Tipos e opções de colunas de lista e de biblioteca

As colunas ajudam-no a criar vistas significativas dos itens numa lista ou biblioteca. Ao utilizar colunas, pode ordenar, agrupar e filtrar itens e também pode calcular dados sobre itens automaticamente e apresentar os resultados desses cálculos. As colunas também lhe permitem especificar que informações devem ser introduzidas sobre um item quando alguém adiciona um item a uma lista ou biblioteca. Quando um item é adicionado, é apresentado um formulário e fornece campos e opções para introduzir informações. Quando cria uma lista ou biblioteca, determinadas colunas, como Título e Modificado Por, são criadas automaticamente. Pode criar colunas adicionais de acordo com as suas necessidades. As colunas que criar determinam que campos e opções aparecem nesse formulário e as colunas que podem ser adicionadas às vistas da lista ou biblioteca.

Especifique o tipo de coluna que pretende quando cria uma coluna. Em alguns casos, também pode escolher um tipo de coluna diferente para uma coluna existente, mas isto depende do tipo e da quantidade de dados atualmente armazenados na coluna. Alterar o tipo de coluna de uma coluna existente pode danificar os dados já armazenados na coluna. Por estes motivos, é importante decidir que tipo de dados pretende armazenar antes de criar uma coluna. Ao decidir que tipo de coluna pretende, considere o seguinte:

• Que tipo de dados pretende armazenar? Só cartas? Apenas números? Texto formatado? Por exemplo, não pode armazenar letras numa coluna Número . Saber que tipo de dados pretende armazenar é o primeiro passo para escolher o tipo de coluna mais adequado.

  Alguns metadados de ficheiro, como data de criação e data de modificação, já estão disponíveis em colunas ocultas geradas automaticamente que pode tornar visíveis na sua lista.

• Pretende utilizar os dados em cálculos financeiros? Se for o caso, o tipo de coluna Moeda é a melhor opção.

• Pretende utilizar os dados em cálculos matemáticos? Quão precisos devem ser esses cálculos? Pode calcular dados em colunas Número ou Moeda , mas não em Colunas de texto . Além disso, os cálculos numa coluna Moeda são mais precisos.

• Como pretende ordenar dados na coluna? Numa coluna Texto , os números são ordenados como cadeias de carateres (1, 10, 100, 2, 20, 200 e assim sucessivamente), não como valores numéricos. Para ordenar números como valores numéricos, utilize uma coluna Número ou Moeda . Além disso, muitos formatos de data não ordenam corretamente se estiverem armazenados numa coluna Texto . Para garantir uma ordenação adequada das datas, utilize uma coluna Data e Hora .

• Pretende garantir que as pessoas introduzem informações na coluna? Se for o caso, pode especificar que a coluna é necessária e as pessoas não podem adicionar um item sem introduzir as informações.

Utilize este tipo de campo de coluna para recolher e apresentar pequenas quantidades de texto não formatado numa única linha, incluindo:

• Apenas texto, como nomes próprios, apelidos ou nomes de departamento

• Combinações de texto e números, como endereços de rua ou números de conta

• Números que não são utilizados em cálculos, como números de ID de funcionário, números de telefone, códigos postais ou números de peças

Uma única linha de coluna de texto apresenta 255 carateres numa única linha. Se estiver a criar uma coluna para uma lista ou biblioteca e quiser apresentar texto formatado ou mais do que uma linha de texto de cada vez, crie uma coluna Múltiplas linhas de texto . Pode alterar uma única linha de texto existente para uma coluna Múltiplas linhas de texto sem perder quaisquer dados que já estejam armazenados na coluna.

Pode personalizar uma única linha de coluna de texto das seguintes formas:

• Atribuir um limite de carateres    Limite o número de carateres ao definir o Número máximo de carateres pretendido. Por exemplo, se a coluna armazenar números de ID de funcionário de cinco dígitos, pode utilizar esta funcionalidade para ajudar a garantir que as pessoas introduzem apenas cinco carateres.

• Apresentar um valor predefinido    Apresentar automaticamente texto específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo que permite que as pessoas introduzam texto diferente se precisarem de o fazer. Quando define o valor Predefinido, as pessoas podem introduzir informações mais rapidamente ao aceitar a predefinição, a menos que precisem de alterá-la. Por exemplo, se a coluna armazenar o nome de uma empresa atribuída a um projeto e a sua organização trabalhar com uma empresa específica para a maioria dos projetos, pode introduzir o nome dessa empresa como o valor predefinido. Como resultado, o nome da empresa é apresentado automaticamente quando um novo projeto é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir o nome.

