Úpravy zobrazení SharePointu pomocí filtrování

Filtry snižují množství vrácených dat výběrem položek na základě operací (jako například „větší než“ nebo „menší než“) a hledáním odpovídajících dat. Když vytváříte filtrované zobrazení, měl by váš první indexovaný sloupec ve výrazu filtru co nejvíce snížit objem sady dat. Sadu dat například můžete výrazně zmenšit filtrováním podle pole stavu nebo data. Pokud máte 15 000 položek, měl by první index vrátit méně než 5000 položek. I v případě, že vaše sada dat nemá více než 5000 položek, je dobré tento postup dodržet.

SharePoint vybere první indexovaný sloupec v dotazu a potom použije zbytek sloupců k výběru dat. Další sloupce zadané ve filtru zobrazení můžou, ale nemusí být indexované. Zobrazení tyto indexy nepoužívá, ani když výsledek filtrovaného zobrazení vrací menší počet položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu.

Máte například dotaz: velikost = velké AND barva = červená. V seznamu se velikost neindexuje, ale barva ano. Za předpokladu, že je v seznamu méně než 5000 červených položek, bude dotaz ve velkém seznamu úspěšný. Pokud ale máte dotaz velikost = velké OR barva = červená, musí databáze prohledat celý seznam, aby v něm našla všechny velké položky, přestože může najít všechny červené položky. Pokud vrátí více než 5000 položek, dotaz se zablokuje.

Pokud ve výrazu filtru používáte dva nebo více sloupců, měl by určující index nebo indexy používat operátor AND. Chcete třeba z dlouhého seznamu zvířat vrátit Psy. Máte neindexovaný sloupec s názvem Druhy, kde je hodnota Pes. Pokud jenom zadáte dotaz Druhy = Pes, dotaz se zablokuje. Pokud ale máte indexovaný sloupec Třída, zadáte dotaz Třída = Savci AND Druh = Pes. Můžete také vyhledat kočky a psy dotazem Třída = Savci AND (Druh = Pes OR Druh = Kočka). Druhý dotaz vybere všechny savce a potom z nich vyfiltruje psy a kočky.

Pokud sloupce, které budete používat k filtrování, nemají indexy, budete chtít začít vytvářením indexů. Další informace najdete v tématu s postupem pro přidání indexu do sharepointového sloupce.

Po indexování můžete sloupec přidat do vytvářeného nebo upravovaného zobrazení a pak ho použít pro filtrování. Než začnete vytvářet zobrazení, můžete do seznamu přidat další sloupce, aby bylo možné položky flexibilněji řadit, seskupovat a filtrovat. Pro řazení a filtrování můžete vybrat sloupce, které jsou v sadě dat, ale nejsou zobrazené.

Vytvoření zobrazení

Otevřete seznam nebo knihovnu, kde chcete vytvořit zobrazení.

1. Klikněte na kartu Seznamnebo Knihovna a potom klikněte na Vytvořit zobrazení.
   
   

2. Na stránce Typ zobrazení klikněte na zobrazení, které chcete použít. Pokud si nejste jistí, zvolte Standardní zobrazení.

   

3. Zadejte název zobrazení.

   

4. Upravte webovou adresu pro zobrazení nebo přijměte výchozí nastavení. Můžete se sem také vrátit a změnit toto nastavení později.

5. V části Filtr klikněte na možnost Zobrazit položky, pouze platí-li následující a pak rozhodněte, jak chcete filtrovat položky na základě některého z indexovaných sloupců.

   Pokud chcete například vytvořit zobrazení pouze položek, které byly upraveny dnes, vyberte sloupec Změněno (Indexováno), určete podmínku je rovno a pak zadejte výraz [Dnes].

   

   Poznámka: Pokud za názvem žádného ze zobrazených sloupců není uveden text (Indexováno), nejsou pro daný seznam nebo knihovnu dostupné žádné indexované sloupce. Je potřeba nejdřív vytvořit jednoduchý nebo složený index.

6. Pokud chcete omezit počet položek zobrazených na jednotlivých stránkách, posuňte zobrazení dolů k části Omezení počtu položek a nastavte hodnotu pro Počet zobrazovaných položek. Když vytvoříte zobrazení, je výchozí počet zobrazovaných položek 30.

   

7. Při nastavování omezení počtu položek na stránce je možné volit ze dvou možností:

   • Zobrazit položky po dávkách o zadané velikosti, která vytvoří zobrazení dat po stránkách. To je užitečné v případě, kdy položky procházíte nějakým neinteraktivním způsobem.

     Pokud existuje více položek, než je nastavení omezení, bude zobrazení stránkované.

     

   • Omezit celkový počet vrácených položek na zadaný počet vytvoří pevný limit, který může a nemusí vrátit úplné výsledky dané operace s filtrem. To se může hodit při testování zobrazení, vytváření prototypu nebo v případě, že chcete do zobrazení načíst jenom první hodnoty.

8. V části Styl můžete vybrat Podokno náhledu a zobrazit všechny informace z položek v seznamu ve formátu svislého podokna. Podokno náhledu je jedním ze stylů zobrazení, které můžete zvolit v části Styl při úpravách nebo vytváření zobrazení.

   

   Data můžete rychleji procházet tak, že najedete myší na název položky v oblasti posouvání na levé straně stránky a zobrazíte tak všechny hodnoty sloupců aktuální položky svisle uvedené na pravé straně stránky. Zobrazí se méně počátečních dat, což pomáhá zobrazení zobrazit rychleji. Tento styl je také velmi užitečný, pokud je seznam široký nebo má mnoho sloupců a vyžaduje vodorovné posouvání, aby se data mohla zobrazit.

   

9. Klikněte na OK.

Existují i další kroky, které můžete v zobrazení podniknout, tento postup ale stačí na zobrazení dat, která překročila mezní hodnotu zobrazení seznamu a zobrazení tak zablokovala. Můžete také provádět řazení a seskupování, nastavovat celkové součty, rozbalovat složky a optimalizovat zobrazení při prohlížení na mobilním zařízení.

Úprava zobrazení

Otevřete seznam nebo knihovnu, kde chcete vytvořit zobrazení.

1. Klikněte na kartu Seznamnebo Knihovna, vyberte zobrazení v části Aktuální zobrazenía potom klikněte na Upravit zobrazení.
   
   

2. Posuňte stránku dolů k části Zobrazení a potom klikněte na zobrazení.

3. Potom můžete změnit nastavení podle kroků 5 až 9 v postupu Vytvoření zobrazení výše.

4. Klikněte na OK.

Pokud chcete v zobrazení rychle filtrovat mnoho položek, musí být první sloupec ve filtru indexovaný. Další sloupce zadané ve filtru zobrazení mohou, ale nemusejí být indexované, protože zobrazení případné indexy nepoužívá. První sloupec filtru by měl vrátit méně položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu.

Pokud první sloupec filtru vrací více položek, než je mezní hodnota zobrazení seznamu, můžete použít filtr se dvěma nebo více sloupci. Jestliže definujete filtrované zobrazení využívající dva či více sloupců, omezte celkový počet vrácených položek pomocí operátoru AND. Ale i v tomto případě je stále nutné jako první ve filtru určit sloupec, který s největší pravděpodobností vrátí menší objem dat. Filtr OR téměř vždy počet vrácených položek zvýší a nebude za těchto okolností efektivní.

Další informace o zobrazeních najdete v tématu o vytvoření, změně nebo odstranění zobrazení seznamu nebo knihovny.

Máte k dispozici dvě klíčová slova, která můžete použít k filtrování podle aktuálního dne [Dnes], nebo aktuálního uživatele [Já]. Tato klíčová slova jsou dynamická, protože se mění podle uživatele a data.

[Já] může být užitečné, pokud chcete zobrazit jenom vaše vlastní dokumenty ve velké knihovně. [Já] funguje u sloupců založených na uživatelích, jako je Autor nebo Autor změny. Pokud chcete například zobrazit všechny dokumenty, které jste vytvořili, nastavte filtr tak, že sloupec Autor se rovná [Já]. Pokud jste provedli úpravy a chcete zobrazit poslední soubory, na kterých jste pracovali, použijte následující filtr: sloupec Autor změny se rovná [Já]. Pokud chcete zobrazit obojí, vytvořte dva filtry propojené pomocí OR.

Klíčové slovo [Dnes] funguje u sloupců založených na datu. Pomocí matematických funkcí můžete nastavit rozsahy, které se mění podle aktuálního data. Pokud například chcete zobrazit všechny dokumenty upravené během posledních 30 dní, můžete vytvořit filtr sloupce Datum, který je větší než nebo roven hodnotě [Dnes] - 30. Pokud chcete vynechat dnešní den, nastavte pro sloupec Datum druhý filtr na hodnotu menší než [Dnes] a propojte je pomocí operátoru AND.

Můžete filtrovat seznam SharePoint, který obsahuje sloupec metadat. 

Přidání sloupce metadat do seznamu

Přejděte do seznamu a vyberte +Přidat sloupec.

Vyberte Další... přepínač Spravovaná metadata a pak vyberte OK.

Případně můžete po vytvoření sloupce Spravovaných metadat a přidání položek do seznamu použít značky metadat kliknutím na ikonu Značky v podokně položek seznamu úprav.

Použití značek metadat v podokně stromového zobrazení

Filtrování značek spravovaných metadat

1. Vyberte ikonu filtru pro přístup k podokně filtru.

   

   Poznámka: V rozevíracím seznamu v horní části podokna můžete vybrat možnost Stromové zobrazení, která poskytuje hierarchické zobrazení termínů přidružených k vybranému sloupci.

2. Vyberte značky metadat, podle které chcete filtrovat.

   

3. Pokud máte ve sloupci Spravovaná metadata definované aspoň 5 hodnot, vyberte odkaz Zobrazit vše a zobrazte podokno filtru.

   

4. Zkontrolujte značky metadat, podle které chcete filtrovat, a vyberte Použít.

Následuje několik návrhů obvyklých zobrazení, která s indexovanými sloupci dobře fungují: