Mi az a dokumentumtár?

A dokumentumtárak a fájlok biztonságos tárolására szolgáló helyek, ahol Ön és munkatársai könnyen megtalálják és közösen használhatják őket, és bármikor, bármilyen eszközről elérhetők. Egy adott projekthez vagy ügyfélhez kapcsolódó összes fájl tárolására használhat például egy dokumentumtárat egy SharePoint webhelyen. A fájlok hozzáadása és mappák közötti áthelyezése egyszerűen az egyik helyről a másikra történő húzással elvégezhető.

Dokumentumtár miniatűr nézete, kijelölés nélkül.

: Másképpen néz ki a képernyője? Előfordulhat, hogy a rendszergazda klasszikus nézetet adott meg a dokumentumtárban. Ebben az esetben lásd: Dokumentumtárak – bevezetés. Ha Ön dokumentum- vagy tártulajdonos, illetve rendszergazda, az alapértelmezett felhasználói felület beállításának lépéseit Switch the default experience for document libraries from new or classic (A dokumentumtárak alapértelmezett nézetének váltása új vagy klasszikus nézet között) című témakörben találja.

: Egyes funkciók jelenleg csak klasszikus nézetben érhetők el. A lap bal SharePoint vissza a klasszikus nézetre elemre kattintva válthat a klasszikus nézetre.

A Dokumentumtár SharePointSharePoint Server 2019 webhely tartalmaz egy dokumentumtárat, és új webhely létrehozásakor automatikusan létrejön egy. Szükség szerint további dokumentumtárakat is hozzáadhat a webhelyhez. Ez hasznos abban az esetben például, ha korlátoznia kell egy fájlkészlethez való hozzáférést. Minden dokumentumtár megjelenít egy listát a fájlokról, mappákról és fontos információkról, például hogy ki hozott létre vagy módosított egy fájlt. Ezeket az információkat használva rendszerezheti a fájlokat és könnyebbé teheti a megkeresésüket.

A dokumentumtárakban az alábbiakat végezheti el:

Hozzáadhat, szerkeszthet, törölhet fájlokat,mappákat és hivatkozásokat SharePoint dokumentumtárakból, társszerzők számára, és letöltheti a dokumentumokat.
Szabályozhatja, hogy kinek legyen hozzáférése egy tárhoz, illetve egy mappához vagy egyetlen fájlhoz a táron belül.
Nyomon követheti a fájlon végzett tevékenységeket, például a legutóbbi módosítás idejét, és értesítést kap, ha valami megváltozik.
Dokumentumtár egyéni nézetének létrehozása
Fájlokat vagy mappákat oszthat meg másokkal.
A tárban felvehet egy hivatkozást, amely a táron kívül tárolt elemre, például egy másik tárban lévő fájlra vagy egy külső weblapra mutat.
Kiemelhet egy dokumentumtárban lévő hivatkozást, fájlt vagy mappát, hogy Ön és más felhasználók gyorsan elérhessék azt.

Nézzük meg közelebbről

A dokumentumtár lapjának bal felső részén található a főmenü.

SharePoint Onine Document Library menu

Itt új mappát, dokumentumot vagy a dokumentumtáron kívül található elemre mutató hivatkozást hozhat létre,

Office 365 – Új mappa vagy dokumentum létrehozása

: A dokumentumtípusok listája az engedélyektől és a webhely beállításának mikéntjétől függően változik.

illetve mappát vagy fájlokat tölthet fel.

Office 365 – Mappa vagy fájlok feltöltése dokumentumtárba

: A mappákat jelenleg nem támogatja Internet Explorer.

Az új szinkronizálási alkalmazással is szinkronizálhat fájlokat OneDrive vagy létrehozhat egy értesítést, hogy értesítést kap, ha valami megváltozott.

A dokumentumtár oldalán jobb felső sarokban a Nézetbeállítások elemre kattintva módosítsa a dokumentumtár nézetét Lista, Kompakt, Mozaik nézetre. Internet Explorer használata esetén a dokumentumtárat megnyithatja a Windows Fájlkezelőben, ha a Megtekintés a Fájlkezelőben elemre kattint. Egyéni nézetet úgy is menthet, hogy a Nézet mentése másként gombra kattint, illetve ha Ön a tár tulajdonosa vagy rendszergazdája, a Tár beállításai lapon az Aktuális nézet szerkesztése elemre kattintva szerkesztheti vagy hozhatja létre a nézeteket.

Office 365 – Dokumentumtár nézet módosítása

Ha listanézetben van, új oszlopokat adhat hozzá, és kijelölheti a megjelenítendő oszlopokat. Ehhez kattintson a + vagy a + Oszlop hozzáadása elemre az oszlopfejlécek jobb oldalán, vagy ha Mozaik nézetben van, kattintson a Dokumentumtár Elrendezés gombja elemre, majd az oszlopfejlécek jobb oldalán a Dokumentumtár Oszlop hozzáadása gombja elemre.

Oszlop hozzáadása legördülő lista csoporthoz csatlakoztatott dokumentumtárban

Az információs ablaktáblábanmegtekintheti és szerkesztheti egy fájl vagy mappa adatait , például a kötelező tulajdonságokat, a legutóbbi tevékenységeket vagy azt, hogy kivel van megosztva egy fájl. Az információs ablaktábla megnyitásához vagy elrejtéshez jelöljön ki egy fájlt vagy mappát, Dokumentumtár – Részletek ablaktábla a főmenü jobb oldalán kattintson a Mentés gombra. Az információs ablakot úgy is megtekintheti, hogy a jobb gombbal egy fájlra vagy mappára kattint, és a Részletek parancsot választja.

Office 365 – A dokumentum metaadatainak ablaktáblája

Mappa vagy fájl kijelölésekor a dokumentumtár bal felső részén található menü olyan műveletek listájára változik, amelyeket az adott mappán vagy fájlon elvégezhet.

A kijelölt fájlban látható változás a dokumentumtár menüjében

: Ha miniatűrnézetben elérhetővé szeretne tenni egy fájl- vagy mappamenüt, kattintson a miniatűr jobb felső sarkára.

A dokumentummenü másik verziójának megtekintéséhez kattintson a jobb gombbal a fájl nevére, vagy ha listanézetben van, kattintson a fájlnév melletti Office 365 – Dokumentumtár-lista három pont gombja gombra. Ez a menü további műveleteket tartalmaz (például Rögzítés felülre) a fájlok kiemeléséhez, hogy Ön és mások gyorsan megtalálják őket.