  Um valor predefinido pode ser o texto que especificar ou o resultado de um cálculo, denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretende apresentar texto específico automaticamente, mas o texto pode variar consoante quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para utilizar um valor calculado, introduza uma fórmula, em vez de texto específico, como o valor predefinido. A fórmula pode calcular um valor com base em informações noutras colunas ou funções do sistema, como [hoje], para indicar a data atual, ou [eu], para apresentar o nome da pessoa que adiciona ou altera o item

  

Utilize este tipo de campo de coluna numa lista ou biblioteca para recolher e apresentar texto formatado ou texto e números longos em mais do que uma linha, como uma descrição de um item. Uma coluna Múltiplas linhas de texto pode armazenar até 63 999 carateres e pode especificar o número de linhas de texto que pretende apresentar quando as pessoas introduzem informações sobre um item. Este tipo de coluna apresenta todo o texto quando a coluna é visualizada numa lista ou biblioteca.

Pode personalizar uma coluna Múltiplas linhas de texto das seguintes formas:

• Atribuir um limite de visualização    Limite o número de linhas que aparecem quando as pessoas introduzem informações sobre um item com a definição Número de linhas para edição . Por exemplo, se a coluna armazenar notas longas sobre um evento de calendário, poderá optar por apresentar dez linhas de texto. Isto facilita a introdução de informações por parte das pessoas, uma vez que podem ver facilmente todo o texto que introduziram. Por outro lado, se a coluna armazenar apenas uma ou duas frases sobre um evento, poderá optar por apresentar apenas duas ou três linhas de texto.

  Se atribuir um limite de visualização, não limita a quantidade de texto que aparece quando a coluna aparece numa lista. todo o texto introduzido para um item aparece na coluna.

• Permitir comprimento ilimitado    (Apenas disponível em bibliotecas de documentos) Ao utilizar Múltiplas linhas de texto numa biblioteca de documentos, pode especificar que o campo não tem um comprimento limitado.

• Ativar ou desativar a formatação de texto    (Apenas disponível em listas) Especifique o tipo de texto para permitir definir se as pessoas podem aplicar formatação, como negrito, itálico ou cores ao texto. Existem duas opções: texto simples, que não suporta opções de formatação; ou texto avançado avançado, que suporta formatação básica, como negrito, itálico, listas com marcas ou numeradas, texto colorido e cores de fundo. Também tem opções adicionais para hiperligações, imagens e tabelas.

• Acrescentar alterações    (Apenas disponível nas listas) Se controlo de versões tiver sido ativado para a lista, Acrescentar Alterações ao Texto Existente especifica se as pessoas podem adicionar novo texto sobre um item sem substituir qualquer texto existente sobre esse item. Se optar por não acrescentar alterações, o novo texto sobre um item substitui qualquer texto existente sobre esse item na coluna. Se optar por acrescentar alterações, as pessoas podem introduzir informações adicionais sobre um item, ao mesmo tempo que veem o texto que foi introduzido anteriormente e a data e hora em que o texto foi introduzido. Quando visualizada numa lista , não como um campo num formulário de item, a coluna apresenta as Entradas de Vista de hiperligação, em vez do texto, e as pessoas podem clicar na hiperligação para ver todas as informações armazenadas na coluna desse item.

  Importante: Se desativar esta opção depois de criar a coluna, todas as informações exceto a entrada mais recente serão eliminadas.

Definições para listas

Definições para bibliotecas

Utilize este tipo de campo de coluna para permitir que as pessoas escolham a partir de uma lista de opções que fornecer. Este tipo de coluna é a escolha ideal nos casos em que pretende garantir que todos os dados na coluna são consistentes porque pode limitar os valores armazenados numa coluna.

Pode personalizar uma coluna Escolha das seguintes formas:

• Definir a lista de opções    Forneça uma lista exata dos valores que as pessoas podem escolher. Para fornecer esta lista, substitua o texto de exemplo na caixa Escrever cada opção numa linha separada pelos valores pretendidos. Escreva cada valor numa linha separada. Para iniciar uma nova linha, prima ENTER.

• Escolher um formato de apresentação    Permitir múltiplas seleções com caixas de verificação ou seleção única sem. Tenha em atenção que SharePoint apenas apresentará botões de opção no SharePoint clássico .

• Ativar opções personalizadas adicionais    Para permitir que as pessoas introduzam um valor que não está incluído na lista de opções, ative as opções de preenchimento . Fazê-lo é uma boa ideia se não souber todos os valores que as pessoas precisam de introduzir sobre itens. Se preferir que as pessoas utilizem apenas os valores que especificar, desative as opções de preenchimento .

• Apresentar um valor predefinido    Selecione automaticamente um valor específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo que permite que as pessoas escolham um valor diferente se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar os nomes das empresas atribuídas a um projeto e a sua organização trabalhar com uma empresa específica para a maioria dos projetos, pode introduzir o nome dessa empresa como o valor predefinido. Como resultado, o nome da empresa é apresentado automaticamente quando um novo projeto é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de escolher o nome.

  Um valor predefinido pode ser um valor que especificar ou o resultado de um cálculo, denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretende apresentar texto específico na coluna automaticamente, mas o texto pode variar consoante quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para utilizar um valor calculado, introduza uma fórmula, em vez de texto específico, como o valor predefinido. A fórmula pode calcular um valor com base em informações noutras colunas ou funções do sistema, como [hoje], para indicar a data atual, ou [eu], para apresentar o nome da pessoa que adiciona ou altera o item.

Utilize este tipo de campo de coluna para armazenar valores numéricos que não sejam valores monetários.

Sugestões para escolher uma coluna Número ou Moeda

Os tipos de coluna Número e Moeda armazenam valores numéricos. Utilize uma coluna Número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não sejam cálculos financeiros ou que não exijam um elevado grau de precisão. Utilize uma coluna Moeda para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou caso não pretenda números redondos em cálculos. Ao contrário de uma coluna Número , uma coluna Moeda tem uma precisão de 15 dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna Número e Moeda fornecem formatos predefinidos que determinam a forma como os dados são apresentados.

Pode personalizar uma coluna Número das seguintes formas:

• Especificar valores mínimos e máximos    Limite o intervalo de números que as pessoas podem introduzir. Por exemplo, se a coluna armazenar a quantidade de trabalho que foi concluída para uma tarefa como percentagem, pode especificar zero como o valor mínimo e cem como o valor máximo. Da mesma forma, se a coluna armazenar o número de participantes de um evento e quiser limitar os participantes a um número específico, pode introduzir o número máximo de participantes como o valor máximo.

• Incluir casas decimais    Especifique se os números contêm casas decimais e o número de casas decimais a armazenar. Se a coluna precisar de armazenar números com mais de cinco casas decimais, pode escolher Automático ao selecionar o número de casas decimais a incluir. Automático também é uma boa opção se a coluna armazenar os resultados dos cálculos e pretender que o resultado seja o mais preciso possível. No entanto, se quiser garantir que todos os valores na coluna têm o mesmo número de casas decimais, é aconselhável limitar o número de casas decimais a zero, apenas para números inteiros ou outro número de casas decimais a cinco.

• Apresentar um valor predefinido    Apresentar automaticamente um número específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo que permite que as pessoas introduzam números diferentes se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar o número de computadores que cada membro da equipa tem e cada membro da equipa tiver, pelo menos, um computador, introduza 1 como o valor predefinido. Como resultado, 1 aparece automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir o número.

  Um valor predefinido pode ser um número que especificar ou o resultado de um cálculo, denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretende apresentar automaticamente um número específico, mas o número pode variar consoante quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para utilizar um valor calculado, introduza uma fórmula, em vez de um número específico, como o valor predefinido. A fórmula pode calcular um número com base em informações noutras colunas ou funções do sistema.

• Formatar o número como uma percentagem    A definição Mostrar como percentagem permite-lhe apresentar e armazenar o número como uma percentagem e tratá-lo como uma percentagem quando é utilizado para calcular outros valores.

Utilize este tipo de campo de coluna para armazenar valores monetários.

Sugestões para escolher uma coluna Número ou Moeda

Os tipos de coluna Número e Moeda armazenam valores numéricos. Utilize uma coluna Número para armazenar dados numéricos para cálculos matemáticos que não sejam cálculos financeiros ou que não exijam um elevado grau de precisão. Utilize uma coluna Moeda para armazenar dados numéricos para cálculos financeiros ou caso não pretenda números redondos em cálculos. Ao contrário de uma coluna Número , uma coluna Moeda tem uma precisão de 15 dígitos à esquerda da vírgula decimal e 4 dígitos à direita. Os tipos de coluna Número e Moeda fornecem formatos predefinidos que determinam a forma como os dados são apresentados.

Pode personalizar uma coluna Moeda das seguintes formas:

• Especificar valores mínimos e máximos    Limite o intervalo de valores de moeda que as pessoas podem introduzir. Por exemplo, se a coluna armazenar as despesas comunicadas de um evento e a sua organização limitar os relatórios a valores dentro de um intervalo específico, pode especificar esses limites como os valores mínimo e máximo.

• Incluir casas decimais    Especifique se os valores incluem casas decimais e o número de casas decimais a armazenar. Para valores de moeda, pode escolher duas casas decimais ou, se preferir armazenar apenas valores redondos, pode escolher zero. Para valores não monetários utilizados em cálculos que requerem um elevado grau de precisão, pode optar por limitar o número de casas decimais a zero a cinco ou, para valores mais precisos, escolher Automático para utilizar automaticamente o número adequado de casas decimais para o resultado do cálculo.

• Apresentar um valor predefinido    Apresente automaticamente um valor específico quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo que permite que as pessoas introduzam um valor diferente se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar as despesas incorridas para configurar novas contas e essa despesa for normalmente a mesma para todas as novas contas, pode especificar esse valor como o valor predefinido. Como resultado, esse valor é apresentado automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir o número.

  Um valor predefinido pode ser um valor que especificar ou o resultado de um cálculo, denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretende apresentar um valor específico automaticamente, mas o valor pode variar consoante o item, quem adicionou o item, quando o item foi adicionado ou outros motivos. Para utilizar um valor calculado, introduza uma fórmula, em vez de texto específico, como o valor predefinido. A fórmula pode calcular um valor com base em informações noutras colunas ou funções do sistema.

• Escolher um formato de moeda    Certifique-se de que todos os valores na coluna se baseiam na mesma moeda ao selecionar um formato de moeda específico para a coluna. A caixa pendente oferece mais de 100 opções de país para que possa especificar a moeda na maioria dos formatos locais.

Utilize este tipo de campo de coluna para armazenar datas de calendário ou datas e horas. O formato de data varia consoante as definições regionais do site. Se o formato pretendido não estiver disponível, peça ao administrador para adicionar suporte para a região adequada ao site.

Pode personalizar uma coluna Data e Hora das seguintes formas:

• Incluir apenas a data ou a data e hora    Especifique se pretende incluir apenas a data do calendário ou a data e hora do dia do calendário.

• Apresentar um valor predefinido    Apresente automaticamente uma data ou data e hora específicas quando alguém adiciona um novo item, ao mesmo tempo que permite que as pessoas introduzam um valor diferente se precisarem de o fazer. Um valor predefinido ajuda as pessoas a introduzir informações mais rapidamente. Por exemplo, se a coluna armazenar a data em que uma despesa é incorrida e a maioria das despesas for incorrida no primeiro dia do ano fiscal, pode especificar o primeiro dia do ano fiscal como o valor predefinido. Como resultado, essa data é apresentada automaticamente quando um novo item é adicionado à lista e os membros da equipa não têm de introduzir a data.

  Um valor predefinido pode ser um valor que especificar, a data em que um item é adicionado a uma lista ou biblioteca ou o resultado de um cálculo, denominado valor calculado. Os valores calculados são úteis quando pretende apresentar automaticamente uma data ou hora específica, mas a data ou hora podem variar consoante o item. Para utilizar um valor calculado, introduza uma fórmula como o valor predefinido. A fórmula pode calcular um valor com base em informações noutras colunas ou funções do sistema, como [hoje], para indicar a data atual. Por exemplo, se quiser que a coluna apresente uma data que seja 30 dias após a data atual, escreva a equação =[HOJE]+30 na caixa Valor Calculado .

Utilize este tipo de campo de coluna para permitir que as pessoas escolham valores com base em informações que já estão armazenadas no site. Por exemplo, se quiser que uma coluna armazene os nomes das contas de cliente às quais os funcionários estão atribuídos e a lista de contas tem de estar limitada a uma lista de Contas de Cliente no site, pode criar uma coluna Pesquisa que apresente os nomes na lista Contas de Cliente. A lista de opções numa coluna de Pesquisa é apresentada numa caixa de expansão, denominada menu pendente ou caixa de listagem, consoante permita que as pessoas selecionem mais do que um valor.

Pode personalizar uma coluna de Pesquisa das seguintes formas:

• Escolher a origem dos valores de pesquisa    Especifique a lista, biblioteca ou área de debate no seu site que contém os valores que pretende armazenar na coluna. A origem não pode ser uma subsite, site de área de trabalho, wiki ou blogue. Depois de especificar a lista, biblioteca ou área de debate pretendida, pode especificar a coluna nessa lista, biblioteca ou área de debate que contém os valores que pretende que as pessoas escolham.

• Permitir múltiplas seleções    Permitir que as pessoas escolham quantos valores quiserem ou limitem o número de valores que podem escolher para apenas um valor. Se as pessoas puderem escolher vários valores, todos os valores aparecem na coluna, separados por um ponto e vírgula (;).

• Escolher colunas a apresentar    Pode adicionar uma ou mais colunas para mostrar valores de campo específicos para este tipo de coluna.

Utilize este tipo de campo de coluna para armazenar informações verdadeiras/falsas ou sim/não, tais como se alguém irá participar num evento. Uma coluna Sim/Não aparece como uma única caixa de verificação quando as pessoas introduzem informações sobre um item. Para indicar Sim, os membros da equipa selecionam a caixa de verificação. Para indicar Não, os membros da equipa desmarcam a caixa de verificação.

Os dados numa coluna Sim/Não podem ser utilizados em cálculos para outras colunas. Nestes casos, Sim é convertido num valor numérico de um (1) e Não é convertido num valor numérico de zero (0).

Pode personalizar uma coluna Sim/Não ao escolher um valor predefinido para a mesma. Um valor predefinido é a seleção que aparece automaticamente quando alguém adiciona um novo item. Pessoas podem selecionar um valor diferente se precisarem de o fazer. Para uma coluna Sim/Não , pode especificar se a caixa de verificação é selecionada automaticamente, indicando um valor Sim ou não, indicando um valor Não .

Utilize este tipo de campo de coluna para fornecer uma lista pesquisável de pessoas e grupos a partir dos quais as pessoas podem escolher quando adicionam ou editam um item. Por exemplo, numa lista Tarefas, uma coluna Pessoa ou Grupo com o nome Atribuído A pode fornecer uma lista de pessoas às quais uma tarefa pode ser atribuída. O conteúdo da lista depende da forma como os serviços de diretório e os grupos de SharePoint foram configurados para o site. Para personalizar o conteúdo da lista, poderá ter de contactar o administrador.

Pode personalizar uma coluna Pessoa ou Grupo das seguintes formas:

• Permitir múltiplas seleções    Permitir que as pessoas selecionem o número de opções que quiserem ou limitar o número de seleções a apenas uma opção.

• Incluir ou excluir grupos de pessoas    Especifique se a lista inclui apenas pessoas individuais ou inclui listas de distribuição de e-mail e grupos de SharePoint. Por exemplo, numa lista Tarefas, poderá querer incluir apenas pessoas individuais para garantir que uma pessoa específica é responsável por cada tarefa. Numa lista Projetos, poderá querer incluir listas de distribuição de e-mail e grupos de SharePoint para garantir que uma equipa está associada a cada projeto.

• Limitar a lista apenas aos utilizadores do site    Especifique se a lista inclui todas as pessoas e grupos no serviço de diretório ou apenas as pessoas e grupos que têm acesso ao site como membros de um grupo de SharePoint.

• Especificar as informações a apresentar    Escolha as informações que pretende apresentar sobre pessoas ou grupos. Por exemplo, numa Lista de contactos de uma grande organização, pode optar por apresentar o nome, imagem e detalhes de uma pessoa, como competências e conhecimentos. Numa Lista de contactos de uma pequena equipa, pode optar por apresentar apenas o nome ou endereço de e-mail de uma pessoa.

Utilize este tipo de campo de coluna para armazenar uma hiperligação para uma página Web ou para apresentar um gráfico na intranet ou na Internet.

Uma coluna Hiperligação ou Imagem armazena o UrL (Uniform Resource Locator) de uma página Web, gráfico ou outro recurso. Consoante o formato de apresentação que escolher, apresenta uma hiperligação que pode ser clicada para aceder ao recurso ou um gráfico em vez do URL do ficheiro gráfico.

Para apresentar o URL como uma hiperligação, selecione o formato Hiperligação . Quando as pessoas introduzem informações sobre um item, podem introduzir o URL e o texto descritivo que aparece na coluna, em vez do URL. Para apresentar um gráfico, em vez do URL do ficheiro gráfico, selecione o formato Imagem . Quando as pessoas introduzem informações sobre um item, têm de introduzir o URL completo do ficheiro de gráficos, como http://www.example.com/image.gif, e podem, opcionalmente, introduzir texto alternativo descritivo para o gráfico, que é apresentado para pessoas que desativam os gráficos nos respetivos browsers ou dependem de software de leitura de ecrã para converter gráficos no ecrã em palavras faladas.

Utilize este tipo de campo de coluna para apresentar informações baseadas apenas nos resultados de um cálculo de outras colunas na lista ou biblioteca. Por exemplo, utilizar =[quantidade] * [preço do item] para calcular o preço total.

Quando adiciona uma coluna calculada a uma lista ou biblioteca, cria uma fórmula que contém operadores, como subtração (-) e adição (+), funções, valores específicos e referências a outras colunas. As fórmulas podem calcular datas e horas, executar equações matemáticas ou manipular texto. Por exemplo, numa lista Tarefas, pode utilizar este tipo de coluna para calcular o número de dias de calendário necessários para concluir cada tarefa com base nas colunas Data de Início e Data de Conclusão (=[Data Concluída]-[Data de Início]). Numa Lista de contactos, pode utilizar uma coluna Calculado para combinar os nomes próprios e apelidos dos contactos e separá-los com um espaço, com base nas colunas Nome Próprio e Apelido (=[Nome Próprio]&" "&[Apelido]). Tenha em atenção que a fórmula numa coluna calculada só pode referenciar outras colunas na mesma lista ou biblioteca.

Além de introduzir a fórmula para o cálculo, especifique o tipo de dados que pretende que o cálculo devolva e como armazenar e apresentar esses dados. Para saber mais sobre cada tipo de dados, consulte a secção adequada deste artigo.

Para obter mais informações sobre fórmulas e funções a utilizar com o campo calculado, veja Exemplos de fórmulas comuns no SharePoint Listas. Este artigo tem muitas fórmulas comuns, bem como ligações para descrições de todas as funções que podem ser utilizadas no SharePoint.

Utilize esta coluna para criar opções adicionais para aprovadores ao utilizar fluxos de trabalho de tarefas.

Normalmente, um fluxo de trabalho de tarefas apenas fornece resultados de Aprovar ou Rejeitar, limitando a forma como um item ou documento é processado. Poderá ter de atribuir a tarefa a outra pessoa ou devolvê-la ao submetidor para obter mais informações. Com a coluna Resultado da Tarefa, pode oferecer um campo de coluna de escolha que lhe permite selecionar diferentes opções de critérios de conclusão. Por exemplo, pode pedir esclarecimentos sobre um item ou atribuí-lo a alguém para dar mais flexibilidade ao aprovador no fluxo de trabalho.

A coluna Resultado da Tarefa é semelhante ao campo de escolha à medida que escreve opções no campo de escolha. Pode definir uma escolha individual como predefinição ou utilizar um valor calculado. Para utilizar um valor calculado, introduza uma fórmula, em vez de um número específico, como o valor predefinido. A fórmula pode calcular um número com base em informações noutras colunas ou funções do sistema. Também pode escolher se o valor da coluna é necessário, bem como tornar o valor exclusivo entre todas as entradas.

Para obter um tutorial de indepth sobre a utilização de tarefas e resultados de tarefas no SharePoint, consulte Working with Tasks in SharePoint 2013 Workflows using Visual Studio 2012 (Trabalhar com Tarefas no SharePoint 2013 Com Fluxos de Trabalho com o Visual Studio 2012)

Utilize esta coluna para apresentar dados de origens externas, como aplicações CRM, bases de dados ou folhas de cálculo.

A coluna de dados externos permite-lhe ligar a origens de dados externas para fornecer bases de dados, folhas de cálculo e aplicações CRM. Por exemplo, ligar a uma aplicação de Linha de Negócio, como SAP ou Microsoft CRM, pode fornecer informações atualizadas do cliente da origem de dados externa que podem ser apresentadas e utilizadas na lista. Com uma base de dados de inventário externo, a sua lista pode apresentar preços atuais, descrições ou pesos de envio que podem ser utilizados para cálculo ou pesquisa por outras colunas.

Os dados externos têm de ter alguns pré-requisitos cumpridos antes de poder aceder a dados externos. Normalmente, estas tarefas são efetuadas pelo administrador e implicam a criação de contas e permissões para acesso aos dados, ativando a Conectividade a Dados de Negócio e os Serviços de Arquivo Seguro.

Para obter mais informações sobre como criar, atualizar e atualizar colunas de dados externos, consulte Criar e atualizar uma coluna de dados externos numa lista ou biblioteca ou Trabalhar com dados externos no Serviços do Excel (SharePoint Server).

Utilize este tipo de coluna para permitir que os utilizadores do site selecionem valores de um conjunto de termos geridos específico e apliquem estes valores aos respetivos conteúdos. Os utilizadores podem criar e configurar uma coluna de Metadados Geridos para mapear para um conjunto de termos ou termo existente ou podem criar um novo conjunto de termos especificamente para uma coluna de Metadados Geridos. As colunas de Metadados Geridos têm várias características e funcionalidades exclusivas que ajudam os utilizadores a selecionar e aplicar termos ao conteúdo, como suporte para "type-ahead", bem como suporte para desambiguação de termos, descrições, sinónimos e valores multilingues.

As colunas de Metadados Geridos promovem a utilização consistente de metadados entre sites, uma vez que fornecem aos utilizadores uma lista de termos que podem aplicar aos respetivos conteúdos. Estes termos provêm de um conjunto de termos que é gerido centralmente na Ferramenta de Gestão do Arquivo de Termos por um Administrador de Arquivo de Termos ou outros indivíduos com permissões para gerir termos. Sempre que o conjunto de termos a que uma coluna de Metadados Geridos específica está vinculada for atualizado, os termos atualizados ficarão automaticamente disponíveis para os utilizadores onde quer que a coluna Metadados Geridos esteja disponível. Pode personalizar a coluna Metadados Geridos das seguintes formas.

Campo Valor Múltiplo    Selecionar a caixa de verificação Permitir múltiplos valores permite que a coluna contenha mais do que um valor. Tenha em atenção que ativar esta funcionalidade impedirá a ordenação de dados em vistas de lista.

Formato de apresentação    O valor selecionado a partir do conjunto de termos pode ser apresentado como um único valor ou com o caminho hierárquico completo.

• Selecione a caixa de verificação Apresentar etiqueta de termo no campo para apresentar o valor dos termos definidos como um único valor. Por exemplo: Cidade.

• Selecione a caixa de verificação Apresentar todo o caminho para o termo no campo para apresentar o valor dos termos definidos como um caminho hierárquico completo. Por exemplo: Localização, Continente, País/Região, Cidade.

Definições do Conjunto de Termos    Apresentar termos de um conjunto de termos geridos pela empresa ou criar um conjunto de termos personalizado para partilhar com outras pessoas numa coleção de sites.

• Utilizar um conjunto de termos geridos    Introduza um ou mais termos, separados por ponto e vírgula, e selecione Localizar para filtrar as opções para incluir apenas os que contêm os termos pretendidos. Depois de localizar o conjunto de termos que contém a lista de valores a apresentar nesta coluna, clique num termo para selecionar o primeiro nível da hierarquia a mostrar na coluna. Todos os níveis abaixo do termo que selecionar serão vistos quando os utilizadores escolherem um valor.

Criar um conjunto de termos personalizado    Introduza uma descrição para o conjunto de termos personalizado e introduza a hierarquia do conjunto de termos diretamente na caixa fornecida ou clique em Editar com o Gestor de Conjuntos de Termos para abrir e utilizar a ferramenta Gestão de Termos.

Para obter mais informações sobre metadados geridos, veja Introdução aos metadados geridos. Este artigo descreve o que são os metadados geridos e como utilizá-lo.