مقدمة حول القوائم

تستخدم المؤسسات عادة العديد من أنواع القوائم، بما في ذلك الارتباطات والإعلانات وجهات الاتصال وتعقب المشكلات والاستطلاعات، على سبيل المثال لا الحصر.

يمكن أن تتضمن القوائم أيضا المهام التي يمكنك استخدامها كنقطة محورية لتعاون الفريق أو في حل الأعمال. في كثير من الحالات، يمكن أن توفر القوائم حلولا سريعة وفعالة مع تعديلات قليلة أو معدومة.

على سبيل المثال، يمكنك استخدام:

• المهام قم بتضمين تتبع الملكية والتقدم بالإضافة إلى مخطط زمني في الصفحة لعرض مرئي جذاب لمحتوى القائمة.

• تعقب المشكلات يتضمن تعيين الإصدار وتخزين محفوظات الإصدارات، لتحليل أعمق لمشاريع مجموعة العمل ومهام العمل الشائعة.

القوائم غنية ومرنة ويحتوي على العديد من الميزات المضمنة التي توفر طريقة قوية لتخزين البيانات ومشاركتها والعمل معها.

على سبيل المثال، يمكنك:

• أنشئ قائمة تتضمن مجموعة متنوعة من الأعمدة، بما في ذلك النص والرقم والاختيار والعملة والتاريخ والوقت والبحث ونعم/لا وحساب. يمكنك أيضا إرفاق ملف واحد أو أكثر بعنصر قائمة لتوفير تفاصيل إضافية، مثل جدول بيانات يحتوي على أرقام داعمة أو مستند يحتوي على معلومات خلفية.

• إنشاء طرق عرض القائمة لتنظيم البيانات وفرزها وتصفيتها بطرق مختلفة ومحددة؛ تغيير بيانات التعريف، مثل إضافة الأعمدة وحذفها وتعديل قواعد التحقق من الصحة؛ واستخدم القوائم باستمرار عبر المواقع التي تحتوي على أنواع المحتويات وأعمدة المواقع والقوالب. على سبيل المثال، يمكنك عرض الأحداث الحالية فقط من تقويم على صفحة الصفحة الرئيسية وإنشاء طريقة عرض مرئية (مشابهة لتقويم الحائط) على صفحة أخرى.

• قم بإنشاء علاقات بين القوائم باستخدام مجموعة من الأعمدة الفريدة وأعمدة البحث وفرض العلاقة (تتالي الحذف وتقييده)، وكلها تعزز قدرتك على إنشاء حلول أعمال أكثر تطورا وتساعد في الحفاظ على سلامة بياناتك.

• إنشاء قوائم مخصصة، وعرض البيانات في أجزاء ويب وصفحات أجزاء ويب، واستيراد البيانات وتصديرها وربطها من برامج أخرى، مثل Excel وAccess.

• تعقب الإصدارات والمحفوظات التفصيلية وطلب الموافقة لتعديل البيانات واستخدام الأمان على مستوى العناصر والمجلدات والإيداع والسحب والإعلام الدائم بالتغييرات تلقائياً باستخدام التنبيهات وموجز RSS.

• تنظيم المحتوى في قائمة واحدة في مجلدات لمزيد من الراحة والأداء الأفضل وتحسين الأداء بشكل عام باستخدام القوائم الكبيرة باستخدام الفهرسة.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها استخدام القوائم لمساعدتك على إدارة المعلومات لمجموعتك.

تعقب الإصدارات والمحفوظات التفصيلية    تعقب إصدارات عناصر القائمة بحيث يمكنك معرفة العناصر التي تم تغييرها من إصدار إلى آخر، بالإضافة إلى من قام بتغيير عناصر القائمة. إذا ارتكبت أخطاء في إصدار أحدث، يمكنك استعادة إصدار سابق من عنصر. يعد تعقب محفوظات القائمة أمرا مهما بشكل خاص إذا كانت مؤسستك بحاجة إلى مراقبة قائمة أثناء تطورها.

طلب الموافقة    حدد أن الموافقة على عنصر قائمة مطلوبة قبل أن يتمكن الجميع من عرضها. تظل العناصر في حالة معلقة حتى تتم الموافقة عليها أو رفضها من قبل شخص لديه إذن بالموافقة عليها. يمكنك التحكم في مجموعات المستخدمين التي يمكنها عرض عنصر قائمة قبل الموافقة عليه.

تخصيص الأذونات    حدد ما إذا كان بإمكان المشاركين في قائمتك قراءة العناصر التي أنشأوها أو كافة العناصر الموجودة في القائمة وتحريرها فقط. يمكن للأشخاص الذين لديهم إذن لإدارة القوائم قراءة كافة عناصر القائمة وتحريرها. يمكنك أيضا تطبيق مستويات أذونات معينة على عنصر قائمة واحد، على سبيل المثال، إذا كان العنصر يحتوي على معلومات سرية.

إنشاء طرق العرض وإدارتها    إنشاء طرق عرض مختلفةلنفس القائمة. لا تتغير محتويات القائمة الفعلية، ولكن يتم تنظيم العناصر أو تصفيتها بحيث يمكن للأشخاص العثور على المعلومات الأكثر أهمية أو إثارة للاهتمام، اعتمادا على احتياجاتهم.

تحديث القوائم    بغض النظر عن نوع القائمة التي تقوم بتحديثها، فإن العملية مشابهة لإضافة عناصر القائمة وتحريرها وحذفها.

هناك طريقتان لإضافة عناصر القائمة أو تحريرها:

• باستخدام نموذج، وهو الأسلوب الافتراضي.

• مضمن، مما يعني أنك تضيف العنصر مباشرة إلى صفحة القائمة.

إذا تم إعداد القائمة لتعقب الإصدارات، يتم إنشاء إصدار جديد من عنصر القائمة في كل مرة تقوم فيها بتحرير عنصر قائمة. يمكنك عرض محفوظات لكيفية تغيير عنصر القائمة واستعادة إصدار سابق إذا ارتكبت خطأ في إصدار أحدث.

استخدام الصيغ والقيم المحسوبة    استخدم الصيغ والقيم المحسوبة لإنشاء معلومات ديناميكيا في أعمدة القائمة. يمكن أن تتضمن العمليات معلومات أعمدة أخرى في قائمة بالإضافة إلى وظائف النظام مثل TODAY للإشارة إلى التاريخ الحالي. على سبيل المثال، يمكنك تحديد تاريخ استحقاق افتراضي يكون سبعة أيام من التاريخ الحالي.

البقاء على علم بالتغييرات    يمكن للقوائم وطرق العرض استخدام RSS، بحيث يمكن لأعضاء مجموعة العمل تلقي التحديثات تلقائيا. RSS هي تقنية تمكن الأشخاص من تلقي التحديثات وعرضها، أو موجزات RSS، للأخبار والمعلومات في موقع موحد. يمكنك أيضا إنشاء تنبيهات عبر البريد الإلكتروني لإعلامك عند تغيير القوائم أو عند إضافة عناصر جديدة. تعد التنبيهات طريقة ملائمة لتتبع التغييرات المهمة بالنسبة لك.

إنشاء قائمة علاقات    إنشاء علاقة بين قائمتين. في القائمة المصدر، يمكنك إنشاء عمود بحث يسترد (أو "يبحث") قيمة واحدة أو أكثر من قائمة مستهدفة إذا كانت هذه القيم تتطابق مع القيمة الموجودة في عمود البحث في القائمة المصدر. إذا أردت، يمكنك الاستمرار في إضافة أعمدة إضافية من القائمة الهدف إلى القائمة المصدر. عند إنشاء عمود بحث، يمكنك أيضا أن تقرر فرض سلوك العلاقة عن طريق تعيين خيار تتالي الحذف أو التقييد والحذف الذي يساعد على الحفاظ على صحة بياناتك ويساعد على منع التناقضات التي قد تتسبب في حدوث مشاكل في أسفل الطريق.

