Úprava zobrazenia SharePointu pomocou filtrovania

Filtre umožňujú znížiť množstvo vrátených údajov vďaka výberu položiek na základe operácií (napríklad väčšie ako alebo menšie ako) a zhodných údajov. Keď vytvoríte filtrované zobrazenie, prvý indexovaný stĺpec vo výraze filtra by mal v čo najvyššej možnej miere zmenšiť množinu údajov. Filtrovanie podľa poľa stavu alebo dátumu dokáže napríklad často výrazne zmenšiť množinu údajov. Ak máte 15 000 položiek, budete chcieť, aby prvý index vrátil menej ako 5 000 položiek. Je užitočné osvojiť si tento zvyk aj vtedy, ak vaša množina údajov nemá viac ako 5 000 položiek.

SharePoint vyberie prvý indexovaný stĺpec v dotaze a potom použije ostatné stĺpce na výber údajov. Ďalšie stĺpce, ktoré určíte vo filtri zobrazenia, môžu, ale nemusia byť indexované. Zobrazenie tieto indexy používa, a to ani vtedy, ak výsledok filtrovaného zobrazenia vráti menej položiek, než je prahová hodnota zobrazenia zoznamu.

Napríklad máte dotaz: veľkosť = veľké AND farba = červená. V zozname sa indexuje len farba, veľkosť nie. Kým sa v zozname nachádza menej ako 5 000 červených položiek, dotaz je úspešný vo veľkom zozname. Ak však máte dotaz veľkosť = veľké OR farba = červená a databáza dokáže nájsť všetky červené položky, aj napriek tomu musí byť s cieľom vyhľadania veľkých položiek preskenovaný celý zoznam. Ak sa vráti 5 000 položiek, dotaz je obmedzený.

Ak vo výraze filtra použijete dva alebo viacero stĺpcov, určujúci index alebo indexy by mali používať operátor AND. Môže to byť napríklad v prípade, ak chcete vrátiť hodnotu Psy z veľkého zoznamu zvierat. Máte neindexovaný stĺpec s názvom Druh, v ktorom sa nachádza hodnota Psy. Ak vykonáte dotazovanie pre Druh = Pes, dotaz bude obmedzený. Ak však máte indexovaný stĺpec s názvom Trieda, dotaz sa zmení na Trieda = Cicavce AND Druh = Pes. Pomocou dotazu Trieda = Cicavce AND (Druh = PES OR Druh = Mačky) môžete vyhľadávať mačky aj psy. Druhý dotaz vyberie všetky Cicavce a potom sa vyfiltrujú Psy a Mačky.

Ak stĺpce, ktoré budete používať na filtrovanie, nemajú indexy, môžete začať vytvorením indexov. Ďalšie informácie nájdete v téme Pridanie indexu do stĺpca SharePointu.

Po indexovaní môžete stĺpec pridať, keď vytvárate alebo upravujete zobrazenie, a potom ho môžete použiť na filtrovanie zobrazenia. Skôr než vytvoríte zobrazenie, môžete pridaním ďalších stĺpcov do zoznamu zvýšiť flexibilitu zoraďovania, zoskupovania a filtrovania. Na zoraďovanie a filtrovanie môžete vybrať aj stĺpce, ktoré sú súčasťou množiny údajov, ale nezobrazujú sa.

Vytvorenie zobrazenia

Otvorte zoznam alebo knižnicu, kde chcete vytvoriť zobrazenie.

1. Kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica a potom kliknite na položku Vytvoriť zobrazenie.
   
   

2. Na stránke Typ zobrazenia kliknite na zobrazenie, ktoré chcete použiť. Ak si nie ste istí, vyberte možnosť Štandardné zobrazenie.

   

3. Zadajte Názov zobrazenia.

   

4. Upravte webovú adresu zobrazenia alebo prijmite predvolenú. Neskôr sa môžete vrátiť a tento údaj zmeniť.

5. V sekcii Filter kliknite na položku Zobraziť položky, len ak sú splnené nasledujúce podmienky a potom vyberte spôsob filtrovania položiek na základe indexovaných stĺpcov.

   Napríklad na vytvorenie zobrazenia obsahujúceho iba položky, ktoré sa zmenili dnes, vyberte stĺpec Upravené (Indexované) a podmienku rovná sa a následne zadajte reťazec [Dnes].

   

   Poznámka: Ak sa nezobrazia žiadne stĺpce, ktoré majú za názvom označenie (Indexované), znamená to, že pre daný zoznam alebo knižnicu nie sú k dispozícii žiadne indexované stĺpce. Najskôr budete musieť vytvoriť jednoduchý alebo zložený index.

6. Ak chcete obmedziť počet položiek zobrazených na každej stránke, posuňte sa nadol do časti Obmedzenie počtu položiek a nastavte hodnotu Počet zobrazovaných položiek. Po vytvorení zobrazenia je predvolený počet zobrazovaných položiek 30.

   

7. K dispozícii máte dve možnosti počas nastavovania limitu položiek na stránke:

   • Zobraziť položky v dávkach určenej veľkosti, pomocou ktorej vytvárate zobrazenie údajov na jednotlivých stránkach, čo je užitočné vtedy, keď prehľadávate položky neinteraktívnym spôsobom.

     Ak existuje viac položiek, než je určených v nastaveniach limitu, zobrazenie sa bude stránkovať.

     

   • Obmedziť celkový počet vrátených položiek na zadanú hodnotu, vytvára pevný limit, ktorý môže a nemusí vrátiť všetky výsledky operácie filtrovania. Môže to byť užitočné pri testovaní zobrazenia, vytváraní prototypu alebo pri načítavaní iba hornej hodnoty v zobrazení.

8. Ak chcete zobraziť všetky informácie z položiek v zozname vo formáte zvislej tably, v časti Štýl môžete vybrať položku Tabla ukážky. Tabla ukážky je jedným zo štýlov zobrazenia, ktoré si môžete pri upravovaní alebo vytváraní zobrazenia vybrať v časti Štýl.

   

   Podržaním ukazovateľa nad názvom položky v oblasti posúvania na ľavej strane stránky sa môžete rýchlo presúvať údajmi a zobraziť všetky hodnoty stĺpca aktuálnej položky, ktorú sú vertikálne zobrazené na pravej strane stránky. Zobrazí sa menej úvodných údajov, čo pomáha pri rýchlejšom zobrazení údajov. Tento štýl je užitočný aj vtedy, keď je zoznam veľký alebo obsahuje mnoho stĺpcov a na zobrazenie údajov by vyžadoval vodorovné posúvanie.

   

9. Kliknite na tlačidlo OK.

K dispozícii sú aj ďalšie akcie, ktoré môžete vykonávať so zobrazením, tieto však stačia na zobrazenie údajov, ktoré presahujú prahovú veľkosť zobrazenia zoznamu, ak ste zablokovaní. Zoradiť údaje alebo ich zoskupiť, nastaviť súčty, rozbaliť priečinky a optimalizovať zobrazenie môžete aj pri zobrazení z mobilného zariadenia.

Úprava zobrazenia

Otvorte zoznam alebo knižnicu, kde chcete vytvoriť zobrazenie.

1. Kliknite na kartu Zoznam alebo Knižnica, vyberte zobrazenie v časti Aktuálne zobrazenie apotom kliknite na položku Upraviť zobrazenie.
   
   

2. Posuňte sa nadol na sekciu Zobrazenia a potom kliknite na zobrazenie.

3. Následne môžete zmeniť nastavenia, ako je to uvedené v krokoch 5 až 9 v postupe Vytvorenie zobrazenia uvedenom vyššie.

4. Kliknite na tlačidlo OK.

Ak chcete v zobrazení rýchlo filtrovať veľký počet položiek, prvý stĺpec vo filtri musí byť indexovaný. Ďalšie stĺpce zadané vo filtri zobrazenia môžu, ale nemusia byť indexované, pretože zobrazenie tieto indexy nepoužíva. Prvý stĺpec filtra by mal vrátiť menej položiek ako je prahová veľkosť zobrazenia zoznamu.

