Adición de una columna de palabras clave de empresa a una lista o biblioteca

Deshabilitar o habilitar la publicación de metadatos

Puede controlar si los términos o palabras clave que se agregan a las columnas Metadatos administrados o Enterprise Palabras clave de una lista o biblioteca están disponibles como palabras clave para el etiquetado social. Por ejemplo, si la lista contiene información confidencial, es posible que no quiera que los valores de palabra clave sean visibles. Para restringir el acceso a palabras clave, considere deshabilitar la publicación de metadatos.

Para deshabilitar o habilitar la publicación de metadatos, siga estos pasos:

1. Vaya a la lista o biblioteca para la que desea configurar la publicación de metadatos.

2. En la cinta de opciones de una Servidor de SharePoint o lista, seleccione Biblioteca Configuración o Lista Configuración.

   En un SharePoint en Microsoft 365, seleccione Configuración y, a continuación, seleccione Biblioteca Configuración o Lista Configuración.

3. En Permisos y administración,seleccione Enterprise metadatos y palabras clave Configuración.

4. En la sección Publicación de metadatos, en Guardar metadatos en esta lista como etiquetas sociales, realice una de las siguientes acciones:

   • Para publicar valores en Metadatos administrados Enterprise campos Palabras clave en etiquetas sociales y perfiles de Mi sitio, seleccione la casilla.

   • Para evitar que los valores de los campos Metadatos administrados y Enterprise Palabras clave se exponan al etiquetado social y a los perfiles de Mi sitio, desactive la casilla.

5. Seleccione Aceptar.

Más información sobre palabras clave empresariales

SharePoint convierte las palabras clave Enterprise en un único conjunto de términos no jerárquico. Puede encontrar este conjunto de términos especial, que se denomina conjunto de palabras clave, mediante la Herramienta de administración de almacén de términos. Para obtener más información, vea Crear, configurar y administrar grupos y conjuntos de términos.

Las palabras clave que agregue estarán disponibles para otros usuarios cuando accedan SharePoint listas o bibliotecas. Por ejemplo, cuando los usuarios escriben caracteres similares en la columna Enterprise Palabras clave de la lista, SharePoint muestra la palabra clave en un mensaje de sugerencia. Y si agrega una columna de palabras clave empresariales a una lista o biblioteca, SharePoint copia las etiquetas de documento existentes en la columna palabras clave empresariales cuando los documentos se cargan en la lista o biblioteca. Esto ayuda a sincronizar palabras clave existentes con las características de metadatos administrados.

Los administradores del Almacén de términos pueden hacer que el conjunto de palabras clave se abra o cierre. Si el conjunto está abierto o cerrado afecta al modo en que los usuarios trabajan con una columna de palabras clave empresariales en una lista o biblioteca. Si agrega una columna de palabras clave empresariales a una lista o biblioteca, los usuarios del sitio pueden escribir valores de palabras clave. Si el conjunto de palabras clave está cerrado, los usuarios no pueden enviar nuevas palabras clave, pero deben usar palabras clave empresariales existentes o un término administrado. Si el conjunto de términos Palabras clave del sitio está abierto, los usuarios pueden agregar cualquier valor de texto a esta columna.

Si procede, un administrador que tenga permiso para administrar puede cambiar el modo en que SharePoint estas palabras clave y moverlas a un conjunto de términos administrado específico. A continuación, las palabras clave estarán disponibles para los mismos tipos de uso que los demás términos de ese conjunto de términos.