Lưu thư Outlook dưới dạng tệp .eml, tệp PDF hoặc dưới dạng bản nháp

Lưu thư dưới dạng tệp trên máy tính của bạn hoặc trên đám mây

1. Bấm đúp để mở thư bạn muốn lưu và trên menu Tệp , bấm vào Lưu Như.

   

2. Trong hộp thoại Lưu như, trong ngăn Thư mục, chọn một thư mục, rồi chọn vị trí trong thư mục đã chọn mà bạn muốn lưu tệp.

   

3. Trong hộp Tên tệp, gõ tên cho tệp.

4. Trong danh sách Lưu dưới dạng , chấp nhận loại mặc định hoặc chọn một loại tệp khác trong danh sách.

Lưu thư dưới dạng tệp PDF

Outlook không bao gồm PDF như một trong những loại Lưu dưới dạng mặc định. Tiện ích In thành PDF của Microsoft có trong Windows 10 hoặc Windows 11 cho phép bạn in trực tiếp mọi thư email thành PDF.

1. Mở thư bạn muốn lưu và trên tab Tệp , bấm In.

   

2. Từ danh sách thả xuống Máy in, chọn In thành PDF của Microsoft.

   

3. Chọn In.

4. Trong hộp Lưu Kết quả In Dưới dạng, chọn một thư mục cho TỆP PDF của bạn và nhập tên tệp. Sau đó chọn Lưu.

Lưu thư dưới dạng tài liệu Word

Outlook không thể lưu thư trực tiếp dưới dạng tệp Word liệu. Tuy nhiên, bạn có thể lưu thư dưới dạng tệp HTML, rồi mở tệp đó trong Word. Lưu thư email của bạn dưới dạng tệp HTML sẽ giữ nguyên tất cả định dạng, hình ảnh và nối kết, cũng như bao gồm thông tin tiêu đề, bao gồm thông tin Từ, Đến,Ccvà Chủ đề.

1. Mở thư bạn muốn lưu và trên tab Tệp , bấm Lưu Như.

2. Trong hộp thoại Lưu như, trong ngăn Thư mục, chọn một thư mục, rồi chọn vị trí trong thư mục đã chọn mà bạn muốn lưu tệp.

3. Trong hộp Tên tệp, gõ tên cho tệp.

4. Trong danh sách Lưu dưới dạng , chọn HTML, rồi chọn Lưu.

5. Mở Word , rồi chọn Tệp > Mở.

6. Chọn tệp HTML bạn đã lưu ở bước 4.

7. Chọn Tệp > Như, rồi chọn Tài liệu Word (*.docx) từ danh sách thả xuống loại tệp trước khi chọn Lưu.

Lưu thư dưới dạng mẫu

Sử dụng mẫu email để gửi thư có chứa thông tin không thay đổi từ thư này sang thư khác. Bạn có thể tạo và lưu thư dưới dạng mẫu, rồi sử dụng mẫu đó. Thêm bất kỳ thông tin mới nào trước khi bạn gửi mẫu dưới dạng thư.

1. Trên tab Trang chủ, hãy bấm Email Mới.

2. Trong nội dung thư, nhập nội dung bạn muốn.

3. Trong cửa sổ thư, bấm tab Tệp , rồi bấm Lưu Như.

4. Trong hộp Lưu Dưới dạng, trong danh sách Lưu dưới dạng , bấm Mẫu Outlook.

5. Trong hộp Tên tệp , hãy nhập tên cho mẫu của bạn, rồi bấm Lưu.

Thay đổi định dạng tệp mặc định để lưu thư

Outlook hỗ trợ Unicode, một tiêu chuẩn mã hóa ký tự cho phép đại diện hầu hết các ngôn ngữ viết trên thế giới bằng cách sử dụng một bộ ký tự đơn. Nếu bạn làm việc trong một tổ chức đa quốc gia hoặc chia sẻ thư và mục với những người sử dụng Outlook trên máy tính chạy bằng ngôn ngữ khác, bạn có thể tận dụng hỗ trợ Unicode trong Outlook.

Để lưu thư của bạn trong mã hóa Unicode theo mặc định

1. Trên tab Tệp. chọn Tùy > Thư.

2. Bên dưới Lưu thư, chọn hộp kiểm Sử dụng Định dạng Unicode .

Lưu bản nháp của thư mà bạn muốn hoàn tất sau

Bất kỳ thư nào bạn tạo nhưng không gửi sẽ được tự động lưu vào thư mục Thư nháp. Bạn có thể quay lại Outlook sau và tìm thư chưa gửi.

Để lưu bản nháp của thư theo cách thủ công

• Thực hiện một trong những thao tác sau đây:

  • Trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh, bấm Lưu.

  • Trên tab Tệp, bấm vào Lưu.