مشاركة معلومات القائمة مع برنامج قاعدة بيانات    إذا كان لديك برنامج قاعدة بيانات مثبت، مثل Access، يمكنك تصدير البيانات واستيرادها من وإلى موقعك، بالإضافة إلى ربط جدول من قاعدة البيانات بقائمة. عند العمل مع بيانات القائمة في قاعدة بيانات Access، يمكنك أيضا إنشاء استعلامات ونماذج وتقارير. للحصول على مزيد من المعلومات، راجع استيراد البيانات من قاعدة بيانات Access إلى تطبيق Access على الويب.

استخدام القوائم باستمرار عبر المواقع    إذا كانت مجموعتك تعمل مع عدة أنواع من القوائم، يمكنك إضافة تناسق عبر قوائم متعددة مع أنواع المحتوى وأعمدة الموقع والقوالب. تمكنك هذه الميزات من إعادة استخدام الإعدادات وبنية القائمة بطريقة فعالة. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء نوع محتوى لقضية خدمة العملاء التي تحدد أعمدة معينة (مثل جهة اتصال العميل) والعمليات التجارية لنوع المحتوى. مثال آخر هو إنشاء عمود موقع لأسماء الأقسام التي تحتوي على قائمة منسدلة بالأقسام. يمكنك إعادة استخدام العمود في قوائم متعددة للتأكد من أن الأسماء تظهر دائما بنفس الطريقة في كل قائمة.

العمل على عناصر القائمة من برنامج بريد إلكتروني    استخدم برنامج بريد إلكتروني متوافق مع تقنيات Microsoft لأخذ معلومات قائمة مهمة معك. على سبيل المثال، باستخدام Outlook ، يمكنك عرض المهام وجهات الاتصال ولوحات المناقشة وتحديثها على موقعك من Outlook. لمزيد من المعلومات، راجع توصيل قائمة خارجية ب Outlook.

تعيين محتوى يستهدف     تمكين استهداف الجمهور لتصفية العناصر حسب المجموعات.

يعتمد نوع القائمة التي تستخدمها على نوع المعلومات التي تشاركها.

اعلانات    مشاركة الأخبار والحالة وتقديم التذكيرات. تدعم الإعلانات التنسيق المحسن مع الصور والارتباطات التشعبية والنص المنسق.

جهات الاتصال    قم بتخزين معلومات حول الأشخاص أو المجموعات التي تعمل معها. إذا كنت تستخدم بريدا إلكترونيا أو برنامج إدارة جهات اتصال متوافقا مع تقنيات Microsoft، فيمكنك عرض جهات الاتصال وتحديثها من موقعك في البرنامج الآخر. على سبيل المثال، يمكنك تحديث قائمة بجميع موردي مؤسستك من برنامج بريد إلكتروني متوافق مع تقنيات Microsoft، مثل Outlook. لا تدير قائمة جهات الاتصال أعضاء موقعك فعليا، ولكن يمكن استخدامها لتخزين جهات الاتصال ومشاركتها لمؤسستك، مثل قائمة الموردين الخارجيين.

لوحات المناقشة    توفير مكان مركزي لتسجيل وتخزين مناقشات الفريق على غرار تنسيق مجموعات الأخبار. إذا قام المسؤول بتمكين القوائم على موقعك لتلقي رسائل البريد الإلكتروني، فيمكن للوحات المناقشة تخزين مناقشات البريد الإلكتروني من برامج البريد الإلكتروني الأكثر شيوعا. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء لوحة مناقشة لإصدار المنتج الجديد لمؤسستك.

الارتباطات    توفير موقع مركزي للارتباطات بالإنترنت والإنترانت الخاص بشركتك والموارد الأخرى. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قائمة بالارتباطات إلى مواقع الويب الخاصة بعملائك.

الارتباطات التي تمت ترقيتها    عرض مجموعة من إجراءات الارتباط في تخطيط مرئي.

التقويم    قم بتخزين أحداث فريقك أو لمواقف محددة، مثل عطلات الشركة. يوفر التقويم طرق عرض مرئية، مشابهة للتقويم المكتبي أو الجداري، لأحداث فريقك، بما في ذلك الاجتماعات والأحداث الاجتماعية والأحداث طوال اليوم. يمكنك أيضا تعقب الأحداث الرئيسية للفريق، مثل المواعيد النهائية أو تواريخ إصدار المنتج غير المرتبطة بفاصل زمني محدد. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء طريقة عرض تقويم من قائمة.

المهام    تعقب المعلومات حول المشاريع وأحداث المهام الأخرى لمجموعتك. يمكنك تعيين المهام للأشخاص، بالإضافة إلى تعقب الحالة والنسبة المئوية للاكتمال مع انتقال المهمة نحو الاكتمال. إذا كنت تستخدم بريدا إلكترونيا أو برنامجا لإدارة المهام متوافقا مع تقنيات Microsoft، فيمكنك عرض مهامك وتحديثها من موقعك في البرنامج الآخر. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قائمة مهام لعملية ميزانية مؤسستك ثم عرضها وتحديثها في Outlook مع مهامك الأخرى. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء قائمة.

مهام المشروع    قم بتخزين معلومات المهمة باستخدام طريقة عرض جانت وأشرطة التقدم. يمكنك تعقب الحالة والنسبة المئوية للاكتمال مع انتقال المهمة نحو الاكتمال. إذا كنت تستخدم بريدا إلكترونيا أو برنامج إدارة مهام متوافقا مع تقنيات Microsoft، فيمكنك عرض مهام المشروع وتحديثها من موقعك في برنامجك الآخر. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قائمة مهام مشروع على موقعك لتحديد العمل وتعيينه لإنشاء دليل تدريب، ثم يمكنك تعقب تقدم مؤسستك من Project. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء قائمة.

تعقب المشكلات    قم بتخزين معلومات حول مشكلات معينة، مثل مشكلات الدعم، وتتبع تقدمها. يمكنك تعيين المشكلات وتصنيفها وربط المشكلات ببعضها البعض. على سبيل المثال، يمكنك إنشاء قائمة تعقب المشكلات لإدارة مشاكل وحلول خدمة العملاء. يمكنك أيضا التعليق على المشكلات في كل مرة تقوم فيها بتحريرها، وإنشاء محفوظات للتعليقات دون تغيير الوصف الأصلي للمشكلة. على سبيل المثال، يمكن لممثل خدمة العملاء تسجيل كل خطوة تم اتخاذها لحل مشكلة والنتائج. يمكنك أيضا استخدام قائمة تعقب المشاكل مع سير عمل ثلاثي الحالات لمساعدة مؤسستك على إدارة المشكلة أو تعقب المشروع. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء قائمة.

مسح    جمع الملاحظات وتجميعها، مثل استطلاع رضا الموظفين أو اختبار. يمكنك تصميم أسئلتك وإجاباتك بعدة طرق مختلفة والاطلاع على نظرة عامة على ملاحظاتك. إذا كان لديك جدول بيانات أو برنامج قاعدة بيانات مثبت متوافق مع تقنيات Microsoft، فيمكنك تصدير نتائجك لتحليلها بشكل أكبر. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء استطلاع.

مخصص    ابدأ قائمة من البداية. يمكنك أيضا إنشاء قائمة مخصصة تستند إلى جدول بيانات، إذا كان لديك برنامج جدول بيانات متوافق مع تقنيات Microsoft. على سبيل المثال، يمكنك استيراد قائمة من Excel قمت بإنشائها لتخزين العقود وإدارتها مع الموردين. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء قائمة استنادا إلى جدول بيانات.

