Stvaranje i upravljanje popisom projektnih zadataka

Važno je vratiti se na popis projektnih zadataka kada projekt napreduje i ažurirati stupce koji se odnose na status svakog zadatka. Time se omogućuje komunicirajte o tome što se događa u vašem projektu s onima koji možda nisu sinkronizirane u svakodnevnim pojedinostima zadataka projekta.

Na popisu projektnih zadataka ispunite sljedeće stupce za svaki zadatak da biste omogućili ažuriranje projekta:

• % Dovršeno    Upišite svoju najbolju procjenu o tome koliko je posla dovršeno na zadatku, pomoću postotka. Ako je zadatak, primjerice, gotovo napola dovršen, upišite 50% u stupac % Complete . Ovaj se postotak koristi za crtanje preklapanja tijeka na Gumavskoj vrpci za zadatak.

• Status zadatka    Odaberite opisnik koji najviše precizno odražava trenutno stanje zadatka.

Osim toga, možete naići na druge promjene u projektu koji zahtijevaju ažuriranja na popisu projektnih zadataka. Primjerice, Datum početka ili krajnji rok za zadatak može se promijeniti ako zadatak počne ranije nego što je planirano ili kasni. Te stupce možete ažurirati u tablici dio prikaza, baš kao i u bilo kojem drugom stupcu. U nekim slučajevima osoba koja trenutno radi na zadatku možda više neće biti dostupna zadatku. Možete i ažurirati tko je dodijeljen zadatku tako da ažurira dodijeljeni stupac. Dodatne informacije potražite u članku dodjeljivanje osoba zadacima na popisu projektnih zadataka.

Vrh stranice

Uz zadatke dodane na popis projektnih zadataka, sljedeći korak jest dodijeliti ih osobama u vašoj tvrtki ili ustanovi. Kada osobu dodijelite zadatku, možete identificirati tko je odgovoran za dovršavanje rada na tom zadatku.

1. Kliknite jednom u stupcu dodijeljeno za zadatak koji dodjeljujete.

   

2. Unesite ime ili podatke za prijavu osobe koju dodjeljujete na jedan od tri načina:

   • Kliknite Pregledaj, koji će se pojaviti pokraj stupca dodijeljen stupcu, da biste potražili osobu koju dodelite u adresaru tvrtke ili ustanove.

   • Unesite podatke za prijavu za osobu koju dodjeljujete iz svoje tvrtke ili ustanove, uključujući domenu u stupac dodijeljen stupcu. Primjerice, upišite contoso\mollyc, gdje je "contoso" domena, a "mollyc" je korisničko ime.

   • Upišite ime osobe koju dodjeljujete u stupac dodijeljen stupcu. To je korisno ako dodjeljujete ugovaratelja ili neku drugu osobu koja nema račun u vašoj tvrtki ili ustanovi.

3. Obavijesti dodijeljene pojedince o zadacima za zadatke, obavještavanje o popisu projektnih zadataka i o radu za koji su sada odgovorni.

Prilikom stvaranja zadataka na popisu projektnih zadataka važno je planirati koje zadatke može pasti u odjeljku veći zadaci. Projekt se, primjerice, može dovršiti u fazama, s nekoliko zadataka koji se pojavljuju unutar svake faze. Ako su faze zastupljene na popisu projektnih zadataka, na visokoj razini Pogledajte što se događa u vašem projektu.

1. Na kartici stavke u grupi Nova kliknite strelicu na novoj stavci, a zatim kliknite zadatak sažetka.

2. Ispunite obrazac da biste stvorili novi zadatak sažetka, ispunjavanjem sljedećih podataka, prema potrebi:

   • Naziv    Upišite naziv zadatka sažetka.

   • Prethodnici    Odaberite zadatke sažetka i/ili podzadatke koje je potrebno dovršiti prije početka tog zadatka sažetka. Uz ove odabrane u lijevom okviru klikniteDodajda biste ih premjestili u okvir desno. Dodatne informacije o prethodnicima potražite u sljedećem odjeljku u ovom članku.

     Savjet: Ako se ne osjećate sigurni u svoje razumijevanje prethodnika ili ako niste dovoljno daleko u planiranju da svi prethodnici zadatka sažetka dodate na popis projektnih zadataka, sada možete ostaviti ovo prazno i dodati prethodnike, pomoću lijevog dijela tablice u prikazu popisa Zadaci projekta.

   • Prioritet    Odaberite razinu prioriteta koja najviše precizno odražava važnost tog zadatka sažetka, jer se odnosi na ostale zadatke sažetka u ovom projektu.

