Yrityksen avainsanat -sarakkeen lisääminen luetteloon tai kirjastoon

Metatietojen julkaisemisen poistaminen käytöstä tai ottaminen käyttöön

Voit määrittää, ovatko luettelon tai kirjaston Hallitut metatiedot- tai Yrityksen avainsanat -sarakkeisiin lisätyt termit tai avainsanat käytettävissä sosiaalisen tunnisteen avainsanoina. Jos luettelossa on esimerkiksi luottamuksellisia tietoja, et ehkä halua avainsanojen arvojen näkyvän. Jos haluat rajoittaa avainsanojen käyttöä, harkitse metatietojen julkaisemisen poistamista käytöstä.

Voit poistaa metatietojen julkaisemisen käytöstä tai ottaa sen käyttöön seuraavasti:

1. Siirry luetteloon tai kirjastoon, jolle haluat määrittää metatietojen julkaisemisen.

2. Valitse kirjaston tai SharePoint Server valintanauhassa Kirjaston Asetukset tai Luettelo Asetukset.

   Valitse SharePoint Microsoft 365:ssä-sivustossa Asetukset ja valitse sitten Kirjaston Asetuksettai Luettelo Asetukset.

3. Valitse Käyttöoikeudet ja hallinta -kohdassaYrityksen metatiedot ja avainsanat Asetukset.

4. Tee Metatietojen julkaiseminen -osan Tallenna metatiedot tähän luetteloon sosiaalisena tunnisteena -kohdassa jokin seuraavista:

   • Jos haluat julkaista Hallitut metatiedot- ja Yrityksen avainsanat -kenttien arvot sosiaaliseen merkintään ja Oman sivuston profiileihin, valitse valintaruutu.

   • Jos haluat estää Hallitut metatiedot- ja Yrityksen avainsanat -kenttien arvojen sosiaalisen tunnisteen ja oman sivuston profiilien näkyvissä, poista valintaruudun valinta.

5. Valitse OK.

Lisätietoja yrityksen avainsanoista

SharePoint muuttaa yrityksen avainsanat yhdeksi hierarkkisiksi termijoukkoksi. Löydät tämän erityisen termijoukon nimeltä Avainsanat-joukon termisäilön hallintatyökalun avulla. Lisätietoja on kohdassa Ryhmien ja termijoukkojen luominen, määrittäminen ja hallinta.

Lisäät avainsanat ovat muiden käytettävissä, kun käyttäjät SharePoint kirjastoja. Kun käyttäjät esimerkiksi kirjoivat vastaavia merkkejä luettelon Yrityksen avainsanat -sarakkeeseen, SharePoint näyttää avainsanan ehdotusviestissä. Jos lisäät yrityksen avainsanat -sarakkeen luetteloon tai kirjastoon, SharePoint aiemmin luodut tiedostotunnisteet kopioidaan yrityksen avainsanat -sarakkeeseen, kun tiedostot ladataan luetteloon tai kirjastoon. Näin voit synkronoida olemassa olevat avainsanat hallittujen metatietojen ominaisuuksien kanssa.

Termisäilön järjestelmänvalvojat voivat avata tai sulkea Avainsanat-joukon. Se, onko joukko avoin vai suljettu, vaikuttaa siihen, miten käyttäjät voivat käyttää yrityksen avainsanasaraketta luettelossa tai kirjastossa. Jos lisäät yrityksen avainsanat -sarakkeen luetteloon tai kirjastoon, sivuston käyttäjät voivat kirjoittaa avainsana-arvoja. Jos avainsanajoukko on suljettu, käyttäjät eivät voi lähettää uusia avainsanoja, mutta he käyttävät yrityksen aiemmin luotuja avainsanoja tai hallittua termiä. Jos sivuston Avainsanat-termijoukko on auki, käyttäjät voivat lisätä tähän sarakkeeseen minkä tahansa tekstiarvon.

Tarvittaessa järjestelmänvalvoja, jolla on hallintaoikeudet, voi muuttaa sitä, SharePoint käsitellä näitä avainsanoja, ja siirtää ne tiettyyn hallittuun termijoukkoon. Sen jälkeen avainsanat ovat käytettävissä samanlaisten käyttöjen osalta kuin muut termijoukon termit.