القوائم الخارجية    العمل مع البيانات المخزنة خارج قائمة، ولكن يمكنك قراءتها والكتابة إليها ضمن Microsoft 365. يسمى مصدر البيانات لقائمة خارجية نوع محتوى خارجي. على عكس قائمة Microsoft 365 الأصلية، تستخدم القائمة الخارجية خدمات اتصال الأعمال للوصول إلى البيانات مباشرة من نظام خارجي (مثل SAP وSiebel وMicrosoft SQL Server )، سواء كان هذا النظام قاعدة بيانات أو خدمة ويب أو نظام خط عمل.

قائمة مخصصة في ورقة البيانات    منظر إنشاء قائمة فارغة مشابهة لقائمة مخصصة ولكن لعرض القائمة بشكل افتراضي في طريقة عرض ورقة البيانات. توفر طريقة عرض ورقة البيانات شبكة بيانات لعرض البيانات وتحريرها كصفوف وأعمدة. ويمكنك إضافة صفوف وأعمدة وتحريرها، وتطبيق عوامل تصفية وترتيبات فرز، فضلاً عن عرض القيم المحسوبة والإجماليات، وتحرير البيانات بشكلٍ مناسب في خلايا الشبكة. تتطلب طريقة عرض ورقة البيانات تثبيت Office على كمبيوتر عميل 32 بت ومستعرض يدعم عناصر تحكم ActiveX.

قائمة الحالة    عرض أهداف مشروعك وتتبعها. تتضمن القائمة مجموعة من الأيقونات الملونة لتوصيل درجة تحقيق الأهداف.

الدورات الدموية    أرسل المعلومات، بما في ذلك طوابع التأكيد، إلى أعضاء الفريق.

قائمة قاموس Microsoft IME    استخدم البيانات في القائمة كقاموس Microsoft IME. يمكنك تحويل عناصر عمود القراءة إلى عرض باستخدام Microsoft IME وعرض المحتوى في التعليق في نافذة تعليق IME. يمكن ربط البيانات بعنوان URL معين.

قائمة محتوى PerformancePoint    تخزين عناصر لوحة المعلومات، مثل بطاقات الأداء والتقارير وعوامل التصفية وصفحات لوحة المعلومات وعناصر لوحة المعلومات الأخرى التي تقوم بإنشائها باستخدام مصمم لوحة معلومات PerformancePoint.

اللغات والمترجمون    استخدم مع سير عمل إدارة الترجمة في مكتبة إدارة الترجمة. يستخدم سير العمل القائمة لتعيين مهام الترجمة إلى المترجم المحدد في القائمة لكل لغة. يمكنك إنشاء هذه القائمة يدويا، أو يمكنك اختيار إنشاء هذه القائمة تلقائيا عند إضافة سير عمل إدارة الترجمة إلى مكتبة إدارة الترجمة.

قائمة مؤشرات الأداء الرئيسية    تعقب مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتقييم التقدم المحرز بسرعة مقابل الأهداف القابلة للقياس. يمكنك إعداد قوائم مؤشرات الأداء الرئيسية لتعقب الأداء باستخدام أحد مصادر البيانات الأربعة: البيانات التي تم إدخالها يدويا، أو البيانات في قائمة Microsoft 365 ، أو البيانات الموجودة في مصنفات Excel ، أو البيانات من Analysis Services، وهو مكون من Microsoft SQL Server. بعد إنشاء قائمة KPI، يمكنك استخدامها لعرض حالة المؤشر على صفحة لوحة معلومات.

استيراد جدول بيانات    استخدم الأعمدة والبيانات من جدول بيانات موجود. يتطلب استيراد جدول بيانات Excel Microsoft أو برنامج متوافق آخر.

لإضافة قائمة إلى صفحة تجربة حديثة SharePoint:

1. إذا لم تكن الصفحة موجودة بالفعل في وضع التحرير، فانقر فوق تحرير في أعلى يمين الصفحة. 

