Adición de una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca

Deshabilitar o habilitar la publicación de metadatos

Puede controlar si los términos o palabras clave que se agregan a las columnas Metadatos administrados o Palabras clave de empresa de una lista o biblioteca están disponibles como palabras clave para etiquetado social. Por ejemplo, si la lista contiene información confidencial, es posible que no quiera que los valores de palabra clave sean visibles. Para restringir el acceso a palabras clave, considere la posibilidad de deshabilitar la publicación de metadatos.

Para deshabilitar o habilitar la publicación de metadatos, siga estos pasos:

1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea configurar la publicación de metadatos.

2. En la cinta de opciones de una Servidor de SharePoint biblioteca o lista, seleccione Configuración de biblioteca o Configuración de lista.

   En un sitio de SharePoint en Microsoft 365, selecciona Configuración y, a continuación, Configuración de la biblioteca o Configuración de lista.

3. En Permisos y administración, selecciona Configuración de metadatos y palabras clave de empresa.

4. En la sección Publicación de metadatos , en Guardar metadatos en esta lista como etiquetas sociales, siga uno de estos procedimientos:

   • Para publicar valores en los campos Metadatos administrados y Palabras clave de empresa en etiquetas temáticas y perfiles de Mi sitio, seleccione la casilla.

   • Para evitar que los valores de los campos Metadatos administrados y Palabras clave de empresa se expongan a etiquetas temáticas y perfiles de Mi sitio, desactive la casilla.

5. Seleccione Aceptar.

Más información sobre palabras clave de empresa

SharePoint transforma las Palabras clave de empresa en un único conjunto de términos no jerárquico. Puede encontrar este conjunto de términos especial, denominado el conjunto Palabras clave, mediante la Herramienta de administración de almacén de términos. Para obtener más información, vea Crear, configurar y administrar grupos y conjuntos de términos.

Las palabras clave que agregue estarán disponibles para otros usuarios cuando accedan a SharePoint listas o bibliotecas. Por ejemplo, cuando los usuarios escriben caracteres similares en la columna Palabras clave de empresa de la lista, SharePoint muestra la palabra clave en un mensaje de sugerencia. Y si agrega una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca, SharePoint copia las etiquetas de documentos existentes en la columna palabras clave de empresa cuando los documentos se cargan en la lista o biblioteca. Esto ayuda a sincronizar las palabras clave existentes con las características de metadatos administrados.

Los administradores del almacén de términos pueden hacer que el conjunto de palabras clave se abra o cierre. Si el conjunto está abierto o cerrado afecta a la forma en que los usuarios trabajan con una columna de palabras clave de empresa en una lista o biblioteca. Si agrega una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca, los usuarios del sitio pueden escribir valores de palabra clave. Si el conjunto de palabras clave está cerrado, los usuarios no pueden enviar nuevas palabras clave, pero deben usar palabras clave de empresa existentes o un término administrado. Si el conjunto de términos Palabras clave del sitio está abierto, los usuarios pueden agregar cualquier valor de texto a esta columna.

Si corresponde, un administrador que tenga permiso para administrar puede cambiar la forma en que SharePoint trata estas palabras clave y moverlas a un conjunto de términos administrado específico. A continuación, las palabras clave estarán disponibles para los mismos tipos de usos que los demás términos de ese conjunto de términos.