Criar e gerir uma lista de tarefas de projeto

É importante regressar à sua lista de tarefas de projeto à medida que o projeto for avançando e atualizar as colunas relacionadas com o estado de cada tarefa. Isto ajuda-o a comunicar mais facilmente o que se passa no seu projeto às pessoas que, no dia a dia, possam não estar a par dos detalhes das tarefas do seu projeto.

Na sua lista de tarefas de projeto, preencha as seguintes colunas para cada tarefa, a fim de fornecer uma atualização do seu projeto:

• % Concluída    Escreva a sua melhor estimativa relativamente à quantidade de trabalho já concluído na tarefa, indicando uma percentagem. Por exemplo, se uma tarefa estiver a meio, escreva 50% na coluna % Concluída. Esta percentagem é utilizada para desenhar uma sobreposição do progresso na barra Gantt da tarefa.

• Estado da Tarefa    Selecione o estado que descreva com maior exatidão o estado atual desta tarefa.

Além disso, pode realizar outras alterações ao seu projeto que impliquem atualizações à sua lista de tarefas de projeto. Por exemplo, a Data de Início ou Data Para Conclusão de uma tarefa pode ser alterada se uma tarefa começar antes do planeado ou sofrer um atraso. Pode atualizar estas colunas na parte da tabela da vista, tal como faria com qualquer outra coluna. Em alguns casos, a pessoa que está atualmente a trabalhar numa tarefa poderá já não estar disponível para a tarefa. Também pode atualizar a quem a tarefa está atribuída ao atualizar a coluna Atribuído a. Para mais informações, consulte Atribuir tarefas a pessoas numa lista de tarefas de projeto.

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Agora que tem as suas tarefas adicionadas a uma lista de tarefas de projeto, o próximo passo consiste em atribuí-las a pessoas da sua organização. Quando atribuir uma tarefa a uma pessoa, identifique o responsável pela conclusão do trabalho dessa tarefa.

1. Clique uma vez na coluna Atribuído a da tarefa que está a atribuir.

   

2. Introduza o nome ou as informações de início de sessão da pessoa a quem está a fazer a atribuição, através de um dos seguintes três métodos:

   • Clique em Procurar, apresentado junto à coluna Atribuído a, para procurar a pessoa a quem está a fazer a atribuição no livro de endereços da sua organização.

   • Escreva as informações de início de sessão da pessoa da sua organização a quem está a fazer a atribuição, incluindo o domínio, na coluna Atribuído a. Por exemplo, escreva contoso\teresaa, em que "contoso" é o domínio e "teresaa" é o nome de utilizador.

   • Escreva o nome da pessoa a quem está a atribuir a tarefa, na coluna Atribuído a. Isto é útil se estiver a atribuí-la a um contratante ou outra pessoa que não tenha uma conta na sua organização.

3. Informe as pessoas acerca das tarefas que lhes foram atribuídas, dando-lhes conta da lista de tarefas de projeto e do trabalho pelo qual são agora responsáveis.

Quando criar tarefas numa lista de tarefas de projeto, é importante antecipar as tarefas que podem inserir-se no âmbito de tarefas mais alargadas. Por exemplo, o projeto poderá ser concluído por fases, com várias tarefas a ocorrer em cada fase. Ao representar as fases na sua lista de tarefas de projeto, está a oferecer uma boa perspetiva geral do que se passa no seu projeto.

1. No separador Itens, no grupo Novo, clique na seta em Novo Item e, em seguida, clique em Tarefa de Resumo.

2. Preencha o formulário para criar a nova tarefa de resumo, preenchendo as seguintes informações conforme adequado:

   • Nome    Escreva o nome da tarefa de resumo.

   • Antecessoras    Selecione as tarefas de resumo e/ou subtarefas que têm de ser concluídas para que esta tarefa de resumo possa começar. Com estes elementos selecionados na caixa à esquerda, clique em Adicionar para os mover para a caixa à direita. Para obter mais informações sobre as antecessoras, consulte a secção seguinte deste artigo.

     Sugestão: Se não se sente seguro de que compreendeu a questão das tarefas antecessoras, ou se ainda não tiver avançado o suficiente no seu planeamento ao ponto de já ter todas as tarefas antecessoras da tarefa de resumo adicionadas à sua lista de tarefas de projeto, pode deixar estes dados em branco por agora e adicionar as relações das tarefas antecessoras mais tarde, através da parte da tabela à esquerda da vista de lista de tarefas de projeto.

   • Prioridade    Selecione o nível de prioridade que reflete com maior exatidão a importância desta tarefa de resumo, tendo em conta as restantes tarefas de resumo deste projeto.

   • Estado da Tarefa    Selecione o estado que descreva com maior exatidão o estado do conjunto de tarefas abrangido por esta tarefa de resumo. Se só estiver a planear um projeto e nenhuma das tarefas nesta tarefa de resumo tiver ainda começado, selecione Não Iniciado.

   • % Concluída Escreva uma percentagem que melhor represente a quantidade de trabalho concluído no conjunto de tarefas abrangido pela tarefa de resumo. Se só estiver a planear um projeto e nenhuma das tarefas nesta tarefa de resumo tiver ainda começado, deixe este campo em branco ou escreva 0%.

   • Atribuído a Utilize este campo para identificar a pessoa responsável por esta tarefa de resumo. Para obter mais informações sobre a atribuição de tarefas, consulte Atribuir tarefas a pessoas numa lista de tarefas de projeto.

   • Descrição    Escreva uma breve descrição da tarefa de resumo.

   • Data de Início    Introduza a data em que a primeira subtarefa desta tarefa de resumo deverá começar.

   • Data Para Conclusão    Introduza a data em que a última subtarefa desta tarefa de resumo deverá ser concluída.

3. Clique em Guardar para criar a tarefa de resumo.

Uma vez criada a tarefa de resumo, pode clicar no nome da tarefa de resumo na parte da tabela esquerda da vista para abrir a tarefa de resumo numa nova vista de lista de tarefas do projeto. Nessa vista, pode adicionar as tarefas abrangidas por essa tarefa de resumo. Para voltar à vista que mostra a tarefa de resumo, no separador Lista, no grupo Gerir Vistas, clique em Navegar Para Cima.

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Dentro de uma mesma lista de tarefas de projeto, pode existir uma determinada ordem segundo a qual as tarefas, incluindo as tarefas de resumo e subtarefas, têm de ser concluídas. Por exemplo, se estiver a construir uma casa, os alicerces têm de estar terminados antes de se erguerem as paredes e, por sua vez, estas têm estar de pé antes de se poder colocar o telhado. Pode representar esta ordem através da coluna Antecessoras.

1. Numa linha de tarefa, clique na célula na coluna Antecessoras e, em seguida, clique na seta no lado direito da célula para apresentar uma lista de todas as tarefas existentes na lista de tarefas de projeto atual. Isto inclui as tarefas de resumo e subtarefas existentes na lista.

2. Clique na caixa de verificação à esquerda de cada tarefa que tem de ser concluída antes de esta tarefa poder começar.

   Sugestão: Nesta fase, é fácil cair-se no exagero e selecionar todas as tarefas que antecedem a tarefa atual. No entanto, só precisa mesmo de selecionar as tarefas imediatamente anteriores à tarefa atual. Por exemplo, digamos que tem uma lista de tarefas de projeto que contém três tarefas: Tarefa 1, Tarefa 2 e Tarefa 3. Quando a Tarefa 1 for concluída, a Tarefa 2 pode começar e, quando a Tarefa 2 for concluída, pode dar-se início à Tarefa 3. Ao introduzir os elementos antecessores da Tarefa 3, é natural que se pense que a Tarefa 1 e a Tarefa 2 têm ser concluídas antes de se poder começar a Tarefa 3. No entanto, uma vez que a Tarefa 1 já está listada como uma antecessora da Tarefa 2, não há necessidade de listá-la também como antecessora da Tarefa 3.

3. Ajuste as datas nas colunas Data de Início e Data Para Conclusão de modo a refletir as relações entre as tarefas. Por exemplo, digamos que tem duas tarefas e que, à partida, cada uma delas levará cerca de dois dias a ser concluída. Tem de configurar a primeira tarefa como uma antecessora da segunda tarefa. Terá de ajustar a coluna Data de Início da segunda tarefa de modo a que a data seja posterior à Data Para Conclusão da primeira tarefa e terá de ajustar a coluna Data Para Conclusão da segunda tarefa de modo a ocorrer dois dias após a nova Data de Início.

   Sugestão: Quer tornar este processo mais automatizado? Pondere utilizar uma solução de gestão de projetos empresarial compatível com o SharePoint Foundation 2010, tal como o Microsoft Project 2010 e o Microsoft Project Server 2010.

Após ter identificado os elementos antecessores adequados para cada tarefa, poderá ver estas relações representadas no gráfico Gantt. Quando é identificada a antecessora de uma tarefa, é apresentada uma seta entre o fim da barra Gantt da tarefa anterior e o início da barra Gantt da tarefa seguinte.

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As listas de tarefas de projeto utilizam as mesmas funcionalidades de vista no SharePoint que as outras listas. Para obter mais informações, consulte Personalizar a vista de lista de tarefas de projeto