Använda filtrering för att ändra en SharePoint-vy

Filter minskar hur mycket data som returneras genom att välja objekt baserade på åtgärder (som till exempel större än eller mindre än) och matchande data. När du skapar en filtrerad vy borde din första indexerade kolumn i filteruttrycket minska datamängden så mycket som möjligt. Att filtrera efter ett tillstånds- eller datumfält kan till exempel ofta minska datamängden betydligt. Om du har 15 000 objekt vill du att det första indexet returnerar mindre än 5 000 objekt. Även om datamängden inte har över 5 000 objekt är att fortfarande en bra vana.

I SharePoint väljs den första indexerade kolumnen i en förfrågan, sedan väljs din data med hjälp av resten av kolumnerna. Andra kolumner som du anger i filtret kanske eller kanske inte indexeras. Vyn använder inte dessa index, även om resultatet av den filtrerade vyn returnerar färre objekt än tröskelvärdet för listvyn.

Anta till exempel att du har en fråga: storlek = stor OCH färg = röd. I listan indexeras inte storlek, men färg indexeras. Så länge det finns färre än 5 000 "röda" objekt i listan, lyckas frågan i en stor lista. Men om du har frågan storlek = stor ELLER färg = röd måste databasen, även om den kanske hittar alla röda objekt, söka igenom hela listan för att hitta alla stora objekt. Om fler än 5 000 objekt returneras begränsas frågan.

Om du använder två eller fler kolumner i filteruttrycket bör avgörande index (ett eller flera) använda en OCH-operator. Till exempel om du vill returnera Hundar från en stor lista med djur. Du har en oindexerad kolumn med namnet Arter där du har Hund som ett värde. Om du bara skickar en fråga för Arter = Hund begränsas frågan. Men om du har en indexerad kolumn med namnet Klass blir frågan Klass = Däggdjur OCH Arter = Hund. Du kan också söka efter hundar och katter med frågan Klass = Däggdjur OCH (Arter = Hund ELLER Arter = Katt). Den andra frågan markerar alla däggdjur och filtrerar sedan fram hundar och katter.

Om kolumnerna som du använder för att filtrera inte har index börjar du med att skapa index. Mer information finns i artikeln Lägga till ett index i en SharePoint-kolumn.

När du har indexerat en kolumn kan du lägga till den när du skapar eller ändrar en vy, och sedan filtrera vyn med hjälp av den. Innan du skapar en vy kan det vara lämpligt att lägga till fler kolumner i listan för att öka flexibiliteten vad gäller sortering, gruppering och filtrering. När du sorterar och filtrerar kan du välja kolumner som finns i datamängden, men inte visas.

Skapa en vy

Öppna listan eller biblioteket där du vill skapa en vy.

1. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek och sedan på Skapa vy.
   
   

2. På sidan Vytyp klickar du på den vy du vill använda. Om du är osäker väljer du Standardvy.

   

3. Ange ett vynamn.

   

4. Redigera vyns webbadress eller godkänn standardadressen. Du kan komma tillbaka och ändra detta senare.

5. I avsnittet Filter klickar du på Visa endast objekt när följande stämmer och välj sedan hur du vill filtrera objekten utifrån någon av de indexerade kolumnerna.

   Om du till exempel bara vill visa de objekt som ändrats i dag väljer du kolumnen Ändrad (Indexerad) och villkoret är lika med och skriver sedan [I dag].

   

   Obs!: Om du inte ser några kolumner där det står (Indexerad) efter namnet finns det inga indexerade kolumner tillgängliga för den listan eller det biblioteket. Du måste först Skapa ett enkelt eller sammansatt index.

6. Om du vill begränsa antalet objekt som visas på varje sida rullar du ned till Objektgräns och anger värdet Antal objekt som ska visas. När du skapar en vy är standardantalet objekt som ska visas 30.

   

7. Du kan välja mellan två alternativ när du ska ställa in en objektgräns för en sida:

   • Visa objekt i grupper med angiven storlek som skapar en visning sida för sida av data, som är användbar när du bläddrar bland objekt på ett icke-interaktivt sätt.

     När det finns fler objekt än gränsinställningen delas visningen upp på flera sidor.

     

   • Begränsa antalet objekt som returneras till angiven mängd skapar en bestämd gräns som eventuellt inte returnerar hela resultatet av filteråtgärden. Det kan vara användbart när du testar vyn, skapar en prototyp eller bara vill hämta de främsta värdena i en vy.

8. Under Format väljer du Förhandsgranskningsfönster och visar all information från objekt i listan i ett lodrätt fönsterformat. Förhandsgranskningsfönstret är ett av de Vyformat som du kan välja under Format när du redigerar eller skapar en vy.

   

   Du kan navigera snabbare bland data genom att hovra över objektrubriken i ett rullningsområde till vänster på sidan, så visas alla kolumnvärden för det aktuella objektet i en lodrät lista till höger på sidan. Mindre initiala data visas och det hjälper till att visa vyn snabbare. Det här formatet är också mycket användbart när listan är bred eller innehåller många kolumner och skulle kräva vågrät rullning för att se data.

   

9. Klicka på OK.

Det finns mer du kan göra med vyn, men det här räcker för att visa data som har överskridit tröskelvärdet för listvyn om du blockeras från att göra det. Du kan även sortera, gruppera efter, ange summor, visa mappar och optimera vyn med en mobil enhet.

Ändra en vy

Öppna listan eller biblioteket där du vill skapa en vy.

1. Klicka på fliken Lista eller Bibliotek, välj vyn under Aktuell vy ochklicka sedan på Ändra vy.
   
   

2. Rulla ned till avsnittet Vyer och klicka på en vy.

3. Du kan sedan ändra inställningar enligt steg 5 till 9 i Skapa en vy ovan.

4. Klicka på OK.

För att en vy snabbt ska kunna filtrera bland många objekt måste den första kolumnen i filtret vara indexerad. Andra kolumner som du anger i vyfiltret kanske eller kanske inte är indexerade, men dessa index används inte i vyn. Den första kolumnen i filtret bör returnera färre objekt än tröskelvärdet för listvyn.

Om den första kolumnen i filtret returnerar fler objekt än tröskelvärdet för listvyn kan du använda ett filter med två eller fler kolumner. När du definierar en filtrerad vy som använder två eller flera kolumner med hjälp av en OCH-operator begränsas det totala antalet objekt som returneras. Men även om så är fallet måste du fortfarande ange den kolumn som troligen returnerar minst mängd data som den första kolumnen i filtret. Det är inte effektivt att använda ett ELLER-filter under dessa förhållanden, eftersom det ofta innebär att antalet returnerade objekt ökar.

Mer information om vyer finns i Skapa, ändra eller ta bort en vy av en lista eller ett bibliotek

Det finns två nyckelord som du kan använda om du vill filtrera efter dagens datum [Idag] eller aktuell användare [Jag]. Dessa är dynamiska eftersom de ändras beroende på användare eller datum.

Att använda [Jag] kan vara användbart när du helt enkelt vill hitta dina dokument i ett stort bibliotek. [Jag] sorterar efter personbaserade kolumner som Skapad av eller Ändrad av. Om du till exempel vill visa alla dokument som du skapat anger du ett filter med [Jag] i kolumnen Skapad av. Om du brukar redigera andras filer och vill visa de senaste filerna du arbetat med, anger du ett filter med [Jag] i kolumnen Ändrad av. Om du vill visa båda skapar du två filter kopplade med hjälp av funktionen Eller.

Nyckelordet [Idag] fungerar med datumbaserade kolumner. Du kan använda matematik och skapa intervaller som ändras med dagens datum. Om du till exempel vill visa alla dokument som har ändrats de senaste 30 dagarna kan du skapa ett filter i datumkolumnen som visar resultat som är större än eller lika med [Idag] -30. Om du vill utesluta dagens datum anger du ett andra filter i datumkolumnen som visar resultat som är mindre än [Idag] och kopplar samman dem med funktionen Och.

Du kan filtrera en SharePoint lista som har en metadatakolumn. 

Lägga till en metadatakolumn i listan

Gå till listan och välj +Lägg till kolumn.

Välj Mer... alternativknappen Hanterade metadata och välj sedan OK.

När du har skapat en kolumn med hanterade metadata och lagt till objekt i listan kan du också använda metadatataggar genom att klicka på ikonen i fönstret Redigera listobjekt.

Använda metadatataggar i trädvyfönstret.

Filtrera på taggar för hanterade metadata

1. Välj filterikonen för att komma åt filterfönstret.

   

   Obs!: Du kan välja alternativet Trädvy i listrutan högst upp i fönstret, vilket ger en hierarkisk vy av termerna som är kopplade till den markerade kolumnen.

2. Markera de metadatataggar som du vill filtrera på.

   

3. Alternativt, om du har minst 5 värden definierade i kolumnen Hanterade metadata väljer du länken Visa alla för att visa filterfönstret.

   

4. Kontrollera metadatataggarna som du vill filtrera på och välj Använd.

Nedan följer några förslag på typiska vyer som skulle fungera väl med indexerade kolumner: