Aprobaciones en bibliotecas de documentos de Listas &
Puede usar aprobaciones modernas en listas y bibliotecas para crear solicitudes de aprobación de archivos o elementos de lista, responder a solicitudes de aprobación y ver el estado de aprobación.
Introducción
Las aprobaciones modernas se configuran previamente si se crea una lista a partir de plantillas de lista integradas seleccionadas. Estas plantillas de lista integradas son:
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Programador de contenido con aprobaciones
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Solicitudes de viaje con aprobaciones
Para empezar, solo tiene que crear una lista a partir de una de las plantillas anteriores.
Como alternativa, puede habilitar o deshabilitar las aprobaciones modernas en cualquier lista o biblioteca si va a la lista desplegable Automatizar y selecciona Configurar aprobaciones. El cuadro de diálogo le proporcionará un modificador para habilitar y deshabilitar en cualquier momento.
1. Vaya a la lista desplegable Automatizar de la barra de comandos y seleccione Configurar aprobaciones.
2. Seleccione el botón de alternancia para Habilitar aprobaciones y pulse Aplicar.
3. Para deshabilitar Aprobaciones en cualquier momento, puede ir de nuevo al menú desplegable Automatizar, seleccione Configurar aprobaciones y haga clic en el botón de alternancia.
Nota: deshabilitar las aprobaciones solo ocultará las columnas relacionadas. Las aprobaciones activas seguirán siendo procesables en Teams y puede volver a agregar las columnas a una vista en cualquier momento.
Crear una solicitud de aprobación moderna en un archivo o elemento de lista
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En una lista o biblioteca, seleccione un elemento o archivo y seleccione Solicitar aprobación en el menú contextual para abrir el cuadro de diálogo de aprobaciones. Como alternativa, puede seleccionar la píldora de estado en la columna Estado de aprobación para abrir el cuadro de diálogo de aprobaciones.
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Escriba uno o más aprobadores en el campo Aprobadores . De forma predeterminada, si cualquier aprobador aprueba la solicitud, se considera que la solicitud de aprobación se concede. Si es necesario, también puede seleccionar el botón de alternancia siguiente para requerir una respuesta de todos los aprobadores. También puede agregar detalles sobre la solicitud de aprobación.
Importante: Al editar archivos, las aprobaciones en piloto se cancelarán si se guardan los cambios. Para evitar modificaciones de aprobaciones en curso, los archivos se abrirán en modo de solo lectura en Microsoft Word, Excel y PowerPoint para la Web, y las mismas aplicaciones de escritorio de Windows mostrarán que el documento está marcado como final.
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Además, las actualizaciones de los elementos de lista o los metadatos de archivos para las aprobaciones en curso mostrarán a los usuarios una advertencia de que al actualizar el elemento se restablecerá el estado de aprobación.
Responder a una solicitud de aprobación
De una lista:
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Seleccione el elemento de lista que desea responder a una solicitud de aprobación y seleccione Detalles de aprobación en el menú contextual. Como alternativa, puede seleccionar la píldora de estado de ese elemento en la columna Estado de aprobación .
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En el cuadro de diálogo aprobaciones, puede seleccionar Aprobar o Rechazar para la solicitud según sea necesario. Si solicitaste esta aprobación, también verás una opción para Cancelar solicitud.
Desde la aplicación Aprobaciones en Teams:
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Vaya a la aplicación Aprobaciones en Microsoft Teams.
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Identifique y seleccione la solicitud de aprobación en la lista de solicitudes.
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En el cuadro de diálogo aprobaciones, puede seleccionar Aprobar o Rechazar en la solicitud según sea necesario. Si solicitaste esta aprobación, también verás una opción para Cancelar solicitud en Más acciones. También puede Realizar un seguimiento o reasignar la solicitud de aprobación al hacer clic en Más acciones.
Ver el historial de aprobación de un elemento de lista
De una lista:
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Seleccione el elemento de lista que desea responder para una solicitud de aprobación y seleccione Detalles de aprobación en el menú contextual. Como alternativa, puede seleccionar la píldora de estado de ese elemento en la columna Estado de aprobación .
Desde la aplicación Aprobaciones en Teams:
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Vaya a la aplicación Aprobaciones en Microsoft Teams.
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Identifique y seleccione la solicitud de aprobación en la lista de solicitudes.
Limitaciones de las aprobaciones modernas en listas y bibliotecas
Experiencia del usuario
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Si un aprobador no tiene permiso para ver un elemento de lista, enviar una solicitud de aprobación a ese usuario no compartirá automáticamente el elemento de lista subyacente con esa persona. El aprobador debe tener acceso al elemento de lista manualmente.
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Las solicitudes de aprobación se cancelan automáticamente si el elemento de lista subyacente cambia (es decir, editado o eliminado). Los usuarios recibirán una advertencia que indica que hay una aprobación activa y cancelará la solicitud si se completan las modificaciones.
Nota: En este caso, el sistema anotará al usuario que creó la solicitud de aprobación como el usuario que canceló la solicitud.
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Para ver y administrar las aprobaciones, tanto si es el solicitante como si lo aprueba, vaya a la aplicación Aprobaciones en Teams.
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Las columnas de aprobaciones de SharePoint como Estado de aprobación, Aprobadores, Respuestas y Creador de aprobación reflejarán la actividad de aprobación más reciente, para obtener el historial completo, y usar la aplicación de aprobaciones de Teams
Disponibilidad
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En la vista de cuadrícula, solo puede solicitar aprobaciones, pero puede responder a la solicitud de aprobación desde la barra de comandos.
Efectos de otras características
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Si las aprobaciones modernas están habilitadas en una lista, Listas sincronización se desactiva automáticamente para esa lista.
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Las reglas de lista pueden usar la columna Estado de aprobación, pero es posible que determinadas condiciones y criterios de filtro no tengan un usuario válido en el campo designado para enviar un correo electrónico desde la regla.
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La aprobación de contenido o la aprobación de solicitudes no está integrada con aprobaciones modernas
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