Hva er et dokumentbibliotek?

Et dokumentbibliotek gir et sikkert sted å lagre filer der du og kollegene dine enkelt kan finne dem, samarbeide på dem og få tilgang til dem fra hvilken som helst enhet når som helst. Du kan for eksempel bruke et dokumentbibliotek på et nettsted i SharePoint lagre alle filer som er relatert til et bestemt prosjekt eller en bestemt klient. Å legge til filer eller flytte filer mellom mapper er like enkelt som å dra og slippe dem fra ett sted til et annet.

Et miniatyrbilde av et dokumentbibliotek uten noe merket.

: Ser skjermen annerledes ut enn dette? Det kan hende at administratoren har klassisk erfaring på dokumentbiblioteket. Hvis dette er tilfelle, kan du se Introduksjon til biblioteker. Hvis du er eieren av et dokumentbibliotek, en nettstedseier eller en administrator, kan du se Bytte standardopplevelsen for dokumentbiblioteker fra ny eller klassisk for å få fremgangsmåten for å angi standardopplevelsen.

: Noen funksjoner er for øyeblikket bare tilgjengelige i klassisk opplevelse. Klikk Gå tilbake til SharePoint i det nederste venstre hjørnet av siden for å bytte til klassisk opplevelse.

Standardnettstedet i SharePoint og SharePoint Server 2019 inneholder et dokumentbibliotek, og ett opprettes automatisk når du oppretter et nytt nettsted. Du kan legge til flere dokumentbiblioteker på et nettsted etter behov. Dette er nyttig hvis du for eksempel vil begrense tilgangen til et sett med filer. Hvert dokumentbibliotek viser en liste over filer, mapper og viktig informasjon om hver av dem, som hvem som opprettet eller sist endret en fil. Du kan bruke denne informasjonen til å organisere filene og gjøre det enklere å finne dem.

I et dokumentbibliotek kan du:

Legg til, rediger, slett en fil, mappeeller kobling fra et SharePoint dokumentbibliotek, samtidig redigering og last ned dokumenter.
Styre hvem som har tilgang til et bibliotek, en mappe i et bibliotek eller en enkeltfil i et bibliotek.
Holde oversikt over aktiviteten i en fil, for eksempel når den sist ble endret, og motta et varsel når noe blir endret.
Opprett en egendefinert visning i et dokumentbibliotek
Dele filer eller mapper med andre.
Legge til en kobling i et dokumentbibliotek til noe som er lagret utenfor biblioteket, for eksempel en kobling til en fil som ligger i et annet bibliotek, eller enda en kobling til en ekstern nettside.
Merke en kobling, en fil eller mappe i et dokumentbibliotek slik at du og andre kan få tak i dem raskt.

La oss ta en titt rundt

Øverst til venstre i dokumentbiblioteket finner du hovedmenyen.

SharePoint Onine dokumentbibliotekmeny

Her kan du opprette nye mapper, dokumenter eller koblinger til noe som befinner seg utenfor dokumentbiblioteket,

Office 365 – Opprette en ny mappe eller et dokument

: Listen over dokumenttyper varierer avhengig av tillatelsene og hvordan nettstedet ble konfigurert.

eller laste opp en mappe eller filer.

Office 365 – Laste opp filer eller mappe til et dokumentbibliotek

: Mapper støttes for øyeblikket ikke av Internet Explorer.

Du kan også synkronisere filer med den nye OneDrive synkroniseringsappen eller opprette et varsel for å motta et varsel når noe er endret.

Klikk Visningsalternativer øverst til høyre på siden for dokumentbiblioteket for å endre visningen av dokumentbiblioteket til Liste-, Kompakt- og Delark-visning. Hvis du bruker Internet Explorer, kan du åpne dokumentbiblioteket i Windows Filutforsker, ved å klikke Vis i Filutforsker. Du kan også lagre en egendefinert visning ved å klikke Lagre visning som, eller hvis du er bibliotekeier eller administrator, kan du redigere eller opprette visninger på siden med bibliotekinnstillinger ved å klikke Rediger gjeldende visning.

Office 365 – Endre dokumentbibliotekvisning

Du kan legge til nye kolonner og velge kolonnene som skal vises, ved å klikke + eller + Legg til kolonner helt til høyre i kolonneoverskriftene hvis du er i listevisning, eller hvis du er i flisvisning, ved å klikke Knapp for å ordne dokumentbibliotek og deretter klikke Knapp for å legge til kolonne i dokumentbibliotek helt til høyre i kolonneoverskriftene.

Legge til en rullegardinkolonne i et gruppe tilkoblet dokumentbibliotek

Du kan vise og redigere informasjon om en fil eller mappe, for eksempel nødvendige egenskaper, nylig aktivitet eller hvem en fil er delt med, i informasjonsruten. Hvis du vil vise eller skjule informasjonsruten, velger du en fil eller mappe og klikker Detaljrute for dokumentbibliotek på høyre side av hovedmenyen. Du kan også vise informasjonsruten ved å høyreklikke en fil eller mappe og velge Detaljer.

Office 365 – Metadatapanel for dokument

Når du velger en mappe eller fil, endres menyen øverst til venstre i biblioteket til en liste over handlinger du kan utføre i denne mappen eller filen.

En merket fil viser endring i dokumentbibliotekmenyen

: Hvis du vil vise fil- eller mappemenyen når du er i miniatyrbildevisning, klikker du øverst til høyre på miniatyrbildet.

Du kan se en annen versjon av dokumentmenyen ved å høyreklikke filnavnet eller, hvis du er i listevisning, ved å klikke ellipsen Office 365 – Ellipser for dokumentbibliotekliste ved siden av filnavnet. Denne menyen inneholder flere handlinger, for eksempel Fest til toppen, som uthever filer slik at du og andre kan finne dem raskt.