Configurar una biblioteca para requerir la desprotección de los archivos

Una forma de controlar la colaboración de documentos es requerir la des des proteger los archivos, especialmente cuando varios usuarios tienen acceso a la biblioteca. Si se requiere la des comprobación de una biblioteca, otras personas no podrán sobrescribirla. Sin embargo, corre el riesgo de evitar que otras personas vean los cambios más recientes o realicen ellos mismos los cambios. Si otros usuarios necesitan trabajar en el documento, es importante que los archivos se vuelvan a proteger rápidamente.

Nota: No configure la biblioteca para que sea necesario desproteger si los usuarios planean trabajar en coautoría en los documentos de la biblioteca. Los usuarios no pueden trabajar simultáneamente en documentos cuando la des comprobación necesaria está activada.

En línea, 2019, 2016, 2013 2010

Requerir la des out out de los archivos para su edición

Nota: Solo los usuarios que tienen permisos de Control total o Diseño pueden configurar bibliotecas para requerir la des de los archivos.

Vaya a la biblioteca en la que tiene previsto trabajar.
Seleccione Configuración > Configuración de biblioteca.

Si no ve estos elementos de menú, en la cinta de opciones, seleccione Biblioteca y, en el grupo Configuración, seleccione Configuración de biblioteca.
En la página Configuración , en Configuración general, seleccione Configuración de versiones.
En la sección Requerir desproteger , en ¿Es necesario desproteger documentos antes de poder editarlos?, seleccione Sí.
Para guardar la configuración y volver a la página Configuración de biblioteca, seleccione Aceptar.

Si hace esto...	Esto es lo que sucede...
Crear o agregar un archivo a una biblioteca	El archivo está inicialmente desprotegido para usted. Debe protegerla en la biblioteca para que otros usuarios puedan verla y trabajar con ella.
Abrir un archivo para editarlo	El archivo se desprotegió automáticamente al seleccionar Editar. Un cuadro de diálogo de mensaje le avisa de que está a punto de desproteger el archivo y le ofrece la oportunidad de editarlo en la carpeta local de borradores. Después de desproteger, el icono del archivo se cubre con una flecha verde que apunta hacia abajo, que indica que el archivo está ahora desprotegido. Nadie más puede cambiar el archivo y nadie más puede ver los cambios mientras lo ha desprotegido.
Realizar cambios en la información sobre el archivo (propiedades)	Si el archivo no está desprotegido para usted, debe desprotegerlo antes de poder realizar cambios en sus propiedades, como el título, el nombre del autor, la fecha de vencimiento, el recuento de palabras, etc. Los cambios no se aplicarán hasta que vuelva a proteger el archivo.
Intentar abrir un archivo que está desprotegido para otra persona	Las opciones Des pago y Check In no están disponibles. No puede desproteger un archivo que otra persona ha desprotegido. Si intenta hacerlo, aparece un cuadro de diálogo de mensaje en el que se indica que otro usuario ha desprotegido el archivo. Para averiguar quién tiene el archivo desprotegido, mantenga el puntero sobre el icono del archivo. El nombre de la persona que lo ha desprotegido aparece en la información sobre herramientas. Puede ponerse en contacto con esa persona para solicitar la comprobación del archivo si lo necesita rápidamente.
Proteger el archivo	Se le pedirá que escriba un comentario sobre los cambios realizados. Si la biblioteca realiza un seguimiento de las versiones, el comentario se convierte en parte del historial de versiones. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, se le pedirá que elija el tipo de versión que desea proteger. Para obtener más información sobre el control de versiones, vea Vea también.
Mantener el archivo desprotegido durante mucho tiempo	Nadie más puede ver los cambios ni editar el archivo mientras lo haya desprotegido. Aunque esto es útil durante el tiempo que realiza cambios, también puede impedir que otros realicen sus tareas asignadas. Es un buen negocio práctica y cortesía común volver a comprobar el archivo tan rápido como sea posible después de que usted lo des echa del repositorio. En algunas circunstancias, un administrador puede tener que forzar una comprobación del archivo.

Cómo configurar una biblioteca de sitio para que sea necesario des echado el dedo?

Solo las personas que tienen permisos de Control total o Diseño pueden configurar bibliotecas para requerir la des deste de los archivos.

Para requerir la des proteger los archivos

Nota: Si esta información no coincide con lo que estás viendo, es posible que estés usando Microsoft 365 después de la actualización del servicio. Para encontrar la información que te resulte aplicable, selecciona la pestaña En línea, 2016, 2013 .

Vaya a la biblioteca en la que tiene previsto trabajar. Si el nombre de la biblioteca no aparece en el panel Inicio rápido , seleccione Todo el contenido del sitio y, después, seleccione el nombre de la biblioteca.
En la cinta de opciones, en el grupo Herramientas de biblioteca , seleccione la pestaña Biblioteca .
Selecciona Configuración de biblioteca .
En la página Configuración de biblioteca , en Configuración general, seleccione Configuración de versiones.
En la sección Requerir desproteger , en la pregunta ¿Es necesario desproteger documentos antes de poder editarlos? , seleccione Sí.
Para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la página Configuración de biblioteca, seleccione Aceptar.

Cómo quitar el requisito de des check out de una biblioteca de sitio?

Si, después de un tiempo, su organización decide que la desinstegüeración requerida no es realmente necesaria, puede quitar el requisito si tiene permisos de Control total o Diseño.

Para quitar el requisito de extraer archivos del des protegerlos

Vaya a la biblioteca en la que tiene previsto trabajar. Si el nombre de la biblioteca no aparece en el panel Inicio rápido , seleccione Todo el contenido del sitio y, después, seleccione el nombre de la biblioteca.
En la cinta de opciones, en el grupo Herramientas de biblioteca , seleccione la pestaña Biblioteca .
Selecciona Configuración de biblioteca .
En la página Configuración de biblioteca , en Configuración general, seleccione Configuración de versiones.
En la sección Requerir desproteger , en la pregunta ¿Es necesario desproteger documentos antes de poder editarlos? , seleccione No.
Para cerrar el cuadro de diálogo y volver a la página Configuración de biblioteca, seleccione Aceptar.

¿Qué sucede cuando una biblioteca de sitio tiene un requisito de des check out?

Una forma de controlar la colaboración de documentos es requerir la des out out de los archivos, especialmente cuando varios usuarios tienen acceso a la biblioteca. Si tiene un archivo desprotegido, puede estar seguro de que otras personas no pueden sobrescribirlo. Sin embargo, también está impidiendo que otras personas vean los cambios más recientes o realicen ellos mismos los cambios, por lo que es importante que vuelva a proteger los archivos rápidamente.

Importante: No configure la biblioteca de sitio para que sea necesario desproteger si los usuarios planean trabajar en coautoría en los documentos de la biblioteca. Los usuarios no pueden trabajar simultáneamente en documentos cuando esté en vigor la des des out necesario.

Cuando trabaja en una biblioteca que requiere la des des proteja de los archivos, resulta útil si comprende el impacto de las acciones.

Si hace esto...	Esto es lo que sucede...
Crear o agregar un archivo a una biblioteca de sitio	El archivo está inicialmente desprotegido para usted. Debe protegerla en la biblioteca para que otros usuarios puedan verla y trabajar con ella.
Abrir un archivo para editarlo	El archivo se desprotegió automáticamente al seleccionar Editar en <nombre de la aplicación>. Un cuadro de diálogo de mensaje le avisa de que está a punto de desproteger el archivo y le ofrece la oportunidad de editarlo en la carpeta local de borradores. Después de desproteger, el icono del archivo se cubre con una flecha verde que apunta hacia abajo , que indica que el archivo está ahora desprotegido. Nadie más puede cambiar el archivo y nadie más puede ver los cambios mientras lo ha desprotegido.
Realizar cambios en la información sobre el archivo (propiedades)	Si el archivo no está desprotegido para usted, debe desprotegerlo antes de poder realizar cambios en sus propiedades, como el título, el nombre del autor, la fecha de vencimiento, el recuento de palabras, etc. Los cambios no se aplicarán hasta que vuelva a proteger el archivo.
Intentar abrir un archivo que está desprotegido para otra persona	Las opciones Des pago y Check In no están disponibles. No puede desproteger un archivo que otra persona ha desprotegido. Si intenta hacerlo, un cuadro de diálogo de mensaje le informa de que otra persona ha desprotegido el archivo. Para averiguar quién tiene el archivo desprotegido, mantenga el puntero sobre el icono del archivo. El nombre de la persona que lo ha desprotegido aparece en la información sobre herramientas. Puede ponerse en contacto con esa persona para solicitar la comprobación del archivo si lo necesita rápidamente.
Proteger el archivo	Se le pedirá que escriba un comentario sobre los cambios realizados. Si la biblioteca realiza un seguimiento de las versiones, el comentario se convierte en parte del historial de versiones. Si se realiza un seguimiento de las versiones principales y secundarias, se le pedirá que elija el tipo de versión que desea proteger. Para obtener más información sobre el control de versiones, vea Vea también.
Mantener el archivo desprotegido durante mucho tiempo	Nadie más puede ver los cambios ni editar el archivo mientras lo haya desprotegido. Aunque esto es útil durante el tiempo que realiza cambios, también puede impedir que otros realicen sus tareas asignadas. Es un buen negocio práctica y cortesía común volver a comprobar el archivo tan rápido como sea posible después de que usted lo des echa del repositorio. En algunas circunstancias, un administrador puede tener que forzar una comprobación del archivo.