Et bibliotek er en plassering på et nettsted der du kan laste opp, opprette, oppdatere og samarbeide på filer med gruppemedlemmer. Hvert bibliotek viser en liste over filer og viktig informasjon om filene, for eksempel hvem som var den siste personen som endret en fil. De fleste områder inkluderer et bibliotek når du oppretter området. Et gruppenettsted har for eksempel et dokumentbibliotek der du kan organisere og dele dokumenter.
Etter hvert som du trenger flere biblioteker, kan du velge blant flere bibliotekapper som er klare til bruk, og legge dem til på nettstedet. Du kan også tilpasse biblioteker på flere måter. Du kan for eksempel kontrollere hvordan dokumenter vises, behandles og opprettes. eller spore versjoner av filer, inkludert hvor mange og hvilken versjonstype. Du kan også opprette egendefinerte visninger, skjemaer og arbeidsflyter for å hjelpe deg med å administrere prosjekter og forretningsprosesser.
Hvis du bare ønsker å opprette eller arbeide med biblioteker og trenger fremgangsmåteinformasjon, kan du gjøre vanlige og nyttige oppgaver her.
-
Opprette, legge til, vise og gi nytt navn til dokumentbiblioteker
-
Video: Konfigurere dokumentlagring og -deling i Microsoft 365
-
Slette en fil, mappe eller kobling fra et SharePoint-dokumentbibliotek
-
Opprette, endre eller slette en visning av en liste eller et bibliotek
-
Aktivere og konfigurere versjonskontroll for en liste eller et bibliotek
-
Angi tillatelser og avanserte innstillinger for et bibliotek Forstå tilgangsnivåer i SharePoint
-
Konfigurere et aktivabibliotek til lagring av bilde-, lyd- eller videofiler
-
Behandle store dokument- og postbiblioteker ved hjelp av metadata (se Innføring i forvaltede metadata)
Et markedsføringsteam hos Contoso oppretter et gruppenettsted der de planlegger å behandle prosjekter og dokumenter. De velger en nettstedseier for å administrere området. Områdeeieren får tillatelsesnivået Full kontroll når hun legges til i Eiere-gruppen for området. Hun deler nettstedet og gir alle tillatelse til å bidra til det. Teamet bestemmer seg for å bruke dokumentbiblioteket til å administrere pressemeldinger, budsjettfiler, kontrakter, forslag og andre teamdokumenter.
Områdeeieren laster opp viktige dokumenter for å få gruppen i gang med å bruke biblioteket som en sentral plassering. Deretter aktiverer hun versjonskontroll, slik at teamet har en logg over hvordan filer utvikler seg og kan gjenopprette en tidligere versjon, om nødvendig. Områdeeieren legger også til standardmaler i biblioteket for markedsføringsrapporter, salgskontrakter, kampanjeplaner og budsjettregneark. Hver mal inneholder firmalogoen og et format som alle har sagt ja til å bruke. Når medlemmer oppretter en ny fil fra dokumentbiblioteket, kan de enkelt velge hvilken mal de vil bruke.
Når gruppemedlemmer legger til filer og samarbeider på dokumenter, organiserer de biblioteket ved å legge til kolonner og opprette visninger for å hjelpe dem med å finne dokumenter raskt. Områdeeieren legger for eksempel til en «Prosjektnavn»-kolonne, slik at medlemmer kan filtrere eller sortere etter denne kolonnen. Andre gruppemedlemmer legger til offentlige visninger som grupperes etter regnskapskvartal, og filtrerer etter kontrakter som utløper innen seks måneder. Hvert medlem oppretter også personlige visninger for å hjelpe dem med å finne informasjon raskt og fullføre arbeidet.
Etter mye diskusjon på et personalmøte, bestemmer teamet seg for å angi varsler på biblioteknivå for å rapportere oppdateringer én gang i uken. Hvert medlem kan bestemme hvordan de skal konfigurere flere varsler eller RSS-feeder på bestemte filer, etter behov.
Teamet forplikter seg også til en viktig "beste praksis" i denne nye samarbeidsverdenen. Når medlemmer ønsker å dele et dokument, motstår de fristelsen til å legge det ved i en e-postmelding, og sender i stedet en kobling til dokumentet på e-post. Det er enkelt å sende en kobling via e-post fra biblioteket og peker personer til den nyeste versjonen på gruppenettstedet.
Et kritisk ansvar for dette teamet er å foreslå markedsføringskampanjer for å øke salg og omsetning. Når gruppemedlemmer utvikler en ny kampanjeplan, redigerer de dokumenter samtidig og sporer underordnede versjoner av filene. Samtidig redigering lar flere personer redigere et dokument samtidig, uten å måtte bekymre seg for å avstemme endringer. Hvis de gjør en feil i én versjon av et dokument, kan de gjenopprette en tidligere versjon. Når de er ferdige med kampanjeplanen, kan de opprette en hovedversjon og deretter sende den til godkjenning av sin juridiske avdeling og deres overordnede. Når filen er godkjent, kan andre ansatte i firmaet vise filen.
Eieren av nettstedet undersøker dokumentasjonen og opplæringen på nettet, og lærer hvordan du konfigurerer en arbeidsflyt, knytter den til biblioteket og automatiserer prosessen med å samle inn tilbakemeldinger, samle inn signaturer og publisere det endelige dokumentet.
Etter tre måneders bruk har dokumentbiblioteket og nettstedet blitt avgjørende for markedsføringsteamet og bidratt til å forbedre produktiviteten og synligheten i hele virksomheten. De kan ikke forestille seg å arbeide uten det, og utforsker andre måter å bruke SharePoint-teknologier på for å samarbeide bedre.
Her er noen måter du kan arbeide med biblioteker på og gjøre dem mer nyttige for gruppen (organisert løst fra grunnleggende til mer avansert):
Bruke og opprette visninger Du kan bruke en visning til å se filene i et bibliotek som er viktigst for deg, eller som passer best til et formål. Innholdet i biblioteket endres ikke, men hver visning organiserer eller filtrerer filene for å gjøre dem enklere å finne og bla gjennom på en meningsfull måte. Hvis du vil ha mer informasjon om visninger, kan du se Opprette, endre eller slette en visning av en liste eller et bibliotek.
Spore versjoner Hvis du trenger å beholde tidligere versjoner av filer, kan biblioteker hjelpe deg å spore, lagre og gjenopprette filene. Du kan velge å spore alle versjoner på samme måte. Du kan også velge å angi noen versjoner som overordnede, for eksempel å legge til et nytt kapittel i en håndbok, og andre versjoner som underordnede, for eksempel retting av stavefeil. Hvis du vil ha hjelp til å administrere lagringsplass, kan du velge hvor mange versjoner du vil lagre.
Tips!: Hvis gruppen planlegger å bruke samtidig redigering, anbefaler vi at du aktiverer minst større versjonskontroll i biblioteket, i tilfelle noen gjør en feil og laster opp et dokument med samme navn i et bibliotek der alle utfører samtidig redigering. Hvis du mister endringer, kan du på denne måten gjenopprette en tidligere versjon av dokumentet.
Hvis du vil ha mer informasjon om versjonskontroll, kan du se Aktivere og konfigurere versjonskontroll for en liste eller et bibliotek.
Samtidig redigering eller utsjekking av filer Når du redigerer et Microsoft Word- eller PowerPoint-dokument fra et bibliotek uten å sjekke det ut, kan andre redigere det samtidig (det er samtidig redigering). Når du sjekk ut en fil, sikrer du at bare én person kan redigere filen til den er sjekket inn. Du kan kreve at dokumenter sjekkes ut i biblioteker som inneholder sensitive dokumenter, eller når du vil følge nøye med på utviklingen av dokumenter. Men vær oppmerksom på at det å kreve utsjekking vil gjøre det umulig for personer å redigere dokumenter samtidig. Ved hjelp av utsjekking vil personer bli bedt om å legge igjen en kommentar om hva de endret i dokumentet, men utsjekking vil også redusere redigerings- og gjennomgangsprosessene. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Dokumentsamarbeid og samtidig redigering eller Sjekke ut, sjekke inn eller forkaste endringer i filer i et bibliotek.
Redigere filer fra skrivebordsprogrammer Når du lagrer dokumenter på et SharePoint-nettsted, kan du opprette, redigere og redigere dokumenter direkte fra kompatible skrivebordsprogrammer, for eksempel Microsoft Word eller PowerPoint, uten engang å gå til nettstedet. Du kan for eksempel redigere en PowerPoint-presentasjon samtidig som andre redigerer den (også kjent som samtidig redigering). Du kan også behandle innsjekking og utsjekking direkte fra PowerPoint. I tillegg kan du bruke OneDrive for jobb eller skole eller Outlook til å koble fra bibliotekinnholdet, arbeide med dem fra en ekstern plassering og deretter synkronisere endringer på en jevn måte når du kobler til igjen.
Holde deg informert om endringer Hvis du vil holde deg oppdatert når dokumenter i et bibliotek endres, konfigurerer du varsler, abonnerer på RSS-feeder eller følger dokumenter. Hovedforskjellen mellom varsler, RSS og følgende er hvor du mottar varslene. Både varsler og RSS-feeder informerer deg om oppdateringer, og begge lar deg tilpasse hvor mye informasjon du mottar. Du kan konfigurere varsler eller RSS for å finne ut når noe endres i et bibliotek. Hvis du bare bryr deg om et bestemt dokument, kan du konfigurere et varsel eller følge dokumentet. Varsler kan komme som e-postmeldinger eller tekstmeldinger. RSS-varsler mottas i en konsolidert feed som du kan lese i Outlook eller en annen feedleser. Hvis du følger et dokument, får du et varsel i nyhetsfeeden (hvis organisasjonen bruker nyhetsfeed). Hvis du vil ha mer informasjon om varsler, kan du se Opprette et varsel eller abonnere på en RSS-feed.
Kreve godkjenning av dokument Du kan kreve at dokumenter godkjennes før alle kan se dem. Dokumenter blir værende i en ventestatus til de er godkjente eller forkastet av noen som har tillatelse til å gjøre dette. Du kan kontrollere hvilke brukergrupper som kan se et dokument før det er godkjent. Denne funksjonen kan være nyttig hvis biblioteket inneholder viktige retningslinjer eller fremgangsmåter som må være endelige før andre ser dem.
Angi tillatelser SharePoint-grupper og tilgangsnivåer hjelper deg med effektiv administrasjon av tilgang til innhold. Som standard arves tillatelser for biblioteker, mapper i biblioteker og dokumenter fra nettstedet. Tilordning av unike tillatelser til et bestemt bibliotek eller dokument kan hjelpe deg med å beskytte sensitivt innhold, for eksempel kontrakter eller budsjettinformasjon, uten å begrense tilgangen til resten av nettstedet. Hvis du vil ha mer informasjon om tillatelser, kan du se Forstå tilgangsnivåer i SharePoint.
Opprette arbeidsflyter Et dokumentbibliotek eller en innholdstype kan bruke arbeidsflyter som organisasjonen har definert for forretningsprosesser, som administrasjon av godkjenning eller gjennomgang av dokumenter. Gruppen kan bruke forretningsprosesser på dokumenter, kjent som arbeidsflyter, som angir handlinger som må utføres i en sekvens, for eksempel godkjenning av dokumenter. En SharePoint-arbeidsflyt er en automatisert måte å flytte dokumenter eller elementer på gjennom en sekvens med handlinger eller oppgaver. Tre arbeidsflyter er som standard tilgjengelige for biblioteker: Godkjenning, som distribuerer et dokument til en gruppe personer for godkjenning. Samle inn tilbakemelding, som distribuerer et dokument til en gruppe personer for tilbakemelding, og returnerer dokumentet til personen som startet arbeidsflyten som en kompilering. Innsamling av signaturer, som distribuerer et dokument til en gruppe personer for å samle inn deres digitale signaturer.
Obs!: Bare arbeidsflyten med tre statuser er tilgjengelig i SharePoint Foundation.
Hvis du vil ha mer informasjon om arbeidsflyter, kan du se Om arbeidsflytene som er inkludert i SharePoint.
Definere innholdstyper Hvis gruppen arbeider med flere typer filer, for eksempel regneark, presentasjoner og dokumenter, kan du utvide funksjonaliteten til biblioteket ved å aktivere og definere flere innholdstyper. Innholdstyper legger til fleksibilitet og konsekvens på tvers av flere biblioteker. Hver innholdstype kan angi en mal og til og med arbeidsflyt prosesser. Malene fungerer som et utgangspunkt for formatering og eventuell standardtekst tekst, og for egenskaper som gjelder for dokumenter av denne typen, for eksempel avdeling eller kontraktsbrudd.
Revisjonssporing Hvis du har en gruppe sensitive filer, og det ville være nyttig å vite hvordan dokumentene ble brukt, kan du definere en policy som lar deg aktivere overvåkingssporing av hendelser, for eksempel filendringer, kopier eller sletting.
Angi policyer Policyinnstillinger aktiverer dokumentutløp, automatisk sletting eller periodisk gjennomgang (gjennom en arbeidsflyt) av dokumenter som har nådd en angitt alder. Etter hvert som bibliotekene utvikler seg, kan bruk av disse disposisjonsinnstillingene spare tid og krefter på å prøve å rydde opp plass på harddisken som er pakket fullstendig manuelt, eller for å unngå å nå kvotegrenser.
Obs!: Policyinnstillinger er ikke tilgjengelige i SharePoint Foundation.
Bruke et dokumentsentralområde Du kan bruke et dokumentsentralområde når du vil opprette, behandle og lagre et stort antall dokumenter. Et dokumentsenter er utformet for å fungere som et sentralisert repositorium for behandling av mange dokumenter. Funksjoner, for eksempel metadata og trevisningsnavigasjon, innholdstyper og nettdeler, hjelper deg med å organisere og hente dokumenter. Innholdsforvaltere kan raskt konfigurere metadatadrevet navigasjon til å yte bra for de fleste biblioteker uten eksplisitt å opprette indekser. Eller innholdsforvaltere kan opprette indekser for å forbedre ytelsen over et bredere spekter av filtre og visninger. Du kan bruke et dokumentsentralområde som et redigeringsmiljø (der brukere sjekker filer inn og ut og oppretter mappestrukturer for disse filene) eller et som innholdsarkiv (der brukere bare viser eller laster opp dokumenter).
Obs!: Dokumentsentral er ikke tilgjengelig i SharePoint Foundation.
Måten du organiserer filene i et bibliotek på, avhenger av behovene til gruppen og hvordan du foretrekker å lagre og søke etter informasjon. Noe planlegging kan hjelpe deg med å konfigurere strukturen som fungerer best for gruppen. Biblioteker har flere funksjoner som hjelper deg med å arbeide med flere filer i ett bibliotek. Det kan imidlertid hende at flere biblioteker passer bedre til gruppen.
Du vil kanskje at ett bibliotek skal betjene ulike behov. Du kan for eksempel ha flere prosjekter i samme gruppe, eller flere grupper som arbeider på samme prosjekt. Vurder å bruke ett enkelt bibliotek når:
-
Gruppen må se sammendragsinformasjon om, eller ulike visninger av, det samme settet med filer. En leder vil for eksempel kanskje se alle filer gruppert etter avdeling eller etter forfallsdato.
-
Folk vil søke etter filene på samme plassering på et område.
-
Du vil bruke de samme innstillingene på filer, for eksempel sporing av versjoner av filer eller nødvendig godkjenning.
-
Gruppene som arbeider med biblioteket, har lignende egenskaper, for eksempel de samme tillatelsesnivåene.
-
Du vil analysere informasjon om filene i et regneark, eller motta konsoliderte oppdateringer om filene.
Hvis du vil arbeide effektivt med dokumenter i ett bibliotek, kan du organisere filer i et bibliotek ved å legge til kolonner, definere visninger eller opprette mapper.
Det kan være lurt å opprette flere biblioteker når det er tydelige forskjeller mellom settene med filer du vil lagre og administrere, eller blant gruppene av personer som arbeider med filene. Bruk flere biblioteker når:
-
Filtypene du vil lagre og administrere, er distinkte, og du forventer ikke at andre ofte skal vise sammendrag av filene eller søke i filene sammen.
-
Gruppene av personer som bruker filene, er distinkte og har forskjellige tilgangsnivåer.
-
Du må bruke forskjellige innstillinger, for eksempel versjonskontroll eller godkjenning, på ulike sett med filer.
-
Du trenger ikke å analysere filene sammen eller motta konsoliderte oppdateringer om filene.
-
Du vil angi ulike sett med alternativer for å opprette nye filer, eller du vil at alternativene på Ny-menyen i et bibliotek skal vises i en annen rekkefølge.
Nedenfor finner du noen måter du kan arbeide effektivt med flere biblioteker på.
Konfigurere nettstedsmaler og kolonner Hvis organisasjonen ønsker å etablere noen konsekvente innstillinger på tvers av bibliotekene, kan den konfigurere nettstedsmaler og nettstedskolonner. Du kan dele innstillingene på tvers av flere biblioteker, slik at du slipper å opprette innstillingene på nytt hver gang.
Send filer til en annen plassering Hvis du vil at en fil skal være tilgjengelig i flere biblioteker, kan du lagre den i ett bibliotek og deretter sende en kopi til andre biblioteker. Du kan velge å bli påminnet om å oppdatere eventuelle kopier av dokumentet når du gjør endringer i originalen.
Opprette bibliotekmaler Hvis du vil opprette noen enhetlige innstillinger for biblioteker eller bruke egenskaper på nytt på tvers av biblioteker, kan du lagre et bibliotek som en mal. Bibliotekmaler er tilgjengelige som et alternativ på siden Legg til en app på nettstedet.
Det finnes flere måter å organisere filer i et bibliotek på. Du kan legge til kolonner, definere visninger og opprette mapper. Hver tilnærming har sine egne fordeler, og du kan kombinere hver tilnærming sammen for å tilpasse de unike behovene til biblioteket og teamet ditt.
Biblioteker sporer som standard navnet på en fil, i tillegg til informasjon om statusen til en fil, for eksempel om den er sjekket inn. Du kan imidlertid angi flere kolonner som hjelper gruppen med å kategorisere og spore filer, for eksempel et kampanjenavn eller et prosjektnummer, eller annen informasjon som er viktig for gruppen. Du har flere alternativer for kolonnetypen du oppretter, inkludert én enkelt linje med tekst, en rullegardinliste med alternativer, et tall som beregnes fra andre kolonner, eller til og med navnet og bildet av en person på nettstedet.
Kolonner inneholder kolonneoverskrifter som gjør det enkelt for personer å sortere og filtrere dokumenter. Når du viser filer i et bibliotek, kan du midlertidig sortere eller filtrere filene ved å peke på navnet på en kolonne, og deretter klikke pil ned ved siden av navnet. Dette er nyttig hvis du trenger å se filene på en bestemt måte, men du må gjenta trinnene neste gang du viser biblioteket.
Hvis du vil ha mer informasjon om hvordan du legger til kolonner, kan du se Opprette, endre eller slette en kolonne i en liste eller et bibliotek.
Vil brukerne ofte se: alle dokumentene som er relatert til et bestemt prosjekt, alle dokumenter som tilhører en bestemt avdeling, eller gruppere dokumentene etter måneden de forfaller? Hvis du forventer å vise filene på en bestemt måte ofte, kan du definere en visning. Du kan bruke denne visningen når som helst når du arbeider med biblioteket. Når du oppretter en visning, legges den til i rullegardinlisten Gjeldende visninger på bibliotekbåndet.
En bibliotekvisning er et utvalg av kolonner på en side som viser elementer i et bibliotek, og definerer ofte en bestemt sorteringsrekkefølge, filter, gruppering og egendefinert oppsett. Biblioteker kan ha personlige visninger og offentlige visninger. Alle som har blitt tilordnet medlemsgruppen på nettstedet (som har tillatelsesnivået Bidra), kan opprette en personlig visning for å se filene på en bestemt måte eller filtrere etter bare filene de vil se. Hvis du har tillatelse til å utforme et bibliotek, kan du opprette en offentlig visning som alle kan bruke når de viser biblioteket. Du kan også gjøre en hvilken som helst offentlig visning til standardvisningen, slik at personer automatisk ser denne visningen av biblioteket.
Hvis medlemmer av gruppen viser bibliotekene på en mobil enhet, kan du til og med opprette mobilvisninger som gir grenser, for eksempel antall elementer som vises i en visning, som er optimale for båndbredden og begrensningene til enhetene.
Hvis du vil ha mer informasjon om visninger, kan du se Opprette, endre eller slette en visning av en liste eller et bibliotek.
Mapper er beholdere som kan brukes til å gruppere og behandle innhold i et bibliotek eller en liste. Hvis mapper er aktivert for biblioteket, kan du legge til mapper i de fleste bibliotektyper. Hvis biblioteket inneholder mange elementer, forbedrer mappene også effektiviteten ved å få tilgang til disse elementene. Når du oppretter en mappe, oppretter du en intern indeks i bakgrunnen. Denne interne indeksen opprettes også for rotmappen, eller øverste nivå i et bibliotek eller en liste. Når du åpner elementer i en mappe, bruker du egentlig denne interne indeksen til å få tilgang til dataene.
Hvis et bibliotek inneholder mange elementer som kan grupperes på en bestemt måte, kan du bruke mapper til å organisere innholdet i biblioteket. Gode eksempler på grupper er prosjekter, team, avdelinger, produktkategorier, aldersgrupper, alfabetiske oppføringer og alfabetiske undergrupper (A-C, D-F og så videre). Mapper kan hjelpe andre med å skanne og behandle mange filer på en kjent måte.
Som standard viser et bibliotek med mapper aktivert mapper i standardvisningen av biblioteket uten filtre. Dette er nyttig fordi brukere kan velge riktig mappe når de setter inn nye dokumenter. Hvis du viser alle mappene, blir det også mindre sannsynlig at elementer legges til på feil måte utenfor mappene i biblioteket. Du kan enkelt omorganisere dokumenter til forskjellige bibliotekmapper ved hjelp av kommandoen Åpne med Utforsker som er tilgjengelig på bibliotekbåndet.
Obs!: En bibliotekvisning kan angis til Sorter bare etter angitte vilkår, og i så fall vises ikke mappene først før noen elementer i visningen. Du vil kanskje ikke bruke dette alternativet for visningssortering hvis du vil at brukerne enkelt skal finne riktig mappe.
Selv om bibliotekmapper ikke vises i områdenavigasjonen, kan områdeeieren eller en bruker med tillatelse til å utforme et nettsted aktivere trevisningen, som viser en områdeinnholdsinndeling i områdenavigasjonen, og lar deg vise, skjule og enkelt navigere i mapper med biblioteker.
Hvis du vil ha mer informasjon om mapper, kan du se Opprette en mappe i et dokumentbibliotek eller Slette en mappe i et bibliotek.
Alle tre fremgangsmåtene kan fungere sammen. De samme kolonnene du bruker til å spore dokumenter i standardvisningen av et bibliotek, kan brukes til å opprette en visning med flere filtervilkår. Folk kan sortere og filtrere en visning dynamisk ved å klikke på kolonneoverskriftene for å finne innhold for øyeblikket. Hvis en mappestruktur er definert i biblioteket, kan du «flate ut» en bibliotekvisning ved å angi alternativet Vis alle elementer uten mapper i Mapper-delen når du oppretter eller endrer visningen. Hver tilnærming kan utfylle den andre for å få riktig innhold til rett tid og på riktig måte for deg.
Noen biblioteker opprettes for deg når du oppretter et nytt nettsted, for eksempel dokumentbiblioteket på et gruppenettsted. Du kan tilpasse disse bibliotekene for ditt formål, eller du kan opprette dine egne ekstra biblioteker. Hver type bibliotek har et bestemt formål, og noen har ulike sett med virkemåter og funksjoner.
Viktig!: Du har kanskje færre eller flere biblioteker tilgjengelig på nettstedet, avhengig av hvilken versjon av SharePoint nettstedet er basert på, planen for Microsoft 365 organisasjonen abonnerer på, eller om bestemte funksjoner er aktivert på nettstedet.
Aktivabibliotek Hvis du vil dele og administrere digitale medieressurser, for eksempel bilde-, lyd- og videofiler, bruker du et aktivabibliotek. Et aktivabibliotek gjør det enklere for brukere å oppdage og gjenbruke digitale mediefiler som andre allerede har opprettet, for eksempel logoer og firmabilder. Et aktivabibliotek gir også innholdstyper med egenskaper og visninger for administrasjon og nettlesing av medieressurser, for eksempel miniatyrbilder og nøkkelord for metadata. Du kan for eksempel administrere og lagre merkede bilder og gjenbrukbare innholdsfragmenter fra programmer, slik at de er tilgjengelige i hele bedriften og konsekvent brukes.
Instrumentbordbibliotek Inneholder webdel-sider, nettdelsider med status Lister og performancepoint-distribuerte instrumentbord.
Datatilkoblingsbibliotek Bruk et datatilkoblingsbibliotek for å forenkle vedlikehold og administrasjon av datatilkoblinger. Et datatilkoblingsbibliotek er et sentralisert sted for lagring av ODC-filer (Office Data Connection). Hver av disse filene (ODC) inneholder informasjon om hvordan du finner, logger på, spør og får tilgang til en ekstern datakilde. Sentralisering av ODC-filer i et datatilkoblingsbibliotek gjør det også mulig å dele, behandle og søke etter datatilkoblingsfiler fra et SharePoint-nettsted, og bidrar til å sikre at forretningsdata og rapporter, spesielt regneark, opprettholder et konsekvent sett med verdier og formelresultater som «én versjon av sannheten».
Obs!: Hvis du vil forenkle vedlikehold og administrasjon av datatilkoblingsfiler for PerformancePoint, bruker du datatilkoblingsbiblioteket for PerformancePoint. I dette biblioteket kan du lagre ODC- og Universal Data-tilkoblingsfiler (UDC).
Dokumentbibliotek Bruk et dokumentbibliotek for mange filtyper, inkludert dokumenter og regneark. Du kan lagre andre filtyper i et dokumentbibliotek, selv om noen filtyper blokkeres av sikkerhetsårsaker. Når du arbeider med programmer som ikke er blokkert, kan du opprette disse filene fra biblioteket. Markedsføringsteamet kan for eksempel ha sitt eget dokumentbibliotek for planlegging av materiale, pressemeldinger og publikasjoner.
Skjemabibliotek Hvis du trenger å administrere en gruppe med XML-baserte forretningsskjemaer, kan du bruke et skjemabibliotek. Organisasjonen vil for eksempel kanskje bruke et skjemabibliotek for utgiftsrapporter. Konfigurering av et skjemabibliotek krever et XML-redigeringsprogram eller et XML-skjemautformingsprogram, for eksempel Microsoft InfoPath. Skjemaet som personer fyller ut, er bare en .xml fil som inneholder dataene (og bare dataene) som ble angitt i skjemaet, for eksempel utgiftsdatoen og beløpet. Alt annet som utgjør utgiftsrapporten, leveres av skjemamalen. Når du har fylt ut skjemaer, kan du slå sammen skjemadataene eller eksportere dem til analyse.
Bildebibliotek Hvis du vil dele en samling digitale bilder eller grafikk, bruker du et bildebibliotek. Selv om bilder kan lagres i andre typer SharePoint-biblioteker, har bildebiblioteker flere fordeler. Fra et bildebibliotek kan du for eksempel vise bilder i en lysbildefremvisning, laste ned bilder til datamaskinen og redigere bilder med kompatible grafikkprogrammer, for eksempel Microsoft Paint. Vurder å opprette et bildebibliotek hvis du vil lagre bilder av gruppehendelser eller produktlanseringer. Du kan også koble til bilder i biblioteket fra andre steder på nettstedet, for eksempel fra wikier og blogger.
Postbibliotek Hvis du vil beholde et sentralt repositorium for lagring og administrasjon av organisasjonens oppføringer eller viktige forretningsdokumenter, kan du bruke et postbibliotek. Organisasjonen må for eksempel kanskje følge forskriftssamsvarsregler som krever en organisert prosess for å administrere relevante dokumenter. Et arkivsenterområde kan inneholde en rekke postbiblioteker for lagring av ulike typer poster. For hvert bibliotek kan du angi policyer som bestemmer hvilke poster som skal lagres, hvordan du distribuerer og behandler dokumentene, og hvor lenge disse postene må beholdes.
Rapportbibliotek Bruk et rapportbibliotek for å forenkle oppretting, administrasjon og levering av nettsider, dokumenter og sentrale ytelsesindikatorer (KPI) for måledata og mål. Rapportbiblioteket er et sentralt sted der du kan opprette og lagre rapporter, for eksempel Excel-arbeidsbøker og instrumentbordsider. Når du publiserer en Excel-arbeidsbok til et rapportbibliotek, er det enkeltklikk aktivert for åpning i nettleservisning, noe som er en praktisk måte å se arbeidsboken på uten å legge den til på en nettdelside.
Prosessdiagrambibliotek (metriske og amerikanske enheter) Hvis du vil lagre og dele diagramprosessdokumenter, for eksempel de som er opprettet med Microsoft Visio, kan du bruke et prosessdiagrambibliotek. Bibliotekene metriske enheter og amerikanske enheter er skreddersydd for sine respektive målinger.
Wiki-sidebibliotek Hvis du vil opprette en samling av tilkoblede wiki-sider, bruker du et wiki-sidebibliotek. En wiki gjør det mulig for flere personer å samle inn informasjon i et format som er enkelt å opprette og endre. Du kan også legge til wiki-sider som inneholder bilder, tabeller, hyperkoblinger og interne koblinger, i biblioteket. Hvis gruppen for eksempel oppretter et wiki-nettsted for et prosjekt, kan nettstedet lagre tips og triks i en rekke sider som kobler til hverandre.
Obs!: Avhengig av nettstedet og konfigurasjonen opprettes det automatisk flere systembiblioteker, for eksempel stilbiblioteket, biblioteket for nettstedsressurser og nettstedssider. Du kan imidlertid ikke opprette disse spesifikke bibliotekene via brukergrensesnittet.
