A verziószámozás működése listákban és tárakban

Ha engedélyezve van a verziószámozás, a verziók a következő helyzetekben jönnek létre:

• Listaelem vagy fájl első létrehozásakor vagy fájl feltöltésekor.

  Megjegyzés: Ha fájlkifizetésre van szükség, be kell adnia a fájlt az első verziójának létrehozásához.

• Ha olyan fájlt tölt fel, amelynek neve megegyezik egy meglévő fájl nevével.

• Egy listaelem vagy fájl tulajdonságainak módosításakor.

• Office-dokumentum megnyitásakor és mentésekor. A dokumentum újbóli megnyitása után a szerkesztés mentése után létrejön egy új verzió.

• Az Office-dokumentumok szerkesztésekor és mentésekor rendszeresen. Nem minden szerkesztés és mentés hoz létre új verziót. Ha például gyakran menti a módosításokat, minden új verzió egy időpontot rögzít, nem pedig minden egyes módosítást. Ez gyakori, ha az automatikus mentés engedélyezve van.

• Egy dokumentum közös szerkesztése során, amikor egy másik felhasználó elkezd dolgozni a dokumentumon, vagy amikor egy felhasználó a Mentés gombra kattint a módosítások feltöltéséhez a tárba. 

Egy fájl legfeljebb három aktuális verziója lehet egyszerre: a kivett verzió, a legújabb al- vagy piszkozatverzió, valamint a legújabb közzétett vagy főverzió. Minden más verzió korábbi verziónak minősül. Egyes jelenlegi verziók csak azoknak a felhasználóknak láthatók, akik rendelkeznek a megtekintésükhöz szükséges engedélyekkel.

A főverziók általában mérföldkövet jelentenek, például egy véleményezésre vagy közzétételre elküldött fájlt, míg az alverzió olyan folyamatban lévő munka, amely nem áll készen a webhely összes résztvevőjének elolvasására. A csapat működésétől függően előfordulhat, hogy a csapatának nagyobb valószínűséggel lesz szüksége a legújabb alverziókra, például egy nemrég szerkesztett verzióra. Idővel előfordulhat, hogy a csapatnak kevésbé lesz szüksége egy régebbi alverzióra.

Néhány szervezet a fájlok fő- és alverzióját is nyomon követi a tárakban. Mások csak a főverziókat követik nyomon. A főverziókat egész számok azonosítják, például 5.0; az alverziókat decimális számok, például 5.1 azonosítják.

A legtöbb szervezet alverziókat használ, amikor a fájlok fejlesztés alatt állnak, és a főverziókat, amikor bizonyos mérföldkövek érnek el, vagy amikor a fájlok készen állnak a széles közönség általi áttekintésre. Számos szervezetben a piszkozatbiztonság úgy van beállítva, hogy csak a fájl tulajdonosa és a fájlok jóváhagyására jogosult személyek számára legyen engedélyezve. Ez azt jelenti, hogy az alverziókat senki más nem tekintheti meg, amíg közzé nem tesz egy főverziót.

Listák csak a főverziókat támogatja. A listaelemek minden verziója egész számmal van számozott. Ha a szervezete megköveteli egy lista elemeinek jóváhagyását, az elemek Függőben állapotban maradnak, amíg olyan személy nem hagyja jóvá őket, aki jogosult az elemek jóváhagyására. Amíg Függőben állapotban vannak, tizedes törtekkel vannak számozottak, és piszkozatnak nevezik őket.

Az alverziók maximális száma 511, a főverziók száma pedig módosítható. A főverziók számának beállításával kapcsolatos információkért tekintse meg a Több verzió tárolásának szabályozása című szakaszt.

Ha online alkalmazást vagy a legújabb asztali verziót használ, és egy másik alverziót kísérel meg menteni a maximális mennyiségen túl, felülírja a legújabb alverziót. Ha régi ügyfelet használ, a módosítások egyáltalán nem menthetők és nem tölthetők fel. A felülírás vagy a módosítások feltöltésének elkerülése érdekében közzé kell tennie a következő főverziót. Ezután ismét közzéteheti az adott főverzió alverzióinak maximális számát. Az új verziók közzétételéről a Fájlverzió közzététele vagy közzétételének visszavonása című témakörben olvashat.

A verziószámozás engedélyezéséről és beállításáról, beleértve a fő- és alverziókat is, lásd: Verziószámozás engedélyezése és konfigurálása listákhoz vagy tárakhoz.

Az új verziók létrehozásakor a rendszer automatikusan hozzáadja a verziószámokat. Olyan listában vagy tárban, amelyen engedélyezve van a főverzió-verziószámozás, a verziók egész számokkal rendelkeznek, például 1.0, 2.0, 3.0 stb. A tárakban a rendszergazda engedélyezheti a verziószámozást a fő- és alverziókhoz is. Az alverziók nyomon követésekor decimális számokkal rendelkeznek, például 1.1, 1.2, 1.3 stb. Ha az egyik verzió főverzióként van közzétéve, a száma 2.0 lesz. A későbbi alverziók száma 2.1, 2.2, 2.3 stb.

A kivétel elvetésekor a verziószám nem változik. Ha a legújabb verzió a 3.0-s verzió volt, a kivétel elvetése után a 3.0-s verzió marad.

Ha töröl egy verziót, a verzió a Lomtárba kerül, és annak száma is megjelenik. A Verzióelőzmények a többi verziószámot jeleníti meg. A többi verziószám nem változik. Ha például olyan dokumentuma van, amely 4.1-es és 4.2-es alverzióval rendelkezik, és úgy dönt, hogy törli a 4.1-es verziót, az eredményként kapott verzióelőzmények csak a 4.0-s és a 4.2-es verziót jelenítik meg. Az alábbi képen ez látható.

A verziószámozás engedélyezéséről és beállításáról, beleértve a fő- és alverziókat is, lásd: Verziószámozás engedélyezése és konfigurálása listákhoz vagy tárakhoz.

Beállíthatja, hogy ki tekintheti meg a listaelemek és fájlok piszkozatait. A piszkozatok két helyzetben jönnek létre:

• Ha egy fájl alverziója létrejön vagy frissül egy tárban, amely nyomon követi a fő- és alverziókat.

• Ha egy listaelemet vagy fájlt létrehoznak vagy frissítenek, de még nem hagyták jóvá egy olyan listában vagy tárban, amelyben tartalom-jóváhagyásra van szükség.

A fő- és alverziók nyomon követésekor megadhatja, hogy a felhasználóknak engedéllyel kell-e rendelkezniük a fájlok szerkesztéséhez ahhoz, hogy megtekinthessék és elolvassák az alverziókat. Ha ezt a beállítást alkalmazza, a fájl szerkesztésére engedéllyel rendelkező személyek dolgozhatnak a fájlon, de azok, akik csak olvasási engedéllyel rendelkeznek a fájlhoz, nem láthatják az alverziót. Előfordulhat például, hogy nem szeretné, hogy a tárhoz hozzáféréssel rendelkező összes felhasználó lássa a megjegyzéseket vagy a korrektúrákat a fájl szerkesztése közben. Ha a fő- és alverziók nyomon követése folyamatban van, és még senki sem tett közzé főverziót, a fájl nem látható azok számára, akik nem rendelkeznek engedéllyel a piszkozatelemek megtekintéséhez.

Ha tartalom-jóváhagyásra van szükség, megadhatja, hogy a jóváhagyásra váró fájlokat megtekinthetik-e olvasási engedéllyel rendelkező személyek, szerkesztési engedéllyel rendelkező személyek, vagy csak a szerző és az elemek jóváhagyására jogosult személyek. Ha a fő- és alverziókat is nyomon követi, a szerzőnek közzé kell tennie egy főverziót, mielőtt jóváhagyásra elküldhető lenne a fájl. Ha tartalom-jóváhagyásra van szükség, azok a személyek, akik jogosultak a tartalom olvasására, de nem rendelkeznek engedéllyel a piszkozatelemek megtekintésére, a fájl utolsó jóváhagyott vagy főverzióját fogják látni.

Függetlenül attól, hogy a felhasználók jogosultak-e egy fájl szerkesztésére, ha alverziójú fájlt keresnek, nem kapnak rá találatokat.

Egyes szervezetek korlátlan számú fájlverziót engedélyeznek, míg mások korlátozásokat alkalmaznak. A fájl legújabb verziójának ellenőrzése után előfordulhat, hogy egy régi verzió hiányzik. Ha a legújabb verzió a 101.0-s verzió, és azt tapasztalja, hogy már nincs 1.0-s verzió, az azt jelenti, hogy a rendszergazda úgy konfigurálta a tárat, hogy csak a fájl 100 főverzióját engedélyezze. A 101. verzió hozzáadása az első verzió törlését eredményezi. Csak a 2.0-101.0-s verziók maradnak meg. Hasonlóképpen, ha 102. verziót ad hozzá, csak a 3.0-102.0-s verziók maradnak meg.

A rendszergazda dönthet úgy is, hogy az alverziók számát csak a legújabb verziók megadott számára korlátozza. Ha például 100 főverzió van engedélyezve, a rendszergazda dönthet úgy, hogy csak a legújabb öt főverzió alverzióit őrzi meg. A főverziók közötti alverziók maximális száma 511. A fő- és alverziók közzétételéről, valamint arról, hogy mi történik, ha a maximálisnál több alverzióval rendelkezik, tekintse meg a Főverziók és alverziók szakaszt. Az új verziók közzétételéről a Fájlverzió közzététele vagy közzétételének visszavonása című témakörben olvashat.

