Aprovações nas Bibliotecas de Documentos do Listas &

Pode utilizar aprovações modernas em listas e bibliotecas para criar pedidos de aprovação para itens de lista ou ficheiros, responder a pedidos de aprovação e ver o estado de aprovação.  

Introdução

As aprovações modernas são pré-configuradas se for criada uma lista a partir de modelos de lista incorporados selecionados. Estes modelos de lista incorporados são:

  • Agendador de conteúdos com aprovações

  • Pedidos de viagem com aprovações

Basta criar uma lista a partir de um dos modelos acima para começar.captura de ecrã de modelos de lista com aprovações

Em alternativa, pode ativar ou desativar aprovações modernas em qualquer lista ou biblioteca ao aceder ao menu pendente Automatizar e selecionar Configurar Aprovações. A caixa de diálogo irá fornecer um comutador para ativar e desativar em qualquer altura.

1. Navegue para a barra de comandos Automatizar lista pendente e selecione Configurar Aprovações.

Menu pendente com a opção Configurar Aprovações

2. Selecione o botão de alternar para Ativar Aprovações e prima Aplicar.

Opção de caixa de diálogo para Ativar Aprovações

3. Para desativar as Aprovações em qualquer altura, pode navegar novamente para a lista pendente Automatizar, selecione Configurar Aprovações e clique no botão de alternar.

Nota: a desativação das aprovações apenas ocultará as colunas de aprovações relacionadas. As aprovações ativas continuarão a ser acionáveis no Teams e pode voltar a adicionar as colunas a uma vista em qualquer altura.

Menu de diálogo com botão de alternar para desativar a funcionalidade Aprovações

Criar um pedido de aprovação moderno num item ou ficheiro de lista

  1. Numa lista ou biblioteca, selecione um item ou ficheiro e selecione Pedir aprovação no menu contextual para abrir a caixa de diálogo aprovações. Em alternativa, pode selecionar o azure status na coluna Estado da aprovação para abrir a caixa de diálogo aprovações.Captura de ecrã a mostrar a caixa diálogos do Agendador de conteúdos no Listas Microsoft.

  2. Introduza um ou mais aprovadores no campo Aprovadores . Por predefinição, se algum aprovador aprovar o pedido, considera-se que o pedido de aprovação foi concedido. Se necessário, também pode selecionar o botão de alternar abaixo para exigir uma resposta de todos os aprovadores. Também pode adicionar detalhes sobre o pedido de aprovação.Captura de ecrã a mostrar a caixa de diálogo Pedir aprovação. Assim que um pedido de aprovação for criado, o atalho de estado será alterado para Pedido.

    Importante: Ao editar ficheiros, quaisquer aprovações em voo serão canceladas se as alterações forem guardadas. Para desencorajar as edições de aprovações em curso, os ficheiros serão abertos no modo só de visualização no Microsoft Word, Excel e PowerPoint na Web e as mesmas aplicações de ambiente de trabalho do Windows mostrarão que o documento está Marcado como final.

  3. Além disso, quaisquer atualizações para listar metadados de itens ou ficheiros para aprovações em curso mostrarão aos utilizadores um aviso de que a atualização do item irá repor o estado de aprovação.Caixa de diálogo para avisar o utilizador de que as atualizações irão repor o estado de aprovação

Responder a um pedido de aprovação

A partir de uma lista:

  1. Selecione o item de lista que pretende responder a um pedido de aprovação e selecione Detalhes de aprovação no menu contextual. Em alternativa, pode selecionar o adutor de estado desse item na coluna Estado da aprovação .captura de ecrã de onde ver os detalhes da aprovação

  2. Na caixa de diálogo aprovações, pode selecionar Aprovar ou Rejeitar para o pedido, conforme necessário. Se tiver pedido esta aprovação, também verá uma opção para Cancelar pedido. Captura de ecrã a mostrar a caixa de diálogo Detalhes do pedido de aprovação.

A partir da aplicação Aprovações no Teams:

  1. Aceda à aplicação Aprovações no Microsoft Teams.

  2. Identifique e selecione o pedido de aprovação na lista de pedidos.

  3. Na caixa de diálogo aprovações, pode selecionar Aprovar ou Rejeitar para o pedido, conforme necessário. Se tiver pedido esta aprovação, também verá uma opção para Cancelar pedido em Mais ações. Também pode Dar Seguimento ou Reatribuir o pedido de aprovação quando clicar em Mais ações. Captura de ecrã a mostrar os detalhes do pedido de aprovação na Aplicação.

Ver o histórico de aprovações de um item de lista

A partir de uma lista:

  1. Selecione o item de lista que pretende responder para um pedido de aprovação e selecione Detalhes de aprovação no menu contextual. Em alternativa, pode selecionar o adutor de estado desse item na coluna Estado da aprovação .Captura de ecrã do Histórico de aprovações no Listas.

A partir da aplicação Aprovações no Teams:

  1. Aceda à aplicação Aprovações no Microsoft Teams.

  2. Identifique e selecione o pedido de aprovação na lista de pedidos.Captura de ecrã do Histórico de aprovações de itens de lista na aplicação.

Limitações das aprovações modernas em listas e bibliotecas

Experiência de Utilizador

  • Se um aprovador não tiver permissão para ver um item de lista, o envio de um pedido de aprovação para esse utilizador não partilha automaticamente o item de lista subjacente com essa pessoa. O aprovador tem de ter acesso manualmente ao item de lista.

  • Os pedidos de aprovação são cancelados automaticamente, se o item de lista subjacente for alterado (ou seja, editado ou eliminado). Os utilizadores receberão um aviso de que existe uma aprovação ativa e cancelarão o pedido se as edições forem concluídas.

    Nota: Neste caso, o sistema irá anotar o utilizador que criou o pedido de aprovação como o utilizador que cancelou o pedido.

  • Para ver e gerir aprovações quer seja o requerente ou o aprovador, aceda à aplicação Aprovações no Teams.

  • As colunas aprovações no SharePoint, como Estado de aprovação, Aprovadores, Respostas e Criador de Aprovação, refletirão a atividade de aprovação mais recente, para o histórico completo, tirar partido da Aplicação de Aprovações do Teams

Disponibilidade

  • Na vista de grelha, só pode pedir aprovações, mas pode responder ao pedido de aprovação a partir da barra de comandos.

Efeitos sobre outras funcionalidades

  • Se as aprovações modernas estiverem ativadas numa lista, Listas sincronização será automaticamente desativada para essa lista.

  • As regras de lista podem utilizar a coluna Estado de aprovação, no entanto, determinadas condições e critérios de filtro podem não ter um utilizador válido no campo designado para enviar um e-mail a partir da regra.

  • A aprovação ou aprovação de pedidos de conteúdo não está integrada com aprovações modernas

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