Skapa och hantera en projektaktivitetslista

Det är viktigt att gå tillbaka till projektaktivitetslistan under projektets förlopp och uppdatera de kolumner som hör till varje aktivitets status. Det gör det lättare att förmedla vad som pågår i projektet till dem som kanske inte känner till de dagliga detaljerna om projektets aktiviteter.

Fyll i följande kolumner för alla aktiviteter i projektaktivitetslistan och ange en uppdatering om projektet:

• % slutfört    Ange din bästa uppskattning om hur mycket arbete som har slutförts på aktiviteten, i procent. Om en aktivitet till exempel är slutförd ungefär till hälften skriver du 50 % i kolumnen % slutfört. Procentandelen används för att rita ett förloppsöverlägg på Gantt-stapeln för aktiviteten.

• Aktivitetsstatus    Välj beskrivningen som bäst motsvarar aktivitetens aktuella status.

Du kan dessutom stöta på andra ändringar i projektet som kräver uppdateringar i projektaktivitetslistan. Startdatum eller Förfallodatum för en aktivitet kan till exempel ändras om en aktivitet kommer igång tidigare än planerat eller blir försenad. Du kan uppdatera de här kolumnerna i tabelldelen av vyn, precis som med andra kolumner. I vissa fall kanske personen som arbetar med en aktivitet inte längre är tillgänglig för aktiviteten. Du kan också uppdatera vem som är tilldelad till aktiviteten genom att uppdatera kolumnen Tilldelad till. Mer information finns i Tilldela personer till aktiviteter i en projektaktivitetslista.

Överst på sidan

När du har lagt till aktiviteterna i en projektaktivitetslista är nästa steg att tilldela dem till personer i organisationen. När du tilldelar en person till en aktivitet identifierar du vem som ansvarar för att slutföra arbetet med den aktiviteten.

1. Klicka en gång i kolumnen Tilldelad till för den aktivitet du tilldelar.

   

2. Ange namnet eller inloggningsinformationen för den person du tilldelar på något av följande tre sätt:

   • Klicka på Bläddra, som visas bredvid kolumnen Tilldelad till, och sök efter den person du tilldelar i organisationens adressbok.

   • Ange inloggningsinformationen för den person du tilldelar från organisationen, inklusive domänen, i kolumnen Tilldelad till. Skriv till exempel contoso\mollyc, där "contoso" är domänen och "mollyc" är användarnamnet.

   • Skriv namnet på den person du tilldelar i kolumnen Tilldelad till. Det är användbart om du tilldelar en entreprenör eller någon annan som inte har ett konto i organisationen.

3. Meddela de tilldelade personerna om deras aktivitetstilldelningar, så att de känner till projektaktivitetslistan och arbetet som de nu ansvarar för.

När du skapar aktiviteter i en projektaktivitetslista är det viktigt att planera för vilka aktiviteter som kan tillhöra större aktiviteter. Projektet kan till exempel slutföras i faser, med flera aktiviteter i varje fas. Genom att representera faserna i projektaktivitetslistan får du en bra överblick över vad som pågår i projektet.

1. I gruppen Nytt på fliken Objekt klickar du på pilen på Nytt objekt och sedan på Sammanfattningsaktivitet.

2. Skapa den nya sammanfattningsaktiviteten genom att fylla i följande information i formuläret efter behov:

   • Namn    Skriv namnet på sammanfattningsaktiviteten.

   • Föregående    Välj de sammanfattningsaktiviteter och/eller underaktiviteter som måste slutföras innan den här sammanfattningsaktiviteten kan starta. Med dem markerade i den vänstra rutan klickar du på Lägg till för att flytta dem till den högra rutan. Mer information om föregående aktiviteter finns i nästa avsnitt i den här artikeln.

     Tips: Om du känner dig osäker på föregående aktiviteter, eller om du inte har kommit tillräckligt långt med planeringen för att lägga till alla sammanfattningsaktiviteters föregående i projektaktivitetslistan, kan du lämna det tomt nu och lägga till relationer med föregående senare, med hjälp av den vänstra tabelldelen av vyn för projektaktivitetslistan.

   • Prioritet    Välj prioritetsnivån som bäst motsvarar hur viktig sammanfattningsaktiviteten är i förhållande till de andra sammanfattningsaktiviteterna i projektet.

   • Aktivitetsstatus    Välj beskrivningen som bäst motsvarar status för uppsättningen av aktiviteter som hör till den här sammanfattningsaktiviteten. Om du bara planerar ett projekt och inga aktiviteter i den här sammanfattningsaktiviteten har startat väljer du Inte startad.