Az alverziókat megőrzendő főverziók számát korlátozó tárakban a rendszer törli az alverziókat a korábbi főverziókból a verziókorlát elérésekor. Ha például csak 100 főverzió piszkozatait tartja meg, és a csapata 105 főverziót hoz létre, csak a főverziók maradnak meg a legkorábbi verziókhoz. Az öt legkorábbi főverzióhoz (például az 1.2-hez vagy a 2.3-hoz) társított alverziók törlődnek, de a főverziók ( 1, 2 stb.) megmaradnak, kivéve, ha a kódtár a főverziókat is korlátozza.

A verziók számának korlátozása általában jó gyakorlat. Ez azt jelenti, hogy helyet szabadíthat fel a kiszolgálón, és csökkentheti a felhasználók zsúfoltságát. Ha azonban a szervezetnek jogi vagy egyéb okokból mentenie kell az összes verziót, ne alkalmazzon korlátozásokat.

A verziószámozás engedélyezéséről és beállításáról, beleértve a korlátozásokat is, lásd: Verziószámozás engedélyezése és konfigurálása listákhoz vagy tárakhoz.

• Ha Ön Microsoft 365 ügyfél, a verziószámozás automatikusan be van kapcsolva egy tár vagy lista létrehozásakor. A verziószámozás a PowerShell vagy a fejlesztői API-k használatával tiltható le. Megjegyzés: A verziószámozás letiltása nem ajánlott, mivel kikapcsolja a verzióhelyreállítás elleni védelmet.

• SharePoint Server esetén a verziószámozás automatikusan be van kapcsolva egy tár létrehozásakor, lista létrehozásakor azonban nem.

A listák kezeléséhez engedéllyel rendelkező felhasználók be- és kikapcsolhatják a verziószámozást. Sok olyan webhelyen, amely ugyanaz a személy, aki a webhelyet kezeli, mert a listák és tárak öröklik a webhely engedélyeit. A verziószámozás engedélyezése mellett a webhely tulajdonosa (vagy a listát vagy tárat kezelő másik személy) dönti el, hogy tartalom-jóváhagyásra van-e szükség, ki tekintheti meg a piszkozatelemeket, és szükség van-e a kivételre. A fenti döntések mindegyike hatással van a verziószámozás működésére. Ha például a tárat kezelő személy úgy dönt, hogy kivételt igényel, a verziószámok csak a fájl beadásakor jönnek létre. Ha tartalom-jóváhagyásra van szükség, a főverziószámok nem lesznek alkalmazva, amíg az erre engedéllyel rendelkező személy nem hagyja jóvá a fájlokat.

Ha szeretné megtudni, hogyan kapcsolhatja be a verziószámozást egy listához vagy tárhoz, olvassa el a Verziószámozás engedélyezése és konfigurálása listákhoz vagy tárakhoz című témakört.

Ha a verziószámozás engedélyezve van a tárban, a beállításért felelős személy határozza meg, hogy a fő- és az alverziókat is nyomon kell-e követni, és azt is, hogy ki láthatja az alverziókat. A legtöbb esetben, ha tartalom-jóváhagyásra van szükség, csak a fájl tulajdonosa és az elemek jóváhagyására jogosult személyek láthatják az alverziókat. Más tárakban bárki, aki szerkeszthet fájlokat a tárban, vagy bárki, aki olvasási engedéllyel rendelkezik a tárhoz, láthatja az összes verziót. A verzió jóváhagyása után mindenki láthatja a verziót, aki olvasási engedéllyel rendelkezik a listához vagy a tárhoz.

Bár a listák nem rendelkeznek fő- és alverziókkal, a Függőben állapotú elemek piszkozatnak minősülnek. A legtöbb esetben csak az elem létrehozója és a Teljes hozzáférés vagy a Tervezés engedéllyel rendelkező személyek láthatják a piszkozatokat. A piszkozatok Függőben állapotban láthatók, mások azonban csak a legújabb Jóváhagyott verziót látják a verzióelőzményekben. Ha a fájl el lett utasítva, függő állapotban marad, amíg valaki, aki rendelkezik a szükséges engedélyekkel, törli azt.

Alapértelmezés szerint egy függőben lévő elem vagy fájl csak a létrehozója és a listák kezelésére jogosult személyek számára látható, de megadhatja, hogy más felhasználói csoportok megtekinthessék-e az elemet vagy fájlt. Ha a tár a fő- és alverziók nyomon követésére is be van állítva, a fájlt szerkesztő személynek először közzé kell tennie a fájl főverzióját.

További információ a dokumentumok jóváhagyásának beállításáról: Webhelylista vagy tár elemeinek jóváhagyásának megkövetelése.

Amikor kivesz egy fájlt egy olyan tárból, amelyen be van kapcsolva a verziószámozás, a rendszer minden alkalommal létrehoz egy új verziót, amikor újból bejelentkezik. Ha a fő - és alverziók be vannak kapcsolva, bejelentkezéskor eldöntheti, hogy milyen típusú verziót szeretne beadni. Azokban a kódtárakban, ahol kivételre van szükség, a verziók csak bejelentkezéskor jönnek létre.

Azokban a tárakban, ahol nincs szükség kivételre, a fájl megnyitása után az első mentéskor létrejön egy új verzió. Minden későbbi mentés felülírja az első mentéssel létrehozott verziót. Ha bezárja az alkalmazást, majd újra megnyitja a dokumentumot, az első mentés ismét létrehoz egy verziót. Ez a verziók számának nagyon gyors elszaporodását okozhatja.

A be- és kijelentkezésről további információt a Fájlok kivétele, beadása vagy elvetése a tárakban című témakörben talál.

Ha a Nézet Fájlkezelő funkcióval dolgozik a fájlokon, fontos megjegyezni, hogy a böngészővel végzett munkához képest kismértékben eltér a viselkedése.

A Nézet Fájlkezelő funkcióban a fájl átnevezése nem minősül olyan módosításnak, amely új verzió létrehozását váltja ki. Ez azt jelenti, hogy ha módosítja a fájl nevét a Nézet Fájlkezelő funkcióval, a SharePoint nem hozza létre a fájl új verzióját, hanem átnevezi a fájlt.

A böngésző (vagy a OneDrive Szinkronizálási ügyfélalkalmazás) használatakor azonban a fájlok átnevezése új verzió létrehozását eredményezi.

A kivétel megkövetelése segíthet a csapatnak a verziószámozásban, mivel a felhasználók kifejezetten a verzió létrehozásakor jelölik ki a verziószámozást. A verziót csak akkor hozza létre a rendszer, ha valaki kivesz egy fájlt, módosítja, majd újra beszúrja. Ha nincs szükség a kivételre, a rendszer akkor hoz létre verziót, amikor valaki először ment egy fájlt, és a fájl bezárásakor ez a verzió frissül. Ha ez a személy vagy valaki más megnyitja és ismét menti a fájlt, egy másik verzió jön létre. A helyzettől függően előfordulhat, hogy nem szeretne több verziót létrehozni, például ha be kell zárnia egy fájlt egy értekezleten való részvételhez, mielőtt befejezné a fájl módosítását.

Ha kivételre van szükség, a felhasználók nem adhatnak hozzá fájlokat, nem módosíthatják a fájlokat, és nem módosíthatják a fájl tulajdonságait a fájl első kivétele nélkül. Amikor a felhasználók beadják a fájlokat, a rendszer arra kéri őket, hogy adjanak meg megjegyzéseket az általuk végzett módosításokról, ami segít a verzióelőzmények jelentésesebb létrehozásában.

További információ a kivétel megköveteléséről: Tár beállítása a fájlok kivételének megköveteléséhez.

Listák és kódtárak a verziószámozáshoz és a kivételhez kapcsolódó engedélyekkel rendelkeznek, amelyek a felhasználóra vagy egy adott csoportra alkalmazott jogosultsági szinttől függően változnak. A jogosultsági szintek szerkesztésére jogosult felhasználók másképpen konfigurálhatják ezeket az engedélyeket, vagy létrehozhatnak egy egyéni jogosultsági szintekkel rendelkező új csoportot.

Ezekkel az engedélyekkel rugalmasan kezelheti a tárat. Előfordulhat például, hogy azt szeretné, hogy valaki törölhesse a fájlverziókat anélkül, hogy magának a fájlnak a törlésére lenne engedélye. A Verziók törlése engedély nem egyezik meg az Elemek törlése engedéllyel, így testre szabott vezérlési szintet adhat meg.

Az alábbi táblázat a verziószámozáshoz és a kivételhez kapcsolódó engedélyeket, valamint az alapértelmezett jogosultsági szinteket mutatja be.

Engedély	Alapértelmezett jogosultsági szint
Korábbi verziók megtekintése	Teljes hozzáférés, tervezés, közreműködés és olvasás
Korábbi verziók törlése	Teljes hozzáférés, tervezés és közreműködés
Kivétel felülbírálása	Teljes hozzáférés és tervezés
Elemek jóváhagyása	Teljes hozzáférés és tervezés

Az engedélyekkel kapcsolatos további információkért lásd: A jogosultsági szintek ismertetése.