Upravljanje velikim popisima i bibliotekama

Promjene možete unijeti na stolnom ili prijenosnom računalu, a zatim, kada podatke vratite u mrežni način rada, jednostavno i učinkovito sinkronizirati promjene i riješiti sukobe. Rad s velikim popisima pomoću izvanmrežne sinkronizacije radi "čišćenje" analize ili izvješća podataka olakšava aktivnosti izvan učitavanja baze podataka i minimizira korištenje SharePoint resursa.

Podatke popisa možete koristiti u izvanmrežnom načinu, a promjene sinkronizirati kada se vratite u mrežni način rada pomoću nekoliko proizvoda sustava Microsoft 365. Da biste ih izvezli, morate imati instalirane aplikacije, bilo Microsoft 365 office za stolna računala.

Microsoft Access        Access više redaka podataka nego što SharePoint, a vi imate brojne napredne alate za upravljanje tim podacima. Rad s podacima u Access i sinkronizacija sa sustavom SharePoint može vam omogućiti rad s većim skupovima podataka.

Možete čitati i pisati većinu nativnih popisa iz Access tako da ih povežete, Access funkcionira dobro s gotovo svim SharePoint vrstama podataka. Povezivanje omogućuje povezivanje s podacima na popisu SharePoint, tako da stvorite dvosmlazno povezivanje radi prikaza i uređivanja najnovijih podataka na popisu SharePoint i u bazi podataka Access podataka. Access stvara kopiju (ili repliciranje) popisa SharePoint u tablici Access tablicu. Nakon Access tablice možete raditi s podacima popisa u sustavu Access do ograničenja od Access gigabajta (osim privitaka koji nisu lokalno pohranjeni). Osim toga, Access podatke popisa na klijentu, koristi učinkovitu memoriju, predmemoriju za pisanje i samo prenosi promijenjene stavke popisa. Zbog toga upiti i ažuriranja izvršavaju mnogo brže. Dijaloški okvir razrješavanja sukoba omogućuje i besprijekorno upravljanje sukobljenim ažuriranjima.

Ako je aktivirana značajka Access Services, možete obrađivati znatno više podataka od količine određene pragom prikaza popisa – po zadanom do 50 000 stavki. Access automatski obrađuje podatke popisa ili biblioteke u malim grupama, a zatim ponovno sastavi podatke, tehniku koja omogućuje rad sa znatno više podataka od praga prikaza popisa i bez negativnog utjecaja na druge korisnike na web-mjestu sustava SharePoint.

Microsoft Excel       Popise SharePoint možete izvesti u tablicu programa Excel kojom se stvara jednosmjestna podatkovna veza između tablice Excel i SharePoint popisa.

Excel omogućuje rad s velikim popisima bez blokiranja. Osim toga, možete sinkronizirati Excel s SharePoint i Access da biste iskoristili prednosti svake platforme.

Kada ažurirate svoje podatke s popisa sustava SharePoint i osvježite podatke u tablici Excel, Microsoft Excel će zamijeniti podatke programa Excel najnovijim podacima s popisa sustava SharePoint i prebrisati sve promjene koje ste izvršili u toj tablici programa Excel.

Kada se podaci nalaze u tablici sustava Excel, možete iskoristiti mnoge značajke analize podataka programa Excel, kao što su napredni i fleksibilni radni listovi, izvješća zaokretne tablice, grafikoni profesionalnog izgleda i minigrafikoni, uvjetno oblikovanje s ikonama, trake podataka, ljestvice boja i sofisticirane operacije analize "što ako".

Ako je aktivirana značajka Access Services, možete obrađivati znatno više podataka od količine određene pragom prikaza popisa – po zadanom do 50 000 stavki.

Microsoft Outlook         Iz Outlook, možete čitati i pisati kontakte, zadatke, kalendare i rasprave Lists te sinkronizirati biblioteke dokumenata. Možete, primjerice, raditi s standardnim popisima zadataka i popisima projektnih zadataka tako da popise zadataka uklonite izvan mreže, pregledate, ažurirate i dodijelite nove zadatke, vratite ih na mrežu i sinkronizirate ih bez napuštanja Outlook. Možete i pohranjivati i zajednički koristiti kontakte SharePoint njima te upravljati njima Outlook.

Vrh stranice

U programu Access stvarate web-bazu podataka utemeljenu na programu Access Services stvaranjem tablica na temelju povezanih popisa zajedno s upitima, obrascima, izvješćima i makronaredbama koje ste objavili na SharePoint web-mjestu. Budući da su te web-baze podataka nadograđene, i dalje ih možete koristiti i mijenjati te stvarati nove iz predloška (ali ne i iz Access 2013 ).

Možete stvoriti aplikaciju za Access u SharePoint bez korištenja koda. Aplikacija sustava SharePoint fokusirano je rješenje koje jednostavno možete distribuirati i staviti na tržište. Aplikacija je zapravo praktičan i drugačiji način pakiranja, distribucije, pokretanja, nadziranja i povlačenja rješenja. Dodatne informacije potražite u članku Stvaranje aplikacije programa Access.

Za razliku od aplikacije web-baze podataka sustava Access koja pohranjuje podatke na popise programa SharePoint, aplikacija sustava Access koristi bazu podataka sustava SQL Server odvojenu od proizvoda sustava SharePoint za pohranu podataka i stoga ne podliježe pragu prikaza popisa sustava SharePoint. Time se znatno poboljšava skalabilnost Access i omogućuje učinkovito rukovanje potencijalno milijunima zapisa. Za SharePoint poslužiteljsku bazu podataka SQL Server može se konfigurirati tako da živi iza vatrozida tvrtke ili ustanove. Za mrežne korisnike baza podataka je baza podataka SQL Server azure s besplatnim računom i besplatnim prostorom za pohranu. Dodatne informacije o platformi Azure potražite na početnoj stranici platforme Microsoft Azure.

I dalje možete sinkronizirati podatke između popisa SharePoint tablice i tablice Access i oba skupa podataka zadržati ažurnim. Ta je sinkronizacija dvosmjerna ili dvosmjerna. Promjene izvršene na podacima popisa u programu Access prenose se na popis sustava SharePoint, a promjene izvršene na popisu sustava SharePoint preuzimaju se u Access na vašem računalu. Dodatne informacije potražite u članku Uvoz, povezivanje ili premještanje podataka u SharePoint.

Na stranici sustava SharePoint obično se nalaze dva okvira za pretraživanje: pretraživanje web-mjesta pri vrhu stranice i određeni okvir za pretraživanje popisa ili biblioteke. Kada koristite okvir Pretraživanje popisa ili biblioteke, progresivno možete proširiti opseg operacije pretraživanja:

• Početni opseg pretraživanja po zadanom obuhvaća sve stavke u trenutnom prikazu te eventualne podmape. Rezultati se prikazuju kao stupci koje možete dalje filtrirati i sortirati. Ako je prag prikaza popisa trenutno premašen, neće se pojaviti svi rezultati.

• Ako ne pronađete to što tražite, opseg pretraživanja možete proširiti te obuhvatiti cijeli popis i sve podmape bez obzira na trenutni prikaz ili prag prikaza popisa.

• Možete proširiti opseg da biste pretražili cijelo web-mjesto. U tom će se slučaju rezultati prikazivati na standardnoj stranici pretraživanja web-mjesta. Rezultate zatim možete suziti pomoću ploče za sužavanje rezultata na kojoj ih možete filtrirati prema, primjerice, autoru dokumenta ili datumu stvaranja stavke popisa. Možete čak koristiti i Booleovu sintaksu te logičke operatore da biste sastavili složenije upite.

Web-mjesto centra za dokumente možete koristiti da biste stvorili i pohranili veliku količinu dokumenata te upravljali njima. Centar za dokumente utemeljen je na predlošku web-mjesta i osmišljen tako da služi kao središnje spremište za upravljanje raznim dokumentima. Značajke, kao što su navigacija metapodacima i prikaz stabla, vrste sadržaja i web-dijelovi olakšavaju organiziranje i dohvaćanje dokumenata na učinkovit i smislen način za korisnike. Dodatne informacije o korištenju predložaka web-mjesta potražite u članku Stvaranje i korištenje predložaka web-mjesta u verzijama sustava SharePoint Server.

Administratori sadržaja mogu brzo konfigurirati navigaciju utemeljenu na metapodacima da bi dobro funkcionirala sa svim bibliotekama bez eksplicitnog stvaranja indeksa, ali mogu i dobiti pomoć prilikom stvaranja dodatnih indeksa radi poboljšanja performansi šireg skupa filtara i prikaza. Dodatne informacije potražite u članku Što je web-mjesto centra za dokumente?

Web-mjesto centra za dokumente možete koristiti kao okruženje za izradu ili arhiviranje sadržaja.

• U okruženju za izradu sadržaja korisnici aktivno prijavljuju i odjavljuju datoteke te stvaraju strukture mapa za te datoteke. Omogućen je rad s verzijama, a može postojati do deset starijih verzija svakog dokumenta. Korisnici često prijavljuju i odjavljuju dokumente, a tijekovi rada mogu pridonijeti automatizaciji akcija na dokumentima.

• U arhivi sadržaja ili bazi znanja korisnici ne stvaraju sadržaj. Korisnici samo gledaju ili prenose dokumente. Arhive sadržaja često sadrže po jednu verziju svakog dokumenta, a web-mjesto može obuhvaćati milijune datoteka. U najčešćem slučaju, primjerice ako je riječi o centru za tehničku podršku velike tvrtke ili ustanove, 10 000 korisnika pristupa sadržaju, većinom radi čitanja. Podskup od 3000 do 4000 korisnika možda prenosi novi sadržaj na web-mjesto.

Dnevni vremenski okvir omogućuje administratorima određivanje namjenskog vremenskog razdoblja za sve korisnike da izvršavaju neograničene operacije bez ograničenja i obično se zakažu tijekom razdoblja izvan vršnog opterećenja.

Iako su prikazi primarni način dohvaćanja stavki s popisa ili iz biblioteke, dostupne su naredbe i operacije sustava SharePoint koje je bolje izvršavati tijekom dnevnog vremenskog okvira.

Te naredbe i operacije mogu prestati funkcionirati ako prekorače pragove i ograničenja web-mjesta prilikom dohvaćanja popisa podataka tijekom uobičajenog vremena. Ako ih izvršavate bez ograničenja tijekom dnevnog vremenskog okvira, može izbjeći kvar i utjecaj na ostale korisnike.

Da biste postavili dnevni vremenski okvir, morate postaviti vrijeme početka i trajanje. Prilikom postavljanja vremena i trajanja imajte na umu da će se, ako netko pokrene dugo pokrenut upit ili operaciju tijekom prozora, nastaviti do dovršetka, bez obzira na to nalazi li se u prozoru.

1. Kao administrator prijavite se u središnju Administrator.

2. Odaberite Upravljanje aplikacijama > Upravljanje web-aplikacijama.

   

3. Odaberite aplikaciju da biste postavili ili promijenili postavku Dnevni vremenski okvir.

4. Na vrpci u odjeljku Opće postavke da biste pristupili izborniku odaberite strelicu prema dolje, a zatim Odaberite Ograničavanje resursa.

   

5. Promijenite dnevni vremenski okvir, a zatim postavite vrijeme i trajanje koje želite koristiti.

   

6. Kada završite, odaberite U redu.

Ako niste razvojni inženjer ili pak nemate praktičan pristup resursima za razvojne inženjere za izvršavanje tih operacija umjesto vas, možete ih odgoditi u dnevnom vremenskom okviru. Da biste vidjeli kada je zakazan dnevni vremenski okvir, obratite se administratoru.

Prag prikaza popisa (LVT) postavljen je za pružanje performansi korisnicima i zaštitu poslužitelja od nenamjernog preopterećenja tijekom upita. LVT se može promijeniti samo u poslužiteljskim verzijama SharePoint administrator u aplikaciji Središnja Administrator. Ne preporučujemo promjenu da biste izbjegli degradaciju performansi. SharePoint administratorima ne dopušta promjenu LVT-a radi zaštite korisnika na drugim klijentima od problema s performansama prilikom dohvaćanja velikih skupova podataka. Koristite indekse, filtre i mape da biste upravljali upitima.

Ako imate samo nekoliko upita za koje je potrebno podizanje LVT-a, razmislite o korištenju dnevnog vremena tijekom izvan radnog vremena.

Ako zaista želite promijeniti LVT, slijedite ove korake. Standardni su odSharePoint 2016 iako se korisničko sučelje može malo razlikovati. Aplikacija Središnja Administrator odvojena je od web-mjesta SharePoint i potrebna su administratorska prava farme za pristup. LVT možete promijeniti samo u verzijama poslužitelja sustava SharePoint.

1. Kao administrator prijavite se u središnju Administrator.

2. Odaberite Upravljanje aplikacijama > Upravljanje web-aplikacijama.

   

3. Odaberite aplikaciju da biste promijenili prag prikaza popisa.

4. Na vrpci u odjeljku Opće postavke da biste pristupili izborniku odaberite strelicu prema dolje, a zatim Odaberite Ograničavanje resursa.

   

5. Vrijednost Prag prikaza popisa (prva vrijednost na popisu) promijenite u razumnu vrijednost.

6. Odaberite U redu.

Na stranici za ograničavanje resursa postoje dodatne postavke koje ćete kao administrator htjeti razumjeti.

• Prag prikaza popisa za revizore i administratore:    To je po zadanom "veće ograničenje". Upiti koje izvodi revizor ili administrator koji (programski) zahtijevaju nadjačavanje LVT-a bit će podložni tom ograničenju. Po zadanom je 20 000, a ne 5000 za LVT. Povećanje tog ograničenja ima iste posljedice kao i podizanje LVT-a. Prilikom promjene vrijednosti možda će biti potrebno unijeti povezane promjene.

• Nadjačavanje modela objekta:    Ako obično koristite prilagođeni kod prilikom implementacije i morate nadjačati LVT na veće ograničenje, bilo bi dobro da dopustite nadjačavanje modela objekta i dodijelite dozvole revizoru ili administratoru aplikaciji koja će izvoditi upite. Ta je postavka po zadanom uključena, ali je možete onemogućiti ako vam nije potrebna. Dobar primjer kada biste to mogli koristiti jest ako ste implementirani neki kod koji će izvršiti predmemoriranje većeg skupa rezultata kojima se često pristupa nekoliko minuta. Ako ne planirate predmemorirati sadržaj i često planirate pokrenuti te upite, ne preporučujemo korištenje te metode za zaobilaženje LVT-a jer će to negativno utjecati na performanse poslužitelja. Ukratko: "čitko".

• Prag pretraživanja prikaza popisa:    Ova značajka ograničava broj spojova koje upit može izvesti. To se podudara s brojem polja s vrijednostima, osobom/grupom ili statusom tijeka rada koja su obuhvaćena upitom. Na primjer, prikaz u kojem se prikazuje 6 stupaca s vrijednostima i filtri na još tri različita stupca pretraživanja koriste 9 pretraživanja. Ako je prag pretraživanja prikaza popisa postavljen na 8, to će uzrokovati pogrešku. Ne preporučuje se povećanje broja na više od 8.

  Microsoft je testiranjem pokazao da postoji ozbiljno nepostupno pogoršanje performansi koje se pojavljuje kada je više od osam spajanja. Propusnost poslužitelja znatno se smanjuje u tom trenutku, ali upit završava s neproporcionalno velikom količinom resursa sustava SQL Server, što negativno utječe na sve druge koji koriste tu istu bazu podataka. Dodatne informacije potražite u odjeljku Stupci pretraživanja i prikazi popisa u članku Rezultati testiranja performansi i kapaciteta i preporuke.

• Dnevni vremenski okvir za velike upite:    Ta vam značajka omogućuje postavljanje vremena svaki dan u kojem korisnici mogu koristiti veće upite bez ograničenja. Nekoliko je stvari koje biste trebali pažljivo razmotriti prije nego što odredite vrijeme na koje ćete to postaviti:

  • Da biste utjecali na najmanji broj korisnika, vrijeme postavite tijekom vremena smanjenog opterećenja ili kada očekujete najmanje opterećenje. Ako odaberete vrijeme tijekom radnog dana za većinu korisnika, to može negativno utjecati i na one koji ne koriste veliki popis.

  • Pokušajte održati razumni vremenski okvir da bi ga korisnici mogli iskoristiti za ispravljanje popisa bez obraćanja administratoru.

  • Operacije pokrenute tijekom tog razdoblja neće se prekinuti kada vremenski okvir završi. U obzir uzmite vrijeme potrebno da korisnik izbriše veliki popis točno prije kraja vremenskog okvira.

  • U obzir uzmite različite vremenske zone. To je osobito važno ako su vaša tvrtka ili ustanova ili pak korisnici jako geografski raspršeni te zajednički koriste poslužitelj sustava SharePoint kojim se hostira s jednog mjesta. Postavljanje na 18.00 bi moglo funkcionirati za vašu lokaciju, ali ne bi bilo korisno, recimo, Sydney, Australija.

• Prag jedinstvenih dozvola popisa:    To je broj jedinstvenih dopuštenih dozvola po popisu. Ako imate mapu u kojoj prekidate nasljeđivanje za dozvole i postavite neke dozvole za tu mapu (i sve stavke u njoj), to se računa kao 1 u odnosu na prag jedinstvenih dozvola popisa. Za razliku od LVT-a i drugih postavki, taj prag ne pokreće se prikazom sadržaja ili izvođenjem neke druge operacije na njemu, već izričito prilikom promjene dozvola.

  Ako si to možete dozvoliti, preporučuje se smanjenje tog broja. Broj je, po zadanom, postavljen na 50 000, a to je mnogo jedinstvenih dozvola. Vaš će popis vrlo vjerojatno naići na probleme s dozvolama prije nego što dosegne taj broj, stoga je pametno unaprijed podesiti taj broj u skladu s vašim okruženjem.

Da bi se smanjilo nadmetanje pri pristupu bazi podataka, SQL Server, pozadinska baza podataka za SharePoint, često koristi zaključavanje na razini retka da bi se jamčilo točno ažuriranje bez nepovoljnog utjecaja na ostale korisnike koji pristupaju ostalim recima. No ako operacija čitanja ili pisanja u bazi podataka, primjerice upit, uzrokuje istovremeno zaključavanje više od 5000 redaka, tada je učinkovitije da SQL Server privremeno zaključa cijelu bazu podataka dok se operacija baze podataka ne dovrši.

Kada je cijela tablica zaključana, ostali korisnici ne mogu pristupiti tablici. Ako se to dogodi prečesto, korisnici će iskusiti degradaciju performansi sustava. Zato su pragovi i ograničenja ključni za smanjivanje posljedica operacija baze podataka koje intenzivno koriste resurse te za uravnoteživanje potreba svih korisnika.

Na sljedećem su dijagramu sažeto prikazani ključni događaji koji se odvijaju u pozadini prilikom pristupa velikoj količini stavki na popisu ili u biblioteci.

1. Podaci popisa ili biblioteke u zbirci web-mjesta pohranjuju se u tablicu baze podataka sustava SQL Server koja koristi upite, indekse i zaključavanja radi održavanja ukupnih performansi, zajedničkog korištenja i točnosti.

2. Filtrirani prikazi s indeksima stupaca (i ostale operacije) stvaraju upite baze podataka koji prepoznaju podskup stupaca i redaka i vraćaju ga na računalo.

3. Pragovi i ograničenja olakšavaju reguliranje operacija i uravnoteživanje resursa za korisnike koji im istovremeno pristupaju.

4. Razvojni programeri s odgovarajućim ovlastima mogu koristiti objektne modele da bi privremeno povećali pragove i ograničenja za prilagođene aplikacije uz poslužiteljske verzije sustava SharePoint.

5. Administratori mogu odrediti posebno razdoblje u kojemu svi korisnici mogu bez ograničenja izvršavati operacije tijekom vremena smanjenog opterećenja uz poslužiteljske verzije sustava SharePoint.

6. Zaposlenici zaduženi za informacije mogu koristiti odgovarajuće prikaze, stilove i ograničenja stranica da bi ubrzali prikaz podataka na stranici.

Popisi i biblioteke imaju određena maksimalna ograničenja, kao što je navedeno u tablici.

Značajka	Maksimalno ograničenje
Broj stavki na popisu ili u biblioteci	30 milijuna
Veličina stavke datoteke ili privitka stavke	10 GB

Sljedeća tablica sadrži sažetak informacija o reguliranju resursa i ograničenjima kojih morate biti svjesni. Reguliranja i ograničenja postavljaju se na stranici Reguliranje resursa u središnjoj administraciji u poslužiteljskim verzijama sustava SharePoint. Za određena ograničenja i zahtjeve za web-mjesto obratite se administratoru.

Prag ili ograničenje	Zadana vrijednost	Opis
Prag prikaza popisa	5.000	Određuje najveći dopušteni broj stavki popisa ili biblioteke koje operacija baze podataka, primjerice upit, može odjedanput obraditi. Operacije koje premašuju to ograničenje blokiraju se. Da biste imali vremena za stvaranje alternativnih planova, na stranici Postavke popisa možda ćete biti upozoreni kada popis prekorači 3000 stavki. Upozorenje sadrži vezu na ovu temu pomoći.
Jedinstveno ograničenje dozvola	50.000	Određuje najveći dopušteni broj jedinstvenih dozvola za popis ili biblioteku. Svaki put kada prekinete nasljeđivanje dozvola za stavku ili mapu, ona se broji kao 1 jedinstvena dozvola prema tom limitu. Ako pokušate dodati stavku koja bi prekoračila to ograničenje, ne možete to učiniti.
Ograničenje veličine retka	6	Određuje najveći dopušteni broj redaka tablice u bazi podataka koji se koriste za stavku popisa ili u biblioteke. Da bi bilo mjesta za široke popise s puno stupaca, svaka se stavka proteže preko nekoliko redaka interne tablice, maksimalno do šest redaka i 8000 bajtova (bez privitaka). Ako, primjerice, imate popis s mnogo malih stupaca, onaj koji sadrži stotine stupaca Da/Ne, mogli biste premašiti to ograničenje, u tom slučaju na popis ne biste mogli dodati više stupaca Da/Ne, ali i dalje ćete moći dodavati stupce druge vrste. Administratori to ograničenje mogu postaviti samo ako koristite objektni model, no ne i putem korisničkog sučelja.
Prag pretraživanja prikaza popisa	12	Određuje najveći dopušteni broj operacija spajanja, npr. onih koje su utemeljene na pretraživanju, osobi/grupi ili stupcima stanja tijeka rada. Ako upit koristi više od 8 stupaca, operacija je blokirana. No moguće je programski odabrati stupce koje želite koristiti pomoću maksimalnog prikaza koji se može postaviti putem modela objekta.
Veličina praga prikaza popisa za revizore i administratore	20 000	Određuje najveći dopušteni broj stavki popisa ili biblioteke koje operacija baze podataka, primjerice upit, može odjedanput obraditi kada je koristi revizor ili administrator s odgovarajućim dozvolama. Ta je postavka vezana uz postavku Dopusti prekoračenje objektnog modela.
Dopusti prekoračenje objektnog modela	D	Određuje mogu li razvojni inženjeri izvoditi operacije baze podataka, kao što su upiti, koji zahtijevajunadjačavanje praga prikaza popisa na veće ograničenje određeno pragom prikaza popisa za revizore i administratore. Administrator mora omogućiti nadjačavanje objektnog modela, a zatim razvojni inženjeri s odgovarajućom dozvolom mogu programski zatražiti da njihov upit koristi viši prag prikaza popisa da bi ga iskoristili.
Dnevni vremenski okvir	Ništa	Određuje razdoblje tijekom kojeg se pragovi i ograničenja resursa zanemaruju. Administrator može konfigurirati vremenski okvir tijekom razdoblja "izvan vršnog opterećenja" u koracima od 15 minuta i do 24 sata, primjerice od 18.00 do 22.00 ili od 1.30 do 5.15. Ako se operacija ili upit baze podataka započet u svakodnevnom terminu ne dovrši u navedenom vremenskom okviru, nastavlja se izvoditi dok se ne dovrši (ili dojavi pogrešku).