Připojení externího seznamu k Outlooku
Applies To
SharePoint Server 2013 EnterpriseK aplikaci Microsoft Outlook 2013 můžete připojit externí seznam obsahující zákazníky, úkoly, události nebo příspěvky. Po připojení můžete tato data zobrazit, upravit nebo vytisknout pomocí známého uživatelského rozhraní Outlooku, jako by to byly jeho nativní informace.
Pokud se aktualizovaná data týkají kontaktních údajů, například souvisejících se zákazníky, můžete je volat, posílat jim e-mailové zprávy a vytvářet žádosti o schůzku. Synchronizace dat je obousměrná. Změny, které uděláte v aplikaci Outlook 2013, se automaticky synchronizují s externím zdrojem dat. Změny, které uděláte v externích zdrojích dat, se synchronizují s položkami v aplikaci Outlook 2013, ale až po spuštění aktualizace.
Další informace najdete v tématu Nalezení obsahu týkajícího se externích dat.
Co chcete udělat?
Než začnete
Než budete pracovat s externími daty, je potřeba udělat několik věcí, které jsou předpokladem pro zabezpečený přístup k datům. Následující informace se vám můžou hodit při plánování dalších kroků. Když budete mít při práci s externími daty potíže, můžou vám tyhle informace pomoct s identifikací problému. Pokud chcete mít přístup k externím datům, musíte vy nebo váš správce provést následující kroky:
Obecné základní úkoly
Připravit zdroj externích dat: Správce bude nejspíš muset vytvořit účet a udělit oprávnění ke zdroji dat, aby bylo zajištěno, že k nim budou mít přístup ti správní lidé a že se data nedostanou do nesprávných rukou. Kromě toho může správce vytvořit v externí databázi určité tabulky, zobrazení, dotazy atd., aby se výsledky omezovaly jenom na to, co je potřeba, a aby se zlepšil výkon.
Konfigurovat služby a účty SharePointu: Správce musí aktivovat služby připojení obchodních dat a zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů.
Konfigurovat Zabezpečené úložiště přihlašovacích údajů: Správce musí provést tyto úlohy: určit nejlepší režim přístupu ke zdroji externích dat, vytvořit cílovou aplikaci a nastavit pro cílovou aplikaci její přihlašovací údaje.
Konfigurovat služby Připojení obchodních dat: Správce musí zajistit, aby uživatel, který vytváří typ externího obsahu, měl oprávnění do úložiště metadat služby Připojení obchodních dat a aby odpovídající uživatelé měli přístup k takovému typu externího obsahu, na kterém je tento externí seznam založený.
Vytvořit typ externího obsahu: Uživatel musí definovat typ externího obsahu, který obsahuje informace o připojeních, přístupu, metodách operací, sloupcích, filtrech a ostatních metadatech, které slouží k načítání dat ze zdroje externích dat.
Vytvořit externí seznam: Uživatel musí vytvořit externí seznam založený na typu externího obsahu a jedno nebo více zobrazení externího seznamu podle potřeby.
Ověřit, jestli jsou produkty Office připravené k použití: Abyste mohli synchronizovat externí data s produkty Office, musíte mít Windows 7 nebo novější a následující bezplatné softwarové produkty, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 a datové služby WCF 5,0 pro OData V3 na všech klientských počítačích (v případě potřeby jste automaticky vyzváni ke stažení softwaru). Zároveň musíte při instalaci Office povolit možnost Podnikové připojení (výchozí nastavení). Tato volba nainstaluje modul Business Connectivity Services Client Runtime, který ukládá data do mezipaměti a synchronizuje je s externími daty, mapuje obchodní data na typy externího obsahu, zobrazuje v produktech Office výběr externích položek a spouští vlastní řešení v produktech Office.
Základní úkoly specifické pro Outlook
Aktivace funkce Offline synchronizace externích seznamů: Musí být taky aktivovaná funkce farmy a webu Offline synchronizace externích seznamů. Tahle funkce je ve výchozím nastavení aktivní na úrovni farmy, ale na úrovni webu ve výchozím nastavení aktivní není.
Vytvoření externího typu obsahu podporovaného Outlookem: Když vytvoříte externí typ obsahu, je potřeba, aby uživatel povolil možnost Podpora offline synchronizace a nastavil pole Typ položky sady Office na jednu z následujících možností: Kontakt, Událost, Úkol nebo Příspěvek.
Mapování odpovídajících polí: Uživatel musí namapovat jedno nebo víc polí typu externího obsahu na příslušná pole v Outlooku.
Při mapování typu externího obsahu, třeba Zákazník, na tyto položky Outlooku, třeba Kontakt, musíte explicitně mapovat jednotlivá pole v typu externího obsahu, třeba Jméno zákazníka, Příjmení zákazníka, Adresa zákazníka nebo Telefon zákazníka, na příslušná pole typu položky Outlooku, jako je Jméno, Příjmení, AdresaDoZaměstnání a TelefonDoZaměstnání kontaktu.
Nemusíte mapovat všechna odpovídající pole, ale následující pole ano:
|
Typ položky v Outlooku |
Pole položky v Outlooku |
|---|---|
|
Kontakt |
Název hostitele |
|
Úkol |
Předmět |
|
Událost |
Začátek, Konec a Předmět |
|
Příspěvek |
Předmět |
Nenamapovaná pole se, v závislosti na počtu, zobrazují jako rozšířené vlastnosti takto:
-
Sousedící: Připojená k oblasti formuláře ve spodní části výchozí stránky outlookového formuláře (2 až 5 polí).
-
Oddělená: Přidaná do outlookového formuláře jako nová stránka (6 a víc polí).
Pokud se typ externího obsahu nenamapuje přímo na žádný typ položky v Outlooku, můžete pole namapovat na typ položky Příspěvek aplikace Outlook, což je nejobecnější typ položky.
Připojení externího seznamu k Outlooku 2013
-
Přejděte na web SharePointu, který obsahuje externí seznam.
-
Klikněte na seznam > připojit k Outlooku.
-
Outlook 2013 se v případě potřeby otevře a v navigačním podokně vytvoří nový datový soubor (BCSStorage.pst) s názvem Externí seznamy služby SharePoint a pak vytvoří složku s názvem <Web> – <Externí seznam>.
Tip: Ve výchozím nastavení se data automaticky obnovují každých šest hodin, ale tuto hodnotu můžete změnit. Abyste měli jistotu, že vidíte aktuální data z externího zdroje dat, klikněte na složku pravým tlačítkem myši a pak klikněte na synchronizovat.
Poznámka: Normálně Outlook 2013 zobrazuje jenom pole, která na odpovídající pole Outlooku namapoval autor externího obsahu. Pokud chcete zobrazit všechna pole z externího seznamu, ať už namapovaná nebo nenamapovaná, postupujte takto:
-
Ve formuláři otevřete jednu položku (na kartě Kontakt ve skupině Zobrazit klikněte na <název> – podrobnosti.)
-
Vytvořte vlastní zobrazení Outlooku a začleňte do něho všechna pole z externího seznamu.
Další informace o zobrazování polí a vytváření vlastních zobrazení najdete v systému nápovědy Outlooku.
Potřebujete další pomoc?
Chcete další možnosti?
Prozkoumejte výhody předplatného, projděte si školicí kurzy, zjistěte, jak zabezpečit své zařízení a mnohem více.
Komunity vám pomohou klást otázky a odpovídat na ně, poskytovat zpětnou vazbu a vyslechnout odborníky s bohatými znalostmi.
