プロジェクトのタスク一覧を作成および管理する

プロジェクトの進行に応じて、プロジェクト タスク リストに戻って、各タスクの状態に関連する列を更新することが重要です。 このようにすることで、プロジェクトのタスクの詳細を毎日確認することのできない関係者に、プロジェクトの状況を伝えることができます。

プロジェクトについての情報を更新するには、プロジェクト タスク リストで各タスクの次の列を更新します。

• 達成率    パーセンテージを使用して、タスクで完了した作業量に最も効果的な見積もりを入力します。 たとえば、タスクが達成率に 10% のタスクを完了した場合は、[達成率] 列に「50%」 と入力 します。 この割合は、タスクのガント バーに進捗状況の重なり合うポインターを描画するのに使用されます。

• タスクの状態    このタスクの現在の状態を最も正確に表示する説明者を選択します。

さらに、プロジェクト タスク リストの更新に必要な他の変更をプロジェクトに行うことができます。 たとえば、タスクが計画より早く開始されるとき、またはタスクが遅れるときは、タスクの [開始日] または [期限] を変更できます。 他の列と同様に、ビューのテーブル部分でこれらの列を更新できます。 場合によっては、現在タスクの作業を行っているユーザーが、タスクに従事できなくなることがあります。 [担当者] 列を更新することで、タスクに割り当てられているユーザーも変更できます。 詳細については、「プロジェクト タスク リストでタスクに担当者を割り当てる」を参照してください。

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タスクをプロジェクト タスク リストに追加した後は、それを組織内の作業者に割り当てます。 作業者をタスクに割り当てることで、そのタスクの作業を完了する責任者を明らかにします。

1. 割り当てるタスクの [担当者] 列を 1 回クリックします。

   

2. 次の 3 つの方法のいずれかで、割り当てるユーザーの名前またはログイン情報を入力します。

   • [担当者] 列の横に表示されている [参照] をクリックし、組織のアドレス帳で割り当てるユーザーを検索します。

   • ドメインなど、組織から割り当てる ユーザーのログイン情報を [担当者] 列に入力 します。 たとえば 、「contoso\mollyc」はドメイン、"mollyc" はユーザー名です。

   • 割り当てるユーザーの名前を [担当者] 列に入力します。 これは、契約社員や、組織内にアカウントを持っていない別のユーザーを割り当てる場合に便利です。

3. 割り当てられたユーザーにタスクの割り当てについて連絡し、プロジェクト タスク リストおよび担当するようになった作業について通知します。

プロジェクト タスク リストでタスクを作成するときは、上位のタスクと下位のタスクの関係を計画することが重要です。 たとえば、プロジェクトは複数のフェーズで構成され、各フェーズで複数のタスクが行われる場合があります。 プロジェクト タスク リストでフェーズを表すことにより、プロジェクトの概観がよくわかります。

1. [アイテム] タブの [新規] グループで、[新しいアイテム] の矢印をクリックし、[サマリー タスク] をクリックします。

2. 必要に応じて、フォームに次の情報を入力して新しいサマリー タスクを作成します。

   • 名前    サマリー タスクの名前を入力します。

   • 先行リスト    このサマリー タスクを開始する前に完了する必要があるサマリー タスクまたはサブタスクを選択します。 これらが左側のボックスで選択されている場合は、[追加]をクリックして右側のボックスに移動します。 先行語の詳細については、この記事の次のセクションを参照してください。

     ヒント: 先行タスクがよくわからない場合、または計画の時間が足りなくてサマリー タスクのすべての先行タスクがプロジェクト タスク リストに追加されていない場合は、空白のままにしておき、プロジェクト タスク リスト ビューの左側のテーブル部分を使って後で先行タスクの関係を追加できます。

   • Priority    このプロジェクトの他のサマリー タスクとの間に最も正確にこのサマリー タスクの重要性を最も正確に表す優先度レベルを選びます。

   • タスクの状態    このサマリー タスクに含む一連のタスクの状態を最も正確に表示する説明オーバーライドを選びます。 プロジェクトを計画しているだけで、このサマリー タスクのタスクが開始されていない場合は、[ 開始前に開始] を選びます。

