Utilizar os filtros para modificar uma vista do SharePoint

Os filtros reduzem a quantidade de dados devolvidos ao selecionarem os itens com base em operações (como maior ou menor que) e os dados correspondentes. Quando cria uma vista filtrada, a sua primeira coluna indexada na expressão do filtro deve reduzir imenso o conjunto de dados. Por exemplo, filtrar num campo de data ou de estado de filtragem pode muitas vezes reduzir bastante um conjunto de dados. Se tiver 15 000 itens, poderá ter o primeiro índice a devolver menos de 5000 itens. Se o seu conjunto de dados não tiver mais do que 5000 itens, continua a ser uma boa prática.

O SharePoint seleciona a primeira coluna indexada numa consulta e, em seguida, utiliza as restantes colunas para selecionar os seus dados. As outras colunas que especificar no filtro de vista podem ou não ser indexadas. A vista não utiliza esses índices, mesmo que o resultado da vista filtrada devolva um número inferior ao Limiar da Vista de Lista.

Suponhamos que tem uma consulta: tamanho = grande E cor = vermelho. Na lista, o tamanho não é indexado, mas a cor é. Desde que existam menos de 5 000 itens "vermelhos" na lista, a consulta em lista grande é bem-sucedida. No entanto, se tiver um tamanho de consulta = grande OU cor = vermelho, apesar de a base de dados poder localizar todos os itens vermelhos, tem de procurar em toda a lista para encontrar todos os itens grandes. Se forem devolvidos mais de 5 000 itens, a consulta será limitada.

Se utilizar duas ou mais colunas na expressão do filtro, o índice ou índices determinantes deverão utilizar um operador E. Por exemplo, se quiser devolver Cães de uma lista grande de animais. Tem uma coluna nãondexada denominada Espécie, onde tem o Cão como valor. Se apenas consulta para Espécie = Cão, a sua consulta será limite. No entanto, se tiver uma coluna indexada denominada Turma, a sua consulta torna-se Classe = Mamíferos E Espécie = Cão. Também pode procurar gatos e cães com a consulta Class = Mammals AND (Espécie = CÃO OU Espécie = Gatos). A segunda consulta seleciona todos os Mamíferos e, em seguida, filtra até Cães e Gatos.

Se as colunas que irá utilizar para filtrar não têm índices, é relemável que comece por criar índices. Para obter mais informações, consulte Adicionar um índice a uma coluna do SharePoint.

Depois de indexar uma coluna, pode adicioná-la quando criar ou modificar uma vista e, em seguida, utilizá-la para filtrar a vista. Antes de criar uma vista, poderá ser útil adicionar mais colunas à lista para permitir maior flexibilidade para ordenar, agrupar e filtrar. Para ordenar e filtrar, pode escolher colunas que estejam no conjunto de dados, mas que não estejam apresentadas.

Criar uma vista

Abra a Lista ou Biblioteca onde pretende criar uma vista.

1. Clique no separador Lista ou Biblioteca e, em seguida, clique em Criar Vista.
   
   

2. Na página Tipo de Vista, clique na vista que pretende utilizar. Se não tiver a certeza, selecione Vista Padrão.

   

3. Escreva o Nome da Vista.

   

4. Edite o endereço Web da vista ou aceite a predefinição. Pode voltar e alterar isto mais tarde.

5. Na secção Filtrar, clique em Mostrar itens apenas quando o seguinte for verdadeiro e, em seguida, escolha como pretende filtrar os itens com base numa das colunas indexadas.

   Por exemplo, para criar uma vista que apresente apenas os itens alterados hoje, escolha a coluna Modificado (Indexada) e a condição é igual a e, em seguida, escreva [Hoje].

   

   Nota: Se não for possível ver quaisquer colunas que indiquem (Indexada) após o nome, não existem colunas com índices disponíveis para essa lista ou biblioteca. Em primeiro lugar, deverá Criar um índice simples ou composto.

6. Para limitar o número de itens mostrados em cada página, desloque até Limite de Itens e defina o valor de Número de itens a apresentar. Quando cria uma vista, o número predefinido de números apresentados é 30.

   

7. Pode escolher de entre duas opções quando definir um limite de itens numa página:

   • Mostrar itens em lotes do tamanho especificado, que cria uma apresentação dos dados por página que é útil quando procurar itens de uma forma não interativa.

     Quando houver mais itens do que a definição de limite, a apresentação será divida por páginas.

     

   • Limitar o número total de itens devolvidos à quantidade especificada cria um limite restritivo que poderá ou não devolver todos os resultados da operação de filtragem. Poderá ser útil quando testar a vista, criar um protótipo, ou se pretender obter apenas os valores superiores de uma vista.

8. Em Estilo, pode selecionar Painel de Pré-visualização para ver todas as informações de itens na sua lista num formato de painel vertical. O painel de pré-visualização é um dos Estilos de Vista que pode selecionar em Estilo ao editar ou criar uma vista.

   

   Pode navegar mais rapidamente pelos dados ao pairar com o rato sobre o título do item numa região de deslocamento de ecrã no lado esquerdo da página, para ver todos os valores da coluna do item atual listados verticalmente no lado direito da página. São apresentados menos dados iniciais e isto ajuda a que a vista seja apresentada mais rapidamente. Este estilo também é muito útil quando a lista é larga ou tem várias colunas e é necessário o deslocamento horizontal para ver os dados.

   

9. Clique em OK.

Pode fazer outras coisas com uma vista, mas isto é o suficiente para ver os dados que excederam o Limiar da Vista de Lista se estiver bloqueado. Também pode ordenar ou agrupar por algo, definir totais, expandir pastas e otimizar a vista de visualização com um dispositivo móvel.

Modificar uma vista

Abra a Lista ou Biblioteca onde pretende criar uma vista.

1. Clique no separador Listaou Biblioteca, selecione a vista em Vista Atual e,em seguida, clique em Modificar Vista.
   
   

2. Desloque até à secção Vistas e, em seguida, clique numa vista.

3. Em seguida, pode alterar as definições conforme indicado nos passos 5 a 9, no procedimento Criar uma vista acima.

4. Clique em OK.

Para uma vista filtrar rapidamente muitos itens, a primeira coluna no filtro tem de estar indexada. As outras colunas que especificar no filtro da vista podem ou não estar indexadas, mas a vista não utiliza esses índices. A primeira coluna do filtro de deve devolver menos itens do que o Limiar da Vista de Lista.

Se a primeira coluna do filtro devolver mais itens do que o Limiar de Vista de Lista, pode utilizar um filtro com duas ou mais colunas. Quando define uma vista filtrada que utiliza duas ou mais colunas, utilize um operador E para limitar o número total de itens devolvidos. Mas mesmo neste caso, é necessário especificar como primeira coluna no filtro, a coluna que provavelmente devolverá a menor quantidade de dados. Utilizar um filtro OU quase sempre aumenta o número de itens devolvidos e não será eficaz nestas circunstâncias.

Para obter mais informações sobre vistas, consulte Criar, alterar ou eliminar uma vista de uma lista ou biblioteca.

Existem duas palavras-chave que pode utilizar para filtrar com base no dia atual [Hoje] ou o utilizador atual [Eu]. Estas opções são dinâmicas pois são alteradas conforme o utilizador ou a data.

Utilizar [Eu] pode ser útil quando só pretende ver os seus documentos numa biblioteca grande. A palavra-chave [Eu] funciona em colunas baseadas em pessoas, como Criado por ou Modificado por. Por exemplo, para ver todos os documentos que criou, defina um filtro com a coluna Criado por igual a [Eu]. Se for um editor e quiser ver os últimos ficheiros em que estava a trabalhar, defina um filtro na coluna Modificado por igual a [Eu]. Para ver ambos, crie dois filtros ligados por Ou.

A palavra-chave [Hoje] funciona em colunas baseadas em datas. Pode utilizar expressões matemáticas para obter intervalos que mudem com a data de hoje. Por exemplo, para ver todos os documentos que foram modificados nos últimos 30 dias, pode criar um filtro na coluna Data que seja maior ou igual a [Hoje] - 30. Para não contabilizar o dia atual, defina um segundo filtro na coluna Data que seja menor do que [Hoje] e ligue-os com E.

Pode filtrar uma lista do SharePoint que tenha uma coluna de metadados. 

Adicionar uma coluna de metadados à sua lista

Vá para a sua lista e selecione +Adicionar coluna.

Selecione Mais... o botão de opção Metadados Geridos e, em seguida, selecione OK.

Em alternativa, após criar uma coluna Metadados Geridos e adicionar itens à sua lista, pode aplicar etiquetas de metadados ao clicar no ícone etiqueta no painel editar item de lista.

Aplicar etiquetas de metadados no painel de vista de árvore.

Filtrar por etiquetas de Metadados Geridos

1. Selecione o ícone de filtro para aceder ao painel de filtros.

   

   Nota: Pode selecionar a opção Vista de Árvore a partir da lista dropdown na parte superior do painel, que fornece uma vista hierárquica dos termos associados à coluna selecionada.

2. Selecione as etiquetas de metadados que pretende filtrar.

   

3. Em alternativa, se tiver pelo menos 5 valores definidos na coluna Metadados Geridos, selecione a ligação Ver Tudo para ver o painel de filtro.

   

4. Verifique as etiquetas de metadados que pretende filtrar e selecione Aplicar.

Seguem-se algumas sugestões para vistas típicas que funcionarão bem com colunas indexadas: