ไฟล์ Viva Engage ของฉันจัดเก็บอยู่ที่ใด

ไฟล์ที่จัดเก็บในที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ Viva Engage

ไฟล์ที่เก็บไว้ในไลบรารีเอกสาร SharePoint ของกลุ่ม

ตําแหน่งที่จัดเก็บไฟล์ใหม่

ไฟล์ใหม่จะถูกจัดเก็บในที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ของ Viva Engage ในกลุ่มที่แนบหรืออัปโหลดไฟล์ ซึ่งจะปรากฏจากรายการ ไฟล์ ของกลุ่ม

ไฟล์ใหม่สําหรับกลุ่มที่เชื่อมต่อ Microsoft 365 จะถูกเก็บไว้ในไลบรารีเอกสาร SharePoint สําหรับชุมชน ไฟล์จะปรากฏในรายการ ไฟล์ ของกลุ่ม Viva Engage หรือจากโฟลเดอร์ แอป/Viva Engage ในไลบรารีเอกสาร SharePoint ของชุมชน

ไฟล์ที่บันทึกไว้ใน Viva Engage ก่อนที่องค์กรของคุณจะได้รับฟีเจอร์ใหม่จะยังคงอยู่ในที่เก็บข้อมูลบนระบบคลาวด์ของ Viva Engage

สร้างไฟล์ Office ใหม่

ในรายการไฟล์กลุ่มใน Viva Engage ให้คลิก ใหม่ แล้วเลือก เอกสาร Word, งานนําเสนอ PowerPoint หรือ เวิร์กบุ๊ก Excel

คุณไม่สามารถสร้างไฟล์ใหม่จากหน้า ไฟล์ ได้ ไฟล์ต้องถูกสร้างขึ้นในตําแหน่งที่ตั้งอื่น จากนั้นอัปโหลดไปยัง Viva Engage

จัดระเบียบไฟล์

ไฟล์สําหรับแต่ละกลุ่มจะถูกจัดเก็บในรายการ คุณสามารถดูเอกสาร รูป หรือวิดีโอทั้งหมดได้ แต่ไม่มีวิธีอื่นในการเรียงลําดับหรือจัดลําดับรายการใหม่

ในบานหน้าต่างนําทางด้านขวา ให้คลิกลิงก์ ไลบรารีเอกสาร SharePoint สําหรับกลุ่ม เลือกโฟลเดอร์ แอป/Viva Engage และสามารถเรียงลําดับและกรองรายการไฟล์ได้

ไฟล์สามารถจัดระเบียบใหม่ลงในโฟลเดอร์ย่อยหรือย้ายได้ และลิงก์จาก Viva Engage จะยังคงทํางานได้ การจัดระเบียบใหม่นี้จะมองเห็นได้โดยการไปที่ไลบรารีเอกสาร SharePoint เท่านั้น

โปรดทราบว่าเมื่อคุณดูรายการไฟล์จาก Viva Engage รายการจะระบุว่าไฟล์ถูกจัดเก็บไว้ใน SharePoint และไม่ระบุชื่อโฟลเดอร์

แสดงตัวอย่างไฟล์

คลิกไฟล์ แล้วคลิก คลิกที่นี่เพื่อดูไฟล์นี้

คลิกไฟล์

แก้ไขไฟล์จาก Viva Engage

สําหรับเอกสาร Word, Excel และ PowerPoint จะต้องทําการเปลี่ยนแปลงใน Office Online คุณไม่สามารถใช้แอป Word, Excel หรือ PowerPoint เพื่อแก้ไขไฟล์และอัปโหลดเวอร์ชันใหม่ได้

แก้ไขไฟล์ และการดําเนินการอื่นๆ จะอยู่ใต้การแสดงตัวอย่าง

ถ้า แก้ไขไฟล์ ไม่แสดง ขึ้น หมายความว่าเอกสารถูกทําให้เป็นแบบอ่านอย่างเดียวเนื่องจากเอกสารใหม่กําลังถูกบันทึกใน SharePoint เมื่อต้องการแก้ไข คุณจะต้องดาวน์โหลดและอัปโหลดอีกครั้ง สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม ให้ดู แก้ไขไฟล์ที่อัปเดตก่อนหน้านี้เมื่อกลุ่มที่เชื่อมต่อ Viva Engage ของคุณจัดเก็บไฟล์ใน SharePoint

สําหรับเอกสาร Word, Excel และ PowerPoint สามารถทําการเปลี่ยนแปลงได้ใน Office Online หรือในแอป การตรวจทานแก้ไขจะถูกติดตามในไลบรารีเอกสาร SharePoint

แก้ไขเอกสาร และการกระทําอื่นๆ จะอยู่เหนือการแสดงตัวอย่าง

ใครสามารถเข้าถึงไฟล์ได้บ้าง

สิทธิ์ในการเข้าถึงจะถูกกําหนดโดยชุมชนที่ไฟล์นั้นอยู่ ทุกคนสามารถดูและแก้ไขไฟล์ในชุมชนสาธารณะได้ เฉพาะสมาชิกเท่านั้นที่สามารถดูและแก้ไขไฟล์ในชุมชนส่วนตัวได้ ผู้รับข้อความส่วนตัวที่มีไฟล์ที่แนบมาสามารถดูไฟล์เหล่านั้นได้

สิทธิ์การเข้าถึงเริ่มต้นจะถูกกําหนดโดยชุมชนที่ไฟล์ถูกบันทึกไว้ แต่ผู้ดูแลระบบ SharePoint สามารถเปลี่ยนแปลงสิทธิ์การเข้าถึงสําหรับแต่ละไฟล์ได้

วิธีที่ผู้เยี่ยมชมเข้าถึงไฟล์

ผู้ใช้หรือผู้เยี่ยมชมใดๆ จากภายในหรือภายนอกองค์กรของคุณสามารถแนบไฟล์ในชุมชนที่เป็นสมาชิก และอ่านและปรับเปลี่ยนไฟล์ในชุมชนได้

การเข้าถึงไฟล์ของผู้เยี่ยมชมขึ้นอยู่กับชนิดของผู้เยี่ยมชม:

ผู้เยี่ยมชมระดับเครือข่ายไม่มีสิทธิ์เริ่มต้นในการดูไฟล์ Viva Engage ที่บันทึกไว้ใน SharePoint

• ถ้าคุณต้องการให้พวกเขาสามารถร้องขอการเข้าถึงเพื่อดูไฟล์ที่ระบุ พวกเขาต้องถูกเพิ่มเป็นผู้เยี่ยมชม Azure B2B ในผู้เช่า Microsoft 365 สําหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดู เอกสารประกอบ Azure Active Directory B2B

• ผู้เยี่ยมชมระดับเครือข่ายที่เป็นแขกของ Azure B2B และสมาชิกของชุมชนสามารถดู อัปโหลด แก้ไขจากไลบรารีเอกสาร SPO พวกเขาจะไม่สามารถทํามันได้จาก Viva Engage

• ถ้าคุณต้องการให้พวกเขาสามารถอัปโหลดไฟล์ไปยังชุมชนเฉพาะจาก SharePoint หรือมีสิทธิ์การเข้าถึงเริ่มต้นไปยังไฟล์ที่อัปโหลดไปยัง SharePoint ให้เพิ่มไฟล์เป็นสมาชิกชุมชนใน SharePoint

• ผู้เยี่ยมชมระดับการสนทนาจะไม่มีสิทธิ์การเข้าถึงไฟล์ใดๆ ที่บันทึกไว้ใน SharePoint ตามค่าเริ่มต้น ถ้าคุณต้องการให้พวกเขาสามารถร้องขอการเข้าถึงไฟล์ที่ระบุในการสนทนา ให้เพิ่มไฟล์เหล่านั้นเป็นผู้เยี่ยมชม Azure B2B ในผู้เช่า Microsoft 365 พวกเขาไม่สามารถอัปโหลดไฟล์ได้

• ผู้เยี่ยมชมภายนอกสามารถเป็นสมาชิกของกลุ่มภายนอกเท่านั้น กลุ่มภายนอกจะจัดเก็บเฉพาะไฟล์ใน Viva Engage เท่านั้น

ป้องกันไม่ให้ผู้อื่นทําการเปลี่ยนแปลง

ผู้ดูแลระบบชุมชนหรือเจ้าของไฟล์สามารถทําเครื่องหมายเวอร์ชันของไฟล์เป็นเวอร์ชันทางการได้ ซึ่งจะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไข

ใน SharePoint สมาชิกในชุมชนทุกคนสามารถเช็คเอาท์ไฟล์ ซึ่งป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขไฟล์ได้ ผู้ดูแลระบบ SharePoint ยังสามารถเปลี่ยนสิทธิ์ในไฟล์แต่ละไฟล์ได้ด้วย

ติดตามการตรวจทานแก้ไข

ติดตามและดูการตรวจทานแก้ไขในหน้าไฟล์ใน Viva Engage

ไม่สามารถลบเวอร์ชันเก่าได้

ดูประวัติการตรวจทานแก้ไขและเวอร์ชันก่อนหน้าจากไลบรารีเอกสาร SharePoint

รายละเอียดการเปลี่ยนแปลงเพิ่มเติมจะรวมอยู่ในประวัติการเปลี่ยนแปลง และสามารถลบเวอร์ชันที่เก่ากว่าได้

ทําเครื่องหมายเป็นทางการ

ผู้ดูแลระบบชุมชนหรือเจ้าของไฟล์สามารถทําเครื่องหมายเวอร์ชันของไฟล์เป็นเวอร์ชันทางการได้ ซึ่งจะป้องกันไม่ให้ผู้อื่นแก้ไขไฟล์และไฟล์จะแสดงด้วยดาวสีเหลืองในรายการไฟล์

ไม่มีวิธีการทําเครื่องหมายเวอร์ชันที่เฉพาะเจาะจงของไฟล์เป็นทางการ

การค้นหา

การค้นหา Viva Engage ประกอบด้วย 5000 อักขระแรกของเวอร์ชันล่าสุดของ .docx .pptx และไฟล์รูปแบบ .pdf รวมถึงเมตาดาต้า เช่น ชื่อเรื่องและผู้เขียน

การค้นหา Viva Engage จะค้นหาเฉพาะชื่อเรื่องและผู้เขียนเท่านั้น ถ้าคุณจําเป็นต้องค้นหาเนื้อหาของไฟล์ Viva Engage ใน SharePoint คุณจะต้องทําการค้นหาจากไลบรารีเอกสาร SharePoint