Membuat dan mengelola daftar tugas proyek

Penting untuk kembali ke daftar tugas proyek Anda selagi proyek Anda berlangsung, dan perbarui kolom yang berkaitan dengan setiap status tugas. Ini membantu mengkomunikasikan apa yang terjadi dalam proyek Anda dengan orang-orang yang mungkin tidak disetel ke detail hari kerja proyek Anda.

Dalam daftar tugas proyek Anda, selesaikan kolom berikut untuk setiap tugas untuk menyediakan pembaruan pada proyek Anda:

• % Selesai    Ketikkan Perkiraan terbaik Anda tentang berapa banyak pekerjaan yang telah diselesaikan pada tugas, menggunakan persentase. Misalnya, jika tugas adalah setengah selesai, ketikkan 50% di kolom % selesai . Persentase ini digunakan untuk menggambar hamparan kemajuan pada bilah Gantt untuk tugas.

• Status tugas    Pilih deskriptor yang paling akurat mencerminkan status saat ini dari tugas ini.

Selain itu, Anda mungkin mengalami perubahan lain pada proyek Anda yang memerlukan pembaruan ke daftar tugas proyek Anda. Misalnya, tanggal mulai atau tanggal jatuh tempo untuk tugas dapat berubah jika tugas dimulai lebih awal dari yang direncanakan, atau tertunda. Anda bisa memperbarui kolom ini di bagian tabel dari tampilan, seperti halnya kolom lain. Dalam beberapa kasus, orang yang saat ini sedang mengerjakan tugas mungkin tidak lagi tersedia untuk tugas tersebut. Anda juga dapat memperbarui siapa yang ditugaskan ke tugas dengan memperbarui kolom ditetapkan ke . Untuk informasi selengkapnya, lihat menetapkan orang ke tugas dalam daftar tugas proyek.

Atas Halaman

Dengan tugas yang ditambahkan ke daftar tugas proyek, langkah berikutnya adalah menetapkannya ke orang di organisasi Anda. Saat Anda menetapkan seseorang ke tugas, Anda mengidentifikasi siapa yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan pekerjaan pada tugas tersebut.

1. Klik satu kali dalam kolom ditetapkan ke untuk tugas yang Anda tetapkan.

   

2. Masukkan nama atau informasi masuk orang yang Anda tetapkan, dalam salah satu dari tiga cara berikut:

   • Klik Telusuri, yang muncul di samping kolom ditetapkan ke , untuk mencari orang yang Anda tetapkan dalam buku alamat organisasi Anda.

   • Ketikkan informasi masuk untuk orang yang Anda tetapkan dari organisasi Anda, termasuk domain, di kolom ditetapkan ke . Misalnya, ketikkan contoso\mollyc, di mana "contoso" adalah domain, dan "mollyc" adalah nama pengguna.

   • Ketikkan nama orang yang Anda tetapkan dalam kolom ditetapkan ke . Ini sangat berguna jika Anda menetapkan kontraktor atau individu lain yang tidak memiliki akun di dalam organisasi Anda.

3. Beri tahu orang yang ditugaskan tentang penugasan tugas mereka, memberi tahu mereka tentang daftar tugas proyek, dan tentang pekerjaan yang sekarang mereka tanggung jawab.

Saat membuat tugas dalam daftar tugas proyek, penting untuk merencanakan tugas yang mungkin berada di bawah tugas yang lebih besar. Misalnya, proyek Anda mungkin selesai dalam fase, dengan beberapa tugas yang terjadi dalam setiap fase. Memiliki fase yang diperlihatkan dalam daftar tugas proyek Anda menyediakan tingkat tinggi yang bagus Lihat apa yang terjadi di proyek Anda.

1. Pada tab item , dalam grup baru , klik panah pada item baru, lalu klik tugas ringkasan.

2. Lengkapi formulir untuk membuat tugas ringkasan baru, mengisi informasi berikut, sebagaimana diperlukan:

   • Nama    Ketikkan nama tugas ringkasan.

   • Pendahulu    Pilih tugas ringkasan dan/atau subtugas yang harus diselesaikan sebelum tugas ringkasan ini dapat dimulai. Dengan ini dipilih di kotak kiri, klikTambahkanuntuk memindahkannya ke kotak sebelah kanan. Untuk informasi selengkapnya tentang pendahulunya, lihat bagian berikutnya dalam artikel ini.

     Tips: Jika Anda merasa tidak yakin dengan pemahaman Anda tentang pendahulunya, atau jika Anda tidak cukup di sepanjang dalam perencanaan Anda untuk memiliki semua pendahulunya tugas ringkasan yang ditambahkan ke daftar tugas proyek Anda, Anda bisa membiarkan hal ini kosong untuk sekarang dan menambahkan hubungan pendahulu nanti, menggunakan bagian tabel kiri dari tampilan daftar tugas proyek.

   • Prioritas    Pilih tingkat prioritas yang paling mencerminkan pentingnya tugas ringkasan ini, yang terkait dengan tugas ringkasan lainnya dalam proyek ini.

   • Status tugas    Pilih deskriptor yang paling akurat mencerminkan status kumpulan tugas yang berada di dalam tugas ringkasan ini. Jika Anda hanya merencanakan proyek dan tidak ada tugas dalam tugas ringkasan ini telah dimulai, pilih tidak dimulai.

   • % Selesai Ketikkan persentase yang paling mewakili seberapa banyak pekerjaan yang diselesaikan pada kumpulan tugas yang berada di dalam tugas ringkasan. Jika Anda hanya merencanakan proyek dan tidak ada tugas dalam tugas ringkasan ini telah dimulai, biarkan bidang ini kosong, atau ketik 0%.

   • Ditetapkan ke Gunakan bidang ini untuk mengidentifikasi orang yang bertanggung jawab atas tugas ringkasan ini. Untuk informasi selengkapnya tentang menetapkan tugas, lihat menetapkan orang ke tugas dalam daftar tugas proyek.

   • Deskripsi    Ketikkan deskripsi singkat tentang tugas ringkasan.

   • Tanggal mulai    Masukkan tanggal ketika subtugas pertama dalam tugas ringkasan ini harus dimulai.

   • Tanggal Jatuh Tempo    Masukkan tanggal dengan Kapan subtugas terakhir dalam tugas ringkasan ini harus diselesaikan.

3. Klik Simpan untuk membuat tugas ringkasan.

Setelah tugas ringkasan dibuat, Anda bisa mengklik nama tugas ringkasan di bagian tabel kiri tampilan untuk membuka tugas ringkasan dalam tampilan daftar tugas proyek baru. Dalam tampilan tersebut, Anda bisa menambahkan tugas yang berada di dalam tugas ringkasan tersebut. Untuk kembali ke tampilan yang memperlihatkan tugas ringkasan Anda, pada tab Daftar , di grup Kelola tampilan , klik navigasi ke atas.

Atas Halaman

Dalam daftar tugas proyek tunggal, mungkin ada urutan tertentu untuk bagaimana tugas, termasuk tugas ringkasan dan subtugas, harus diselesaikan. Misalnya, jika Anda sedang membuat rumah, pondasi harus diselesaikan sebelum dinding bisa naik, dan tembok harus berdiri di depan atap. Anda dapat mewakili urutan ini dengan menggunakan kolom pendahulunya .

1. Dalam baris tugas, klik sel di kolom pendahulunya , lalu klik panah di sisi kanan sel untuk menampilkan daftar semua tugas dalam daftar tugas proyek saat ini. Ini termasuk semua tugas dan subtugas ringkasan dalam daftar.

2. Klik kotak centang di sebelah kiri setiap tugas yang harus diselesaikan sebelum tugas ini bisa dimulai.

   Tips: Sangat mudah untuk terlalu bersemangat di sini dan memilih setiap tugas yang datang sebelum tugas saat ini. Namun, Anda hanya perlu memilih tugas yang tepat sebelum tugas saat ini. Misalnya, mari kita bilang saya memiliki daftar tugas proyek yang berisi tiga tugas: tugas 1, tugas 2, dan tugas 3. Ketika tugas 1 selesai, tugas 2 dapat dimulai, dan ketika tugas 2 selesai, tugas 3 bisa dimulai. Saat memasukkan pendahulunya untuk tugas 3, mudah untuk mengira tugas 1 dan tugas 2 harus diselesaikan sebelum tugas 3 bisa dimulai. Namun, karena tugas 1 sudah tercantum sebagai pendahulunya untuk tugas 2, tidak perlu juga mendaftarkannya sebagai pendahulu ke tugas 3.

3. Sesuaikan tanggal di kolom tanggal mulai dan tanggal jatuh tempo untuk mencerminkan hubungan di antara tugas. Misalnya, Anda memiliki dua tugas yang akan Anda masing-masing Luangkan waktu untuk menyelesaikan dua hari. Anda menyetel tugas pertama sebagai pendahulu untuk tugas kedua. Anda harus menyesuaikan kolom tanggal mulai untuk tugas kedua sehingga tanggalnya adalah setelah tanggal jatuh tempo untuk tugas pertama, dan Anda perlu menyesuaikan kolom tanggal jatuh tempo untuk tugas kedua sehingga dua hari setelah tanggal mulaiyang baru.

   Tips: Ingin proses ini lebih otomatis? Pertimbangkan menggunakan solusi manajemen proyek perusahaan yang kompatibel dengan SharePoint Foundation 2010, seperti Microsoft Project 2010 dan Microsoft Project Server 2010.

Setelah Anda mengidentifikasi pendahulunya yang sesuai untuk setiap tugas, Anda bisa melihat hubungan ini diwakili pada bagan Gantt. Saat pendahulu diidentifikasi untuk tugas, Anda akan melihat panah yang ditarik di antara akhir bilah Gantt tugas sebelumnya dan awal bilah Gantt tugas berikutnya.

Atas Halaman

Daftar tugas proyek menggunakan fitur tampilan yang sama di SharePoint sebagai daftar lainnya. Untuk informasi selengkapnya, lihat mengkustomisasi tampilan daftar tugas proyek