2. مرر الماوس فوق جزء ويب موجود أو أسفله وسترى خطا مع دائرة +، مثل هذا:
   
   

3. انقر فوق + وسترى قائمة بأجزاء الويب للاختيار من بينها. مرر لأسفل وصولا إلى قسم المستندات والقوائم والمكتبات.

4. حدد قائمة.

   يتم عرض أسماء جميع القوائم المتوفرة.

5. حدد القائمة التي تريد إدراجها على صفحتك. 

6. إذا كنت راضيا عن التحديد، فحدد حفظ كمسودة بالقرب من أعلى اليسار. بعد ذلك، لجعل الصفحة المحدثة متاحة للآخرين، حدد Publish بالقرب من أعلى اليمين. 

لإضافة قائمة إلى صفحة تجربة كلاسيكية SharePoint:

1. في المواقع، انقر فوق الإعدادات ، ثم انقر فوق محتويات الموقع.

2. انقر فوق أيقونة إضافة تطبيق .

   

3. مرر عبر التطبيق الذي تريد استخدامه وانقر فوقه. قد يكون هناك أكثر من صفحة واحدة.

4. امنح التطبيق اسما فريدا حتى تتمكن من استرجاعه لاحقا لصفحة وانقر فوق إنشاء.

5. عندما تعود إلى شاشة محتويات الموقع، يمكنك القيام بثلاثة أشياء:

   • أغلق النافذة والعودة إلى الصفحة. أضف التطبيق الجديد على صفحتك باستخدام إدراج أجزاء ويب.

   • انقر فوق التطبيق وابدأ في إدخال البيانات.

   • انقر فوق علامة الحذف (...) ثم انقر فوق الإعدادات. يمكنك إضافة أعمدة وتغيير الأسماء والقيام بمهام أخرى هنا.

على الرغم من أنه يمكنك استخدام ميزات القوائم بطرق متنوعة، فإن كيفية استخدامها تعتمد على حجم وعدد القوائم التي لديك واحتياجات مؤسستك.

تخزين العديد من العناصر في قائمة واحدة

قد ترغب في قائمة كبيرة واحدة لتلبية الاحتياجات المتنوعة. على سبيل المثال، قد يكون لديك عدد كبير من المشكلات التقنية لتعقبها عبر مؤسستك، مع وجود مشكلات تنطبق على مشاريع ومجموعات متعددة.

استخدم قائمة واحدة عندما:

• تحتاج مجموعتك إلى رؤية معلومات موجزة حول عناصر القائمة أو طرق عرض مختلفة لنفس مجموعة العناصر. على سبيل المثال، قد يرغب المدير في رؤية التقدم المحرز في جميع المشكلات التقنية للمؤسسة أو الاطلاع على جميع المشكلات التي تم تقديمها خلال نفس الفترة الزمنية.

• يرغب الأشخاص في الاستعراض أو البحث عن المشكلات في نفس الموقع على الموقع.

• تريد تطبيق نفس الإعدادات على عناصر القائمة، مثل تعقب الإصدارات أو طلب الموافقة.

• تشترك المجموعات التي تعمل على القائمة في خصائص مماثلة، مثل نفس مستويات الإذن. يمكن تطبيق إذن فريد على عناصر قائمة معينة، ولكن إذا كانت مستويات الإذن تختلف اختلافا كبيرا، ففكر في قوائم متعددة.

• تريد تحليل معلومات حول القائمة أو تلقي تحديثات موحدة للقائمة. يمكنك تلقي تنبيهات عند تغيير عناصر القائمة أو رؤية التغييرات على قائمة باستخدام تقنية RSS. تمكن موجزات RSS أعضاء مجموعة العمل من رؤية قائمة موحدة بالمعلومات التي تم تغييرها.

قد تحتاج إلى قوائم متعددة عندما تكون هناك اختلافات مميزة بين العناصر التي تريد إدارتها أو بين مجموعات الأشخاص الذين يعملون معها.

استخدم قوائم متعددة عندما:

• لا تتوقع أن يحتاج الأشخاص إلى ملخصات للعناصر معا.

• مجموعات الأشخاص الذين يعملون مع المعلومات مميزة ولديهم مستويات أذونات مختلفة.

• تحتاج إلى تطبيق إعدادات مختلفة، مثل تعيين الإصدار أو الموافقة، على مجموعات متعددة من العناصر.

• لا تحتاج إلى تحليل العناصر معا أو تلقي تحديثات موحدة حول القائمة.

فيما يلي بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تنظيم القوائم وعناصر القوائم:

إضافة أعمدة    ساعد مجموعتك على تحديد العناصر الأكثر أهمية، ويمكنك إضافة أعمدة إلى قائمتك. على سبيل المثال، يمكنك إضافة عمود Project إلى قائمة لمساعدة الأشخاص الذين يعملون على مشاريع معينة على عرض عناصرهم والعمل عليها بسهولة أكبر. قد تحتاج أيضا إلى إضافة المزيد من الأعمدة إذا كنت تريد جمع معلومات إضافية لكل عنصر قائمة، مثل اسم القسم أو اسم الموظف.

إذا كان لديك عناصر متعددة في قائمة، فقد تفكر في فهرسة أعمدة معينة لتحسين الأداء عند عرض عدة عناصر أو تبديل طرق العرض. لا تغير هذه الميزة طريقة تنظيم العناصر، ولكنها قد تمكن المؤسسات من تخزين عدد كبير من العناصر في قائمة بسهولة أكبر. ومع ذلك، يمكن أن تشغل الفهرسة مساحة أكبر لقاعدة البيانات. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء طريقة عرض لقائمة أو مكتبة أو تغييرها أو حذفها.

إنشاء طرق عرض    استخدم طرق العرض إذا كان الأشخاص في مجموعتك بحاجة بشكل متكرر إلى رؤية البيانات بطريقة معينة. تستخدم طرق العرض الأعمدة لفرز البيانات وتجميعها وتصفيتها وعرضها. يمكنك أيضا تحديد عدد العناصر التي يتم عرضها في وقت واحد في كل طريقة عرض. على سبيل المثال، يمكن للأشخاص استعراض قائمة في مجموعات من 25 أو 100 عنصر قائمة لكل صفحة، اعتمادا على تفضيلاتهم وسرعة اتصالهم.

تمنحك طرق العرض المرونة لتخزين عدد كبير من العناصر في قائمة، ولكن لرؤية المجموعات الفرعية التي تريدها فقط في وقت معين، مثل المشكلات التي تم نشرها هذا العام فقط، أو الأحداث الحالية فقط في التقويم. يمكنك إنشاء طرق عرض شخصية متوفرة لك فقط، وإذا كان لديك إذن لتعديل قائمة، يمكنك إنشاء طرق عرض عامة متاحة للجميع. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء طريقة عرض لقائمة أو مكتبة أو تغييرها أو حذفها.

إنشاء مجلدات    أضف مجلدات إلى معظم أنواع القوائم إذا سمح مالك القائمة بإنشاء المجلدات. هذا مفيد بشكل خاص إذا كان يمكن تقسيم عناصر القائمة بطريقة معينة، مثل حسب المشروع أو المجموعة. تساعد المجلدات الأشخاص على فحص عناصر القائمة وإدارتها بسهولة أكبر. توفر تقنيات Microsoft طريقة عرض شجرة تمكن الأشخاص من التنقل في مواقعهم ومجلداتهم على غرار الطريقة التي يعملون بها مع المجلدات الموجودة على القرص الثابت. على سبيل المثال، يمكن أن يكون لكل قسم مجلد خاص به. لمزيد من المعلومات، راجع إنشاء مجلد في قائمة.