Yrityksen avainsanat -sarakkeen lisääminen luetteloon tai kirjastoon

Metatietojen julkaisemisen poistaminen käytöstä tai ottaminen käyttöön

Voit määrittää, ovatko luettelon tai kirjaston Hallitut metatiedot- tai Yrityksen avainsanat -sarakkeisiin lisätyt termit tai avainsanat käytettävissä sosiaalisen merkitsemisen avainsanoina. Jos luettelossa on esimerkiksi luottamuksellisia tietoja, et ehkä halua avainsanaarvojen näkyvän. Jos haluat rajoittaa avainsanojen käyttöä, poista metatietojen julkaiseminen käytöstä.

Jos haluat poistaa metatietojen julkaisemisen käytöstä tai ottaa sen käyttöön, toimi seuraavasti:

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, johon haluat määrittää metatietojen julkaisemisen.

2. Valitse SharePoint Server kirjaston tai luettelon valintanauhasta Kirjaston asetukset tai Luettelon asetukset.

   Valitse SharePoint Microsoft 365:ssä sivustosta Asetukset ja valitse sitten Kirjaston asetukset tai Luetteloasetukset.

3. Valitse Käyttöoikeudet ja hallinta -kohdassa Yrityksen metatiedot ja avainsanojen asetukset.

4. Toimi Metatietojen julkaiseminen -osan Tallenna metatiedot tähän luetteloon yhteisöpalvelutunnisteina -kohdassa seuraavasti:

   • Jos haluat julkaista hallittujen metatietojen ja yrityksen avainsanojen kenttien arvoja yhteisöpalveluissa ja oman sivuston profiileissa, valitse valintaruutu.

   • Jos haluat estää hallittujen metatietojen ja yrityksen avainsanojen kenttien arvojen näkymisen yhteisöpalveluissa ja oman sivuston profiileissa, poista valintaruudun valinta.

5. Valitse OK.

Lisätietoja yrityksen avainsanoista

SharePoint muuntaa yrityksen avainsanat yhdeksi, ei-hierarkkiseksi termijoukoksi. Voit etsiä tämän erikoistermijoukon, joka on nimeltään Avainsanat-joukko, termisäilön hallintatyökalun avulla. Lisätietoja on artikkelissa Ryhmien ja termijoukkojen luominen, määrittäminen ja hallinta.

Lisäämiäsi avainsanoja voivat käyttää muut käyttäjät, kun he käyttävät SharePoint luetteloita tai kirjastoja. Kun käyttäjät esimerkiksi kirjoittavat samanlaisia merkkejä luettelon Yrityksen avainsanat -sarakkeeseen, SharePoint näyttää avainsanan ehdotusviestissä. Jos lisäät yrityksen avainsanat -sarakkeen luetteloon tai kirjastoon, SharePoint kopioi olemassa olevat tiedostotunnisteet yrityksen avainsanat-sarakkeeseen, kun tiedostot ladataan luetteloon tai kirjastoon. Tämä auttaa synkronoimaan olemassa olevat avainsanat hallittujen metatieto-ominaisuuksien kanssa.

Termisäilön järjestelmänvalvojat voivat avata tai sulkea avainsanat. Se, onko joukko avoinna vai suljettu, vaikuttaa siihen, miten käyttäjät käyttävät yrityksen avainsanojen saraketta luettelossa tai kirjastossa. Jos lisäät yrityksen avainsanat -sarakkeen luetteloon tai kirjastoon, sivuston käyttäjät voivat kirjoittaa avainsanaarvoja. Jos Avainsanajoukko on suljettu, käyttäjät eivät voi lähettää uusia avainsanoja, mutta heidän on käytettävä olemassa olevia yrityksen avainsanoja tai hallittua termiä. Jos sivuston Avainsanat-termijoukko on avoinna, käyttäjät voivat lisätä tähän sarakkeeseen minkä tahansa tekstiarvon.

Tarvittaessa järjestelmänvalvoja, jolla on hallintaoikeudet, voi muuttaa tapaa, jolla SharePoint käsittelee näitä avainsanoja, ja siirtää ne tiettyyn hallittuun termijoukkoon. Sen jälkeen avainsanat ovat käytettävissä samantyyppisiin käyttötarkoituksiin kuin muut termijoukon termit.