استخدام التصفية لتعديل طريقة عرض SharePoint

تعمل عوامل التصفية على تقليل كمية البيانات التي يتم إرجاعها عن طريق تحديد العناصر استناداً إلى العمليات (مثل أكبر من أو أقل من) والبيانات المتطابقة. عند إنشاء طريقة عرض تمت تصفيتها، يجب أن يقلل أول عمود مفهرس في تعبير عامل التصفية أكبر قدر ممكن من مجموعة البيانات. على سبيل المثال، يمكن أن تؤدي التصفية في حقل الحالة أو التاريخ إلى تقليل مجموعة البيانات إلى حد كبير غالباً. إذا كان لديك 15000 عنصر، فستحتاج إلى إرجاع أول فهرس أقل من 5000 عنصر. إذا كانت مجموعة البيانات لا تحتوي على أكثر من 5000 عنصر، فإنها ما تزال ممارسة جيدة.

يحدد SharePoint أول عمود مفهرس في استعلام، ثم يستخدم باقي الأعمدة لتحديد بياناتك. قد تتم فهرسة الأعمدة الأخرى التي حددتها في تصفية طريقة العرض أو قد لا تتم فهرستها. لا تستخدم طريقة العرض هذه الفهارس، حتى إذا أرجعت نتيجة طريقة العرض الذي تمت تصفيتها أقل من "حد طريقة عرض القائمة".

على سبيل المثال، لديك استعلام: ‏size = large AND color = red‏. في القائمة، لا تتم فهرسة الحجم، ولكن تتم فهرسة اللون. ما دام هناك أقل من 5000 عنصر "أحمر" في القائمة، ينجح الاستعلام في قائمة كبيرة. على الرغم من ذلك، إذا كان لديك استعلام size = large OR color = red، فبالرغم من أن قاعدة البيانات قد تجد كل العناصر باللون الأحمر، إلا أنها لا بد أن تكمل مسح القائمة بالكامل للبحث عن كل العناصر ذات الحجم الكبير. إذا كان هناك أكثر من 5000 عنصر تم إرجاعه، يتم تقييد الاستعلام.

إذا كنت تستخدم عمودين أو أكثر في تعبير التصفية، فيجب استخدام معامل AND لتحديد فهرس أو فهارس. على سبيل المثال، إذا كنت تريد إرجاع «كلاب» من قائمة كبيرة من الحيوانات. لديك عمود غير مفهرس باسم «الأنواع» حيث يكون لديك «كلب» كقيمة. إذا قمت بالاستعلام فقط عن الأنواع = كلب، فسيتم تقييد الاستعلام. على الرغم من ذلك، إذا كان لديك عمود مفهرس باسم «الفئة»، فسيصبح الاستعلام الفئة = ثدييات AND الأنواع = كلب. يمكنك أيضاً البحث عن القطط والكلاب بالاستعلام الفئة = ثدييات AND (الأنواع = كلب OR الأنواع = قطط). يحدد الاستعلام الثاني كل الثدييات، ثم يقوم بالتصفية بالكلاب والقطط.

إذا لم يكن للأعمدة التي تستخدمها للتصفية فهارس، فسوف تحتاج إلى البدء بإنشاء فهارس. للحصول على مزيد من المعلومات، اطلع على إضافة فهرس إلى عمود SharePoint.

بعد فهرسة عمود، يمكنك إضافته عند إنشاء طريقة عرض أو تعديلها، ثم استخدامه لتصفية طريقة العرض. قبل إنشاء طريقة عرض، قد تحتاج إلى إضافة المزيد من الأعمدة إلى القائمة لتحقيق مرونة أكبر لعمليات الفرز والتجميع والتصفية. للفرز والتصفية، يمكنك اختيار الأعمدة الموجودة في مجموعة البيانات، ولكن غير المعروضة.

إنشاء طريقة عرض

افتح القائمة أو المكتبة حيث تريد إنشاء طريقة العرض.

1. انقر فوق علامة التبويب قائمة أو مكتبة، ثم انقر فوق إنشاء طريقة عرض.
   
   

2. في صفحة نوع العرض، انقر فوق العرض الذي تريد استخدامه. إذا لم تكن متأكداً، فاختر طريقة عرض قياسية.

   

3. اكتب اسم طريقة العرض.

   

4. قم بتحرير عنوان الويب لطريقة العرض أو اقبل الإعداد الافتراضي. يمكنك العودة وتغيير هذا في وقت لاحق.

