Usar los filtros para modificar una vista de SharePoint

Los filtros reducen la cantidad de datos devueltos seleccionando elementos en función de operaciones (como mayor o menor que) y datos coincidentes. Al crear una vista filtrada, la primera columna indexada en la expresión de filtro debería reducir el conjunto de datos en la mayor medida. Por ejemplo, filtrar un campo de fecha o de estado suele reducir considerablemente el conjunto de datos. Si tiene 15 000 elementos, es preferible que el primer índice devuelva menos de 5000 elementos. Si el conjunto de datos no tiene más de 5000 elementos, sigue siendo recomendable.

SharePoint selecciona la primera columna indizada de una consulta y, a continuación, usa el resto de las columnas para seleccionar los datos. Otras columnas que especifique en el filtro de vista pueden o no estar indexadas. La vista no usa esos índices, incluso si el resultado de la vista filtrada devuelve menos que el Umbral de vista de lista.

Por ejemplo, tiene una consulta: tamaño = grande AND color = rojo. En la lista, el tamaño no está indexado, pero el color sí. Siempre y cuando haya menos de 5000 elementos "rojos" en la lista, la consulta se realiza correctamente en una gran lista. Pero si tiene una consulta tamaño = grande OR color = rojo, aunque la base de datos pueda encontrar todos los elementos rojos, tendrá analizar la lista completa para encontrar todos los elementos grandes. Si se devuelven más de 5000 elementos, la consulta está limitada.

Si usa dos o más columnas en la expresión de filtro, el índice o índices determinantes deben usar un operador AND. Por ejemplo, si quiere devolver Perros desde una gran lista de animales. Tiene una columna no indexada denominada Especies donde tiene Perro como un valor. Si solo consulta Especies = Perro, la consulta está limitada. Pero si tiene una columna indexada con el nombre Clase, la consulta se convierte en Clase = Mamíferos AND Especies = Perro. También puede buscar gatos y perros con la consulta Clase = Mamíferos AND (Especies = PERRO OR Especies = Gatos). La segunda consulta selecciona todos los mamíferos y, después, filtra para perros y gatos.

Si las columnas que va a usar para filtrar no tienen índices, querrá empezar creando índices. Para obtener más información, vea Agregar un índice a una columna de SharePoint.

Después de indizar una columna, puede agregarla cuando cree o modifique una vista y luego usarla para filtrar la vista. Antes de crear una vista, es posible que desee agregar más columnas a la lista para permitir mayor flexibilidad al ordenar, agrupar y filtrar. Para ordenar y filtrar, puede elegir columnas que estén en el conjunto de datos, pero no se visualicen.

Crear una vista

Abra la lista o biblioteca donde quiera crear una vista.

1. Haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca y, a continuación, haga clic en Crear vista.
   
   

2. En la página Tipo de vista, haga clic en la vista que quiera usar. Si no está seguro, elija Vista estándar.

   

3. Escriba un nombre de vista.

   

4. Edite la dirección web de la vista o acepte el valor predeterminado. Puede volver y cambiarlo más tarde.

5. En la sección Filtro, haga clic en Mostrar elementos solo cuando se cumpla lo siguiente y, a continuación, elija la forma en que desea filtrar los elementos a partir de una de las columnas indizadas.

   Por ejemplo, para crear una vista únicamente de elementos que cambiaron hoy, elija la columna Modificado (indizado) y la condición es igual a y, a continuación, escriba [Hoy].

   

   Nota: Si no ve ninguna columna que muestre (Indizado) después del nombre, significa que no tiene ninguna columna indizada disponible para esa lista o biblioteca. Primero deberá crear un índice simple o compuesto.

6. Para limitar el número de elementos que se muestran en cada página, desplácese hacia abajo hasta Límite de elementos y establezca el valor Número de elementos que desea mostrar. Cuando se crea una vista, el número predeterminado de elementos que se mostrará es 30.

   

7. Al establecer el límite de elementos en una página hay dos opciones:

   • Mostrar los elementos en lotes del tamaño especificado, que crea una presentación de los datos página por página que es de utilidad cuando se examinan los elementos de un modo no interactivo.

     Cuando hay más elementos que la configuración del límite, la visualización se pagina.

     

   • Limitar el número total de elementos mostrados a la cantidad especificada, crea un límite rígido que es posible que devuelva o no los resultados completos de la operación de filtrado. Esto puede ser útil al probar la vista, crear un prototipo o cuando solo quiere recuperar los valores principales en una vista.

8. En Estilo, puede elegir Panel de vista previa para ver toda la información de los elementos de la lista en un formato de panel vertical. El panel de vista previa es uno de los Estilos de vista que puede elegir en Estilo al editar o crear una vista.

   

   Puede desplazarse por los datos más rápidamente manteniendo el cursor sobre el título del elemento en un área a la izquierda de la página que permite el desplazamiento y así ver todos los valores de la columna del elemento actual en una lista vertical a la derecha de la página. Se muestran menos datos iniciales y esto ayuda a mostrar la vista más rápidamente. Este estilo también es muy útil cuando la lista es extensa o tiene muchas columnas, y es necesario desplazarse horizontalmente para ver los datos.

   

9. Haga clic en Aceptar.

En una vista puede seguir algunos pasos más, pero esto es suficiente para ver los datos que han superado el Umbral de vista de lista si está bloqueado. También puede ordenar o agrupar por totales del conjunto, expandir carpetas y optimizar la visualización de vistas con un dispositivo móvil.

Cambiar una vista

Abra la lista o biblioteca donde quiera crear una vista.

1. Haga clic en la pestaña Lista o Biblioteca, seleccione la vista en Vista actualy, a continuación, haga clic en Modificar vista.
   
   

2. Desplácese hacia abajo hasta la sección Vistas y, después, haga clic en una vista.

3. Después puede cambiar la configuración como se describe anteriormente en los pasos 5 a 9 del procedimiento Crear una vista.

4. Haga clic en Aceptar.

Para que una vista filtre rápidamente a través de muchos elementos, la primera columna del filtro debe estar indexada. Otras columnas especificadas en el filtro de vista pueden o no estar indexadas, pero la vista no usa dichos índices. La primera columna del filtro debería devolver menos elementos que el Umbral de vista de lista.

Si la primera columna del filtro devuelve más elementos que el Umbral de vista de lista, puede usar un filtro con dos o más columnas. Cuando define una vista filtrada que usa dos o más columnas, use un operador Y para limitar el número total de elementos devueltos. Pero aun en ese caso, debe especificar como primera columna del filtro la columna que más probablemente devuelva la menor cantidad de datos. Cuando se usa un filtro O, casi siempre aumenta el número de elementos devueltos, lo que no sería eficaz en estas circunstancias.

Para obtener más información sobre las vistas, consulte Crear, cambiar o eliminar una vista de una lista o biblioteca.

Puede usar dos palabras clave para filtrar según el día actual [Hoy] o el usuario actual [Yo]. Son dinámicas, ya que cambian con el usuario o la fecha.

Usar [Yo] puede ser útil si solo quiere ver sus documentos en una biblioteca de gran tamaño. [Yo] funciona en las columnas basadas en usuarios, como Creado por o Modificado por. Por ejemplo, para ver todos los documentos que ha creado, establezca un filtro en la columna Creado por con la expresión "es igual a" [Yo]. Si es un editor y quiere ver los últimos archivos en los que trabajó, establezca un filtro en la columna Modificado por con la expresión "es igual a" [Yo]. Para ver ambos, cree dos filtros conectados mediante O.

La palabra clave [Hoy] funciona en las columnas basadas en la fecha. Puede usar reglas matemáticas para obtener rangos que cambien con la fecha de hoy. Por ejemplo, para ver todos los documentos modificados en los últimos 30 días, puede crear un filtro en la columna Fecha con la expresión "es mayor o igual a" [Hoy] - 30. Para no incluir el día actual, establezca un segundo filtro en la columna Fecha con la expresión "es menor que" [Hoy], y conéctelos con Y.

Puede filtrar una lista SharePoint que tenga una columna de metadatos. 

Agregar una columna de metadatos a la lista

Vaya a la lista y seleccione +Agregar columna.

Seleccione Más... el botón de radio Metadatos administrados y, a continuación, seleccione Aceptar.

Como alternativa, una vez que haya creado una columna Metadatos administrados y haya agregado elementos a la lista, puede aplicar etiquetas de metadatos haciendo clic en el icono Etiqueta en el panel Editar elemento de lista.

Aplique etiquetas de metadatos en el panel de vista de árbol.

Filtrar en etiquetas de metadatos administrados

1. Seleccione el icono de filtro acceder al panel de filtro.

   

   Nota: Puede seleccionar la opción Vista de árbol de la lista desplegable en la parte superior del panel, que proporciona una vista jerárquica de los términos asociados a la columna seleccionada.

2. Seleccione las etiquetas de metadatos por las que desea filtrar.

   

3. Como alternativa, si tiene al menos 5 valores definidos en la columna Metadatos administrados, seleccione el vínculo Ver todo para ver el panel de filtro.

   

4. Compruebe las etiquetas de metadatos por las que desea filtrar y seleccione Aplicar.

A continuación se incluyen algunas sugerencias para las vistas típicas que funcionarían bien con columnas indizadas: