Menggunakan pemfilteran untuk mengubah tampilan SharePoint

Filter mengurangi jumlah data yang dikembalikan dengan memilih item berdasarkan operasi (seperti lebih besar atau kurang dari) dan data yang cocok. Saat membuat tampilan terfilter, kolom terindeks pertama dalam ekspresi filter akan mengurangi rangkaian data dengan jumlah terbesar. Misalnya, memfilter bidang status atau tanggal terkadang dapat sangat mengurangi rangkaian data. Jika Anda memiliki 15.000 item, indeks pertama harus mengembalikan kurang dari 5000 item. Jika rangkaian data Anda tidak lebih dari 5000 item, tindakan ini tetap menjadi praktik yang baik.

SharePoint memilih kolom terindeks pertama dalam kueri, lalu menggunakan kolom yang lain untuk memilih data. Kolom lain yang ditentukan dalam filter tampilan mungkin akan diindeks. Tampilan tidak menggunakan indeks tersebut, meskipun hasil tampilan terfilter mengembalikan hasil yang tidak melebihi Ambang Tampilan Daftar.

Misalnya, Anda memiliki kueri: ukuran = besar AND warna = merah. Dalam daftar, ukuran tidak diindeks, tetapi warna akan diindeks. Selama terdapat kurang dari 5000 item "merah" dalam daftar, kueri akan berhasil dalam daftar yang besar. Namun, jika Anda memiliki kueri ukuran = besar OR warna = merah, meskipun database dapat menemukan semua item merah, database harus memindai seluruh daftar untuk menemukan semua item besar. Jika ada lebih dari 5.000 item yang dikembalikan, kueri akan dibatasi.

Jika Anda menggunakan dua kolom atau lebih dalam ekspresi filter, satu atau beberapa indeks penentu akan menggunakan operator AND. Sebagai contoh, Anda ingin mengembalikan Anjing dari daftar binatang yang besar. Anda memiliki kolom yang belum diindeks bernama Spesies dengan Anjing sebagai salah satu nilainya. Jika hanya membuat kueri untuk Spesies = Anjing, kueri akan dibatasi. Namun, jika Anda memiliki kolom terindeks bernama Kelas, kueri menjadi Kelas = Mamalia AND Spesies = Anjing. Anda juga dapat mencari kucing dan anjing dengan kueri Kelas = Mamalia AND (Spesies = Anjing OR Spesies = Kucing). Kueri kedua akan memilih semua Mamalia, lalu memfilter Anjing dan Kucing.

Jika kolom yang akan digunakan untuk memfilter tidak memiliki indeks, Anda harus memulai dengan membuat indeks. Untuk informasi selengkapnya, lihat Menambahkan indeks ke kolom SharePoint.

Setelah mengindeks kolom, Anda dapat menambahkannya saat membuat atau mengubah tampilan, lalu menggunakannya untuk memfilter tampilan. Sebelum membuat tampilan, Anda harus menambahkan lebih banyak kolom ke daftar agar pengurutan, pengelompokan, dan pemfilteran menjadi lebih fleksibel. Untuk pengurutan dan pemfilteran, Anda dapat memilih kolom yang ada dalam rangkaian data, tetapi tidak ditampilkan.

Membuat tampilan

Buka Daftar atau Pustaka tempat Anda ingin membuat tampilan.

1. Klik tab Daftaratau Pustaka, lalu klik Buat Tampilan.
   
   

2. Di halaman Tipe Tampilan, klik tampilan yang ingin Anda gunakan. Jika tidak yakin, pilih Tampilan Standar.

   

3. Ketikkan Nama Tampilan.

   

4. Edit alamat web untuk tampilan tersebut, atau setujui alamatnya. Anda dapat kembali lagi untuk mengubahnya nanti.

5. Dalam bagian Filter, klik Perlihatkan item hanya saat berikut ini benar, lalu pilih cara Anda ingin memfilter item berdasarkan salah satu kolom yang diindeks.

   Misalnya, untuk membuat tampilan berisi item yang diubah hari ini saja, pilih kolom Diubah (Terindeks) dan syarat sama dengan, lalu ketikkan [Hari Ini].

   

   Catatan: Jika Anda tidak melihat kolom apa pun yang bertuliskan (Terindeks) setelah namanya, Anda tidak memiliki kolom indeks apa pun yang tersedia untuk daftar atau pustaka itu. Anda harus terlebih dahulu Membuat indeks sederhana atau majemuk.

6. Untuk membatasi jumlah item yang ditampilkan di setiap halaman, gulir menurun hingga Batas Item, lalu atur nilai Jumlah item yang akan ditampilkan. Saat membuat tampilan, jumlah default item yang ditampilkan adalah 30.

   

7. Tersedia dua opsi yang dapat Anda pilih saat mengatur batas item pada halaman:

   • Tampilkan item dalam kumpulan ukuran tertentu: opsi ini membuat tampilan data per halaman yang berguna ketika Anda menelusuri item dengan cara yang tidak interaktif.

     Ketika terdapat lebih banyak item daripada pengaturan batas, tampilan akan diatur per halaman.

     

   • Batasi jumlah total item yang dikembalikan ke jumlah tertentu: opsi ini membuat batas tegas yang mungkin akan mengembalikan seluruh hasil operasi filter. Opsi ini berguna saat Anda ingin menguji tampilan, membuat prototipe, atau hanya ingin mengambil nilai teratas dalam tampilan.

8. Di bawah Gaya, Anda dapat memilih Panel Pratinjau untuk melihat semua informasi dari item daftar dalam format panel vertikal. Panel pratinjau adalah salah satu Gaya Tampilan yang dapat dipilih di bawah Gaya ketika mengedit atau membuat tampilan.

   

   Anda dapat menavigasi data lebih cepat dengan mengarahkan penunjuk ke judul item di area pengguliran di sisi kiri halaman, untuk melihat semua nilai kolom item saat ini secara vertikal di sisi kanan halaman. Lebih sedikit data awal akan ditampilkan, dan hal ini akan membantu menampilkan tampilan dengan lebih cepat. Gaya ini juga sangat berguna jika daftar Anda cenderung lebar atau memiliki banyak kolom dan membutuhkan pengguliran horizontal untuk melihat data.

   

9. Klik OK.

Ada beberapa hal lain yang dapat dilakukan dengan tampilan, tetapi semua ini sudah cukup untuk menampilkan data yang melampaui Ambang Tampilan Daftar jika Anda tidak tahu apa yang harus dilakukan. Anda juga dapat mengurutkan, atau mengelompokkan, mengatur total, memperluas folder, dan mengoptimalkan tampilan dengan perangkat seluler.

Memodifikasi tampilan

Buka Daftar atau Pustaka tempat Anda ingin membuat tampilan.

1. Klik tab Daftar atau Pustaka, pilih tampilan di bawah Tampilan Saat Ini,lalu klik Ubah Tampilan.
   
   

2. Gulir menurun ke bagian Tampilan, lalu klik tampilan.

3. Anda dapat mengubah pengaturan sesuai yang diuraikan dalam langkah 5 sampai 9 pada prosedur Membuat tampilan di atas.

4. Klik OK.

Untuk tampilan yang memfilter banyak item dengan cepat, kolom pertama dalam filter harus diindeks. Kolom lain yang Anda tentukan dalam filter tampilan mungkin akan diindeks, tetapi tampilan tidak akan menggunakan indeks tersebut. Kolom pertama filter akan mengembalikan item kurang dari Ambang Tampilan Daftar.

Jika kolom pertama filter mengembalikan item lebih dari Ambang Tampilan Daftar, Anda dapat menggunakan filter dengan dua kolom atau lebih. Saat menetapkan tampilan terfilter yang menggunakan dua kolom atau lebih, gunakan operator AND untuk membatasi jumlah total item yang dikembalikan. Namun, bahkan dalam kasus ini, Anda tetap harus menentukan kolom yang kemungkinan akan mengembalikan jumlah data yang lebih sedikit sebagai kolom pertama dalam filter. Menggunakan filter OR hampir selalu menambah jumlah item yang dikembalikan dan tidak akan efektif dalam keadaan tersebut.

Untuk informasi selengkapnya tentang tampilan, lihat Membuat, mengubah, atau menghapus tampilan daftar atau pustaka.

Terdapat dua kata kunci yang dapat digunakan untuk memfilter berdasarkan hari saat ini [Hari Ini], atau pengguna saat ini [Saya]. Kata kunci ini dinamis karena berubah menurut pengguna atau tanggal.

Menggunakan [Saya] dapat membantu ketika Anda hanya ingin melihat dokumen dalam pustaka berukuran besar. [Saya] beroperasi pada kolom berbasis orang seperti Dibuat oleh atau Diubah oleh. Misalnya, untuk melihat semua dokumen yang telah Anda buat, atur filter kolom Dibuat oleh sama dengan [Saya]. Jika Anda adalah editor dan ingin melihat file yang terakhir dikerjakan, atur filter pada kolom Diubah oleh menjadi sama dengan [Saya]. Untuk melihat keduanya, buat dua filter yang dihubungkan dengan Or.

Kata kunci [Hari Ini] berfungsi pada kolom berbasis tanggal. Anda dapat menggunakan matematika untuk mendapatkan rentang yang berubah sesuai tanggal hari ini. Misalnya, untuk melihat semua dokumen yang telah diubah dalam 30 hari terakhir, Anda dapat membuat filter pada kolom Tanggal yang lebih besar dari atau sama dengan [Hari Ini] - 30. Agar hari ini tidak disertakan, atur filter kedua pada kolom Tanggal menjadi lebih kecil dari [Hari Ini] dan hubungkan dengan And.

Anda bisa memfilter SharePoint email yang memiliki kolom metadata. 

Menambahkan kolom metadata ke daftar Anda

Masuk ke daftar, lalu pilih +Tambahkan kolom.

Pilih Selengkapnya... pilih tombol radio Metadata Terkelola, lalu pilih OK.

Alternatifnya, begitu Anda sudah membuat kolom Metadata Terkelola dan menambahkan item ke daftar Anda, Anda bisa menerapkan tag metadata dengan mengklik ikon Tag di panel edit item daftar.

Terapkan tag metadata di panel tampilan pohon.

Filter pada tag Metadata Terkelola

1. Pilih ikon filter untuk mengakses panel filter.

   

   Catatan: Anda bisa memilih opsi Tampilan Pohon dari daftar turun bawah di bagian atas panel, yang menyediakan tampilan hierarkis istilah yang terkait dengan kolom yang dipilih.

2. Pilih tag metadata yang ingin Anda filter.

   

3. Alternatifnya, jika Anda memiliki setidaknya 5 nilai yang ditetapkan dalam kolom Metadata Terkelola, pilih link Lihat Semua untuk menampilkan panel filter.

   

4. Periksa tag metadata yang ingin Anda filter, dan pilih Terapkan.

Berikut ini adalah beberapa saran untuk tampilan umum yang akan bekerja dengan baik dengan kolom terindeks: