Koppla en extern lista till Outlook

Vanliga förutsättningar

Förbered den externa datakällan    En administratör kan behöva skapa ett konto och ge behörighet till datakällan för att säkerställa att rätt personer har tillgång till data och att data inte hamnar i fel händer. Administratören kanske även vill skapa specifika tabeller, vyer, frågor och så vidare för en extern databas för att begränsa resultatet till endast det som krävs och för att förbättra prestanda.

Konfigurera SharePoint-tjänster och -konton    En administratör måste aktivera tjänsterna Business Data Connectivity och säker lagrings tjänst.

Konfigurera säkra lagringstjänster    En administratör måste göra följande: avgöra bästa åtkomstläge för den externa datakällan, skapa ett målprogram och ange målprogrammets autentiseringsuppgifter.

Konfigurera Business Data Connectivity-tjänster    En administratör måste säkerställa att användaren som skapar den externa innehållstypen har behörighet till Business Data Connectivity-metadatalagringen och att lämpliga användare har åtkomst till den externa innehållstyp som de externa listan baseras på.

Skapa en extern innehållstyp    En användare måste definiera en extern innehållstyp som innehåller information om anslutningar, åtkomst, åtgärdsmetoder, kolumner, filter och andra metadata som används för att hämta data från den externa datakällan.

Skapa en extern lista    En användare måste skapa en extern lista utifrån den externa innehållstypen och en eller flera vyer av den externa lista efter behov.

Kontrollera att Office-produkter är redo att användas    Om du vill synkronisera externa data med Office-produkter måste du ha Windows 7 eller senare och följande kostnads fria program varu produkter, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 och WCF Data Services 5,0 för OData v3 på varje klient dator (om det behövs). Kontrollera att alternativet Business Connectivity Services för Office-installationen är aktiverat (detta är standardinställningen). Med det här alternativet installeras Business Connectivity Services Client Runtime som gör följande: cachelagrar och synkroniserar externa data, mappar affärsdata till externa innehållstyper, visar väljaren för externa element i Office-produkter och kör anpassade lösningar i Office-produkter.

Outlook-specifika nödvändiga aktiviteter

Aktivera funktionen offlinesynkronisering för externa listor    Funktionen Server grupp och webbplats fungerar offline-synkronisering för externa listorockså. Den här funktionen är aktive rad som standard på Server grupps nivå, men inte aktiv som standard på webbplats nivå.

Skapa en Outlook-baserad extern innehålls typ     När du skapar en extern innehålls typ måste en användare aktivera alternativet offline Sync-support och ställa in fältet för Office-objekttyp på något av följande sätt: kontakt, avtalad tid, uppgifteller inlägg.

Mappa motsvarande fält    En användare måste mappa ett eller flera av de externa innehålls typ fälten till deras respektive Outlook-fält.

När du mappar en extern innehålls typ, till exempel en kund, till en Outlook-objekttyp, till exempel en kontakt, måste du uttryckligen Mappa fälten i den externa innehålls typen, till exempel kundens förnamn, kundens efter namn, kund adressoch kund telefon, till deras respektive Outlook-objekttyp, till exempel en kontakts FirstName, LastName, adress arbeteoch telefon arbete.

Du behöver inte koppla alla motsvarande fält, men följande fält måste vara mappade.

Omappade fält, beroende på antalet, visas som utökade egenskaper enligt följande:

• Intilliggande    Läggs till i formulär området längst ned i ett Outlook-formulärs standard sida (2 till 5 fält).

• Separat    Läggs till som en ny sida i ett Outlook-formulär (6 eller fler fält).

Om den externa innehålls typen inte mappas direkt till någon Outlook-objekttyp kan du mappa fälten till en post av typen Outlook-objekt, som är den mest generella typen av objekt.

Överst på sidan