Úvodné informácie o zoznamoch

Organizácie zvyčajne používajú množstvo typov zoznamov vrátane prepojení, oznamov, kontaktov, sledovania problémov a prieskumov.

Zoznamy môžu obsahovať aj úlohy, ktoré môžete použiť ako základ tímovej spolupráce alebo podnikového riešenia. V mnohých prípadoch môžu zoznamy poskytovať rýchle a efektívne riešenia s malými alebo žiadnymi úpravami.

Môžete napríklad používať nasledujúce zoznamy:

• Úlohy Zahrňte sledovanie vlastníctva a priebehu, ako aj časovú os na stránke pre atraktívnu vizuálnu prezentáciu obsahu zoznamu.

• Sledovanie problémov Obsahuje úložný priestor na tvorbu verzií a históriu verzií na hlbšiu analýzu projektov pracovných skupín a bežných pracovných úloh.

Zoznamy sú bohaté a flexibilné a obsahujú množstvo vstavaných funkcií, ktoré umožňujú robustný spôsob ukladania, zdieľania a práce s údajmi.

Môžete napríklad:

• Vytvoriť zoznam s rôznymi stĺpcami vrátane stĺpcov Text, Číslo, Výber, Mena, Dátum a čas, Vyhľadávanie, Áno/Nie a Vypočítavané. K položke zoznamu môžete tiež priložiť viacero súborov a poskytnúť tak ďalšie podrobnosti, napríklad tabuľkové hárky s podpornými číslami alebo dokument s doplňujúcimi informáciami.

• Vytvárať zobrazenia zoznamu na usporiadanie, zoradenie a filtrovanie údajov rôznymi a špecifickými spôsobmi, meniť metaúdaje, ako je napríklad pridanie a odstránenie stĺpcov a úprava pravidiel overovania, a používať zoznamy konzistentne na viacerých lokalitách s typmi obsahu, stĺpcami lokality a šablónami. Môžete napríklad zobraziť iba aktuálne udalosti z kalendára na domovskej stránke a vytvoriť vizuálne zobrazenie (podobne ako nástenný kalendár) na inej stránke.

• Vytvárať vzťahy medzi zoznamami použitím kombinácie jedinečných stĺpcov, vyhľadávacích stĺpcov a vynútenia vzťahu (kaskádové a obmedzené odstránenie). Všetky tieto prvky rozširujú možnosti pri vytváraní prepracovanejších obchodných riešení a pomáhajú zachovať integritu údajov.

• Vytvorte vlastné zoznamy, zobrazte údaje vo webových častiach a na stránkach webových častí a importujte, exportujte a prepojte údaje z iných programov, napríklad Excel a Accessu.

• Sledovať verzie a podrobnú históriu, požadovať schválenie na úpravu údajov, používať zabezpečenie na úrovni položiek a priečinkov, vracať súbory do projektu a brať si ich k sebe a automaticky dostávať informácie o zmenách prostredníctvom upozornení a informačných kanálov RSS.

• Usporadúvanie obsahu v jednom zozname do priečinkov s cieľom zvýšenia pohodlia a lepšieho výkonu a zvýšenia výkonu vo všeobecnosti pomocou veľkých zoznamov pomocou indexovania.

Nižšie je uvedených niekoľko spôsobov práce so zoznamami, ktoré vám pomôžu pri spravovaní informácií skupiny.

Sledovanie verzií a podrobnej histórie    Sledujte verzie položiek zoznamu, aby ste videli, ktoré položky sa zmenili z verzie na verziu, ako aj kto zmenil položky zoznamu. Ak sa v novšej verzii vyskytnú chyby, je možné obnoviť predchádzajúcu verziu položky. Sledovanie histórie zoznamu je dôležité najmä vtedy, ak organizácia potrebuje monitorovať zoznam v priebehu jeho vývoja.

Požadovanie schválenia    Zadajte, že schválenie položky zoznamu sa vyžaduje predtým, než ju budú môcť zobraziť všetci. Položky zotrvávajú v stave čakania, kým ich neschváli alebo nezamietne používateľ, ktorý má na to povolenie. Môžete tiež určiť, ktoré skupiny používateľov môžu položku zoznamu zobraziť ešte pred jej schválením.

Prispôsobenie povolení    Zadajte, či účastníci zoznamu môžu čítať a upravovať iba položky, ktoré vytvorili, alebo všetky položky v zozname. Ľudia s povolením spravovať zoznamy môžu čítať a upravovať všetky položky zoznamu. Pre jednotlivé položky zoznamu je tiež možné použiť špecifické úrovne povolení, napríklad ak položka obsahuje dôverné informácie.

Vytváranie a správa zobrazení    Vytvorenie rôznych zobrazenítoho istého zoznamu. Obsah zoznamu sa v skutočnosti nezmení, ale položky budú usporiadané alebo filtrované podľa potreby tak, aby bolo možné vyhľadať najdôležitejšie alebo najzaujímavejšie informácie.

Aktualizovanie zoznamov    Bez ohľadu na typ zoznamu, ktorý aktualizujete, proces pridávania, upravovania a odstraňovania položiek zoznamu je podobný.

Položky zoznamu možno pridávať alebo upravovať dvomi spôsobmi:

• pomocou formulára (predvolený spôsob),

• vnorením, teda pridaním položky priamo na stránku zoznamu.

Ak je zoznam nastavený na sledovanie verzií, po každej úprave položky zoznamu sa vytvorí nová verzia položky zoznamu. Históriu zmien položky zoznamu môžete zobraziť a obnoviť predchádzajúcu verziu položky, ak v novšej verzii urobíte chybu.

Používanie vzorcov a vypočítaných hodnôt    Používajte vzorce a vypočítané hodnoty na dynamické generovanie informácií v stĺpcoch zoznamu. Operácie môžu obsahovať informácie o iných stĺpcoch v zozname, ako aj systémové funkcie, ako napríklad TODAY na označenie aktuálneho dátumu. Môžete napríklad určiť, že predvolený termín splnenia bude sedem dní od aktuálneho dátumu.

Prijímanie informácií o zmenách    V zoznamoch a zobrazeniach možno používať technológiu RSS, takže členovia pracovnej skupiny môžu automaticky prijímať aktualizácie. Rss je technológia, ktorá umožňuje ľuďom prijímať a zobrazovať aktualizácie alebo informačné kanály RSS o novinkách a informáciách v konsolidovanom umiestnení. Je možné nastaviť aj e-mailové upozornenia, ktoré budú upozorňovať na zmeny zoznamu alebo pridanie nových položiek. Upozornenia predstavujú pohodlný spôsob sledovania dôležitých zmien.

Vytvorenie vzťahov zoznamov    Vytvorte vzťah medzi dvomi zoznamami. V zdrojovom zozname vytvoríte vyhľadávací stĺpec, ktorý načíta (alebo vyhľadá) jednu alebo viac hodnôt z cieľového zoznamu, ak sa tieto hodnoty zhodujú s hodnotou vo vyhľadávacom stĺpci v zdrojovom zozname. V prípade potreby môžete pokračovať pridaním ďalších stĺpcov z cieľového zoznamu do zdrojového zoznamu. Keď vytvoríte vyhľadávací stĺpec, môžete sa tiež rozhodnúť vynútiť správanie vyplývajúce zo vzťahov nastavením možnosti kaskádového odstránenia alebo obmedzenia odstránenia, ktorá pomáha zachovať platnosť údajov a pomáha predchádzať nekonzistentnostiam, ktoré by mohli spôsobovať problémy.

Zdieľanie informácií v zoznamoch s databázovým programom    Ak máte nainštalovaný databázový program, ako je napríklad Access, môžete z lokality exportovať a do lokality importovať údaje a môžete tiež prepojiť tabuľku z databázy so zoznamom. Pri práci s údajmi zoznamu v databáze Accessu môžete taktiež vytvárať dotazy, formuláre a zostavy. Ďalšie informácie nájdete v témach Import údajov z accessovej databázy do webovej aplikácie Accessu.

Konzistentné používanie zoznamov na lokalitách    Ak skupina pracuje s viacerými typmi zoznamov, môžete zvýšiť konzistentnosť rôznych zoznamov pomocou typov obsahu, stĺpcov lokality alebo šablón. Tieto funkcie vám umožňujú účinným spôsobom opätovne použiť nastavenie a štruktúru zoznamu. Môžete napríklad vytvoriť typ obsahu pre problémy služieb zákazníkom, ktorý určuje konkrétne stĺpce (napríklad kontakt zákazníka) a obchodné procesy pre daný typ obsahu. Ďalším príkladom je vytvorenie stĺpca lokality pre názvy oddelení, ktorý obsahuje rozbaľovací zoznam oddelení. Stĺpec môžete opätovne používať vo viacerých zoznamoch na zaistenie rovnakého zobrazovania názvov vo všetkých zoznamoch.

Práca s položkami zoznamu v e-mailovom programe    Používajte e-mailový program, ktorý je kompatibilný s technológiami spoločnosti Microsoft, a vezmite si so sebou dôležité informácie zo zoznamu. Pomocou Outlook môžete napríklad zobraziť a aktualizovať úlohy, kontakty a diskusné panely na lokalite z Outlook. Ďalšie informácie nájdete v téme Pripojenie externého zoznamu k Outlooku.

Nastaviť zameranie na obsah     Povoliť zameranie na cieľovú skupinu na filtrovanie položiek podľa skupín.

Typ zoznamu, ktorý používate, závisí od typu informácií, ktoré zdieľate.

Oznamy    Zdieľajte správy a stav a zadajte pripomenutia. Oznamy podporujú rozšírené formátovanie s obrázkami, hypertextovými prepojeniami a formátovaným textom.

Kontakty    Uložte informácie o ľuďoch alebo skupinách, s ktorými pracujete. Ak používate e-mailový program alebo program na správu kontaktov kompatibilný s technológiami spoločnosti Microsoft, môžete zobraziť a aktualizovať kontakty z lokality v druhom programe. Môžete napríklad aktualizovať zoznam všetkých dodávateľov organizácie z e-mailového programu kompatibilného s technológiami spoločnosti Microsoft, ako je napríklad Outlook. Zoznam kontaktov v skutočnosti nespravuje členov lokality, možno ho však používať na uchovávanie a zdieľanie kontaktov organizácie, napríklad zoznamu externých dodávateľov.

Diskusné panely    Poskytnite centrálne miesto na zaznamenávanie a ukladanie tímových diskusií podobných formátu diskusných skupín. Ak správca povolil zoznamom na lokalite prijímať e-mailové správy, diskusné panely môžu ukladať e-mailové diskusie z väčšiny bežných e-mailových programov. Môžete vytvoriť napríklad diskusný panel pre potrebu vydania nového produktu vašej organizácie.

Prepojenia    Poskytuje centrálne umiestnenie prepojení na internet, intranet vašej spoločnosti a ďalšie zdroje. Môžete napríklad vytvoriť zoznam prepojení na webové lokality zákazníkov.

Povýšené prepojenia    Zobrazenie množiny akcií prepojenia vo vizuálnom rozložení.

Kalendár    Ukladajte si udalosti svojho tímu alebo konkrétne situácie, ako sú napríklad firemné sviatky. Kalendár poskytuje pre tímové udalosti, ako sú napríklad schôdze, spoločenské podujatia a celodenné udalosti, vizuálne zobrazenia, ktoré sa podobajú stolným alebo nástenným kalendárom. Môžete tiež sledovať medzníky tímu, ako sú napríklad termíny alebo dátumy uvedenia produktov na trh, ktoré sa nevzťahujú na konkrétny časový interval. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie zobrazenia kalendára zo zoznamu.

Úlohy    Sledujte informácie o projektoch a iných udalostiach úloh pre vašu skupinu. Úlohy je možné priradiť k osobám a počas realizácie možno sledovať ich stav a percento dokončenia. Ak používate e-mailový program alebo program na správu úloh kompatibilný s technológiami spoločnosti Microsoft, môžete zobraziť a aktualizovať úlohy z lokality v inom programe. Môžete napríklad vytvoriť zoznam úloh pre proces rozpočtu organizácie a potom ho zobraziť a aktualizovať v Outlook spolu s ostatnými úlohami. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie zoznamu.

Projektové úlohy    Uložte informácie o úlohe pomocou Ganttovho zobrazenia a indikátorov priebehu. Počas realizácie úloh môžete sledovať ich stav a percento dokončenia. Ak používate e-mailový program alebo program na správu úloh kompatibilný s technológiami spoločnosti Microsoft, môžete zobraziť a aktualizovať projektové úlohy z lokality v inom programe. Môžete napríklad vytvoriť zoznam projektových úloh na svojej lokalite na identifikáciu a priradenie práce na vytvorenie školiaceho manuálu a potom môžete sledovať priebeh svojej organizácie z Projectu. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie zoznamu.

Sledovanie problémov    Uložte informácie o konkrétnych problémoch, ako sú napríklad problémy s podporou, a sledujte ich priebeh. Môžete priraďovať problémy, kategorizovať ich a dávať ich do vzájomných súvislostí. Môžete napríklad vytvoriť zoznam na sledovanie problémov na správu problémov a riešení v oblasti služieb zákazníkom. K problémom môžete pri každej úprave pridávať komentáre, čím sa vytvorí história komentárov bez zmeny pôvodného popisu problému. Pracovník služieb zákazníkom môže napríklad zaznamenať každý krok pri riešení problému a výsledky. Môžete použiť aj zoznam na sledovanie problémov s trojfázovým pracovným postupom, čo môže organizácii pomôcť pri spravovaní sledovania problémov alebo projektov. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie zoznamu.

Prieskum    Zbierajte a kompilujte pripomienky, ako je napríklad prieskum spokojnosti zamestnancov alebo kvíz. Otázky a odpovede môžete navrhnúť viacerými spôsobmi a môžete zobraziť prehľad odoziev. Ak máte nainštalovaný tabuľkový alebo databázový program kompatibilný s technológiami spoločnosti Microsoft, môžete výsledky exportovať a ďalej analyzovať. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie prieskumu.

Vlastné    Začnite zoznam úplne od začiatku. Ak máte tabuľkový program kompatibilný s technológiami spoločnosti Microsoft, môžete tiež vytvoriť vlastný zoznam založený na tabuľkovom hárku. Môžete napríklad importovať zoznam z Excel, ktoré ste vytvorili na ukladanie a spravovanie zmlúv s dodávateľmi. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie zoznamu založeného na tabuľkovom hárku.

Externé zoznamy    Pracujte s údajmi uloženými mimo zoznamu, ktoré však môžete čítať a zapisovať do Microsoft 365. Zdroj údajov pre externý zoznam sa nazýva typ externého obsahu. Na rozdiel od natívneho zoznamu Microsoft 365 externý zoznam používa službu Business Connectivity Services na prístup k údajom priamo z externého systému (ako je napríklad SAP, Siebel a Microsoft SQL Server ), či už ide o databázu, webovú službu alebo podnikový systém.

Vlastný zoznam v údajovom hárku    pohľad Vytvorte prázdny zoznam podobný vlastnému zoznamu, ale predvolene ho zobrazte v údajovom zobrazení. Údajové zobrazenie poskytuje mriežku údajov na zobrazovanie a úpravu údajov v podobe riadkov a stĺpcov. Môžete pridávať a upravovať riadky a stĺpce, použiť filtre a rôzne spôsoby zoradenia, zobrazovať vypočítané hodnoty a súčty a pohodlne upravovať údaje v bunkách mriežky. Údajové zobrazenie vyžaduje balík Office nainštalovaný v 32-bitovom klientskom počítači a prehľadávač, ktorý podporuje ovládacie prvky ActiveX.

Zoznam stavov    Zobrazte a sledujte ciele projektu. Tento zoznam obsahuje skupinu farebných ikon poskytujúcich informácie o tom, do akej miery sú ciele splnené.

Obežníky    Odošlite členom tímu informácie vrátane pečiatok potvrdenia.

Zoznam slovníkov editora Microsoft IME    Použite údaje v zozname ako slovník editora Microsoft IME. Položky v stĺpci čítania môžete pomocou editora Microsoft IME skonvertovať na položky stĺpca zobrazenia a obsah potom môžete zobraziť v stĺpci komentára v okne komentára editora IME. Údaje môžete prepojiť s konkrétnou URL adresou.

Zoznam obsahu služby PerformancePoint    Ukladajte položky tabule (dashboard), ako sú napríklad prehľady ukazovateľov výkonu, zostavy, filtre, stránky tabule (dashboard) a ďalšie položky tabule (dashboard) vytvorené pomocou programu PerformancePoint Dashboard Designer.

Jazyky a prekladatelia    Používa sa s pracovným postupom spravovania prekladov v knižnici spravovania prekladov. Tento pracovný postup používa zoznam na priraďovanie prekladových úloh prekladateľovi určenému v zozname pre každý jazyk. Tento zoznam môžete vytvoriť manuálne alebo môžete tento zoznam automaticky vytvoriť po pridaní pracovného postupu spravovania prekladov do knižnice spravovania prekladov.

Zoznam kľúčových ukazovateľov výkonu    Sledujte kľúčové ukazovatele výkonu (KPI) na rýchle vyhodnotenie dosiahnutého pokroku v porovnaní s merateľnými cieľmi. Zoznamy kľúčových ukazovateľov výkonu môžete nastaviť na sledovanie výkonu pomocou jedného zo štyroch zdrojov údajov: manuálne zadané údaje, údaje v zozname Microsoft 365, údaje v Excel zošitoch alebo údaje zo služby Analysis Services, súčasti služby Microsoft SQL Server. Po vytvorení zoznamu kľúčových ukazovateľov výkonu ho môžete použiť na zobrazenie stavu indikátora na stránke tabule.

Import tabuľkového hárka    Použite stĺpce a údaje z existujúceho tabuľkového hárka. Import tabuľkového hárka vyžaduje microsoft Excel alebo iný kompatibilný program.

Pridanie zoznamu na stránku SharePoint moderného prostredia:

1. Ak stránka ešte nie je v režime úprav, kliknite na položku Upraviť v pravom hornom rohu stránky. 

2. Ukážte myšou nad alebo pod existujúcou webovou časťou a zobrazí sa čiara so zakrúžkovaným znakom +, napríklad takto:
   
   

3. Kliknite na položku + a zobrazí sa zoznam webových častí, z ktorých si môžete vybrať. Posuňte sa nadol do časti Dokumenty, Zoznamy a Knižnice.

4. Vyberte položku Zoznam.

   Zobrazia sa názvy všetkých dostupných zoznamov.

5. Vyberte zoznam, ktorý chcete vložiť na stranu. 

6. Ak ste s výberom spokojní, vyberte položku Uložiť ako koncept v ľavej hornej časti. Ak chcete aktualizovanú stránku sprístupniť ostatným, vyberte položku Publikovať v pravom hornom rohu. 

Pridanie zoznamu na stránku klasického SharePoint:

1. V časti Lokality kliknite na položku Nastavenie a potom kliknite na položku Obsah lokality.

2. Kliknite na ikonu Pridať aplikáciu.

   

3. Posúvajte sa a kliknite na aplikáciu, ktorú chcete použiť. Môže existovať viac ako jedna strana.

4. Pomenujte aplikáciu jedinečným názvom, aby ste ju mohli neskôr odvolať na stránku a kliknúť na položku Vytvoriť.

5. Po návrate na obrazovku Obsah lokality môžete vykonať tri kroky:

   • Zatvoriť okno a vrátiť sa na stránku. Pridať novú aplikáciu na stránku pomocou funkcie na vloženie webových častí.

   • Kliknúť na aplikáciu a začať zadávať údaje.

   • Kliknite na tri bodky (...) a potom kliknite na položku Nastavenie. Tu môžete pridať stĺpce, zmeniť názvy a vykonávať iné úlohy.

Hoci možno funkcie zoznamu používať rozličnými spôsobmi, ich použitie závisí od veľkosti a počtu zoznamov a veľkosti organizácie.

Uloženie veľkého počtu položiek v jednom zozname

Možno budete chcieť, aby jeden veľký zoznam slúžil rôznym potrebám. Môžete mať napríklad veľký počet technických problémov, ktoré môžete sledovať v rámci celej organizácie, pričom problémy sa týkajú viacerých projektov a skupín.

Prípady použitia jedného zoznamu:

• Skupina potrebuje zobraziť súhrnné informácie o položkách zoznamu alebo rôzne zobrazenia rovnakej množiny položiek. Manažér by napríklad mohol chcieť vidieť priebeh všetkých technických problémov organizácie alebo zobraziť všetky problémy, ktoré boli podané v rovnakom časovom období.

• Používatelia chcú prehľadávať alebo vyhľadávať problémy v rovnakom umiestnení na lokalite.

• Chcete použiť rovnaké nastavenia položiek zoznamu, ako je napríklad sledovanie verzií alebo vyžadovanie schválenia.

• Skupiny pracujúce na zozname zdieľajú podobné charakteristiky, ako napríklad rovnaké úrovne povolenia. Na určité položky zoznamu možno použiť jedinečné povolenie, ale ak sa úrovne povolenia významne odlišujú, treba zvážiť viaceré zoznamy.

• Chcete analyzovať informácie o zozname alebo prijať konsolidované aktualizácie pre zoznam. Pri zmene položiek zoznamu možno prijímať upozornenie alebo pomocou technológie RSS zobraziť zmeny v zozname. Informačné kanály RSS umožňujú používateľom pracovnej skupiny zobraziť konsolidovaný zoznam zmenených informácií.

Ak sú medzi položkami, ktoré chcete spravovať, alebo medzi skupinami osôb, ktoré s nimi pracujú, budete chcieť viacero zoznamov.

Prípady použitia viacerých zoznamov:

• Používatelia nebudú potrebovať súhrnné údaje o všetkých položkách.

• Skupiny používateľov pracujúcich s informáciami sú oddelené a majú rôzne úrovne povolenia.

• Pre viaceré množiny položiek musíte použiť odlišné nastavenia, ako napríklad vytváranie verzií alebo schvaľovanie.

• Položky nemusíte analyzovať spolu ani prijímať konsolidované aktualizácie zoznamu.

Nižšie je uvedených niekoľko spôsobov, ktorými možno usporiadať zoznamy a položky zoznamov:

<c0>pridanie stĺpcov</c0>,    Pomôžte skupine určiť najdôležitejšie položky, môžete do zoznamu pridať stĺpce. Do zoznamu môžete napríklad pridať stĺpec Projekt, aby mohli používatelia pracujúci na konkrétnych projektoch jednoduchšie zobraziť svoje položky a pracovať s nimi. Ak chcete zhromažďovať ďalšie informácie o každej položke zoznamu, napríklad názov oddelenia alebo meno zamestnanca, môžete pridať ďalšie stĺpce.

Ak máte v zozname viacero položiek, môžete zvážiť indexovanie určitých stĺpcov, aby ste zlepšili výkon pri prezeraní viacerých položiek alebo prepnutí zobrazení. Táto funkcia nezmení spôsob usporiadania položiek, ale môže umožniť organizáciám jednoduchšie ukladať veľké množstvo položiek v zozname. Indexovanie však môže zabrať viac priestoru databázy. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice.

Vytvorenie zobrazení    Zobrazenia použite, ak ľudia vo vašej skupine často potrebujú zobraziť údaje určitým spôsobom. V zobrazeniach sa používajú stĺpce na zoradenie, zoskupenie, filtrovanie a zobrazenie údajov. Môžete tiež vybrať, koľko položiek sa má zobrazovať naraz v každom zobrazení. Používatelia môžu napríklad prehľadávať zoznam v skupinách po 25 alebo 100 položkách na stránku v závislosti od svojich nastavení a rýchlosti pripojenia.

Zobrazenia poskytujú flexibilitu ukladať veľký počet položiek v zozname, ale zobraziť iba podmnožiny, ktoré chcete v určitom čase, napríklad iba problémy, ktoré boli uverejnené v tomto roku, alebo len aktuálne udalosti v kalendári. Môžete vytvoriť osobné zobrazenia, ktoré sú k dispozícii len pre vás, a ak máte povolenie na úpravu zoznamu, môžete vytvoriť verejné zobrazenia, ktoré sú k dispozícii pre všetkých používateľov. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice.

Vytvorenie priečinkov    Ak vlastník zoznamu povolil vytváranie priečinkov, pridajte priečinky do väčšiny typov zoznamov. Je to užitočné najmä vtedy, ak položky zoznamu možno rozdeliť konkrétnym spôsobom, napríklad podľa projektu alebo skupiny. Priečinky pomáhajú používateľom jednoduchšie čítať a spravovať položky zoznamu. Technológie spoločnosti Microsoft poskytujú stromové zobrazenie, ktoré umožňuje ľuďom pohybovať sa na ich lokalitách a priečinkoch podobne ako pri práci s priečinkami na pevnom disku. Svoj vlastný priečinok môže mať napríklad každé oddelenie. Ďalšie informácie nájdete v téme Vytvorenie priečinka v zozname.