   • 達成率 サマリー タスクに含む一定のタスクセットで完了した作業量を最も一定のパーセンテージを入力します。 プロジェクトを計画しているだけで、このサマリー タスクのどのタスクも開始されていない場合は、このフィールドを空白のままにするか、「0%」と入力します。

   • 割り当て者 このサマリー タスクの担当者を識別するには、このフィールドを使用します。 タスクの割り当ての詳細については、プロジェクト タスク リストで タスクにユーザーを割り当てる方法を参照してください。

   • 説明    サマリー タスクの簡単な説明を入力します。

   • 開始日    このサマリー タスク内の最初のサブタスクを開始する日付を入力します。

   • 期限    このサマリー タスクの最後のサブタスクを完了する日付を入力します。

3. [保存] をクリックして、サマリー タスクを作成します。

サマリー タスクを作成した後は、ビューの左側のテーブル部分でサマリー タスクの名前をクリックして、新しいプロジェクト タスク リスト ビューでサマリー タスクを開くことができます。 ビューでは、そのサマリー タスクに含まれるタスクを追加することができます。 サマリー タスクを表示するビューに戻るには、[リスト] タブの [ビューの管理] グループで、[上へ移動] をクリックします。

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1 つのプロジェクト タスク リスト内で、タスク (サマリー タスクとサブタスクを含む) を特定の順序で完了する必要がある場合があります。 たとえば、家を建てる場合、基礎を完成してから壁を作り、壁を完成させてから屋根を作る必要があります。 このような順序は、[先行タスク] 列を使って表すことができます。

1. タスク行で [先行タスク] 列のセルをクリックし、セルの右側にある矢印をクリックして、現在のプロジェクト タスク リスト内のすべてのタスクの一覧を表示します。 これには、リスト内のすべてのサマリー タスクとサブタスクが含まれます。

2. このタスクを開始する前に完了する必要がある各タスクの左側にあるチェック ボックスをオンにします。

   ヒント: 現在のタスクの前に行われるすべてのタスクを選んでしまうことがよくあります。 しかし、実際には、現在のタスクの直前に行うタスクのみを選ぶ必要があります。 たとえば、プロジェクト タスク リストにタスク 1、タスク 2、タスク 3 という 3 つのタスクが含まれるものとします。 タスク 1 が完了したらタスク 2 を開始でき、タスク 2 が完了したらタスク 3 を開始できます。 タスク 3 の先行タスクを入力するとき、タスク 1 とタスク 2 の両方をタスク 3 を開始する前に完了する必要があると考えがちです。 しかし、タスク 1 はタスク 2 の先行タスクとして既に指定されているので、タスク 3 の先行タスクとして指定する必要はありません。

3. [開始日] 列と [期限] 列の日付を調整し、タスク間の関係を反映します。 たとえば、2 つのタスクがあり、それぞれを完了するのに約 2 日かかることがわかっているものとします。 1 番目のタスクを、2 番目のタスクの先行タスクとして設定します。 2 番目のタスクの [開始日] 列を、1 番目のタスクの [期限] より後の日付になるように調整し、2 番目のタスクの [期限] 列を、新しい [開始日] 列の 2 日後になるように調整する必要があります。

   ヒント: このプロセスを自動化する場合は、 プロジェクトや機能などの互換性のあるエンタープライ SharePoint Foundation 2010Microsoft Project Server 2010を使用して Microsoft Project 2010 を検 Microsoft Project Server 2010。

タスクごとに適切な先行タスクを特定した後は、これらの関係をガント チャートで表現できます。 タスクの先行タスクを指定すると、先行タスクのガント バーの終了と、次のタスクのガント バーの開始の間に矢印が描画されます。

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SharePoint のプロジェクト タスク リストでは、他のリストと同じ表示機能が使われています。 詳細については、「プロジェクト タスク リスト ビューをカスタマイズする」を参照してください。