Ak prvý stĺpec filtra vráti viac položiek, ako je prahová veľkosť zobrazenia zoznamu, môžete použiť filter s dvoma alebo viacerými stĺpcami. Keď definujete filtrované zobrazenie, ktoré používa dva alebo viac stĺpcov, použitie operátora AND obmedzí celkový počet vrátených položiek. Aj v tomto prípade však budete musieť ako prvý stĺpec vo filtri zadať ten stĺpec, ktorý s najväčšou pravdepodobnosťou vráti menší objem údajov. Použitie filtra OR takmer vždy zvyšuje počet vrátených položiek a za týchto okolností tento krok nie je efektívny.

Ďalšie informácie o zobrazeniach nájdete v téme Vytvorenie, zmena alebo odstránenie zobrazenia zoznamu alebo knižnice.

K dispozícii sú dve kľúčové slová, ktoré môžete použiť na filtrovanie podľa aktuálneho dátumu [Dnes] alebo aktuálneho používateľa [Ja]. Ide o dynamické hodnoty, ktoré sa menia podľa používateľa, respektíve dátumu.

Použitie kľúčového slova [Ja] môže byť užitočné, ak si chcete vo veľkej knižnici pozrieť len svoje dokumenty. Kľúčové slovo [Ja] funguje v stĺpcoch založených na ľuďoch, napríklad Vytvoril/-a alebo Upravil/-a. Ak chcete napríklad zobraziť všetky dokumenty, ktoré ste vytvorili, nastavte filter, v ktorom sa bude hodnota stĺpca Vytvoril/-a rovnať [Ja]. Ak ste editor a chcete zobraziť posledné súbory, na ktorých ste pracovali, nastavte filter v stĺpci Upravil/-a na hodnotu [Ja]. Ak chcete zobraziť obe možnosti, vytvorte dva filtre prepojené operátorom OR.

Kľúčové slovo [Dnes] funguje v stĺpcoch založených na dátumoch. Pomocou matematických operácií môžete získať rozsahy, ktoré sa menia s dnešným dátumom. Ak chcete napríklad zobraziť všetky dokumenty, ktoré boli upravené za posledných 30 dní, môžete v stĺpci Dátum vytvoriť filter na hodnoty väčšie alebo rovné hodnote [Dnes] - 30. Ak chcete aktuálny deň vynechať, nastavte v stĺpci Dátum druhý filter, ktorý je menší ako [Dnes], a prepojte ich operátorom And.

Môžete filtrovať zoznam SharePoint, ktorý obsahuje stĺpec metaúdajov. 

Pridanie stĺpca metaúdajov do zoznamu

Prejdite do zoznamu a vyberte položku +Pridať stĺpec.

Vyberte položku Viac... vyberte prepínač Spravované metaúdaje a potom vyberte tlačidlo OK.

Prípadne môžete po vytvorení stĺpca spravovaných metaúdajov a pridaní položiek do zoznamu použiť značky metaúdajov kliknutím na ikonu Značka na table úprava položky zoznamu.

Použitie značiek metaúdajov na table stromové zobrazenie.

Filtrovanie značiek spravovaných metaúdajov

1. Ak chcete získať prístup filter, vyberte ikonu filtra .

   

   Poznámka: Možnosť stromového zobrazenia môžete vybrať v rozbaľovacom zozname v hornej časti tably, ktorý poskytuje hierarchické zobrazenie výrazov priradených k vybratému stĺpcu.

2. Vyberte značky metaúdajov, podľa ktorých chcete filtrovať.

   

3. Prípadne, ak máte v stĺpci Spravované metaúdaje definovaných aspoň 5 hodnôt, tablu filtra zobrazíte výberom prepojenia Zobraziť všetko.

   

4. Skontrolujte značky metaúdajov, ktoré chcete filtrovať, a vyberte položku Použiť.

Nižšie uvádzame niekoľko typických zobrazení, ktoré dobre fungujú s indexovanými stĺpcami: