Planlegge et allmøte i Microsoft Teams
Enten du er vert for en produktdemo for hele firmaet eller dekker et direktesendt arrangement, er funksjoner i rådhuset optimale for å produsere arrangementer i stor skala.
I denne artikkelen
Planlegg et allmøte
Slik planlegger du et allmøte:
-
Åpne Teams-kalenderen.
-
Velg pilen ved siden av Nytt møte +.
-
Velg Allmøte fra rullegardinmenyen.
-
Skriv inn grunnleggende informasjon, angi presentatører og mer i Detaljer:
-
Skriv inn tittel på arrangementet, start- og sluttdatoen og beskrivelsen.
: Maksimal varighet for et allmøte er 30 timer.
-
Arrangøren er som standard personen som opprettet allmøtet.
-
I Arrangementsgruppe > medarrangører eller presentatører fra organisasjonen, kan du søke etter og velge andre personer som skal hjelpe deg med å administrere rådhuset. Du kan også legge til eksterne presentatører.
: Medarrangører har de fleste arrangørfunksjoner, men kan ikke endre detaljer (dato, klokkeslett osv.). Presentatører kan snakke og dele innhold under arrangementet.
-
Velg Lagre og send invitasjoner for å bruke endringer og invitere medarrangører og presentatører til arrangementet.
-
-
Velg om arrangementet skal være tilgjengelig for organisasjonen din (medlemmer og gjester i organisasjonen), offentlig (alle som er invitert eller med en kobling til arrangementet) eller Folk og grupper (bare inviterte personer og grupper fra organisasjonen)
Tillatelsestype
Beskrivelse
Organisasjonen din
Alle i organisasjonen kan delta på rådhuset, inkludert gjester.
Offentlig
Alle kan bli med – både personer i organisasjonen og utenfor den.
Personer og grupper
Opptil 500 personer kan delta på rådhuset. Dette omfatter personer som er lagt til enkeltvis og gjennom distribusjonslister, Microsoft 365-sikkerhetsgrupper og Microsoft 365 Unified Grupper. Du kan legge til opptil 20 slike grupper eller lister. Dynamiske grupper støttes ikke.
-
Søk etter og velg personer du vil sende invitasjoner til, i Inviter deltakere. Du kan legge til distribusjonslister, Microsoft 365-sikkerhetsgrupper, Microsoft 365 Unified Grupper og opptil 500 individuelle e-postadresser. Du kan legge til opptil 20 slike grupper eller lister.
-
Velg Lagre for å bruke endringer, og fortsett å tilpasse arrangementet.
-
Velg Alternativer for møte for å redigere flere innstillinger.
:
-
Noen møtealternativer kan være låst avhengig av policyene som er angitt av IT-administratoren.
-
Microsoft 365-sikkerhetsgrupper som ikke har e-postaktivert, mottar ikke e-postinvitasjoner.
-
Dynamiske grupper støttes ikke.
-
-
Velg Publiser for å arrangere et allmøte og invitere deltakere.
Legg til eksterne presentatører
Legg enkelt til opptil 20 presentatører utenfor organisasjonen i rådhuset. Eksterne presentatører er presentatører som er anonyme, utenfor organisasjonen eller ikke bruker Teams.
Når du legger til en ekstern presentatør, mottar de en unik kobling for å bli med i arrangementet uten at de må vente i lobbyen. Anonyme presentatører trenger ikke å logge på med en Microsoft-konto. De kan bli med ved hjelp av koblingen og skrive inn navnet deres før de blir med på møtet.
Slik legger du til en ekstern presentatør:
-
Gå til Teams-kalenderen.
-
Velg et kommende allmøte, og velg Detaljer.
-
Velg Legg til eksterne presentatører.
-
Skriv inn e-postadressene til de eksterne presentatørene du vil legge til i Eksterne presentatører.
-
Velg Lagre og send invitasjoner .
:
-
Eksterne presentatører må ikke videresende koblingene de er blitt tilsendt. De kan bli med ved å bruke den samme koblingen på opptil tre enheter.
-
Hvis en gjest ikke er godkjent når han blir med i arrangementet, plasseres de i lobbyen. Derfra kan en arrangør eller presentatør godkjenne eller avslå forespørselen om å bli med i arrangementet.
Kopier eller generer koblingen på nytt for å bli med eksternt.
Slik kopierer du eller genererer koblingen for å bli med for eksterne presentatører på nytt:
-
Åpne et rådhus i Teams-kalenderen.
-
Velg Ekstern presentatør i detaljer om allmøtet.
-
Velg Unik kobling for å bli med.
-
Velg Kopier for å kopiere koblingen til utklippstavlen, eller Laste inn på nytt for å generere en ny.
Duplisere et rådhus
Dupliser et eksisterende rådhus for å bruke alle detaljer og innstillinger på et nytt rådhus. Du kan duplisere tidligere og kommende rådhus som finnes i Teams-kalenderen.
Når du dupliserer et eksisterende rådhus, vil det nye rådhuset ha det samme:
-
Tittel
-
Beskrivelse
-
Presentatører, medarrangører og deltakere
-
Hendelsestema
-
Registreringsinnstillinger
-
Tilpassede e-postmeldinger
-
Alternativer for møte
Slik dupliserer du et rådhus:
-
Høyreklikk på fortiden eller det kommende rådhuset du vil duplisere, i Teams-kalenderen.
-
Velg Duplikathendelse .
-
Angi dato og klokkeslett for den nye hendelsen, og rediger eventdetaljene du vil endre.
-
Velg Lagre.
Du kan også duplisere et rådhus ved å dobbeltklikke det i Teams-kalenderen og velge Duplikathendelse på detaljsiden.
: Hvis du dupliserer en hendelse som ikke har blitt endret eller blitt med i løpet av de siste 60 dagene, overføres ikke møtealternativene. Den dupliserte hendelsen har standard møtealternativer.
Inviter deltakere til et allmøte
Når du inviterer deltakere, vil de se invitasjonen til allmøtet i kalenderen. Hvis du aktiverte veksleknappen Bare tillat inviterte personer å bli med, må du publisere arrangementet for at deltakerne skal kunne bli med.
Slik inviterer du deltakere til et nettseminar:
-
Gå til din Teams-kalender.
-
Åpne et eksisterende allmøte, eller opprett et nytt.
-
Gå til Detaljer > Deltakere.
-
Søk og velg personene du vil invitere, i Inviter deltakere.
-
Velg Lagre.
Når arrangementet publiseres, mottar deltakerne automatisk invitasjoner på e-post. Inviterte uten en Microsoft-konto kan bli med i møtet anonymt.
Live reaksjoner på rådhuset
Øk engasjementet og motta tilbakemeldinger i sanntid fra publikum på rådhuset med direkte reaksjoner. Når et rådhus starter, kan deltakerne velge mellom flere direkte reaksjoner i møtekontrollene. Når de velger en, vises den et øyeblikk i nedre hjørne av møtevinduet.
(Deltakervisning)
Live reaksjoner er tilgjengelig i rådhuset organisert i Teams Premium. De aktiveres automatisk, men kan aktiveres eller deaktiveres.
Slik slår du direktesendte reaksjoner på rådhuset på eller av før et arrangement:
-
Gå til Teams-kalenderen.
-
Velg et rådhus du organiserte.
-
Velg Behandle hendelse .
-
Velg Alternativer for møte i Detaljer .
-
Velg Forhandling .
-
Slå veksleknappen Tillat reaksjoner på eller av.
-
Velg Bruk > Lagre .
Slik aktiverer eller deaktiverer du direkte reaksjoner under et arrangement:
-
Velg Flere handlinger > Innstillinger > Møtealternativer i møtekontrollene .
-
I Forhandling slår du veksleknappen Tillat reaksjoner på eller av.
Endringer i denne innstillingen trer i kraft umiddelbart.
:
-
Hvis du spiller inn rådhuset, vises ikke direkte reaksjoner i opptaket.
-
I rådhuset vil deltakerne se på en forsinkelse på ca 20-30 sekunder. Reaksjonene deres kan virke forsinket til presentatører og arrangører som et resultat.
Hvis du vil lære mer om direkte reaksjoner i Teams, kan du se Express selv i Microsoft Teams-møter med direkte reaksjoner.
E-postmeldinger fra rådhuset
E-postmeldinger fra rådhuset i Teams aktiveres automatisk når du planlegger et rådhus. Det finnes to typer e-postmeldinger som personer som er invitert til et rådhus, mottar:
-
E-postmeldinger med arrangementsinvitasjoner: Disse e-postmeldingene forteller personer at de er invitert til rådhuset. De inneholder viktige hendelsesdetaljer, for eksempel dato, starttidspunkt og beskrivelse. Disse sendes automatisk når hendelsen publiseres.
-
Hendelsesopptak av tilgjengelige e-postmeldinger: Etter et rådhus gir disse e-postene deltakerne beskjed når hendelsesopptaket er tilgjengelig for visning. Disse e-postmeldingene sendes automatisk når hendelsesopptaket publiseres.
E-postmeldinger fra rådhuset opprettes fra en Teams-mal som automatisk fyller ut hendelsesdetaljene. Du kan redigere e-postmeldingene eller deaktivere dem helt før du publiserer hendelsen.
Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Administrere e-postmeldinger fra rådhuset i Microsoft Teams.
Publisere et allmøte
Når du har skrevet all informasjon om allmøtet og fullført e-postmalen, publiserer du allmøtet for å invitere deltakere automatisk.
Slik publiserer du et allmøte:
-
Gå til din Teams-kalender.
-
Åpne et eksisterende allmøte, eller opprett et nytt.
-
Skriv ned viktig informasjon og tilpass temaer.
-
Velg Lagre for å bruke eventuelle endringer.
-
Velg Publiser og bekreft.
Når allmøtet er publisert, mottar deltakerne automatisk en invitasjon på e-post og oppdateringer om eventuelle endringer.
Feilsøking
Hva gjør jeg hvis jeg har problemer med å bli med i et møte?
Kontroller at du blir med i møtet som er logget på fra kontoen der du mottok møteinvitasjonen eller koblingen.Jeg ble invitert som ekstern presentatør, men koblingen min for å bli med fungerer ikke.
Din unike kobling til å bli med som presentatør vil bare fungere hvis du er logget på Teams med samme e-post som du mottok koblingen for å bli med i. Du kan ikke logge på med en annen konto og bruke koblingen, og du kan ikke bli med anonymt ved hjelp av koblingen.