Connettere un elenco esterno a Outlook
Applies To
SharePoint Server 2013 EnterpriseÈ possibile connettere un elenco esterno che contiene clienti, attività, appuntamenti o post con Microsoft Outlook 2013. Una volta connessi, è possibile visualizzare, modificare e stampare i dati usando l'interfaccia utente di Outlook, come se si trattasse di informazioni native di Outlook.
Se i dati che si stanno aggiornando sono informazioni di contatto, ad esempio correlati ai clienti, è possibile chiamarli, inviare messaggi di posta elettronica ed eseguire le convocazioni di riunione. La sincronizzazione dei dati è bidirezionale o bi-direzionali. Le modifiche apportate in Outlook 2013 vengono sincronizzate automaticamente con l'origine dati esterna. Le modifiche apportate all'origine dati esterna vengono sincronizzate con gli elementi in Outlook 2013, anche se può essere necessaria un'operazione di aggiornamento.
Per altre informazioni, vedere Trovare contenuto sui dati esterni.
Per saperne di più
Prima di iniziare
L'uso di dati esterni richiede diverse attività prerequisite per consentire l'accesso sicuro ai dati. Le informazioni seguenti consentono di pianificare i passaggi successivi. Inoltre, se si verificano problemi durante l'utilizzo di dati esterni, queste informazioni possono essere utili per identificare il problema. Per accedere ai dati esterni, l'utente o un amministratore deve eseguire le operazioni seguenti:
Attività prerequisite comuni
Preparare l'origine dati esterna Un amministratore potrebbe avere la necessità di creare un account e concedere le autorizzazioni per l'origine dati affinché solo le persone corrette giuste accesso ai dati, per evitare che questi ultimi vengano usati da persone non autorizzate. In un database esterno l'amministratore può anche scegliere di creare tabelle, visualizzazioni e query specifiche per restituire solo i risultati necessari e migliorare le prestazioni.
Configurare i servizi e gli account di SharePoint Un amministratore deve attivare servizi di integrazione applicativa dei dati e servizi di archiviazione sicura.
Configurare il servizio di archiviazione sicura Un amministratore deve: determinare la modalità di accesso migliore per l'origine dati esterna, creare un'applicazione di destinazione e impostare le credenziali per l'applicazione di destinazione.
Configurare il servizio di integrazione applicativa dei dati Un amministratore deve assicurarsi che l'utente che crea il tipo di contenuto esterno abbia le autorizzazioni per l'archivio dei metadati del servizio di integrazione applicativa dei dati e che gli utenti appropriati abbiano accesso al tipo di contenuto esterno su cui si basa l'elenco esterno.
Creare un tipo di contenuto esterno Un utente deve definire un tipo di contenuto esterno che includa informazioni sulle connessioni, l'accesso, i metodi operativi, le colonne, i filtri e gli altri metadati usati per il recupero dei dati dall'origine dati esterna.
Creare un elenco esterno Un utente deve creare un elenco esterno basato sul tipo di contenuto esterno e una o più visualizzazioni dell'elenco esterno, in base alle esigenze.
Assicurarsi che i prodotti Office siano pronti per l'uso Per sincronizzare i dati esterni con i prodotti Office, è necessario avere Windows 7 o versione successiva e i seguenti prodotti software gratuiti, SQL Server Compact 4,0, .NET Framework 4 e WCF Data Services 5,0 per OData v3 in ogni computer client (se necessario, viene automaticamente richiesto di scaricare il software). Verificare inoltre che l'opzione di installazione di Office, servizi di integrazione applicativa sia abilitata (impostazione predefinita). Questa opzione consente di installare il runtime client di servizi di integrazione applicativa che esegue le operazioni seguenti: memorizza nella cache e sincronizza con dati esterni, associa i dati aziendali a tipi di contenuto esterni, Visualizza la selezione elementi esterni nei prodotti Office ed esegue soluzioni personalizzate all'interno di prodotti Office.
Attività prerequisiti specifiche di Outlook
Attivare la funzionalità sincronizzazione offline per elenchi esterni Anche la funzionalità farm e site, la sincronizzazione offline per gli elenchi esterni, deve essere attiva. Questa caratteristica è attiva per impostazione predefinita a livello di farm, ma non attiva per impostazione predefinita a livello di sito.
Creare un tipo di contenuto esterno supportato da Outlook Quando si crea un tipo di contenuto esterno, un utente deve abilitare l'opzione supporto sincronizzazione offline e impostare il campo tipo di elemento di Office su uno dei seguenti: contatto, appuntamento, attivitào post.
Mappare i campi corrispondenti Un utente deve eseguire il mapping di uno o più campi del tipo di contenuto esterno ai rispettivi campi di Outlook.
Quando si associa un tipo di contenuto esterno, ad esempio un cliente, a un tipo di elemento di Outlook, ad esempio un contatto, è necessario eseguire il mapping esplicito dei singoli campi del tipo di contenuto esterno, ad esempio nome cliente, cognome cliente,indirizzo clientee telefono cliente, nei rispettivi campi tipo di elemento di Outlook, ad esempio FirstName, LastName, BusinessAddresse BusinessPhonedel contatto.
Non è necessario eseguire il mapping di tutti i campi corrispondenti, ma è necessario eseguire il mapping dei campi seguenti.
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Tipo di elemento di Outlook |
Campo elemento di Outlook |
|---|---|
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Contatto |
Cognome |
|
Attività |
Subject |
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Appuntamento |
Inizio, fine e oggetto |
|
Post |
Subject |
I campi non mappati, a seconda del numero, vengono visualizzati come proprietà estese come indicato di seguito:
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Adiacente Accodato all'area del modulo nella parte inferiore della pagina predefinita di un modulo di Outlook (da 2 a 5 campi).
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Separato Aggiunta come nuova pagina a un modulo di Outlook (6 o più campi).
Se il tipo di contenuto esterno non esegue il mapping direttamente a qualsiasi tipo di elemento di Outlook, è possibile eseguire il mapping dei campi a un post di tipo di elemento di Outlook, ovvero il tipo di elemento più generico.
Connettere un elenco esterno a Outlook 2013
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Passare al sito di SharePoint che contiene l'elenco esterno.
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Fare clic su elenco > Connetti a Outlook.
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Se necessario, Outlook 2013 viene aperto e viene creato un nuovo file di dati di Outlook (BCSStorage. pst), denominato elenchi esterni di SharePoint nel riquadro di spostamento, quindi viene creata una cartella con il nome <sito>-<elenco esterno>.
Suggerimento: Per impostazione predefinita, i dati vengono aggiornati automaticamente ogni sei ore, ma questo valore può essere modificato. Per assicurarsi di visualizzare i dati correnti dall'origine dati esterna, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla cartella e quindi scegliere Sincronizza ora.
Nota: Per impostazione predefinita, Outlook 2013 Visualizza solo i campi che sono stati mappati in modo esplicito ai rispettivi campi di Outlook dall'autore del tipo di contenuto esterno. In alternativa, per visualizzare tutti i campi dell'elenco esterno, sia mappati che non mappati, è possibile eseguire le operazioni seguenti:
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Aprire un singolo elemento in una maschera, nel gruppo Mostra della scheda contatto fare clic su <nome> dettagli.
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Creare una visualizzazione di Outlook personalizzata e includere tutti i campi dell'elenco esterno.
Per altre informazioni sulla visualizzazione dei campi e sulla creazione di visualizzazioni personalizzate nel sistema della Guida di Outlook.
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