5. في المقطع عامل التصفية، انقر فوق إظهار العناصر فقط عندما يكون التالي صحيحاً، ثم اختر الطريقة التي تريد بواسطتها تصفية العناصر استناداً إلى أحد الأعمدة المفهرسة.

   على سبيل المثال، لإنشاء طريقة عرض للعناصر التي تم تغييرها اليوم فقط، اختر عمود مُعدّل (مفهرس) ويساوي الشرط، ثم اكتب [اليوم].

   

   ملاحظة: إذا لم يتم عرض أية أعمدة تتضمن (مفهرس) بعد الاسم، فهذا يعني عدم توفر أية أعمدة مفهرسة لهذه القائمة أو المكتبة. يجب أولاً إنشاء فهرس بسيط أو مركب.

6. للحد من عدد العناصر المعروضة في كل صفحة، قم بالتمرير للأسفل وصولاً إلى حد العناصر وتعيين قيمة عدد العناصر التي يجب عرضها. عند إنشاء طريقة عرض، يكون العدد الافتراضي للعناصر المراد عرضها هو 30.

   

7. يتوفر خياران يمكنك الاختيار من بينهما عند تعيين حد للعناصر في الصفحة:

   • عرض العناصر على دفعات بالحجم المحدد يُنشئ عرض صفحة بصفحة للبيانات المفيدة عندما تستعرض العناصر بطريقة غير تفاعلية.

     في حال وجود عناصر أكثر من حد الإعدادات، سيتم تقسيم العرض.

     

   • تحديد العدد الإجمالي للعناصر المرجعة للمبلغ المحدد يُنشئ حداً ثابتاً قد يُرجع نتائج عملية التصفية الخاصة بك بالكامل أو قد لا يُرجعها. قد يكون ذلك مفيداً عند اختبار طريقة العرض أو إنشاء نموذج أولي أو عند الرغبة في استرداد القيم العليا في طريقه عرض.

8. ضمن نمط، يمكنك اختيار جزء المعاينة لعرض كل المعلومات من العناصر في القائمة بتنسيق جزء عمودي. جزء المعاينة هو أحد أنماط العرض التي يمكنك اختيارها ضمن نمط عند تحرير طريقة عرض أو إنشائها.

   

   يمكنك نقل البيانات بسرعة أكبر من خلال المرور فوق عنوان العنصر في منطقة تنقل على الجانب الأيمن من الصفحة، لرؤية كل قيم الأعمدة للعنصر الحالي عمودياً مدرجاً في الجانب الأيسر من الصفحة. يتم عرض بيانات أولية أقل، مما يساعدك ذلك على العرض بشكل أسرع. يعد هذا النمط مفيداً جداً أيضاً عندما تكون القائمة عريضة أو تحتوي على عدد كبير من الأعمدة وقد تتطلب تمرير أفقي لرؤية البيانات.

   

9. انقر فوق موافق.

هناك المزيد من الخطوات التي يمكنك تنفيذها باستخدام طريقة العرض، ولكن هذا يكفي لعرض البيانات التي تجاوزت حد طريقة عرض القائمة إذا تم حظرك. يمكنك أيضاً الفرز أو التجميع حسب أو تعيين الإجماليات أو توسيع المجلدات، وتحسين طريقة عرض العرض باستخدام الجهاز المحمول.

تعديل طريقة عرض

افتح القائمة أو المكتبة حيث تريد إنشاء طريقة العرض.

1. انقر فوق علامة التبويب قائمة أو مكتبة، وحدد طريقة العرض ضمن طريقة العرض الحالية،ثم انقر فوق تعديل طريقة العرض.
   
   

2. قم بالتمرير للأسفل وصولاً إلى قسم طرق العرض ثم انقر فوق طريقة عرض.

3. يمكنك بعد ذلك تغيير الإعدادات كما هو موضح في الخطوات من 5 إلى 9 في الإجراء إنشاء طريقة عرض أعلاه.

4. انقر فوق موافق.

لطريقة عرض للتصفية السريعة من خلال عناصر متعددة، يجب أن تتم فهرسة العمود الأول في عامل التصفية. قد تتم فهرسة الأعمدة الأخرى التي تحددها في تصفية طريقة العرض أو قد لا تتم فهرستها، ولكن لا يستخدم العرض هذه الفهارس. يجب أن يعرض العمود الأول من عامل التصفية عدداً أقل من العناصر عن "حد طريقة عرض القائمة".

إذا كان العمود الأول من عامل التصفية يُرجع عناصر أكثر من "حد طريقة عرض القائمة"، فبإمكانك استخدام عامل تصفية يستخدم عمودين أو أكثر. وعندما تقوم بتعريف طريقة عرض مصفاة تستخدم عمودين أو أكثر، استخدم عامل التشغيل و (AND) لتقييد العدد الإجمالي للعناصر المُرجعة. ولكن حتى في هذه الحالة، ستظل بحاجة إلى تحديد العمود الذي غالباً ما يُرجع أقل مقدار من البيانات كالعمود الأول في عامل التصفية. يزيد استخدام عامل التصفية أو (OR) دوماً عدد العناصر المُرجعة ولن يكون فعّالاً في مثل هذه الحالات.

للحصول على مزيد من المعلومات حول طرق العرض، اطلع على إنشاء طريقة عرض لقائمة أو مكتبة أو تغييرها أو حذفها.

هناك كلمتين رئيسيتين يمكنك استخدامهما للتصفية استناداً إلى اليوم الحالي [اليوم] أو المستخدم الحالي [أنا]. تعتبر ديناميكية لأنها تتغير مع المستخدم أو التاريخ.

يمكن أن يكون استخدام [أنا] مفيداً عندما تريد فقط رؤية مستنداتك في مكتبة كبيرة. تعمل [أنا] على أعمدة تستند إلى الأشخاص مثل "تم الإنشاء بواسطة" أو "تم التعديل بواسطة". على سبيل المثال، لعرض كل المستندات التي قمت بإنشائها، قم بتعيين عامل تصفية باستخدام العمود "تم الإنشاء بواسطة" ليكون مساوياً لـ [أنا]. إذا كنت محرراً وتريد الاطلاع على آخر الملفات التي كنت تعمل عليها، فقم بتعيين عامل تصفية باستخدام العمود "تم التعديل بواسطة" ليكون مساوياً لـ [أنا]. للاطلاع على كليهما، قم بإنشاء عاملان تصفية متصلين بـ أو.

تعمل الكلمة الرئيسية [اليوم] على أعمدة التاريخ. يمكنك استخدام الرياضيات للحصول على النطاقات التي تتغير مع تاريخ اليوم. على سبيل المثال، لعرض جميع المستندات التي تم تعديلها في آخر 30 يوماً، يمكنك إنشاء عامل تصفية باستخدام العمود "التاريخ" ليكون أكبر من [اليوم] أو يساويه - 30. لمغادرة اليوم الحالي، قم بتعيين عامل تصفية آخر باستخدام العمود "التاريخ" ليكون أقل من [اليوم] وقم بتوصيلهم بـ و.

يمكنك تصفية قائمة SharePoint تحتوي على عمود بيانات تعريف. 

إضافة عمود بيانات تعريف إلى القائمة

انتقل إلى القائمة وحدد +إضافة عمود.

حدد المزيد... اختر الزر الراديوي لبيانات التعريف المدارة، ثم حدد موافق.

بدلا من ذلك، بعد إنشاء عمود بيانات تعريف مدارة وإضافة عناصر إلى القائمة، يمكنك تطبيق علامات بيانات التعريف بالنقر فوق أيقونة علامة في جزء عنصر قائمة التحرير.

تطبيق علامات بيانات التعريف في جزء طريقة عرض الشجرة.

التصفية على علامات بيانات التعريف المدارة

1. حدد أيقونة للوصول إلى جزء عامل التصفية.

   

   ملاحظة: يمكنك تحديد الخيار طريقة عرض الشجرة من القائمة المنسدلة في أعلى الجزء، الذي يوفر طريقة عرض هرمية للمصطلحات المقترنة العمود المحدد.

2. حدد علامة (علامات) بيانات التعريف التي تريد التصفية عليها.

   

3. بدلا من ذلك، إذا كان لديك 5 قيم على الأقل معرفة في العمود بيانات التعريف المدارة، فحدد الارتباط عرض الكل لعرض جزء التصفية.

   

4. تحقق من علامة (علامات) بيانات التعريف التي تريد التصفية عليها، وحدد تطبيق.

في ما يلي بعض الاقتراحات لطرق العرض النموذجية التي تناسب الأعمدة المفهرسة: