Gestire elenchi e raccolte di grandi dimensioni

È possibile apportare modifiche nel computer desktop o portatile e quindi riportare i dati online, sincronizzare le modifiche e risolvere eventuali conflitti in modo semplice ed efficiente. L'uso di elenchi di grandi dimensioni tramite la sincronizzazione offline per pulire, analizzare o segnalare i dati aiuta a ridurre il carico di attività dei database e a ridurre al minimo l'uso di risorse SharePoint.

È possibile usare offline i dati di un elenco e quindi sincronizzare le modifiche al momento della riconnessione usando diversi prodotti Microsoft 365. Per esportarle in queste app, è necessario che le app siano installate, Microsoft 365 o office desktop.

Microsoft Access        Access possibile gestire più righe di dati rispetto a SharePoint e sono disponibili molti strumenti efficaci per manipolare tali dati. L'uso dei dati in Access e la sincronizzazione con SharePoint consentono di usare set di dati più grandi.

È possibile leggere e scrivere elenchi nativi da Access collegandoli e Access funziona bene praticamente con tutti i tipi di dati SharePoint. Il collegamento consente di connettersi ai dati in un elenco SharePoint, in modo da creare una connessione bidirezionale per visualizzare e modificare i dati più recenti sia nell'elenco SharePoint che nel database Access. I collegamenti consentono di connettersi ai dati di un elenco di SharePoint, in modo da creare una connessione bidirezionale per visualizzare e modificare i dati più recenti sia nell'elenco di SharePoint che nel database di Access. Dopo aver creato la tabella Access, è possibile usare i dati dell'elenco in Access fino al limite Access di due gigabyte (esclusi gli allegati che non sono archiviati in locale). Inoltre, Access memorizza nella cache i dati dell'elenco nel client, usa una cache write-through efficiente e in memoria e trasferisce solo le voci di elenco modificate. TE102750819 memorizza inoltre i dati dell'elenco nella cache del client, usa una cache write-through in memoria efficiente e trasferisce soltanto gli elementi dell'elenco modificati, rendendo le operazioni di query e aggiornamento molto più veloci. Una finestra di dialogo per la risoluzione dei conflitti consente anche di gestire gli aggiornamenti in conflitto in modo semplice.

Se la caratteristica Access Services è attivata, è possibile usare una quantità di dati considerevolmente maggiore rispetto alla soglia della visualizzazione elenco, ovvero fino a 50.000 elementi per impostazione predefinita. Access elabora automaticamente i dati di elenchi o raccolte in piccoli batch e quindi riassembla i dati, una tecnica che consente di lavorare con una quantità di dati sostanzialmente superiore alla soglia della visualizzazione elenco e senza influire negativamente sugli altri utenti del sito SharePoint.

Microsoft Excel       È possibile esportare elenchi di SharePoint in una tabella Excel per creare una connessione dati unidirezionale tra la tabella Excel e l'elenco SharePoint.

Excel consente anche di usare elenchi di grandi dimensioni senza bloccarli. Inoltre, è possibile sincronizzare Excel con SharePoint e Access per sfruttare i vantaggi di ogni piattaforma.

Quando si aggiornano i dati dall'elenco di SharePoint e si aggiorna la tabella di Excel, Microsoft Excel sostituisce i dati di Excel con i dati più recenti dell'elenco di SharePoint, sovrascrivendo le modifiche apportate alla tabella di Excel.

Dopo aver incluso i dati nella tabella Excel, è possibile sfruttare le numerose caratteristiche di analisi dei dati di Excel, ad esempio fogli di lavoro potenti e flessibili, rapporti di tabella pivot, grafici sparkline e dall'aspetto professionale, formattazione condizionale con icone, barre dei dati, scale di colori e sofisticate operazioni di analisi di simulazione.

Se la caratteristica Access Services è attivata, è possibile usare una quantità di dati considerevolmente maggiore della soglia della visualizzazione elenco, ovvero fino a 50.000 elementi per impostazione predefinita.

Microsoft Outlook         Da Outlook è possibile leggere e scrivere Elenchi Contatto, Attività, Calendario e Discussione, oltre a sincronizzare le raccolte documenti. Ad esempio, è possibile usare sia elenchi attività standard che elenchi attività di progetto disconnettendo gli elenchi attività, visualizzando, aggiornando e assegnando nuove attività, riportandoli online e sincronizzandoli senza uscire da Outlook. È anche possibile archiviare, condividere e gestire SharePoint contatti in modo più efficiente in Outlook.

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In Access si crea un database Web basato su Access Services creando tabelle basate su elenchi collegati, oltre a query, maschere, report e macro pubblicati in un sito SharePoint. Man mano che questi database Web vengono aggiornati, è comunque possibile usarli e modificarli e crearne di nuovi da un modello , ma non da Access 2013 ).

È possibile creare un'app Access in SharePoint senza usare codice. Un'app di SharePoint è generalmente una soluzione mirata e specializzata, che può essere distribuita facilmente e resa disponibile in un marketplace. Le app rappresentano un modo alternativo e comodo per assemblare, distribuire, eseguire, monitorare e ritirare una soluzione. Per altre informazioni, vedere Creare un'app Access.

A differenza di un'applicazione di database Web Access che archivia i dati in elenchi di SharePoint, un'app Access usa un database SQL Server separato dai prodotti SharePoint per archiviare i dati e quindi non è soggetta alla soglia della visualizzazione elenco SharePoint. Ciò migliora notevolmente la scalabilità delle soluzioni di Access e consente una gestione efficiente di potenzialmente milioni di record. Per gli utenti di SharePoint Server, il database SQL Server può essere configurato in modo che si trovi dietro il firewall dell'organizzazione. Per gli utenti online, il database è un database SQL Server Azure abilitato con un account gratuito e uno spazio di archiviazione gratuito. Per altre informazioni su Azure, vedere la home page di Microsoft Azure.

Infine, è comunque possibile sincronizzare i dati tra un elenco di SharePoint e una tabella Access e mantenere aggiornati entrambi i set di dati. Questa sincronizzazione è bidirezionale o bidirezionale. Le modifiche apportate in Access ai dati dell'elenco vengono caricate nell'elenco di SharePoint e quelle apportate all'elenco di SharePoint vengono scaricate in Access nel computer. Per altre informazioni, vedere Importare, collegare o spostare dati in SharePoint.

In genere ci sono due caselle di ricerca in una pagina di SharePoint, quella per la ricerca nel sito nella parte superiore della pagina e quella per la ricerca in una raccolta o un elenco specifico. Quando si usa la casella Cerca per un elenco o una raccolta, è possibile estendere progressivamente l'ambito dell'operazione di ricerca:

• Per impostazione predefinita, l'ambito di ricerca è inizialmente basato su tutti gli elementi nella visualizzazione corrente ed eventuali sottocartelle. I risultati sono visualizzati come colonne che è possibile ulteriormente filtrare e ordinare. Se la soglia della visualizzazione elenco è stata superata, non vengono visualizzati tutti i risultati.

• Se non si trova quello che si cerca, è possibile espandere l'ambito di ricerca in modo da includere l'intero elenco, incluse tutte le sottocartelle, indipendentemente dalla soglia per la visualizzazione corrente o la visualizzazione elenco.

• Infine, è possibile espandere l'ambito per eseguire ricerche nell'intero sito. In questo caso, tutti i risultati sono visualizzati nella pagina standard di ricerca nel sito. Si possono limitare ulteriormente i risultati tramite il pannello Perfezionamento per filtrare i risultati, ad esempio in base all'autore di un documento o alla data di creazione di un elemento di elenco. Grazie alla sintassi booleana e agli operatori logici è possibile formulare query più elaborate.

È possibile usare un sito Centro documenti se si vuole creare, gestire e archiviare un numero elevato di documenti. Centro documenti si basa su un modello di sito ed è progettato in modo da funzionare come archivio centralizzato per la gestione di un numero elevato di documenti. Caratteristiche come lo spostamento basato su metadati e la visualizzazione albero, i tipi di contenuto e le web part consentono di organizzare e recuperare i documenti in modo efficiente e significativo per gli utenti. Per altre informazioni sull'uso dei modelli di sito, vedere Creare e usare modelli di sito nelle versioni di SharePoint Server.

Gli amministratori del contenuto possono configurare rapidamente lo spostamento basato su metadati per ottenere prestazioni ottimali per la maggior parte delle raccolte senza creare in modo esplicito gli indici, ma anche ottenere assistenza durante la creazione di indici aggiuntivi per migliorare le prestazioni su una gamma più ampia di filtri e visualizzazioni. Per altre informazioni, vedere Che cos'è un sito Centro documenti?

È possibile utilizzare un sito Centro documenti come ambiente di creazione o come archivio di contenuto:

• In un ambiente di creazione gli utenti estraggono e archiviano attivamente i file e creano strutture di cartelle per tali file. Il controllo delle versioni è abilitato e possono coesistere oltre 10 versioni di ogni documento. Gli utenti estraggono e archiviano frequentemente i documenti, mentre i flussi di lavoro consentono di automatizzare le azioni sui documenti.

• In un archivio di contenuto, o knowledge base, invece vengono eseguite poche attività di creazione. Gli utenti si limitano a visualizzare o caricare documenti. Negli archivi di contenuto in genere sono incluse singole versioni dei documenti e un sito può accettare milioni di file. In uno scenario tipico, ad esempio un centro di supporto tecnico di un'organizzazione di grandi dimensioni, è possibile che 10.000 utenti accedano al contenuto, principalmente per leggerlo. Un sottoinsieme di 3.000-4.000 utenti può caricare nuovo contenuto nel sito.

Il periodo di tempo durante la giornata è un modo per gli amministratori di specificare un periodo di tempo dedicato per consentire a tutti gli utenti di eseguire operazioni illimitate senza limiti e in genere è pianificato durante le ore non di punta.

Anche se le visualizzazioni servono principalmente per recuperare gli elementi da un elenco o una raccolta, ci sono anche altri comandi e operazioni di SharePoint che è preferibile eseguire in tale periodo di tempo.

Questi comandi e operazioni possono non riuscire se vengono superate le soglie e i limiti del sito quando vengono recuperati i dati di elenco durante l'orario standard. L'esecuzione di queste operazioni senza limiti durante il periodo di tempo durante la giornata consente di evitare errori e impatti negativi sugli altri utenti.

La configurazione del periodo di tempo durante la giornata richiede l'impostazione di un'ora di inizio e una durata. Quando si impostano l'ora e la durata, tenere presente che se qualcuno avvia una query o un'operazione di lunga durata durante la finestra, continuerà fino al completamento, indipendentemente dal fatto che si trovi all'interno della finestra.

1. Come amministratore, accedere a Central Amministrazione.

2. Passare a Gestione applicazioni > Gestisci applicazioni Web.

   

3. Selezionare l'applicazione per impostare o modificare l'impostazione del periodo di tempo durante la giornata.

4. Sulla barra multifunzione, in Impostazioni generali per accedere al menu, selezionare la freccia in giù e quindi Selezionare Limitazione risorse.

   

5. Modificare il periodo di tempo durante la giornata e quindi impostare l'ora e la durata da usare.

   

6. Al termine, seleziona OK.

Se non si è uno sviluppatore o non si ha un comodo accesso alle risorse per sviluppatori per svolgere queste operazioni, è possibile rimandarle al periodo di tempo durante la giornata. Per vedere quando è pianificato il periodo di tempo durante la giornata, contattare l'amministratore.

La soglia della visualizzazione elenco (LVT) è attiva per fornire prestazioni a tutti gli utenti e proteggere il server da sovraccarichi involontari durante le query. L'LVT può essere modificato solo nelle versioni Server di SharePoint da un amministratore nell'app Central Amministrazione. Non è consigliabile modificarlo per evitare un peggioramento delle prestazioni. SharePoint non consente agli amministratori di modificare l'LVT per proteggere gli utenti di altri tenant da problemi di prestazioni quando vengono recuperati set di dati di grandi dimensioni. Per gestire le query usare invece indici, filtri e cartelle.

Se sono presenti solo poche query che richiedono l'aumento dell'LVT, è consigliabile usare invece il periodo di tempo durante la giornata durante gli orari non lavorativi.

Se vuoi davvero modificare l'LVT, segui questi passaggi. Sono standard diSharePoint 2016 anche se l'interfaccia utente potrebbe variare leggermente. L'app di amministrazione centrale è distinta dal sito di SharePoint e richiede i diritti di amministratore della farm per accedere. È possibile modificare l'LVT solo nelle versioni Server di SharePoint.

1. Come amministratore, accedere a Central Amministrazione.

2. Passare a Gestione applicazioni > Gestisci applicazioni Web.

   

3. Selezionare l'applicazione per modificare la soglia della visualizzazione elenco.

4. Sulla barra multifunzione, in Impostazioni generali per accedere al menu, selezionare la freccia in giù e quindi Selezionare Limitazione risorse.

   

5. Modificare il valore di Soglia visualizzazione elenco (il primo nell'elenco) scegliendo un valore ragionevole.

6. Selezionare OK.

Nella pagina di limitazione delle risorse sono disponibili altre impostazioni che gli amministratori vorranno conoscere.

• Soglia visualizzazione elenco per controllori e amministratori:    Questo è un "limite superiore" per impostazione predefinita. Le query eseguite da un controllore o un amministratore che richiedono in modo specifico (a livello di programmazione) l'override della soglia della visualizzazione elenco saranno soggette a questo limite. Per impostazione predefinita, è 20.000 invece di 5.000 per l'LVT. L'aumento di questo limite ha le stesse conseguenze dell'aumento dell'LVT. Quando si modifica questo valore, potrebbero essere necessarie modifiche associate.

• Override modello a oggetti:    Se in genere si usa codice personalizzato nella distribuzione e si ha la necessità di eseguire l'override di LVT a un limite superiore, potrebbe essere consigliabile consentire l'override del modello a oggetti e assegnare autorizzazioni di revisore o amministratore all'applicazione che eseguirà le query. Questa impostazione è attivata per impostazione predefinita, ma è possibile disabilitarla se non è necessaria. Una situazione in cui può essere utile usare questa impostazione è il caso in cui è stato implementato codice che esegue la memorizzazione nella cache di un set di risultati di grandi dimensioni a cui viene eseguito spesso l'accesso per alcuni minuti. Se non si prevede di memorizzare il contenuto nella cache e si prevede di eseguire spesso queste query, non è consigliabile usare questo metodo per spostarsi nel sistema LVT perché influirà negativamente sulle prestazioni del server. In breve: "calpesta leggermente".

• Soglia ricerca visualizzazione elenco:    Questa funzionalità limita il numero di join che una query può eseguire. Ciò equivale al numero di campi di ricerca, utente/gruppo o di stato del flusso di lavoro che è possibile includere contemporaneamente in una query. Ad esempio, una visualizzazione che include 6 colonne di ricerca e in cui viene applicato un filtro in base ad altre 3 colonne di ricerca distinte usa 9 ricerche. Se il valore di Soglia ricerca visualizzazione elenco è impostato su 8, si verificherà un errore. Non è consigliabile aumentare il numero oltre 8.

  Test approfonditi svolti da Microsoft hanno dimostrato che superando gli 8 join si verifica una notevole riduzione delle prestazioni non graduale. Non solo la velocità effettiva del server diminuisce in modo significativo a quel punto, ma la query finisce per usare una quantità sproporzionatamente elevata di risorse di SQL Server, il che influisce negativamente su tutti gli altri utenti che usano lo stesso database. Per altre informazioni, vedere la sezione Colonne di ricerca e visualizzazioni elenco dei risultati dei test di prestazioni e capacità e suggerimenti.

• Periodo di tempo durante la giornata per query con numerosi elementi:    Questa caratteristica consente di impostare un periodo in ogni giorno in cui gli utenti possono usare query di dimensioni più grandi senza raggiungere i limiti. Ci sono alcuni aspetti da valutare con attenzione prima di impostare tale periodo:

  • Per influire sul minor numero possibile di utenti, è necessario scegliere una fascia oraria non di punta o un orario durante cui si prevede il carico minore. Se si seleziona un orario a metà della giornata lavorativa per la maggior parte degli utenti, anche gli utenti che non usano l'elenco di grandi dimensioni potrebbero essere interessati in modo negativo.

  • Cercare di impostare un intervallo di tempo ragionevole, in modo che gli utenti possano usarlo per correggere gli elenchi, senza dover contattare l'amministratore.

  • Le operazioni avviate durante tale periodo di tempo non verranno interrotte al termine del periodo. Considerare il tempo necessario nel caso in cui un utente cerchi di eliminare un elenco di grandi dimensioni subito prima dell'orario limite.

  • Tenere in considerazione i diversi fusi orari. Questo è particolarmente importante se l'organizzazione o i clienti si trovano in aree geografiche diverse e condividono un server di SharePoint ospitato in una posizione centrale. L'impostazione alle 18:00 potrebbe funzionare per la propria posizione, ma non sarebbe vantaggioso, ad esempio, Sydney, Australia.

• Soglia autorizzazioni esclusive elenco:    Questo valore equivale al numero di autorizzazioni esclusive consentite per ogni elenco. Se si ha una cartella per la quale si interrompe l'ereditarietà per le autorizzazioni e si impostano alcune autorizzazioni (e tutti gli elementi al suo interno), questo viene conteggiato come 1 ai fini della soglia delle autorizzazioni esclusive per l'elenco. A differenza di LVT e di altre impostazioni, questa soglia non viene attivata dalla visualizzazione del contenuto o dall'esecuzione di altre operazioni su di esso, ma in modo esplicito quando si modificano le autorizzazioni.

  Se possibile, è consigliabile provare a ridurre questo valore. Il valore predefinito è 50.000, ovvero un numero molto elevato di autorizzazioni esclusive. È molto probabile che si verifichino problemi di autorizzazioni prima di raggiungere questo valore, quindi è preferibile limitarlo preventivamente scegliendo un valore adeguato per l'ambiente in uso.

Per ridurre al minimo i conflitti di database di SQL Server, il database back-end per SharePoint usa spesso il blocco a livello di riga come strategia per assicurare aggiornamenti accurati senza effetti negativi sugli altri utenti che accedono alle altre righe. Tuttavia, se un'operazione di lettura o di scrittura nel database, ad esempio una query, comporta il blocco di più di 5.000 righe contemporaneamente, è più efficiente per SQL Server bloccare temporaneamente l'intera tabella fino al completamento dell'operazione di database.

Quando l'intera tabella è bloccata, gli altri utenti non possono accedervi. Se ciò accade troppo spesso, gli utenti riscontreranno una riduzione delle prestazioni del sistema. Pertanto, le soglie e i limiti sono essenziali per ridurre al minimo l'impatto delle operazioni di database a elevato utilizzo di risorse e bilanciare le esigenze di tutti gli utenti.

Nel diagramma seguente vengono riepilogati i punti principali dei retroscena dei casi in cui si accede a un numero elevato di elementi in un elenco o in una raccolta.

1. I dati di elenchi o raccolte in una raccolta siti vengono archiviati in una tabella di database SQL Server, che usa query, indici e blocchi per mantenere prestazioni complessive, condivisione e accuratezza.

2. Le visualizzazioni filtrate con indici di colonna e altre operazioni creano query di database che identificano un sottoinsieme di colonne e righe e lo restituiscono al computer.

3. Soglie e limiti consentono di limitare le operazioni e bilanciare le risorse per numerosi utenti simultanei.

4. Gli sviluppatori con privilegi possono scegliere di ignorare il modello a oggetti per aumentare temporaneamente le soglie e i limiti per le applicazioni personalizzate con le versioni Server di SharePoint.

5. Gli amministratori possono specificare periodi di tempo dedicati per consentire a tutti gli utenti di eseguire operazioni illimitate nelle fasce orarie non di punta con le versioni Server di SharePoint.

6. Gli Information Worker possono usare visualizzazioni, stili e limiti di pagina appropriati per accelerare la visualizzazione dei dati nella pagina.

Elenchi e raccolte hanno limiti massimi specifici, come illustrato in questa tabella.

Caratteristica	Limite massimo
Numero di elementi in un elenco o una raccolta	30 milioni
Dimensione di un singolo file o di un allegato	10 gigabyte

La tabella seguente riepiloga le informazioni relative a soglie e limiti delle risorse di cui è necessario tenere conto. Queste soglie e questi limiti vengono impostati nella pagina Limitazione risorse in Amministrazione centrale con le versioni Server di SharePoint. Per limiti e richieste specifici per il sito, contattare l'amministratore.

Soglia o limite	Valore predefinito	Descrizione
Soglia visualizzazione elenco	5.000	Specifica il numero massimo di elementi di elenco o di raccolta che possono essere elaborati contemporaneamente con un'operazione di database, ad esempio una query. Le operazioni che superano questo limite vengono bloccate. Per avere il tempo di creare piani alternativi, è possibile che si venga avvisati nella pagina Impostazioni elenco quando l'elenco ha superato i 3.000 elementi. Nell'avviso è incluso un collegamento a questo articolo.
Limite Autorizzazioni univoche	50.000	Specifica il numero massimo di autorizzazioni univoche consentite per un elenco o una raccolta. Ogni interruzione dell'ereditarietà delle autorizzazioni per un elemento o una cartella viene conteggiata come 1 autorizzazione univoca per questo limite. Se si prova ad aggiungere un elemento che causa il superamento di questo limite, non è possibile farlo.
Limite righe	6	Specifica il numero massimo di righe di tabella interne al database utilizzate per un elemento di elenco o di raccolta. Per agevolare l'utilizzo di elenchi estesi con molte colonne, ogni elemento va a capo su diverse righe di tabella interne, fino a un massimo di 6 righe e un totale di 8.000 byte (allegati esclusi). Ad esempio, se si ha un elenco con molte colonne di piccole dimensioni, una che contiene centinaia di colonne Sì/No, è possibile superare questo limite, nel qual caso non sarebbe possibile aggiungere altre colonne Sì/No all'elenco, ma potrebbe essere comunque consentito aggiungere colonne di un tipo diverso. Gli amministratori possono impostare questo limite solo usando il modello a oggetti e non l'interfaccia utente.
Soglia ricerca visualizzazione elenco	12	Specifica il numero massimo di operazioni join, ad esempio operazioni basate su colonne di ricerca, Utente/gruppo o di stato del flusso di lavoro. Se la query usa più di 8 colonne, l'operazione viene bloccata. Tuttavia, è possibile selezionare a livello di programmazione le colonne da usare usando la visualizzazione massima, che può essere impostata tramite il modello a oggetti.
Soglia visualizzazione elenco per controllori e amministratori	20.000	Specifica il numero massimo di elementi di elenco o di raccolta che possono essere elaborati contemporaneamente con un'operazione su database, ad esempio una query, quando viene eseguita da un controllore o un amministratore con le autorizzazioni appropriate. Questa impostazione interagisce con Ignora modello a oggetti.
Ignora modello a oggetti	S	Specifica se gli sviluppatori possono eseguire operazioni di database, ad esempio query, che richiedono di ignorare l'opzione Soglia visualizzazione elenco e usare il limite superiore impostato in Soglia visualizzazione elenco per controllori e amministratori. Un amministratore deve abilitare l'override di un modello a oggetti e quindi gli sviluppatori con l'autorizzazione appropriata potrebbero richiedere a livello di programmazione che la query usi la soglia della visualizzazione elenco superiore per sfruttarla.
Periodo di tempo durante la giornata	Nessuno	Specifica un intervallo di tempo durante il quale vengono ignorati i limiti delle risorse. Un amministratore può configurare un intervallo di tempo durante le ore "non di punta" con incrementi di 15 minuti e fino a 24 ore, ad esempio dalle 18:00 alle 22:00 o dall'1:30 alle 5:15. Una query o un'operazione di database iniziata nel periodo di tempo durante la giornata continuerà fino al completamento (o fino all'esito negativo), anche se non termina nell'intervallo di tempo specificato.