Korištenje filtriranja za izmjenu prikaza sustava SharePoint

Filtri smanjuju količinu podataka koja se vraća tako da odabiru stavke na temelju operacija (kao što su veće od ili manje od) te podudarnih podataka. Kada stvorite filtrirani prikaz, prvi indeksirani stupac u izrazu filtra trebao bi uvelike smanjiti skup podataka. Filtriranje po polju države ili datuma, primjerice, često može znatno smanjiti skup podataka. Ako imate 15 000 stavki, željet ćete da prvi indeks vrati manje od 5000 stavki. Ako vaš skup podataka nema više od 5000 stavki, i tada je to koristan postupak.

SharePoint odabire prvi indeksirani stupac u upitu, a zatim ostale stupce koristi za odabir podataka. Drugi stupci koje navedete u filtru prikaza mogu i ne moraju biti indeksirani. Prikaz te indekse ne koristi, čak i ako rezultat filtriranog prikaza vraća manje od broja zadanog pragom prikaza popisa.

Na primjer, imate upit: veličina = veliko AND boja = crvena. Na popisu veličina nije indeksirana, ali boja jest. Sve dok se na popisu nalazi manje od 5000 "crvenih" stavki, upit uspijeva na velikom popisu. No ako je u pitanju veličina upita = veliko OR boja = crveno, iako baza podataka može pronaći sve crvene stavke, upit mora pregledati cijeli popis da bi pronašao sve velike stavke. Ako se vrati više od 5000 stavki, upit se zagušuje.

Ako koristite dva ili više stupaca u izrazu filtra, indeks ili indeksi za određivanje moraju koristiti operator AND. Na primjer, ako želite vratiti pse s velikog popisa životinja. Imate neindeksirani stupac pod nazivom Vrsta gdje se kao vrijednost nalazi Pas. Ako postavite upit Vrsta = Pas, upit će se zagušiti. No ako imate indeksirani stupac pod nazivom Razred, vaš upit postaje Razred = Sisavci AND Vrsta =Pas. Pomoću upita Razred = Sisavci AND (Vrsta = Pas OR Vrsta = Mačka) možete potražiti i mačke i pse. Drugi upit odabire sve sisavce, a zatim ih filtrira na pse i mačke.

Ako stupci koje ćete koristiti za filtriranje ne imaju indekse, započnite stvaranjem indeksa. Dodatne informacije potražite u članku Dodavanje indeksa u stupac sustava SharePoint.

Kada indeksirate stupac, možete ga dodati prilikom stvaranja ili izmjene prikaza, a zatim ga iskoristiti za filtriranje prikaza. Prije nego što stvorite prikaz, trebali biste dodati više stupaca da biste omogućili veću fleksibilnost sortiranja, grupiranja i filtriranja. Za sortiranje i filtriranje možete odabrati stupce koji se nalaze u skupu podataka, no ne prikazuju se.

Stvaranje prikaza

Otvorite popis ili biblioteku u kojoj želite stvoriti prikaz.

1. Kliknite karticu Popisili Biblioteka, a zatim Stvori prikaz.
   
   

2. Na stranici Vrsta prikaza kliknite prikaz koji želite koristiti. Ako niste sigurni, odaberite Standardni prikaz.

   

3. Upišite Naziv prikaza.

   

4. Uredite web-adresu za prikaz ili prihvatite zadanu postavku. Možete se vratiti i promijeniti je kasnije.

5. U sekciji Filtriranje kliknite Prikaži stavke samo ako vrijedi sljedeće, a zatim odaberite način filtriranja stavki na temelju jednog od indeksiranih stupaca.

   Na primjer, da biste stvorili prikaz samo onih stavki koje su se promijenile danas, odaberite stupac Izmijenjeno (indeksirano) i uvjet jednako je, a zatim upišite [Danas].

   

   Napomena: Ako ne vidite stupce nakon čijeg naziva piše (indeksirano), nema dostupnih indeksiranih stupaca za taj popis ili biblioteku. Morate najprije stvoriti jednostavni ili složeni indeks.

6. Da biste ograničili broj stavki koje se prikazuju na svakoj stranici, pomaknite se prema dolje do opcije Ograničenje stavki i postavite vrijednost Broj stavki za prikaz. Kada stvorite prikaz, zadani je broj stavki za prikaz 30.

   

7. Prilikom postavljanja ograničenja stavki na stranicu možete odabrati jednu od sljedeće dvije mogućnosti:

   • Prikaži stavke u skupovima navedene veličine koja stvara prikaz podataka stranicu po stranicu, što je korisno kada pregledavate stavke na način koji nije interaktivan.

     Kada postoji više stavki od postavke ograničenja, prikaz će biti u obliku stranica.

     

   • Ograniči ukupni broj rezultata na navedeni iznos koja stvara čvrsto ograničenje koje može, ali ne mora vratiti čitav skup rezultata operacije filtriranja. To može biti korisno prilikom provjere prikaza, stvaranja prototipa ili ako želite dohvatiti samo najveće vrijednosti u prikazu.

8. U odjeljku Stil možete odabrati Okno pretpregleda da biste vidjeli sve podatke iz stavki na popisu u obliku okomitog okna. Okno pretpregleda jedan je od stilova prikaza koji možete prilikom uređivanja ili stvaranja prikaza odabrati u odjeljku Stil.

   

   Podatke možete brže pregledavati tako da pokazivač miša postavite iznad naslova stavke u području za pomicanje na lijevoj strani stranice da biste vidjeli sve vrijednosti stupaca trenutnih stavki koje su u okomitom načinu navedene na popisu na desnoj strani stranice. Prikazuje se manje početnih podataka pa je na taj način prikaz brži. Taj je stil iznimno koristan i kada je popis širok ili sadrži mnogo stupaca pa bi pregled podataka zahtijevao vodoravno pomicanje.

   

9. Kliknite U redu.

Još je nekoliko radnji koje možete poduzeti u vezi s prikazom, no to je dovoljno da se prikažu podaci koji su prekoračili prag prikaza popisa ako ste blokirani. Možete i sortirati ili grupirati rezultate, postaviti ukupne zbrojeve, proširivati mape te optimizirati prikaz na mobilnom uređaju.

Izmjena prikaza

Otvorite popis ili biblioteku u kojoj želite stvoriti prikaz.

1. Kliknite karticu Popis iliBiblioteka, odaberite prikaz u odjeljku Trenutni prikaz, a zatim kliknite Izmijeni prikaz.
   
   

2. Pomaknite se prema dolje do odjeljka Prikazi, a zatim kliknite prikaz.

3. Nakon toga možete promijeniti postavke kao što je navedeno u uputama od 5. do 9. koraka prethodno opisanog postupka Stvaranje prikaza.

4. Kliknite U redu.

Da bi se prikaz brzo filtrirao kroz mnoge stavke, prvi stupac u filtru mora biti indeksiran. Drugi stupci koje navedete u filtru prikaza mogu se indeksirati ili ne mogu indeksirati, ali prikaz ne koristi te indekse. Prvi stupac filtra trebao bi vratiti manje stavki od praga prikaza popisa.

Ako prvi stupac filtra vraća veći broj stavki od broja zadanog pragom prikaza popisa, možete koristiti filtar s više stupaca. Kada definirate filtrirani prikaz koji koristi više stupaca, pomoću operatora AND ograničit ćete ukupan broj vraćenih stavki. No i u tom slučaju kao prvi stupac morate navesti stupac koji će najvjerojatnije vratiti manju količinu podataka. Filtrom OR gotovo uvijek se povećava broj vraćenih stavki i u ovim okolnostima neće biti učinkovit.

Dodatne informacije o prikazima potražite u članku Stvaranje, promjena i brisanje prikaza popisa ili biblioteke.

Dvije su ključne riječi koje možete koristiti za filtriranje: na temelju trenutnog dana [Danas] ili na temelju trenutnog korisnika [Ja]. One su dinamične jer se mijenjaju s korisnikom ili datumom.

Korištenje riječi [Ja] može biti korisno kada samo želite vidjeti svoje dokumente u velikoj biblioteci. [Ja] se primjenjuje na stupce koji se temelje na osobama kao što su Stvorio ili Izmijenio. Da biste, primjerice, vidjeli sve dokumente koje ste stvorili, postavite filtar sa stupcem Stvorio tako da bude jednak parametru [Ja]. Ako uređujete datoteke i želite vidjeti zadnje datoteke na kojima ste radili, postavite filtar na stupcu Izmijenio tako da bude jednak parametru [Ja]. Da bi se prikazala oba, stvorite dva filtra povezana operatorom OR.

Ključna riječ [Danas] funkcionira na stupcima koji se temelje na datumu. Da biste dobili raspone koji mijenjaju datum današnjeg dana, koristite matematičke izraze. Da biste, primjerice, vidjeli sve dokumente koji su izmijenjeni u zadnjih 30 dana, možete stvoriti filtar na stupcu Datum koji je veći od ili jednak parametru [Danas] – 30. Da biste izostavili trenutni dan, postavite drugi filtar na stupcu Datum na manje od [Danas] i povežite ih operatorom AND.

Možete filtrirati popis SharePoint sadrži stupac metapodataka. 

Dodavanje stupca metapodataka na popis

Idite na popis i odaberite +Dodaj stupac.

Odaberite Više... odaberite gumb Upravljani metapodaci, a zatim U redu.

Osim toga, kada izradite stupac Upravljani metapodaci i dodate stavke na popis, oznake metapodataka možete primijeniti klikom na ikonu Oznaka u oknu stavke popisa za uređivanje.

Primjena oznaka metapodataka u oknu prikaza stabla.

Filtriranje na oznakama upravljanih metapodataka

1. Odaberite ikonu filtra biste pristupili oknu filtra.

   

   Napomena: Na padajućem popisu pri vrhu okna možete odabrati mogućnost Prikaz stabla, koja omogućuje hijerarhijski prikaz pojmova povezanih s odabranim stupcem.

2. Odaberite oznake metapodataka koje želite filtrirati.

   

3. Ako u stupcu Upravljani metapodaci imate najmanje pet vrijednosti, odaberite vezu Prikaži sve da biste pogledali okno filtra.

   

4. Provjerite oznake metapodataka koje želite filtrirati, a zatim odaberite Primijeni.

Slijede prijedlozi uobičajenih prikaza koji daju dobre rezultate s indeksiranim stupcima: