كيفية عمل تعيين الإصدار في القوائم والمكتبات

عند تمكين تعيين الإصدار، يتم إنشاء الإصدارات في الحالات التالية:

• عند إنشاء عنصر قائمة أو ملف لأول مرة أو عند تحميل ملف.

  ملاحظة: إذا كان سحب الملف مطلوبا، فيجب عليك التحقق من الملف لإنشاء إصداره الأول.

• عند تحميل ملف يحمل نفس اسم ملف موجود.

• عند تغيير خصائص عنصر قائمة أو ملف.

• عند فتح مستند Office وحفظه. بعد فتح مستند مرة أخرى، سيتم إنشاء إصدار جديد بعد حفظ التحرير.

• بشكل دوري، عند تحرير مستندات Office وحفظها. لا تنشئ كل عمليات التحرير والحفظ إصدارات جديدة. عند حفظ عمليات التحرير بشكل متكرر، على سبيل المثال، يلتقط كل إصدار جديد نقطة زمنية بدلا من كل تحرير فردي. هذا شائع عند تمكين الحفظ التلقائي .

• أثناء التأليف المشترك لمستند، عندما يبدأ مستخدم آخر العمل على المستند أو عندما ينقر المستخدم فوق حفظ لتحميل التغييرات إلى المكتبة. 

يمكن أن يكون هناك ما يصل إلى ثلاثة إصدارات حالية من الملف في أي وقت: الإصدار الذي تم سحبه، وأحدث إصدار ثانوي أو إصدار مسودة، وأحدث إصدار منشور أو رئيسي. تعتبر جميع الإصدارات الأخرى إصدارات تاريخية. بعض الإصدارات الحالية مرئية فقط للمستخدمين الذين لديهم أذونات لعرضها.

عادة ما يمثل الإصدار الرئيسي حدثا رئيسيا، مثل ملف تم إرساله للمراجعة أو النشر، في حين أن الإصدار الثانوي هو عمل قيد التقدم غير جاهز للقراءة لجميع المشاركين في الموقع. اعتمادا على طريقة عمل فريقك، قد يحتاج فريقك على الأرجح إلى أحدث إصداراته الثانوية، مثل الإصدار الذي تم تحريره مؤخرا. بمرور الوقت، قد يكون فريقك أقل عرضة للحاجة إلى إصدار ثانوي أقدم.

تتعقب بعض المؤسسات الإصدارات الرئيسية والثانوية من الملفات في مكتباتها. يتعقب الآخرون الإصدارات الرئيسية فقط. يتم تحديد الإصدارات الرئيسية بأرقام كاملة، مثل 5.0؛ يتم تحديد الإصدارات الثانوية بواسطة أرقام عشرية، مثل 5.1.

تستخدم معظم المؤسسات إصدارات ثانوية عندما تكون الملفات قيد التطوير، والإصدارات الرئيسية عند الوصول إلى مراحل رئيسية معينة أو عندما تكون الملفات جاهزة للمراجعة من قبل جمهور واسع. في العديد من المؤسسات، يتم تعيين مسودة الأمان للسماح فقط لمالك ملف والأشخاص الذين لديهم أذونات بالموافقة على الملفات. وهذا يعني أنه لا يمكن لأي شخص آخر رؤية الإصدارات الثانوية حتى يتم نشر إصدار رئيسي.

تدعم القوائم الإصدارات الرئيسية فقط. يتم ترقيم كل إصدار من عنصر قائمة برقم كامل. إذا كانت مؤسستك تتطلب الموافقة على العناصر الموجودة في قائمة، تظل العناصر في حالة معلقة حتى تتم الموافقة عليها من قبل شخص لديه أذونات للموافقة عليها. بينما في حالة معلقة يتم ترقيمها بأرقام عشرية ويشار إليها باسم المسودات.

الحد الأقصى لعدد الإصدارات الثانوية هو 511، ويمكن تعديل عدد الإصدارات الرئيسية. للحصول على معلومات حول تعيين عدد الإصدارات الرئيسية، راجع قسم التحكم في عدد الإصدارات المخزنة.

إذا كنت تستخدم تطبيقا عبر الإنترنت أو أحدث إصدار لسطح المكتب وحاولت حفظ إصدار ثانوي آخر يتجاوز الحد الأقصى، فستستبدل أحدث إصدار ثانوي. إذا كنت تستخدم عميلا قديما، فلن تتمكن من حفظ أي تغييرات أو تحميلها على الإطلاق. لتجنب الكتابة فوق التغييرات أو الاستمرار في تحميلها، يجب نشر الإصدار الرئيسي التالي. ثم ستتمكن من نشر ما يصل إلى الحد الأقصى لعدد الإصدارات الثانوية مرة أخرى لهذا الإصدار الرئيسي. لمعرفة كيفية نشر إصدارات جديدة، راجع نشر إصدار من ملف أو إلغاء نشره.

لمزيد من التفاصيل حول تمكين تعيين الإصدار وإعداده، بما في ذلك الإصدارات الرئيسية والثانوية، راجع تمكين تعيين الإصدار وتكوينه لقائمة أو مكتبة.

تتم إضافة أرقام الإصدارات تلقائيا في كل مرة تقوم فيها بإنشاء إصدار جديد. في قائمة أو مكتبة تم تمكين تعيين الإصدارات الرئيسية لها، تحتوي الإصدارات على أرقام كاملة، مثل 1.0 و2.0 و3.0 وما إلى ذلك. في المكتبات، قد يقوم المسؤول بتمكين تعيين الإصدارات لكل من الإصدارات الرئيسية والثانوية. عند تعقب الإصدارات الثانوية، يكون لها أرقام عشرية مثل 1.1 و1.2 و1.3 وما إلى ذلك. عندما يتم نشر أحد هذه الإصدارات كنسخة رئيسية، يصبح رقمها 2.0. يتم ترقيم الإصدارات الثانوية اللاحقة 2.1 و2.2 و2.3 وما إلى ذلك.

عند تجاهل السداد مع الخروج، لا يتغير رقم الإصدار. إذا كان أحدث إصدار هو الإصدار 3.0، فإنه يبقى عند 3.0 بعد تجاهل السداد مع الخروج.

عند حذف إصدار، ينتقل الإصدار إلى سلة المحذوفات وينتقل رقمها معها. ستعرض محفوظات الإصدارات أرقام الإصدارات المتبقية. لا تتغير أرقام الإصدارات الأخرى. على سبيل المثال، إذا كان لديك مستند يحتوي على إصدارين ثانويين 4.1 و4.2، وقررت حذف الإصدار 4.1، فإن محفوظات الإصدارات الناتجة تعرض الإصدارين 4.0 و4.2 فقط. تظهر الصورة التالية هذا.

لمزيد من التفاصيل حول تمكين تعيين الإصدار وإعداده، بما في ذلك الإصدارات الرئيسية والثانوية، راجع تمكين تعيين الإصدار وتكوينه لقائمة أو مكتبة.

يمكنك تكوين من يمكنه عرض مسودات عناصر القائمة والملفات. يتم إنشاء المسودات في حالتين:

• عند إنشاء إصدار ثانوي من ملف أو تحديثه في مكتبة تتعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية.

• عند إنشاء عنصر قائمة أو ملف أو تحديثه ولكن لم تتم الموافقة عليه بعد في قائمة أو مكتبة تتطلب الموافقة على المحتوى.

عند تعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية، يمكنك تحديد ما إذا كان يجب أن يكون لدى الأشخاص إذن لتحرير الملفات قبل أن يتمكنوا من عرض إصدار ثانوي وقراءته. عند تطبيق هذا الإعداد، يمكن للأشخاص الذين لديهم إذن لتحرير الملف العمل على الملف، ولكن أولئك الذين لديهم إذن فقط لقراءة الملف لا يمكنهم رؤية الإصدار الثانوي. على سبيل المثال، قد لا ترغب في أن يرى كل شخص لديه حق الوصول إلى مكتبتك التعليقات أو المراجعات أثناء تحرير ملف. إذا تم تعقب الإصدارات الرئيسية والثانوية ولم ينشر أحد إصدارا رئيسيا حتى الآن، فلن يكون الملف مرئيا للأشخاص الذين ليس لديهم إذن لرؤية عناصر المسودة.

عندما تكون الموافقة على المحتوى مطلوبة، يمكنك تحديد ما إذا كان يمكن عرض الملفات المعلقة للموافقة من قبل الأشخاص الذين لديهم إذن للقراءة، أو الأشخاص الذين لديهم إذن بالتحرير، أو فقط المؤلف والأشخاص الذين لديهم إذن بالموافقة على العناصر. إذا كان يتم تعقب الإصدارين الرئيسي والثانوي، يجب على المؤلف نشر إصدار رئيسي قبل إرسال الملف للموافقة عليه. عندما تكون الموافقة على المحتوى مطلوبة، سيرى الأشخاص الذين لديهم إذن لقراءة المحتوى ولكن ليس لديهم الإذن لرؤية عناصر المسودة آخر إصدار معتمد أو رئيسي من الملف.

بغض النظر عما إذا كان لدى الأشخاص إذن لتحرير ملف أم لا، إذا بحث الأشخاص عن ملف موجود في إصدار ثانوي، فلن يحصلوا على نتائج له.

تسمح بعض المؤسسات بإصدارات غير محدودة من الملفات والبعض الآخر يطبق قيودا. قد تكتشف، بعد التحقق من أحدث إصدار من ملف، أن إصدارا قديما مفقود. إذا كان أحدث إصدار هو 101.0 ولاحظت أنه لم يعد هناك إصدار 1.0، فهذا يعني أن المسؤول قام بتكوين المكتبة للسماح ب 100 إصدار رئيسي فقط من الملف. تؤدي إضافة الإصدار 101 إلى حذف الإصدار الأول. تبقى فقط الإصدارات من 2.0 إلى 101.0. وبالمثل، إذا تمت إضافة إصدار 102، تبقى الإصدارات من 3.0 إلى 102.0 فقط.

قد يقرر المسؤول أيضا تحديد عدد الإصدارات الثانوية إلى تلك الخاصة بعدد معين من أحدث الإصدارات فقط. على سبيل المثال، إذا تم السماح ب 100 إصدار رئيسي، فقد يقرر المسؤول الاحتفاظ بالمسودات الثانوية لأحدث خمسة إصدارات رئيسية فقط. الحد الأقصى لعدد الإصدارات الثانوية بين الإصدارات الرئيسية هو 511. لمزيد من المعلومات حول نشر الإصدار الرئيسي والثانوي وما يحدث عندما يكون لديك أكثر من الحد الأقصى للإصدارات الثانوية، راجع قسم الإصدارات الرئيسية والثانوية. لمعرفة كيفية نشر إصدارات جديدة، راجع نشر إصدار من ملف أو إلغاء نشره.

في مكتبة تحد من عدد الإصدارات الرئيسية التي تحتفظ بإصدارات ثانوية لها، يتم حذف الإصدارات الثانوية للإصدارات الرئيسية السابقة عند الوصول إلى حد الإصدار. على سبيل المثال، إذا احتفظت بالمسودات ل 100 إصدار رئيسي فقط، وكان فريقك ينشئ 105 إصدارات رئيسية، فسيتم الاحتفاظ بالإصدارات الرئيسية فقط للإصدارات الأقدم. يتم حذف الإصدارات الثانوية المقترنة بالإصدارات الرئيسية الخمسة الأقدم - مثل 1.2 أو 2.3 - ولكن يتم الاحتفاظ بالإصدارات الرئيسية - 1 و2 وما إلى ذلك ، ما لم تحد مكتبتك أيضا من الإصدارات الرئيسية.

يعد الحد من عدد الإصدارات ممارسة جيدة بشكل عام. وهذا يعني أنه يمكنك الحفاظ على مساحة على الخادم وتقليل الفوضى للمستخدمين. ولكن، إذا كانت مؤسستك مطالبة بحفظ جميع الإصدارات لأسباب قانونية أو لأسباب أخرى، فلا تطبق أي حدود.

لمزيد من المعلومات حول تمكين تعيين الإصدار وإعداده، بما في ذلك الحدود، راجع تمكين تعيين الإصدار وتكوينه لقائمة أو مكتبة.

• إذا كنت عميلا Microsoft 365 ، يتم تشغيل تعيين الإصدار تلقائيا عند إنشاء مكتبة أو قائمة. يمكن تعطيل تعيين الإصدار باستخدام PowerShell أو واجهات برمجة تطبيقات المطور. ملاحظة: لا يوصى بتعطيل تعيين الإصدار لأنه يؤدي إلى إيقاف تشغيل الحماية من استرداد الإصدار.

• بالنسبة SharePoint Server ، يتم تشغيل تعيين الإصدار تلقائيا عند إنشاء مكتبة، ولكن ليس عند إنشاء قائمة.

يمكن لأي شخص لديه إذن لإدارة القوائم تشغيل تعيين الإصدار أو إيقاف تشغيله. على العديد من المواقع التي هي نفس الشخص الذي يدير الموقع، لأن القوائم والمكتبات ترث الأذونات من الموقع. بالإضافة إلى تمكين تعيين الإصدار، يقرر مالك الموقع (أو شخص آخر يدير القائمة أو المكتبة) ما إذا كان يجب طلب الموافقة على المحتوى، ومن يمكنه عرض عناصر المسودة، وما إذا كان السحب مطلوبا. كل قرار من هذه القرارات له تأثير على كيفية عمل تعيين الإصدار. على سبيل المثال، إذا قرر الشخص الذي يدير مكتبة طلب السحب، يتم إنشاء أرقام الإصدارات فقط عند إيداع ملف. إذا كانت الموافقة على المحتوى مطلوبة، فلن يتم تطبيق أرقام الإصدارات الرئيسية حتى تتم الموافقة على الملفات من قبل شخص لديه إذن للقيام بذلك.

لمعرفة كيفية تشغيل تعيين الإصدار لقائمة أو مكتبة، راجع تمكين تعيين الإصدار وتكوينه لقائمة أو مكتبة.

إذا تم تمكين تعيين الإصدار في مكتبتك، يحدد الشخص الذي يقوم بإعداده ما إذا كان يجب تعقب كل من الإصدارات الرئيسية والثانوية ويحدد أيضا من يمكنه رؤية الإصدارات الثانوية. في معظم الحالات، عندما تكون الموافقة على المحتوى مطلوبة، يمكن فقط لمالك الملف والأشخاص الذين لديهم إذن بالموافقة على العناصر، رؤية الإصدارات الثانوية. في المكتبات الأخرى، يمكن لأي شخص يمكنه تحرير الملفات في المكتبة، أو أي شخص لديه إذن القراءة للمكتبة، رؤية جميع الإصدارات. بعد الموافقة على إصدار، يمكن لكل شخص لديه إذن القراءة للقائمة أو المكتبة رؤية الإصدار.

على الرغم من أن القوائم لا تحتوي على إصدارات رئيسية وثانية، فإن أي عنصر في حالة Pending يعتبر مسودة. في معظم الحالات، يمكن فقط لمنشئ العنصر والأشخاص الذين لديهم أذونات التحكم الكامل أو التصميم رؤية المسودات. تظهر المسودة في حالة Pending لهؤلاء الأشخاص، ولكن يرى الآخرون أحدث إصدار تمت الموافقة عليه فقط في محفوظات الإصدار. إذا تم رفض الملف، يبقى في حالة Pending حتى يقوم شخص لديه الأذونات الضرورية بحذفه.

بشكل افتراضي، يكون العنصر أو الملف المعلق مرئيا فقط لمنشئه وللأشخاص الذين لديهم إذن لإدارة القوائم، ولكن يمكنك تحديد ما إذا كان بإمكان مجموعات أخرى من المستخدمين عرض العنصر أو الملف. إذا تم إعداد المكتبة لتعقب كل من الإصدارات الرئيسية والثانوية، يجب على الشخص الذي يقوم بتحرير الملف أولا نشر إصدار رئيسي من الملف.

لمزيد من المعلومات حول إعداد الموافقة على المستندات، راجع طلب الموافقة على العناصر في قائمة مواقع أو مكتبة.

عند سحب ملف من مكتبة تم فيها تشغيل تعيين الإصدار، يتم إنشاء إصدار جديد في كل مرة تقوم فيها بالتحقق مرة أخرى. وإذا تم تشغيل الإصدارات الرئيسية والثانوية ، يمكنك أن تقرر، عند تسجيل الدخول، نوع الإصدار الذي تقوم بتسجيل الدخول إليه. في المكتبات التي يكون فيها السداد مع الخروج مطلوبا، يتم إنشاء الإصدارات فقط عند تسجيل الدخول.

في المكتبات التي لا يكون فيها السداد مع الخروج مطلوبا، يتم إنشاء إصدار جديد في المرة الأولى التي تحفظ فيها بعد فتح الملف. يقوم كل حفظ لاحق بالكتابة فوق الإصدار الذي قمت بإنشائه باستخدام الحفظ الأول. إذا أغلقت التطبيق ثم أعدت فتح المستند، فسينتج الحفظ الأول، مرة أخرى، إصدارا. يمكن أن يتسبب هذا في انتشار عدد الإصدارات بسرعة كبيرة.

لمزيد من المعلومات حول تسجيل الدخول والخروج، راجع سحب التغييرات على الملفات في مكتبة أو إيداعها أو تجاهلها.

عند استخدام ميزة View in مستكشف الملفات للعمل مع الملفات، من المهم ملاحظة أن هناك اختلافا طفيفا في السلوك عند مقارنتها بالعمل مع المستعرض.

في ميزة View in مستكشف الملفات، لا تعتبر إعادة تسمية ملف تغييرا يؤدي إلى إنشاء إصدار جديد. وهذا يعني أنه عند تغيير اسم الملف عبر ميزة عرض في مستكشف الملفات، لا يقوم SharePoint بإنشاء إصدار جديد من الملف ولكنه يعيد تسمية الملف.

ومع ذلك، عند استخدام المستعرض (أو عميل OneDrive Sync)، تؤدي إعادة تسمية ملف إلى إنشاء إصدار جديد.

يمكن أن يساعد طلب السحب فريقك على تحقيق أقصى استفادة من تعيين الإصدار، لأن الأشخاص يعينون تحديدا وقت إنشاء إصدار. يتم إنشاء إصدار فقط عندما يقوم شخص ما بفحص ملف وتغييره ثم التحقق منه مرة أخرى. عندما لا يكون السحب مطلوبا، يتم إنشاء إصدار عندما يقوم شخص ما بحفظ ملف لأول مرة ويتم تحديث هذا الإصدار عندما يقوم الشخص بإغلاقه. إذا قام هذا الشخص أو شخص آخر بفتح الملف وحفظه مرة أخرى، يتم إنشاء إصدار آخر. اعتمادا على الموقف، قد لا تنوي إنشاء إصدارات متعددة، على سبيل المثال، إذا كان يجب إغلاق ملف لحضور اجتماع قبل الانتهاء من إجراء تغييرات على الملف.

عندما يكون السحب مطلوبا، لا يمكن للأشخاص إضافة ملفات أو تغيير الملفات أو تغيير خصائص الملف دون سحب الملف أولا. عندما يقوم الأشخاص بتسجيل الوصول إلى الملفات، تتم مطالبتهم بتقديم تعليقات حول التغييرات التي قاموا بها، مما يساعد على إنشاء محفوظات إصدارات ذات معنى أكبر.

لمزيد من المعلومات حول طلب الخروج، راجع إعداد مكتبة لطلب سحب الملفات.

القوائم والمكتبات لديها أذونات تتعلق بالإصدار والسحب تختلف اعتمادا على مستوى الأذونات المطبق على مستخدم أو مجموعة معينة. يمكن للشخص الذي يمكنه تحرير مستويات الأذونات تكوين هذه الأذونات بشكل مختلف أو يمكنه إنشاء مجموعة جديدة بمستويات أذونات مخصصة.

تتيح هذه الأذونات المرونة في كيفية إدارة مكتبتك. على سبيل المثال، قد ترغب في أن يتمكن شخص ما من حذف إصدارات ملف دون الحصول على إذن لحذف الملف نفسه. إذن حذف الإصدارات ليس هو نفس الإذن لحذف العناصر، لذلك يمكنك توفير مستوى تحكم مخصص.

يعرض الجدول التالي الأذونات المتعلقة بالإصدار والسحب ومستويات الأذونات الافتراضية التي تنطبق عليها.

الإذن	مستوى الأذونات الافتراضي
عرض الإصدارات	التحكم الكامل والتصميم والمساهمة والقراءة
حذف الإصدارات	التحكم الكامل والتصميم والمساهمة
تجاوز السحب	التحكم الكامل والتصميم
الموافقة على العناصر	التحكم الكامل والتصميم

لمزيد من المعلومات حول الأذونات، راجع فهم مستويات الأذونات.