   • Status zadatka    Odaberite opisnik koji najviše precizno odražava status skupa zadataka koji se nalaze unutar tog zadatka sažetka. Ako samo planirate projekt, a nijedan od zadataka u ovom zadatku sažetka nije počeo, odaberite nije pokrenut.

   • % Dovršeno Upišite postotak koji najbolje predstavlja koliko je posla dovršeno na skupu zadataka koji se nalaze unutar zadatka sažetka. Ako samo planirate projekt, a nijedan od zadataka u ovom zadatku sažetka nije počeo, polje ostavite prazno ili upišite 0%.

   • Dodijeljena Pomoću tog polja možete identificirati osobu odgovornu za ovaj zadatak sažetka. Dodatne informacije o dodjeljivanju zadataka potražite u članku dodjeljivanje osoba zadacima na popisu projektnih zadataka.

   • Opis    Upišite kratak opis zadatka sažetka.

   • Datum početka    Unesite datum kada će započeti prvi podzadatak unutar tog zadatka sažetka.

   • Krajnji rok    Unesite datum kada zadnji podzadatak u ovom zadatku sažetka mora biti dovršen.

3. Kliknite Spremi da biste stvorili zadatak sažetka.

Kada stvorite zadatak sažetka, možete kliknuti naziv zadatka sažetka u lijevoj tablici dio prikaza da biste otvorili zadatak sažetka u novom prikazu popisa zadataka projekta. U tom prikazu možete dodati zadatke koji ulaze unutar tog zadatka sažetka. Da biste se vratili u prikaz na kojem se prikazuje vaš zadatak sažetka, na kartici popis u grupi Upravljanje prikazima kliknite Navigacija prema gore.

Vrh stranice

U sklopu jednog popisa projektnih zadataka možda postoji određeni redoslijed za način na koji se zadaci, uključujući zadatke sažetka i podzadatke, moraju dovršiti. Primjerice, ako gradite kuću, temelj mora biti dovršen prije nego što se zidovi mogu podići, a zidovi moraju biti gore prije nego što se krov može nastaviti. Ovu narudžbu možete predstavljati pomoću stupca prethodnici .

1. U retku zadatka kliknite ćeliju u stupcu prethodnici , a zatim kliknite strelicu na desnoj strani ćelije da bi se prikazao popis svih zadataka na popisu trenutnih projektnih zadataka. To obuhvaća sve zadatke sažetka i podzadatke unutar popisa.

2. Kliknite potvrdni okvir s desne strane svakog zadatka koji se mora dovršiti prije početka zadatka.

   Savjet: Ovdje je jednostavno postati overzealous i odabrati svaki zadatak koji dolazi prije sadašnjeg zadatka. No, morate odabrati samo one zadatke koji dolaze neposredno prije trenutačnog zadatka. Primjerice, recimo da imam popis projektnih zadataka koji sadrži tri zadatka: zadatak 1, zadatak 2 i zadatak 3. Kada je zadatak 1 dovršen, zadatak 2 može početi, a kada je zadatak 2 dovršen, zadatak 3 može započeti. Kada unesete prethodnike za zadatak 3, jednostavno je misliti da zadatak 1 i zadatak 2 moraju biti dovršeni prije početka zadatka 3. No, budući da je zadatak 1 već naveden kao prethodnik za zadatak 2, nema potrebe da ga popisuje kao prethodnik zadatku 3.

3. Prilagodite datume u stupcima datuma početka i krajnjeg roka da bi odražavali odnose između zadataka. Primjerice, recimo da imate dva zadatka za koje znate da će svakom potrajati oko dva dana. Prvi zadatak postavite kao prethodnik za drugi zadatak. Morat ćete prilagoditi stupac Početni datum za drugi zadatak da bi Datum nakon datuma dospijeća za prvi zadatak trebao prilagoditi stupac Datum dospijeća za drugi zadatak, tako da je to dva dana nakon novog datuma početka.

   Savjet: Želite li da ovaj postupak bude automatiziran? Razmislite o korištenju rješenja za upravljanje korporacijskim projektom kompatibilnim s SharePoint Foundation 2010, kao što su Microsoft Project 2010 i Microsoft Project Server 2010.

Kada identificirani primjereni prethodnici za svaki zadatak, možete vidjeti te odnose zastupljene na Ganttov grafikon. Kada je prethodnik identificiran za zadatak, prikazat će se strelica koja je nacrtana između kraja guthbirske trake prethodnog zadatka i početka Trazske trake sljedećeg zadatka.

Vrh stranice

Popis projektnih zadataka koristi iste značajke prikaza u SharePoint kao i druge popise. Dodatne informacije potražite u članku Prilagodba prikaza popisa zadataka projekta