Vytvorenie a správa zoznamu projektových úloh

V priebehu realizácie projektu je potrebné vrátiť sa k zoznamu projektových úloh a aktualizovať stĺpce týkajúce sa stavu jednotlivých úloh. To pomáha pri komunikácii priebehu realizácie projektu s tými, ktorí nemusia byť oboznámení s každodennými podrobnosťami, ktoré sa týkajú projektových úloh.

V zozname projektových úloh vyplňte pre každú úlohu nasledujúce stĺpce a poskytnite aktualizované informácie o projekte:

• % Dokončenia    Pomocou percentuálnej hodnoty zadajte najlepší odhad rozsahu práce, ktorá bola dokončená v rámci danej úlohy. Ak je približne dokončená napríklad polovica úlohy, zadajte hodnotu 50 % v stĺpci % Dokončenia. Táto percentuálna hodnota sa používa na vykreslenie priebehu prekrytím na pruhu Ganttovho grafu pre danú úlohu.

• Stav úlohy    Vyberte popisovač, ktorý najviac zodpovedá aktuálnemu stavu tejto úlohy.

Okrem toho sa môžu vyskytnúť iné zmeny na projekte, ktoré si vyžadujú aktualizácie zoznamu projektových úloh. Môže sa zmeniť napríklad Počiatočný dátum alebo Termín dokončenia úlohy, ak sa úloha začne skôr, než je plánované, alebo jej dokončenie je oneskorené. Tieto stĺpce v časti so zobrazením tabuľky môžete aktualizovať rovnako ako akýkoľvek iný stĺpec. V niektorých prípadoch už nemusí byť k dispozícii osoba, ktorá na úlohe práve pracuje. Aktualizovať môžete aj to, kto je priradený k úlohe, a to aktualizáciou stĺpca Priradené k. Ďalšie informácie nájdete v téme Priraďovanie osôb k úlohám v zozname projektových úloh.

Na začiatok stránky

V ďalšom kroku po pridaní úloh do zoznamu projektových úloh nasleduje ich priradenie osobám vo vašej organizácii. Keď priradíte osobu k úlohe, určíte, kto je zodpovedný za dokončenie práce na danej úlohe.

1. Kliknite raz na stĺpec Priradené k pre danú úlohu, ktorú priraďujete.

   

2. Zadajte meno alebo prihlasovacie informácie osoby, ktorej priraďujete úlohu, niektorým z týchto troch spôsobov:

   • Kliknite na položku Prehľadávať, ktorá sa zobrazuje vedľa stĺpca Priradené k a vyhľadávajte osobu, ktorú priraďujete, v adresári organizácie.

   • Zadajte prihlasovacie údaje osoby, ktorú priraďujete zo svojej organizácie, vrátane domény do stĺpca Priradené k. Zadajte napríklad contoso\adamh, kde „contoso“ je doména a „adamh“ je meno používateľa.

   • Zadajte meno osoby, ktorú priraďujete, v stĺpci Priradené k. Toto je užitočné, ak priraďujete dodávateľa alebo inú osobu, ktorá nemá konto vo vašej organizácii.

3. Upozornite priradené osoby o ich priradení k úlohám, umožnite im oboznámiť sa so zoznamom projektových úloh, ako aj informáciami o práci, za ktorú budú teraz niesť zodpovednosť.

Pri vytváraní úloh v zozname projektových úloh je dôležité naplánovať, ktoré úlohy môžu spadať do rámca väčších úloh. Váš projekt sa môže dokončiť napríklad vo fázach, pričom sa v rámci každej fázy uskutoční niekoľko úloh. Zobrazenie fáz v zozname projektových úloh poskytuje výborný pohľad z vysokej úrovne na to, čo sa deje v projekte.

1. Na karte Položky v skupine Nové kliknite na šípku pre Novú položku a potom kliknite na položku Súhrnná úloha.

2. Vyplňte formulár na vytvorenie novej súhrnnej úlohy tak, že primerane vyplníte nasledujúce informácie:

   • Názov    Zadajte názov súhrnnej úlohy.

   • Predchádzajúce úlohy    Vyberte súhrnné úlohy a čiastkové úlohy, ktoré sa musia vykonať pred začatím prác na súhrnnej úlohe. Po výbere týchto polí v ľavej časti kliknite na položkuPridať, čím sa presunú do pravého poľa. Ďalšie informácie o predchádzajúcich úlohách nájdete v nasledujúcej sekcii tohto článku.

     Tip: Ak máte pocit neistoty, či vaše pochopenie predchádzajúcich úloh je správne, alebo ak ste dostatočne nepokročili v plánovaní, aby ste mali všetky predchádzajúce úlohy súhrnnej úlohy v zozname projektových úloh, môžete to ponechať nateraz prázdne a vzťahy s predchádzajúcimi úlohami pridať neskôr, pričom použijete ľavú časť tabuľky zobrazenia zoznamu projektových úloh.

   • Priorita    Vyberte úroveň priority, ktorá najpresnejšie odráža dôležitosť tejto súhrnnej úlohy vzhľadom na iné súhrnné úlohy v projekte.

   • Stav úlohy    Vyberte popisovač, ktorý najviac zodpovedá stavu množiny úloh, ktoré spadajú do tejto súhrnnej úlohy. Ak ste práve vo fáze plánovania projektu a žiadna z úloh tejto súhrnnej úlohy sa ešte nezačala, vyberte možnosť Nezačaté.

   • % Dokončenia Zadajte percentuálnu hodnotu, ktorá najlepšie vystihuje, koľko práce je dokončené na množine úloh, ktoré spadajú do súhrnnej úlohy. Ak ste práve vo fáze plánovania projektu a žiadna z úloh tejto súhrnnej úlohy sa ešte nezačala, ponechajte toto pole prázdne alebo zadajte 0 %.

   • Priradené k Toto pole použite na identifikáciu osoby, ktorá je zodpovedná za túto súhrnnú úlohu. Ďalšie informácie o priraďovaní úloh nájdete v téme Priraďovanie osôb k úlohám v zozname projektových úloh.

   • Popis    Zadajte stručný popis súhrnnej úlohy.

   • Počiatočný dátum    Zadajte dátum, kedy by sa mala začať prvá čiastková úloha v rámci tejto súhrnnej úlohy.

   • Termín dokončenia    Zadajte dátum, kedy by sa mala dokončiť posledná čiastková úloha v rámci tejto súhrnnej úlohy.

3. Kliknutím na tlačidlo Uložiť vytvoríte súhrnnú úlohu.

Po vytvorení súhrnnej úlohy môžete kliknúť na názov súhrnnej úlohy v ľavej časti zobrazenia tabuľky a otvoriť súhrnnú úlohu v zobrazení nového zoznamu projektových úloh. V danom zobrazení môžete pridávať úlohy, ktoré spadajú do tejto súhrnnej úlohy. Ak sa chcete vrátiť do zobrazenia, ktoré zobrazuje súhrnnú úlohu, na karte Zoznam kliknite v skupine Spravovať zobrazenia na položku Prejsť nahor.

Na začiatok stránky

V zozname úloh jedného projektu môže byť určité poradie, v akom je potrebné dokončiť úlohy vrátane súhrnných a čiastkových úloh. Ak napríklad staviate dom, musia byť základy dokončené predtým, než môžete dvíhať steny, a steny musia byť hotové predtým, než sa dáte do stavby strechy. Toto poradie môžete znázorniť pomocou stĺpca Predchádzajúce úlohy.

1. V riadku úlohy kliknite na bunku v stĺpci Predchádzajúce úlohy a potom kliknite na šípku v bunke na pravej strane, čím sa zobrazí zoznam všetkých úloh v rámci aktuálneho zoznamu projektových úloh. Toto zahŕňa všetky súhrnné úlohy a čiastkové úlohy v zozname.

2. Kliknite na začiarkavacie políčko na ľavej strane jednotlivých úloh, ktoré sa musia vykonať predtým, než môžete začať táto úlohu.

   Tip: Pritom sa ľahko stane, že ste príliš horliví a vyberiete každú úlohu, ktorá je umiestnená pred aktuálnou úlohou. Naozaj však stačí vybrať tie úlohy, ktoré sú bezprostredne pred aktuálnou úlohou. Povedzme napríklad, že máme zoznam projektových úloh, ktorý obsahuje tri úlohy: Úloha 1, Úloha 2 a Úloha 3. Po dokončení Úlohy 1 sa môže začať Úloha 2 a po dokončení Úlohy 2 sa môže začať Úloha 3. Keď zadávate predchádzajúce úlohy pre Úlohu 3, je jednoduché si myslieť, že pred začatím úlohy 3 je potrebné dokončiť obidve úlohy, 1 aj 2. Nakoľko Úloha 1 je už uvedená ako predchádzajúca úloha pre Úlohu 2, nie je potrebné ju uvádzať v zozname aj ako predchádzajúcu úlohu pre Úlohu 3.

3. Upravte dátumy v stĺpcoch Počiatočný dátum a Termín dokončenia, aby zodpovedali vzťahom medzi úlohami. Povedzme napríklad, že máte dve úlohy, o ktorých viete, že dokončenie každej bude trvať približne dva dni. Prvú úlohu nastavíte ako predchádzajúcu vo vzťahu k druhej úlohe. Bude potrebné upraviť stĺpec Počiatočný dátum pre druhú úlohu tak, aby dátum bol po Termíne dokončenia prvej úlohy a bude potrebné upraviť stĺpec Termín dokončenia pre druhú úlohu tak, aby dátum bol dva dni po novom Počiatočnom dátume.

   Tip: Chcete mať tento proces viac zautomatizovaný? Zvážte použitie riešenia na riadenie podnikových projektov kompatibilné so službami SharePoint Foundation 2010, ako sú napríklad Microsoft Project 2010 a Microsoft Project Server 2010.

Keď ste už určili príslušné predchádzajúce úlohy pre každú úlohu, môžete tieto vzťahy vidieť zobrazené v Ganttovom grafe. Ak je pre úlohu identifikovaná predchádzajúca úloha, zobrazí sa šípka vykreslená medzi koncom pruhu predchádzajúcej úlohy v Ganttovom grafe a začiatkom pruhu ďalšej úlohy Ganttovho grafu.

Na začiatok stránky

Zoznamy projektových úloh používajú rovnaké funkcie zobrazenia v službe SharePoint ako ostatné zoznamy. Ďalšie informácie nájdete v téme Prispôsobenie zobrazenia zoznamu projektových úloh