Personalizzare le autorizzazioni per un elenco o una raccolta di SharePoint

Importante: Anche se SharePoint consente una notevole personalizzazione delle autorizzazioni del sito, è consigliabile usare i gruppi di SharePoint predefiniti per i siti di comunicazione e gestire le autorizzazioni del sito del team tramite il gruppo di Microsoft 365 associato. È possibile aggiungere, modificare o rimuovere le autorizzazioni per un singolo documento o cartella seguendo i metodi descritti in Condividere file o cartelle in Microsoft 365 . Ciò consente un'amministrazione molto più semplice.

Per impostazione predefinita, tutti i siti, gli elenchi e le raccolte di una raccolta siti ereditano le impostazioni delle autorizzazioni dal sito di livello direttamente superiore nella gerarchia dei siti. Si tratta della cosiddetta ereditarietà delle autorizzazioni. L'ereditarietà delle autorizzazioni significa che un sito eredita le autorizzazioni dal sito radice della raccolta siti e un sito secondario eredita le autorizzazioni dal sito padre. Cartelle, elenchi e documenti ereditano le autorizzazioni dal sito che li contiene e così via.

L'ereditarietà delle autorizzazioni consente agli amministratori di siti di risparmiare tempo, in particolare in raccolte siti di grandi dimensioni o complesse. A volte, tuttavia, potrebbe essere necessario modificare le autorizzazioni in modo da poter espandere l'accesso per invitare altri utenti a condividere informazioni o limitare l'accesso a un sito . Gli amministratori o i proprietari di una raccolta, un elenco o un sondaggio possono modificare le autorizzazioni in vari modi (ad esempio assegnando autorizzazioni esclusive, modificando i livelli di autorizzazione o rimuovendo le autorizzazioni degli utenti), in modo da consentire alle persone giuste di accedere ai dati necessari, limitando al contempo gli altri utenti. Questo articolo illustra come visualizzare la pagina Autorizzazioni e interrompere l'ereditarietà, quindi descrive la procedura per l'assegnazione o la modifica delle autorizzazioni.

Prima di tutto, è necessario accedere alla pagina delle autorizzazioni.

Accedere alla pagina delle autorizzazioni

Queste istruzioni si applicano a Elenchi Microsoft, SharePoint in Microsoft 365, SharePoint Server Subscription Edition, SharePoint Server 2019 e SharePoint Server 2016.

Visualizzare la pagina Autorizzazioni in SharePoint

Per un elenco o una raccolta

Passare alla raccolta o all'elenco e aprirlo.
Selezionare Impostazioni e quindi Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco . A seconda della versione di SharePoint, potrebbe essere necessario selezionare Altre impostazioni raccolta .

A seconda della versione di SharePoint, se l'opzione Impostazioni non è visualizzata, scegliere la scheda Raccolta o Elenco per aprire la barra multifunzione e quindi selezionare Impostazioni raccolta o Impostazioni elenco sulla barra multifunzione.
Nella pagina Impostazioni , in Autorizzazioni e gestione , selezionare Autorizzazioni per l'elenco o Autorizzazioni per la raccolta documenti .

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Per un sondaggio

Aprire il sondaggio.
Seleziona Impostazioni .
Selezionare l'elenco a discesa e selezionare Impostazioni sondaggio .
Nella pagina Impostazioni , in Autorizzazioni e gestione , selezionare Autorizzazioni per questo sondaggio .

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Informazioni sulle autorizzazioni esclusive per singoli elementi

Quando si passa alla pagina Autorizzazioni , nella parte superiore della pagina potrebbero essere visualizzati uno o più messaggi simili ai seguenti:

Immagine che mostra il messaggio relativo alle autorizzazioni esclusive per un elenco o una raccolta

Ecco il significato di ogni messaggio:

Alcuni elementi di questo elenco potrebbero avere autorizzazioni univoche che non sono controllate da questa pagina. Mostra questi elementi. Questo significa che, in un momento nel passato, un singolo elemento dell'elenco, della raccolta o del sondaggio è stato condiviso con altri utenti. Quando si fa clic su Mostra questi elementi , viene visualizzata una finestra di dialogo Eccezioni che mostra gli elementi che rappresentano. Se si è proprietari dell'elemento, fare clic su Gestisci autorizzazioni per ogni elemento per apportare modifiche.
Ci sono utenti ad accesso limitato in questo sito. Gli utenti possono avere accesso limitato se un elemento o un documento nel sito è stato condiviso con loro. Mostra utenti . Questo significa che se un elemento è stato condiviso con un utente, ma l'intero elenco, libreria o sondaggio no, l'accesso è limitato all'elemento che è stato condiviso. Fare clic su Mostra utenti per vedere chi sono.

Quando si condivide un elemento con un utente, gli viene concesso l'accesso limitato al sito per consentire l'accesso all'elemento. Se si annulla la condivisione dell'elemento, l'utente continuerà ad avere accesso limitato al sito (e verrà visualizzato questo messaggio), tuttavia non avrà accesso agli elementi non condivisi con l'utente.
Questa libreria eredita le autorizzazioni dal relativo padre. (nome del sito) . Questo significa che l'ereditarietà non è ancora stata interrotta per l'elenco, la raccolta o il sondaggio. Per informazioni su come eseguire questa operazione, vedere Interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni più avanti.

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Interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni in SharePoint

Ora è visualizzata la pagina Autorizzazioni . Sarà quindi necessario interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni prima di poter assegnare autorizzazioni esclusive, modificare i livelli di autorizzazione o rimuovere le autorizzazioni utente per un elenco, una raccolta o un sondaggio. Quando si interrompe l'ereditarietà delle autorizzazioni per un elenco, una raccolta o un sondaggio e quindi si definiscono nuove impostazioni per le autorizzazioni, l'elenco (o la raccolta) diventa l'elemento padre delle voci che contiene. Le voci nell'elemento padre ereditano le nuove impostazioni per le autorizzazioni (a meno che non abbiano già autorizzazioni definite in modo esclusivo).

Per interrompere l'ereditarietà e assegnare autorizzazioni esclusive, seguire questa procedura:

Passare all'elenco, alla raccolta o al sondaggio e aprirlo.
Passare alla pagina Autorizzazioni seguendo i passaggi della sezione precedente .
Per interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni dall'elemento padre, selezionare Interrompi ereditarietà autorizzazioni .

Note:

Quando un elenco o una raccolta contiene più di 100.000 elementi, non è possibile interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni nell'elenco stesso. Non è nemmeno possibile ereditare nuovamente le autorizzazioni per l'elenco stesso.
Quando una cartella contiene più di 100.000 elementi, non è possibile interrompere l'ereditarietà delle autorizzazioni per la cartella stessa. Non è neanche possibile ereditare nuovamente le autorizzazioni per la cartella stessa.
Gli elementi all'interno della raccolta o della cartella che superano il limite, ad esempio un singolo file o una singola cartella, non saranno interessati, quindi è comunque possibile, ad esempio, interrompere l'ereditarietà di qualsiasi singolo file all'interno di una raccolta con più di 100.000 elementi.
Quando un utente condivide un documento o un altro elemento, l'ereditarietà si interrompe automaticamente per tale elemento. Le autorizzazioni ereditate vengono copiate nell'elemento e vengono aggiunte le autorizzazioni per gli utenti con cui è stato condiviso l'elemento. Se vengono apportate modifiche alle autorizzazioni per l'elemento padre, tali modifiche non vengono applicate all'elemento.

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Assegnare autorizzazioni esclusive in SharePoint

Dopo avere interrotto l'ereditarietà usando la procedura disponibile nella sezione precedente, seguire questa procedura per concedere autorizzazioni esclusive:

Passare all'elenco, alla raccolta o al sondaggio e aprirlo.
Passare alla pagina Autorizzazioni seguendo i passaggi della sezione precedente .
Selezionare Concedi autorizzazioni nella scheda Autorizzazioni .

Nota: Se l'elenco o la raccolta eredita dall'elemento padre, l'opzione Concedi autorizzazioni non sarà visibile.
Nella finestra di dialogo Condividi verificare che l'opzione Invita persone sia selezionata e quindi digitare i nomi delle persone o del gruppo a cui si vuole concedere l'accesso nella casella Immettere nomi o indirizzi di posta elettronica .
Aggiungere un messaggio personale, se si vuole.
Selezionare o deselezionare Condividi tutti gli elementi in questa cartella, anche gli elementi con autorizzazioni univoche . Verrà concesso o limitato l'accesso agli elementi per cui sono già state configurate autorizzazioni esclusive. Questa opzione è disponibile solo per le cartelle.
Il livello di autorizzazione concesso è impostato su Modifica per impostazione predefinita, quindi le persone invitate possono apportare alcune modifiche all'elenco, alla raccolta o al sondaggio. Se si vuole concedere un livello di autorizzazione diverso, ad esempio Sola lettura , fare clic su Mostra opzioni e modificare la selezione nella casella Selezionare un livello di autorizzazione .
Verrà inviato un messaggio di posta elettronica a tutti gli utenti nella casella Invita persone . Se non si vuole che ciò accada, fare clic su Mostra opzioni e deselezionare Invia invito tramite posta elettronica .
Al termine, fare clic su Condividi .

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In alcuni casi potrebbe essere utile creare un gruppo di sicurezza Active Directory in Windows e concedere l'accesso a una raccolta o a un elenco per tutti gli utenti di tale gruppo di sicurezza. È possibile, ad esempio, che sia necessario concedere l'accesso a un elenco a un intero team aggiungendo quel gruppo di sicurezza a un gruppo di SharePoint. In questo modo, quando nuovi utenti diventano membri del team, per concedere loro le autorizzazioni in SharePoint sarà sufficiente aggiungerli al gruppo di sicurezza Windows appropriato. Per altre informazioni sui gruppi di Sicurezza di Windows, vedere Active Directory Security Gruppi .

Nota: Non è possibile accedere a un gruppo di distribuzione che non sia un gruppo di sicurezza di Windows.

Modificare i livelli di autorizzazione in SharePoint

Per poter cambiare le autorizzazioni esclusive, è necessario interrompere l'ereditarietà dal sito padre. Dopo avere interrotto l'ereditarietà usando la procedura disponibile nella sezione precedente, seguire questa procedura per cambiare le autorizzazioni:

Passare all'elenco, alla raccolta o al sondaggio e aprirlo.
Passare alla pagina Autorizzazioni per l'elenco, la raccolta o il sondaggio usando la procedura descritta nella sezione precedente .
Nell'elenco Nome selezionare la casella di controllo accanto al nome dell'utente o del gruppo per cui si modificano i livelli di autorizzazione.
Selezionare Modifica autorizzazioni utente .
In Autorizzazioni selezionare la casella relativa al livello di autorizzazione desiderato per gli utenti o i gruppi selezionati.

Per altre informazioni sui livelli di autorizzazione, vedere Informazioni sui livelli di autorizzazione in SharePoint .

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Rimuovere le autorizzazioni utente in SharePoint

È necessario interrompere l'ereditarietà dal sito padre prima di poter rimuovere le autorizzazioni utente. Dopo aver interrotto l'ereditarietà con la procedura descritta nella sezione precedente, seguire questa procedura per rimuovere le autorizzazioni utente:

Passare all'elenco, alla raccolta o al sondaggio e aprirlo.
Passare alla pagina Autorizzazioni per l'elenco, la raccolta o il sondaggio usando la procedura descritta nella sezione precedente .
Nell'elenco Nome selezionare la casella di controllo accanto al nome dell'utente o del gruppo da cui rimuovere le autorizzazioni.
Seleziona Rimuovi autorizzazioni utente .

Nota: Quando si rimuovono le autorizzazioni, le autorizzazioni utente o di gruppo vengono rimosse in tutti gli elementi figlio, inclusi quelli con ereditarietà delle autorizzazioni interrotta. Il ripristino non sarà possibile.

La pagina delle autorizzazioni verrà aggiornata per indicare che il gruppo o l'utente non dispone più delle autorizzazioni per l'elenco.

Ripristinare l'ereditarietà per eliminare tutte le autorizzazioni esclusive in SharePoint

Quando si interrompe l'ereditarietà delle autorizzazioni tra un sito, una cartella, un elenco, una raccolta, un elemento di elenco o un documento e il relativo elemento padre, è possibile ripristinare l'ereditarietà in qualsiasi momento, rimuovendo eventuali autorizzazioni personalizzate configurate.

Passare all'elenco, alla raccolta o al sondaggio e aprirlo.
Passare alla pagina Autorizzazioni per l'elenco, la raccolta o il sondaggio usando la procedura descritta nella sezione precedente .
Nella scheda Autorizzazioni (per un elenco o una raccolta) selezionare Elimina autorizzazioni esclusive .
Seleziona OK . La barra di stato dell'elenco ora segnala che l'elenco eredita le autorizzazioni dall'elenco padre. e il nome del padre è visualizzato accanto allo stato aggiornato.