Để trở về bản nháp đã lưu của thư

• Trong Thư, trong ngăn Thư mục, bấm vào Thư nháp, rồi bấm đúp vào thư.

Mẹo kết hợp tốt hơn: Quản lý bản nháp từ Outlook for iOS và Outlook for Android

Nếu bạn sử dụng Outlook for iOS hoặc Outlook for Android, bản nháp của bạn sẽ tự động đồng bộ hóa với thiết bị di động của bạn. Từ đó, bạn có thể hoàn tất thư bạn đã bắt đầu tại máy tính, dễ dàng thêm tệp đính kèm từ ảnh hoặc camera của bạn hoặc sử dụng Office Lens để ghi lại ghi chú từ bảng trắng trong cuộc họp.

Thay đổi khoảng thời gian hoặc vị trí lưu bản nháp

Theo mặc định, các thư chưa hoàn thành được lưu vào thư mục Thư nháp của bạn ba phút một lần. Bạn có thể thay đổi khoảng thời gian hoặc vị trí này.

1. Trên tab Tệp , bấm tùy chọn > Thư.

2. Bên dưới Lưu thư, hãy thực hiện một hoặc nhiều thao tác sau:

   • Để thay đổi vị trí lưu thư nháp, trong danh sách Lưu vào thư mục này, chọn Thư nháp, Hộp thư đến, Thư đã gửi hoặc Hộp thư đi.  

   • Để thay đổi tần suất lưu bản nháp, trong hộp Tự động lưu các mục chưa được gửi sau khoảng thời gian này, hãy nhập một số từ 1 đến 99.

Lưu hoặc di chuyển thư vào một thư mục Outlook khác

Nếu bạn muốn lưu thư vào một thư mục Outlook khác, cách dễ nhất để làm như vậy là di chuyển hoặc sao chép thư vào thư mục đích. Xem mục Di chuyển hoặc sao chép một mục vào một thư mục khác.

Lưu thư dưới dạng tệp trên máy tính của bạn hoặc trên đám mây 

1. Từ danh sách thư, chọn thư bạn muốn lưu để thư mở ra trong ngăn đọc hoặc bấm đúp vào thư để mở thư trong cửa sổ mới.

2. Từ tiêu đề thư, chọn Xem thêm hành động > Lưu dưới dạng.

   Mẹo: Bạn cũng có thể bấm chuột phải vào thư từ danh sách thư và từ menu, chọn Lưu dưới dạng.

Thư sẽ được lưu tự động, thường là trong thư mục Tải xuống. Tên của tệp mặc định cho tiêu đề thư của bạn và sẽ được lưu dưới dạng tệp .eml tin.

Lưu thư dưới dạng tệp PDF 

Outlook mới không bao gồm PDF như một trong các tùy chọn mặc định Lưu dưới dạng. Tiện ích In thành PDF của Microsoft có trong Windows 10 hoặc Windows 11 cho phép bạn in trực tiếp mọi thư email thành PDF.

1. Mở thư bạn muốn lưu dưới dạng PDF.

2. Trong thư, chọn Xem thêm hành động  > in> In.

3. Trong danh sách thả xuống Máy in, chọn In thành PDF của Microsoft.

   

4. Chọn In.

5. Trong hộp Lưu Kết quả In Dưới dạng, chọn một thư mục cho TỆP PDF của bạn và nhập tên tệp. Sau đó chọn Lưu.

Lưu bản nháp của thư mà bạn muốn hoàn tất sau  

Việc lưu bản nháp được thực hiện tự động. Thư nháp luôn được lưu trong thư mục Nháp .

Bản nháp được lưu 30 giây một lần và không có cách nào để thay đổi khoảng thời gian đó hoặc thay đổi vị trí bạn lưu bản nháp.

Để lưu bản nháp theo cách thủ công

• Từ dải băng, chọn Tùy chọn, rồi chọn Lưu bản nháp.

Để trở về bản nháp đã lưu của thư

• Trong ngăn Thư mục, chọn Thư nháp, rồi chọn thư hoặc bấm đúp vào đó để mở thư trong cửa sổ mới.

• Nếu bạn muốn xóa thư nháp, hãy chọn thư và bấm Xóa hoặc bấm chuột phải vào thư và từ danh sách thả xuống, chọn Xóa.

Lưu thư dưới dạng tài liệu Word hoặc mẫu

Lưu thư dưới dạng tài liệu Word hoặc mẫu không được hỗ trợ.

Lưu hoặc di chuyển thư vào một thư mục Outlook khác 

Nếu bạn muốn lưu thư vào một thư mục Outlook khác, cách dễ nhất để làm như vậy là di chuyển hoặc sao chép thư vào thư mục đích. Xem mục Di chuyển hoặc sao chép một mục vào một thư mục khác.