Create Content Organizer rules to route documents
Applies To
SharePoint Server 2016 SharePoint Server 2013 SharePoint Server 2013 Enterprise Microsoft 365 SharePoint SharePoint Server 2010Ha meg szeretné állapítani, hogy hogyan lehet köröztetni egy dokumentumot, a Publisher a létrehozott szabályokat használja. A szabályok tartalmi és metaadat-kombináción alapulnak.
Ez a cikk bemutatja, hogyan hozhat létre szabályokat a dokumentumok és rekordok rendszerezéséhez és átirányításához. Bármely SharePoint Enterprise-webhely engedélyezhető a dokumentumok továbbításához.
Fontos: Először engedélyeznie kell a tartalom-szervező funkcióját, és konfigurálnia kell a szervezőt a rekordok átirányításához. A tartalomszolgáltatók konfigurálásáról további információt a tartalom-szervező beállítása a dokumentumok továbbításáhozcímű témakörben talál.
Tartalom
A szabályok létrehozása előtt: első lépések
Mielőtt szabályokat hoz létre az útválasztási dokumentumokhoz, több fontos lépést kell követnie.
-
A tartalom-szervező funkció aktiválása
-
Létrehozhat olyan tárakat és mappákat, amelyeket át szeretne irányítani a dokumentumokba. Szükség esetén célszerű lehet mappákat létrehozni az összes olyan típusú dokumentumhoz, amelyet köröztetni szeretne. Létrehozhat például egy tárat csak az e-mail-rekordok vagy az Excel-számolótáblák számára. A tárak létrehozásáról további információt a dokumentumtár létrehozása a SharePointbancímű témakörben talál.
-
A tartalomtípusokhoz társítani kell a köröztetni kívánt dokumentumokat. A tartalomtípus része lehet annak a feltételnek, amely a dokumentum tárolási helyét határozza meg.
A dokumentumok átirányításának ismertetése
A dokumentumokat a rekordtár webhelyeken vagy más típusú SharePoint-webhelyeken található tárakba vagy mappákba irányíthatja át. A tartalom-szervező funkció aktiválása során automatikusan létrehozott legördülő tár alapértelmezett helyként szolgál. A dokumentumok útválasztási folyamata számos elemből áll:
-
Célkönyvtár és-mappák A tartalmi gondnokok vagy a rekordok kezelői manuálisan hozhatnak létre tárakat és mappákat, ahol a dokumentumokat át kell irányítani, és a tárakat célként kell kijelölni.
-
Webhely-tartalomtípusok Minden dokumentumban szerepelnie kell egy tartalomtípusnak, és a felhasználók manuálisan adhatják meg a megfelelő webhely-tartalomtípusokat a tárak eléréséhez.
-
Tár legördülő listája Azok a dokumentumok, amelyek nem felelnek meg a szabályoknak, vagy hiányoznak a szükséges metaadatok, a felhasználók a szükséges metaadatokat adhatják meg. A tartalmat szervező úgy is beállítható, hogy az összes feltöltött dokumentum átmenetileg a legördülő könyvtárba kerüljön.
Megjegyzés: A legördülő lista az olyan elemek "catch-all" ("catch-all") célja, amely nem felel meg a szabályoknak. Ideiglenes helyként, és nem állandó együttműködési webhelyként van tervezve.
-
Dokumentum szabályok listája Ez az összes útválasztási szabály gyűjteménye. A tartalmi gondnokok vagy a rekordok kezelői ezt a listát az útválasztási szabályok létrehozásához, kezeléséhez és megtekintéséhez tekintheti meg.
A következő ábra azt szemlélteti, hogy a dokumentumok és az e-mailek milyen módon jutnak el az értekezlet bizonyos feltételei alapján, és hogy a hiányzó információkat tartalmazó dokumentumok hogyan kerülnek vissza a legördülő listára.
Szabályok létrehozása dokumentumok továbbításához
A Record Routing listához hozzáadott minden rekordtípus esetében adja meg a rekord címét és leírását. Itt adhatja meg azt a helyet a webhelyen, ahol a rekordot tárolják. Ha gondoskodni szeretne arról, hogy a megfelelő rekordok a megfelelő helyre legyenek átirányítva, megadhatja a rekordtípus helyettesítő nevét is.
Megjegyzés: A dokumentumok átirányításához legalább webhely-tulajdonosi engedélyekkel kell rendelkeznie.
-
Nyissa meg azt a webhelyet, amelyhez a tartalomkezelési szabályokat létre szeretné hozni.
-
A webhely tartalma lehetőséget a fontos rovatok sávon, a továbbiaklehetőséget választva jelenítheti meg.
-
Az alkalmazások menüből válassza a Beállításoklehetőséget.
-
A webhely beállításai lap webhely felügyelete csoportjában válassza a tartalomalapú tartalomkezelési szabályoklehetőséget.
-
A tartalom-szervező szabályai lapon kattintson az új elem hozzáadásáhozválassza a Hozzáadáslehetőséget.
-
A szabály neve csoportban adjon meg egy olyan nevet, amely leírja a szabály feltételeit és műveleteit.
-
Ha a szabályt a beérkező tartalomra szeretné alkalmazni, válassza a szabály állapota és prioritás csoportban az aktívlehetőséget. Ezután válasszon ki egy prioritást a tartalom átirányításának meghatározásához, ha a tartalom több szervező szabálynak is megfelel.
Ha nem szeretné, hogy ez a szabály a beérkező tartalmakra vonatkozzon, válassza az inaktívlehetőséget. -
A beküldött tartalom típusa csoportban társítsa a szabályt egy tartalomtípushoz. Ehhez a tartalom-szervezőhöz való beadásokat a program kijelöli a kijelölt tartalomtípussal, és azonosítja a szabály feltételeiben használt tulajdonságokat.
-
Válassza ki a megfelelő tartalomtípust. A kiválasztott csoport határozza meg, hogy a következő lépésben milyen tartalomtípusokat lehet választani.
-
Válassza ki a megfelelő tartalomtípust.
-
Ha a kijelölt tartalomtípushoz más név tartozik egy másik SharePoint-webhelyen, a helyettesítő nevekcsoportban jelölje be a jelölőnégyzetet. Ezután írja be a megadott mezőbe a másik webhelyen használt nevet, és válassza a Hozzáadásgombot. Az alternatív tartalomtípusok nevei az alatta lévő listában jelennek meg.
-
-
A feltételek csoportban adja meg, hogy milyen feltételek mellett legyenek a beküldési tulajdonságok a szabálynak. Ha például azt szeretné, hogy a szabály minden olyan dokumentumra érvényes legyen, amely a címben a "költségvetés" szót tartalmazza. További feltételek hozzáadásához kattintson a másik feltétel hozzáadása hivatkozásra.
Megjegyzés: A tulajdonság legördülő listájában elérhető tulajdonságok a 6. lépésben kiválasztott tartalomtípustól függően változhatnak.
-
A célhely csoportban adja meg, vagy tallózással keresse meg azt a helyet, amely megfelel a szabálynak. Ha a hasonló dokumentumokat mappákba szeretné csoportosítani, jelölje be a mappa automatikus létrehozása jelölőnégyzetet. Ha például van olyan tulajdonsága, amely felsorolja a szervezetében lévő projektek összes dokumentumát, akkor kényszerítheti a tartalmat szervezőt, hogy hozzon létre külön mappát minden projekthez.
Megjegyzés: A tartalomszolgáltatók szabályai azt jelentik, hogy a dokumentumokat a különböző helyekre kell átirányítani. Nem támogatjuk a szabályok használatát arra, hogy az együttműködés során ugyanazon a helyen történjen a fájlok ismételt közzététele.