Cómo funciona el control de versiones en listas y bibliotecas

Cuando el control de versiones está habilitado, las versiones se crean en las situaciones siguientes:

• Cuando se crea por primera vez un elemento de lista o un archivo o cuando se carga un archivo.

  Nota: Si es necesario desproteger el archivo, debe protegerlo para crear su primera versión.

• Cuando se carga un archivo que tiene el mismo nombre que un archivo existente.

• Cuando se cambian las propiedades de un archivo o elemento de lista.

• Cuando se abre y guarda un documento de Office. Después de volver a abrir un documento, se creará una nueva versión después de guardar una edición.

• Periódicamente, al editar y guardar documentos de Office. No todos los cambios y guardados crean nuevas versiones. Al guardar ediciones con frecuencia, por ejemplo, cada nueva versión captura un punto en el tiempo en lugar de cada edición individual. Esto es común cuando el autoguardado está habilitado.

• Durante la coautoría de un documento, cuando otro usuario empieza a trabajar en el documento o cuando un usuario hace clic en Guardar para cargar los cambios en la biblioteca. 

Puede haber hasta tres versiones actuales de un archivo en cualquier momento: la versión desprotegida, la versión secundaria o borrador más reciente y la versión principal o publicada más reciente. Todas las demás versiones se consideran versiones históricas. Algunas versiones actuales solo son visibles para los usuarios que tienen permisos para verlas.

Por lo general, una versión principal representa un hito, como un archivo enviado para revisión o publicación, mientras que una versión secundaria es un trabajo en curso que no está listo para que todos los participantes del sitio lo lean. Según el modo en que trabaje su equipo, es posible que sea más probable que su equipo necesite sus versiones secundarias más recientes, como una versión editada recientemente. Con el tiempo, es posible que su equipo necesite una versión secundaria más antigua.

Algunas organizaciones controlan las versiones principales y secundarias de los archivos de sus bibliotecas. Otros usuarios solo controlan las versiones principales. Las versiones principales se identifican por números enteros, como 5.0; las versiones secundarias se identifican por números decimales, como 5,1.

La mayoría de las organizaciones usan versiones secundarias cuando los archivos están en desarrollo y versiones principales cuando se alcanzan ciertos hitos o cuando los archivos están listos para su revisión por un gran público. En muchas organizaciones, la seguridad de borradores se establece para permitir que solo el propietario de un archivo y las personas que tienen permisos aprueben archivos. Esto significa que nadie más puede ver las versiones secundarias hasta que se publica una versión principal.

Listas solo admiten versiones principales. Cada versión de un elemento de lista se numera con un número entero. Si su organización requiere la aprobación de los elementos de una lista, los elementos permanecerán en estado Pendiente hasta que los apruebe alguien que tenga permisos para aprobarlos. Mientras que en estado Pendiente se numeran con números decimales y se denominan borradores.

El número máximo de versiones secundarias es 511 y se puede ajustar el número de versiones principales. Para obtener información sobre cómo configurar el número de versiones principales, consulte la sección Controlar cuántas versiones se almacenan.

Si usa una aplicación en línea o la versión de escritorio más reciente e intenta guardar otra versión secundaria más allá del importe máximo, sobrescribirá la versión secundaria más reciente. Si usa un cliente antiguo, no podrá guardar ni cargar ningún cambio. Para evitar sobrescribir o continuar cargando cambios, debe publicar la siguiente versión principal. Después, podrá publicar de nuevo hasta el número máximo de versiones secundarias para esa versión principal. Para obtener información sobre cómo publicar nuevas versiones, consulte Publicar o anular la publicación de una versión de un archivo.

