SharePoint nudi skalabilan, obogaćeni doživljaj za upravljanje sadržajem. Ako imate veliku količinu datoteka za upravljanje, razmotrite korištenje predloška web-mjesta centra za dokumente. Ovaj je predložak optimiziran za upravljanje dokumentima u velikom rasponu. Može uštedjeti vrijeme i pomoći vam da budete učinkovitiji. Predložak sadrži verzije, ID-ove dokumenata, skupove dokumenata, navigaciju metapodacima i vrste sadržaja.
Web-mjesto centra za dokumente funkcionira u oba scenarija:
-
Okruženje za autorstvo U okruženju za stvaranje centra za dokumente korisnici stvaraju i uređuju tisuće dokumenata ili medijskih sredstava pohranjenih u centralnom spremištu.
-
Arhiva sadržaja U arhivi sadržaja, kao što je baza znanja, korisnici pohranjuju ili prikazuju dokumente.
U ovom se članku govori o značajkama predloška web-mjesta centra za dokumente.
Da biste stvorili centar za dokumente, pročitajte članak Korištenje predložaka za stvaranje različitih vrsta web-mjesta sustava SharePoint
Što je na web-mjestu centra za dokumente?
Predložak web-mjesta centra za dokumente sadrži značajke koje olakšavaju i učinkovitije stvaraju velike skupove dokumenata. U većini slučajeva vlasnik web-mjesta može zasebno dodati sve te značajke. Predložak web-mjesta centra za dokumente automatski omogućuje korištenje preporučenih značajki upravljanja dokumentima. U sljedećim odjeljcima ukratko se opisuju te značajke.
Web-mjesto centra za dokumente možete koristiti kao okruženje za izradu sadržaja ili kao arhivu sadržaja. U okruženju za izradu sadržaja korisnici često prijavljuju i odjavljuju datoteke te stvaraju strukture mapa za te datoteke. Omogućeno je određivanje verzije, a starije verzije svakog dokumenta čuvaju se. Osim toga, tijekovi rada mogu upravljati životnim ciklusima dokumenta.
Nasuprot tome, vrlo malo autorstva događa se u arhivi sadržaja. Korisnici mogu samo pregledavati i prenositi dokumente. Predložak web-mjesta centra za dokumente podržava stvaranje vrste arhive sadržaja pod nazivom arhiv baze znanja. Baze znanja obično sadrže pojedinačne verzije dokumenata, a web-mjesto može se smanjiti na milijune datoteka. U uobičajenom scenariju, kao što je centar za tehničku podršku za veliku tvrtku ili ustanovu, tisuće osoba može pristupiti sadržaju, prije svega, da ga pročitaju. Samo neki će prenijeti novi sadržaj na web-mjesto.
U sljedećim se stavkama opisuju neke značajke sustava SharePoint koje možete uvrstiti na web-mjesto centra za dokumente. Osim tih mogućnosti, neke tvrtke ili ustanove prilagođavaju izgled i navigaciju u centru za dokumente. Neki dodaju prilagođene web-dijelove.
Upravljani metapodaci sustav koji dodjeljuje određene pojmove dokumentima u sustavu SharePoint. Zatim pomoću tih pojmova možete klasificiranje dokumenata. Metapodatke možete koristiti i za stvaranje snažnog alata za navigaciju za korisnike koji im mogu pomoći da brzo pronađu ono što žele.
Pretpostavimo, primjerice, da vaša tvrtka ima bazu znanja koja sadrži članke koji pomažu osobama pri otklanjanju poteškoća s proizvodima. Mogli biste stvoriti uvjete metapodataka koji korisnicima omogućuju filtriranje informacija prema proizvodu, vrsti problema ili drugim svojstvima.
Na web-mjestu centra za dokumente svaki dio sadržaja dobiva jedinstveni ID koji nije povezan s mjestom dokumenta, kao što je veza s URL-om. To znači da će ID, ako premjestite ili preimenujete dokument, ostati isti. ID možete koristiti za stvaranje trajne veze za dokument i minimiziranje prekinutih veza.
Verzije su automatski omogućene na web-mjestu centra za dokumente. To znači da automatski imate povijest svih različitih verzija datoteke. U postupku pregleda dokumenata, na primjer, to znači da imate zapis o svim ažuriranjima koja su unesena tijekom ciklusa pregleda. Možete pratiti ažuriranja, kontaktiranja i tako dalje. Osim toga, ako se problem pojavi s trenutnim verzijom članka, možete se brzo vratiti na zadnju poznatu verziju.
Vrsta sadržaja specifična je vrsta sadržaja uz grupu postavki za sadržaj. Kada netko stvori dokument definirane vrste sadržaja, automatski prima sve odgovarajuće postavke za tu vrstu sadržaja. Centar za dokumente može imati zbirku vrsta sadržaja – različite vrste dokumenata, videozapisa, predložaka i tako dalje.
Organizator sadržaja nije automatski uključen na web-mjesto centra za dokumente, no mnogi ga korisnici dodaju. Organizator sadržaja jest značajka sustava SharePoint koja omogućuje upravljanje cjelokupnom organizacijom i strukturom stavki. Pomoću metapodataka ili vrsta sadržaja organizator sadržaja može automatski usmjeravati dokumente i druge stavke na određena mjesta. Primjerice, u bazi znanja možda će organizator sadržaja automatski usmjeravati sve nove podneske u specijalnu biblioteku koja prikuplja članke za određeni proizvod.
