (không có khoảng trắng). Để biết thêm thông tin, hãy xem Ví dụ về các công thức phổ biến trong danh sách.

• Dạng xem Dạng bảng    Cung cấp hộp kiểm cho từng mục để người dùng có thể chọn nhiều mục danh sách hoặc thư viện để thực hiện các thao tác hàng loạt. Điều này có thể tiết kiệm nhiều thời gian nếu nhiều mục trong danh sách hoặc thư viện phải được thay đổi. Ví dụ: người dùng có thể chọn và kiểm xuất nhiều tài liệu.

• Nhóm Theo    Nhóm các mục trong danh sách và thư viện theo thông tin trong các cột. Ví dụ, nhóm các mục trong một danh sách nhiệm vụ theo mức ưu tiên và sau đó phần trăm hoàn thành.

• Tổng    Hiển thị tính toán tóm tắt cho các cột trong dạng xem, chẳng hạn như: đếm, trung bình, tối đa, tối thiểu. Bằng cách đặt cột tiêu đề thành Đếm trong thư viện tài liệu, ví dụ: dạng xem sẽ hiển thị số lượng tài liệu trong dạng xem và trong các nhóm trong dạng xem. Các cột sẵn dùng cho tổng và các thiết đặt sẵn dùng cho mỗi cột sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại cột, chẳng hạn như số và kiểu danh sách hoặc thư viện mà dạng xem đang được tạo ra.

• Phong cách    Xác định bố trí cho dạng xem, chẳng hạn như bản tin. Tất cả các kiểu không sẵn dùng cho tất cả các kiểu dạng xem.

  • Bảng Cơ bản    Hiển thị các mục trong hàng.
    

  • Hộp    Hiển thị các mục trong danh sách bằng cách sử dụng bố trí tương tự như danh thiếp. Kiểu này chỉ sẵn dùng cho danh sách.
    

  • Hộp, không có nhãn    Tương tự như kiểu hộp nhưng nhãn cho cột không có trong dạng xem. Kiểu này chỉ sẵn dùng cho danh sách.

  • Mặc định    Dạng xem mặc định khác nhau, tùy thuộc vào loại và cấu hình của danh sách hoặc thư viện.

  • Chi tiết tài liệu    Hiển thị các tệp trong thư viện bằng cách dùng bố trí tương tự như danh thiếp. Kiểu này sẵn dùng cho hầu hết các thư viện, chứ không phải danh sách.
    

  • Bản tin    Hiển thị các mục trong các hàng với các đường nằm giữa các hàng.
    

  • Bản tin, không dòng    Hiển thị các mục trong các hàng có các sắc thái xen k nhau, không có đường giữa các hàng.
    

  • Ngăn Xem trước Hiển thị tên của các mục ở bên trái của trang. Khi bạn trỏ đến tên của một mục, các cột được chọn cho dạng xem sẽ được hiển thị ở bên phải của trang.
    

  • Tô bóng    Hiển thị các mục trong các hàng có sắc thái xen k nhau.
    

• Thư mục    Chọn Hiển thị các mục trong thư mục để hiển thị các thư mục danh sách hoặc thư viện trong dạng xem cùng với các mục. Chọn Hiển thị tất cả các mục không có thư mục để chỉ hiển thị các mục danh sách hoặc thư viện trong dạng xem, còn được gọi là dạng xem phẳng. Bạn cũng có thể chọn xem dạng xem bạn đang tạo có thể áp dụng trong tất cả các thư mục, chỉ trong thư mục mức cao nhất hay trong thư mục của một thư mục loại nội dung.

• Giới hạn mặt hàng    Bạn có thể chỉ định số lượng mục được hiển thị cùng một lúc (lô) trong mỗi dạng xem hoặc tổng số mục mà dạng xem sẽ hiển thị. Lô mục trong dạng xem càng lớn, thời gian tải xuống trong trình duyệt càng lâu.

• Thiết bị di động    Bạn có thể xác định rằng dạng xem này dành cho thiết bị di động, là dạng xem di động mặc định cho thiết bị di động và số mục hiển thị trong Phần Web dạng xem danh sách cho dạng xem này. Tùy chọn này không sẵn dùng cho tất cả các danh sách và thư viện. Dạng xem phải là dạng xem công cộng.