Para obtener más información sobre cómo habilitar y configurar el control de versiones, incluidas las versiones principales y secundarias, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Los números de versión se agregan automáticamente cada vez que se crea una nueva versión. En una lista o biblioteca que tiene el control de versiones principales habilitado, las versiones tienen números enteros, como 1.0, 2.0, 3.0 y así sucesivamente. En las bibliotecas, el administrador puede habilitar el control de versiones para las versiones principales y secundarias. Cuando se realiza un seguimiento de las versiones secundarias, tienen números decimales como 1,1, 1,2, 1,3, etc. Cuando una de esas versiones se publica como versión principal, su número se convierte en 2.0. Las versiones secundarias siguientes se numeran 2.1, 2.2, 2.3 y así sucesivamente.

Al descartar una desprotección, el número de versión no cambia. Si la versión más reciente era la 3.0, permanece en 3.0 después de descartar la desprotección.

Cuando elimina una versión, la versión va a la Papelera de reciclaje y su número va con ella. El Historial de versiones mostrará los números de versión restantes. Los demás números de versión no cambian. Por ejemplo, si tiene un documento con las versiones secundarias 4.1 y 4.2 y decide eliminar la versión 4.1, el historial de versiones resultante solo muestra las versiones 4.0 y 4.2. La siguiente imagen muestra esto.

Para obtener más información sobre cómo habilitar y configurar el control de versiones, incluidas las versiones principales y secundarias, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Puede configurar quién puede ver borradores de archivos y elementos de lista. Los borradores se crean en dos situaciones:

• Cuando se crea o actualiza una versión secundaria de un archivo en una biblioteca que realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias.

• Cuando se crea o actualiza un elemento de lista o un archivo pero aún no se aprueba en una lista o biblioteca en la que se requiere aprobación de contenido.

Al realizar un seguimiento de las versiones principales y secundarias, puede especificar si los usuarios deben tener permiso para editar archivos para poder ver y leer una versión secundaria. Cuando se aplica esta configuración, las personas que tienen permiso para editar el archivo pueden trabajar en el archivo, pero aquellos que solo tienen permiso para leer el archivo no pueden ver la versión secundaria. Por ejemplo, es posible que no quiera que todos los usuarios que tienen acceso a la biblioteca vean comentarios o revisiones mientras se edita un archivo. Si se está realizando un seguimiento de las versiones principales y secundarias y nadie ha publicado una versión principal todavía, el archivo no está visible para los usuarios que no tienen permiso para ver los borradores de elementos.

Cuando se necesita aprobación de contenido, puede especificar si los archivos que están pendientes de aprobación pueden verlos los usuarios con permiso de lectura, los usuarios con permiso de edición o solo el autor y los usuarios con permiso para aprobar elementos. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, el autor debe publicar una versión principal para poder enviar el archivo para su aprobación. Cuando se requiera la aprobación del contenido, las personas que tienen permiso para leer contenido pero no tienen permiso para ver los borradores verán la última versión aprobada o principal del archivo.

Independientemente de si los usuarios tienen permiso para editar un archivo o no, si los usuarios buscan un archivo que está en una versión secundaria, no obtendrán resultados para él.

Algunas organizaciones permiten versiones ilimitadas de archivos y otras aplican limitaciones. Es posible que, después de proteger la última versión de un archivo, descubra que falta una versión anterior. Si la versión más reciente es 101.0 y observa que ya no hay una versión 1.0, significa que el administrador configuró la biblioteca para permitir solo 100 versiones principales de un archivo. La adición de la versión 101 hace que se elimine la primera versión. Solo permanecen las versiones 2.0 a 101.0. De forma similar, si se agrega una versión 102, solo se conservan las versiones 3.0 a 102.0.

El administrador también puede decidir limitar el número de versiones secundarias a solo aquellas para un número determinado de las versiones más recientes. Por ejemplo, si se permiten 100 versiones principales, el administrador podría decidir conservar los borradores secundarios solo para las cinco versiones principales más recientes. El número máximo de versiones secundarias entre las versiones principales es 511. Para obtener más información sobre la publicación de versiones principales y secundarias y qué sucede cuando tiene más versiones secundarias que el máximo, consulte la sección Versiones principales y secundarias. Para obtener información sobre cómo publicar nuevas versiones, consulte Publicar o anular la publicación de una versión de un archivo.