   • % slutfört Skriv en procentandel som bäst motsvarar hur mycket arbete som har slutförts på uppsättningen av aktiviteter som hör till den här sammanfattningsaktiviteten. Om du bara planerar ett projekt och inga aktiviteter i den här sammanfattningsaktiviteten har startat lämnar du fältet tomt eller skriver 0 %.

   • Tilldelad till Använd det här fältet för att identifiera personen som ansvarar för den här sammanfattningsaktiviteten. Mer information om hur du tilldelar aktiviteter finns i Tilldela personer till aktiviteter i en projektaktivitetslista.

   • Beskrivning    Skriv en kort beskrivning av sammanfattningsaktiviteten.

   • Startdatum    Ange datumet då den första underaktiviteten i den här sammanfattningsaktiviteten ska starta.

   • Förfallodatum    Ange datumet då den sista underaktiviteten i den här sammanfattningsaktiviteten ska vara slutförd.

3. Klicka på Spara för att skapa sammanfattningsaktiviteten.

När sammanfattningsaktiviteten har skapats kan du klicka på namnet på sammanfattningsaktiviteten i den vänstra tabelldelen av vyn för att öppna sammanfattningsaktiviteten i en ny vy för projektaktivitetslistan. I den vyn kan du lägga till de aktiviteter som hör till den sammanfattningsaktiviteten. Gå tillbaka till vyn där sammanfattningsaktiviteten visas genom att klicka på Navigera upp i gruppen Hantera vyer på fliken Lista.

Överst på sidan

I en enskild projektaktivitetslista kan det finnas en viss ordning för hur aktiviteter, inklusive sammanfattningsaktiviteter och underaktiviteter, måste slutföras. Om du till exempel bygger ett hus måste grunden slutföras innan väggarna kan byggas och väggarna måste vara klara innan taket kan byggas. Du kan representera den här ordningen med hjälp av kolumnen Föregående.

1. Klicka på cellen i kolumnen Föregående på en aktivitetsrad och klicka sedan på pilen till höger om cellen för att visa en lista över alla aktiviteter i den aktuella projektaktivitetslistan. Det omfattar alla sammanfattningsaktiviteter och underaktiviteter i listan.

2. Klicka på kryssrutan till vänster om varje aktivitet som måste slutföras innan den här aktiviteten kan starta.

   Tips: Det är lätt att överdriva här och markera alla aktiviteter som kommer före den aktuella aktiviteten. Men du behöver bara markera de aktiviteter som kommer direkt före den aktuella aktiviteten. Anta till exempel att jag har en projektaktivitetslista som innehåller tre aktiviteter: Aktivitet 1, aktivitet 2 och aktivitet 3. När aktivitet 1 är slutförd kan aktivitet 2 starta och när aktivitet 2 är slutförd kan aktivitet 3 starta. När du anger föregående för aktivitet 3 är det lätt att tro att både aktivitet 1 och aktivitet 2 måste vara slutförda innan aktivitet 3 kan starta. Men eftersom aktivitet 1 redan har angetts som föregående till aktivitet 2 behöver du inte ange den som föregående till aktivitet 3 också.

3. Justera datumen i kolumnerna Startdatum och Förfallodatum enligt relationerna mellan aktiviteterna. Anta till exempel att du har två aktiviteter som du vet tar omkring två dagar var att slutföra. Du konfigurerar den första aktiviteten som föregående för den andra aktiviteten. Du måste justera kolumnen Startdatum för den andra aktiviteten så att datumet är efter Förfallodatum för den första aktiviteten och du måste justera kolumnen Förfallodatum för den andra aktiviteten så att det är två dagar efter nya Startdatum.

   Tips: Vill du att den här processen ska vara mer automatiserad? Du kan använda en Enterprise Project Management-lösning som är kompatibel med SharePoint Foundation 2010, till exempel Microsoft Project 2010 och Microsoft Project Server 2010.

När du har identifierat föregående för varje aktivitet kan du se relationerna i Gantt-schemat. När en föregående identifieras för en aktivitet visas en pil mellan slutet av föregående aktivitets Gantt-stapel och början av nästa aktivitets Gantt-stapel.

Överst på sidan

I projektaktivitetslistor används samma vyfunktioner i SharePoint som i andra listor. Mer information finns i Anpassa vyn för en projektaktivitetslista