En una biblioteca que limita el número de versiones principales para las que mantiene versiones secundarias, las versiones secundarias se eliminan para las versiones principales anteriores cuando se alcanza el límite de versiones. Por ejemplo, si guarda borradores solo para 100 versiones principales y su equipo crea 105 versiones principales, solo se conservarán las versiones principales para las primeras versiones. Las versiones secundarias que están asociadas a las cinco versiones principales más antiguas (como 1.2 o 2.3) se eliminan, pero se conservan las versiones principales (1, 2, etc.), a menos que la biblioteca también limite las versiones principales.

Por lo general, es recomendable limitar el número de versiones. Esto significa que puede ahorrar espacio en el servidor y reducir el desorden para los usuarios. Sin embargo, si su organización necesita guardar todas las versiones por motivos legales o de otro tipo, no aplique ningún límite.

Para obtener más información sobre cómo habilitar y configurar el control de versiones, incluidos los límites, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

• Si es un cliente Microsoft 365, el control de versiones se activa automáticamente al crear una lista o biblioteca. El control de versiones se puede deshabilitar con PowerShell o las API de desarrollador. Nota: No se recomienda deshabilitar el control de versiones, ya que desactiva la protección contra la recuperación de versiones.

• Por Servidor de SharePoint, el control de versiones se activa automáticamente al crear una biblioteca, pero no al crear una lista.

Cualquier persona con permiso para administrar listas puede activar o desactivar el control de versiones. En muchos sitios es la misma persona que administra el sitio, porque las listas y bibliotecas heredan los permisos del sitio. Además de habilitar el control de versiones, el propietario del sitio (u otra persona que administre la lista o biblioteca) decide si se requiere la aprobación del contenido, quién puede ver los borradores y si es necesario desproteger. Cada una de estas decisiones tiene un impacto en el funcionamiento del control de versiones. Por ejemplo, si la persona que administra una biblioteca decide requerir la desprotegida, los números de versión solo se crean cuando se inserta un archivo en el repositorio. Si se requiere la aprobación de contenido, los números de versión principal no se aplicarán hasta que los archivos sean aprobados por alguien que tenga permiso para hacerlo.

Para obtener información sobre cómo activar el control de versiones de una lista o biblioteca, vea Habilitar y configurar el control de versiones para una lista o biblioteca.

Si el control de versiones está habilitado en la biblioteca, la persona que lo configura determina si se debe realizar un seguimiento de las versiones principales y secundarias, y también determina quién puede ver las versiones secundarias. En la mayoría de los casos, cuando se requiere aprobación de contenido, solo el propietario del archivo y las personas que tienen permiso para aprobar elementos pueden ver las versiones secundarias. En otras bibliotecas, cualquier persona que pueda editar archivos de la biblioteca o cualquier persona que tenga permiso de lectura para la biblioteca puede ver todas las versiones. Después de aprobar una versión, todos los usuarios que tengan permiso de lectura para la lista o biblioteca podrán ver la versión.

Aunque las listas no tienen versiones principales ni secundarias, cualquier elemento que esté en estado Pendiente se considera un borrador. En la mayoría de los casos, solo el creador del elemento y las personas que tienen permisos de Control total o Diseño pueden ver borradores. Un borrador se muestra en Estado pendiente para esas personas, pero otros usuarios solo ven la versión aprobada más reciente en el historial de versiones. Si se rechaza el archivo, permanecerá en estado Pendiente hasta que alguien que tenga los permisos necesarios lo elimine.

De forma predeterminada, un elemento o archivo pendiente solo está visible para su creador y para las personas con permiso para administrar listas, pero puede especificar si otros grupos de usuarios pueden ver el elemento o archivo. Si la biblioteca está configurada para realizar un seguimiento de las versiones principales y secundarias, la persona que edite el archivo debe publicar primero una versión principal del archivo.

Para obtener más información sobre cómo configurar la aprobación de documentos, vea Requerir la aprobación de elementos en una lista o biblioteca de sitio.

Al extraer un archivo del repositorio de una biblioteca que tiene activado el control de versiones, se crea una nueva versión cada vez que vuelve a protegerlo. Y, si las versiones principales y secundarias están activadas, puede decidir, en el registro, qué tipo de versión está protegida. En las bibliotecas en las que se requiere la desprotección, solo se crean versiones al proteger.

En las bibliotecas en las que no es necesario finalizar la desprotección, se crea una nueva versión la primera vez que se guarda después de abrir el archivo. Cada guardado posterior sobrescribe la versión que creó con la primera acción. Si cierra la aplicación y, a continuación, vuelve a abrir el documento, la primera vez que guarde producirá una versión. Esto puede provocar que el número de versiones proliferar muy rápidamente.

Para obtener más información sobre la des proteger y des proteger, consulte Des proteger o descartar cambios en archivos de una biblioteca.

Al usar la característica Ver en Explorador de archivos para trabajar con archivos, es importante tener en cuenta que hay una ligera diferencia de comportamiento en comparación con el trabajo con el explorador.

En la característica Ver en Explorador de archivos, cambiar el nombre de un archivo no se considera un cambio que desencadena la creación de una nueva versión. Esto significa que, al cambiar el nombre del archivo mediante la característica Ver en Explorador de archivos, SharePoint no crea una nueva versión del archivo, pero sí el nombre del archivo.

Sin embargo, al usar el explorador (o el cliente de sincronización de OneDrive), cambiar el nombre de un archivo da lugar a la creación de una nueva versión.

Requerir la desinsteción puede ayudar a su equipo a aprovechar al máximo el control de versiones, ya que los usuarios designan específicamente cuándo se va a crear una versión. Una versión se crea solo cuando alguien extrae un archivo del repositorio, lo cambia y, a continuación, lo vuelve a comprobar. Cuando no es necesario desinsteger, se crea una versión cuando alguien guarda por primera vez un archivo y esta versión se actualiza cuando la persona lo cierra. Si esa persona u otra persona abre y guarda el archivo de nuevo, se crea otra versión. Dependiendo de la situación, es posible que no desee que se creen varias versiones, por ejemplo, si debe cerrar un archivo para asistir a una reunión antes de terminar de realizar cambios en el archivo.

Cuando se requiere desprotección, los usuarios no pueden agregar archivos, cambiar archivos ni cambiar las propiedades del archivo sin desproteger el archivo. Cuando los usuarios protegen archivos, se les pide que proporcionen comentarios sobre los cambios realizados, lo que ayuda a crear un historial de versiones más significativo.

Para obtener más información sobre cómo requerir la desprotección, consulta Configurar una biblioteca para requerir la desprotección de los archivos.

Listas y bibliotecas tienen permisos relacionados con el control de versiones y la desinsteger que varían en función del nivel de permisos que se aplique a un usuario o a un grupo específico. Alguien que puede editar niveles de permisos puede configurar estos permisos de forma diferente o puede crear un grupo con niveles de permisos personalizados.

Estos permisos permiten la flexibilidad en la administración de la biblioteca. Por ejemplo, es posible que desee que alguien pueda eliminar versiones de un archivo sin tener permiso para eliminar el archivo en sí. El permiso para eliminar versiones no es el mismo que el permiso para eliminar elementos, por lo que puede proporcionar un nivel de control personalizado.

En la tabla siguiente se muestran los permisos relacionados con el control de versiones y la descomprpresión y los niveles de permisos predeterminados a los que se aplican.

Para obtener más información sobre los permisos, consulta Información sobre los niveles de permisos.