Establecer una plantilla personalizada para una biblioteca de SharePoint

Editar la plantilla de archivo predeterminada

1. Vaya al sitio donde se encuentra la biblioteca.

2. En SharePoint Server, en la cinta de opciones, seleccione la pestaña Biblioteca y, a continuación, seleccione Configuración de biblioteca.

   Por SharePoint en Microsoft 365, selecciona Configuración y, a continuación, selecciona Configuración de biblioteca.

3. En Configuración general, selecciona Configuración avanzada.

   

4. En la sección Plantilla de documento , en el campo Dirección URL de la plantilla, seleccione Editar plantilla. Ocurre una de las siguientes acciones:

   Si su sitio es parte de una suscripción de Microsoft 365, en este momento, es posible que se le pida que escriba su nombre de usuario y contraseña de suscripción de Microsoft 365.

   • Biblioteca de documentos    La plantilla se abre en una aplicación que es compatible con SharePoint y que está asociada con el tipo de archivo de la plantilla actual. Por ejemplo, Word se abre si la plantilla predeterminada es una plantilla de Word o si Excel se abre si la plantilla predeterminada es una hoja de cálculo de Excel.

   • Biblioteca de formularios    La plantilla se abre en un programa compatible con SharePoint, ya sea un programa de diseño de formulario basado en XML, como InfoPath, o un editor XML.

     

   Nota: Si los usuarios de su sitio ya rellenaron formularios que se basaban en la plantilla original, considere cómo pueden afectar los cambios a la plantilla dichos formularios. Por ejemplo, agregar un campo que los usuarios deben rellenar puede provocar que aparezcan errores en los formularios originales que se rellenaron antes de agregar el campo.

5. Realice los cambios que desee y, a continuación, guarde la plantilla. Por SharePoint en Microsoft 365, guarde la plantilla con un nuevo nombre de archivo. Cierra el programa si ya no lo necesitas abierto o cambia a tu sitio.

   Nota: Por SharePoint en Microsoft 365, la plantilla personalizada debe tener un nombre de archivo diferente al predeterminado. Use la característica Guardar como del cliente para guardar el archivo en la carpeta Forms con un nuevo nombre de archivo. Por ejemplo, por Word, no use el nombre de archivo predeterminado template.dotx.

6. Según el programa de diseño de formulario, es posible que deba volver a publicar la plantilla en la biblioteca del sitio desde el programa.

7. En el sitio, en la parte inferior de la página Configuración avanzada de la biblioteca de formularios o del documento, seleccione Aceptar.

Especificar una plantilla de archivo personalizada

1. Cree y guarde su plantilla personalizada en un programa compatible con SharePoint. Anota su ubicación y, a continuación, cambia a SharePoint.

   Nota: Si la plantilla de documento predeterminada tiene un nombre distinto de template.dotx, no aparecerá ninguna plantilla predeterminada en la lista o biblioteca.

2. Vaya al sitio que contiene la biblioteca para la que desea especificar una plantilla personalizada.
   
   Opción 1: (Desde la experiencia de usuario moderna de la biblioteca)
   Nueva opción 2 > Agregar plantilla
   
   
   
   :

3. Para este paso, debes usar Internet Explorer. En SharePoint en Microsoft 365, en la parte superior derecha, seleccione Todos los documentos y, a continuación, seleccione Ver en Explorador de archivos.

   Para SharePoint Server, seleccione la pestaña Biblioteca en la cinta de opciones y, en el grupo Conectar & exportar , seleccione Abrir con el Explorador.

   Importante: Si Explorador de archivos no se abre o ve un mensaje de error, es posible que tenga que agregar el sitio como un sitio de confianza en la configuración del explorador. Para obtener más información, vea Abrir en el Explorador o Ver con Explorador de archivos en SharePoint.

4. En Explorador de archivos, busque la plantilla personalizada que ha creado.

5. Haga clic con el botón derecho en el archivo y, en el menú contextual, seleccione Copiar.

6. Selecciona el botón Atrás hasta que vuelvas a la biblioteca y, a continuación, selecciona la carpeta Forms para abrirla.

7. Haga clic con el botón derecho en un área en blanco de la ventana de carpeta y, en el menú contextual, seleccione Pegar.

8. Cierre Explorador de archivos y vuelva al sitio.

9. A la izquierda, seleccione Contenido del sitio.

10. Busque la biblioteca de documentos en Contenidos, mantenga el mouse sobre el nombre, seleccione los puntos suspensivos (...) y, a continuación, seleccione Configuración.

    Si no ve estos comandos, es posible que esté en la SharePoint clásica. En ese caso, vaya a la biblioteca de documentos y, en la cinta de opciones, seleccione la pestaña Biblioteca y, a continuación, seleccione Configuración de biblioteca.

11. En Configuración general, selecciona Configuración avanzada.

12. En la sección Plantilla de documento , siga uno de estos procedimientos:

    Biblioteca de documentos    Escriba la dirección de la plantilla personalizada en el campo Url de plantilla. La ubicación es la dirección web de la plantilla en el sitio, con relación al nombre del sitio. Por ejemplo, si la plantilla se denomina Watermark.dotx y la agrega a la carpeta Forms de la biblioteca de documentos compartidos, tendría que escribir lo siguiente:

    Documentos compartidos/Forms/Watermark.dotx

    Biblioteca de formularios    Escriba la dirección de la plantilla personalizada que desea usar en el campo Dirección URL de la plantilla. La ubicación es la dirección web de la plantilla en el sitio, con relación al nombre del sitio. Por ejemplo, si la plantilla se denomina Orders.xml y la agrega a la carpeta Forms de la biblioteca de formularios Compras, tendría que escribir lo siguiente:

    Compras/Forms/Pedidos.xsn

    Nota: Si la configuración del cuadro Plantilla de documento no está disponible, es posible que un administrador haya configurado varios tipos de contenido. Para ver si hay varios tipos de contenido habilitados, compruebe que sí está seleccionado en ¿Permitir la administración de tipos de contenido? en la sección Tipos de contenido justo encima de la sección Plantillas de documento . Si es así, debe editar la plantilla para el tipo de contenido.

Los tipos de archivos que puede o no almacenar en una biblioteca de SharePoint

Según el archivo que tenga en una biblioteca, es posible que encuentre una de las siguientes situaciones:

Archivos compatibles con tecnologías de SharePoint    Para que un usuario pueda crear un archivo mediante el comando Nuevo de una biblioteca de documentos, la plantilla de archivo debe crearse a partir de un programa compatible con SharePoint, como Microsoft Office Word. Al crear un archivo en una biblioteca de formularios, el programa predeterminado puede ser un programa de diseño de formulario basado en XML compatible con SharePoint, como Microsoft InfoPath.

Otros archivos de programa    Para la mayoría de los demás programas, aún puede almacenar y administrar el archivo en la biblioteca. Pero, en lugar de crear directamente el archivo desde la biblioteca de documentos, puede crear el archivo en el programa y cargarlo posteriormente en la biblioteca.

Archivos de programa bloqueados    Por motivos de seguridad, algunos tipos de archivo de programa, como .exe, se bloquean para que no se almacenen en una biblioteca. Para obtener más información, consulte Tipos de archivos que no se pueden agregar a una lista o biblioteca.

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas son las bibliotecas de documentos y formularios.

Bibliotecas de documentos    Use una biblioteca de documentos para almacenar y administrar muchos tipos de archivo diferentes, incluidos documentos, hojas de cálculo, presentaciones, archivos de texto y otros tipos de archivos. Una biblioteca de documentos es a menudo la ubicación más común en un sitio donde puede crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros del equipo y compartirlos con otros compañeros de toda la empresa o empresa. Puede usar una biblioteca de documentos como repositorio de archivos de uso general o puede usarla para un propósito específico. Por ejemplo, un equipo de marketing puede tener su propia biblioteca de documentos para materiales de planificación, notas de prensa y publicaciones.

Bibliotecas de formularios    Una biblioteca de formularios proporciona una forma sencilla de compartir y realizar un seguimiento de los formularios basados en XML que se usan para recopilar información. Por ejemplo, puede crear una biblioteca de formularios para los formularios de informes de gastos de su departamento. La plantilla de formulario de informe de gastos se almacena como plantilla de archivo predeterminada en la biblioteca de formularios. Cada vez que alguien crea un informe de gastos, abre la plantilla como un formulario en blanco, que contiene el diseño, los campos y los cálculos del informe de gastos. Cuando alguien rellena el formulario, los datos del informe de gastos (y solo los datos) se guardan como un archivo XML en la biblioteca de formularios. Al separar los datos del formulario, es mucho más fácil procesar cada informe de gastos por separado por otros sistemas, combinar los datos o exportarlos para un procesamiento y análisis más exhaustivos.

Dónde se almacenan las plantillas de archivo en la biblioteca

Cuando una biblioteca de formularios o documentos tiene una plantilla de archivo predeterminada, se almacena en la carpeta Forms de la biblioteca.

Abra la biblioteca en Explorador de archivos para ver la carpeta Forms que contiene la plantilla de archivo de la biblioteca.

De forma predeterminada, una biblioteca de documentos tiene una plantilla de archivo, denominada template.dotx, pero puede cambiar este archivo si es necesario. Para especificar una plantilla diferente, primero debe crearla en un programa compatible con SharePoint, como Word y, a continuación, guardarla en la carpeta Forms de una biblioteca. Después, en la biblioteca, especifique la dirección de la plantilla personalizada.

De forma predeterminada, una biblioteca de formularios incluye un archivo de marcador de posición, denominado template.xml que debe reemplazar por una plantilla de formulario que cree.

Crear una plantilla de archivo para una biblioteca de formularios

Para crear o personalizar una plantilla en una biblioteca de formularios, puede usar un programa de diseño de formulario basado en XML compatible con SharePoint, como InfoPath. El uso de un programa de diseño de formularios puede tener otras ventajas. Por ejemplo, al usar InfoPath, puede hacer lo siguiente:

• Cree la biblioteca de formularios y la plantilla directamente desde InfoPath.

• Edite y vuelva a publicar cómodamente la plantilla de formulario en la biblioteca de formularios.

• Combine los archivos de datos XML individuales creados a partir de algunas plantillas de formulario para un procesamiento posterior.

• Promover los campos de datos XML a columnas de biblioteca en la biblioteca de formularios.

Cuando un usuario crea un formulario, se abre de forma predeterminada en el programa de edición de formularios compatible con SharePoint en el equipo cliente del usuario. Si no hay ningún programa compatible instalado, el formulario, si está diseñado para abrirse en el navegador puede abrirse en el explorador. Si lo desea, puede especificar que un formulario diseñado para abrirse en un explorador siempre se abra en el explorador. Puede cambiar el comportamiento predeterminado en la configuración Abrir documentos en el explorador de la configuración avanzada de la biblioteca.

En SharePoint Online, seleccione Configuracióny,  a continuación, seleccione Configuración de biblioteca.

En el servidor de SharePoint, haga clic en Configuración de biblioteca en la pestaña Biblioteca de la cinta de opciones

Configuración de una biblioteca de documentos.

Abrir documentos en la configuración del explorador.

Usar tipos de contenido para configurar plantillas de biblioteca de documentos o formularios

Si se habilitan varios tipos de contenido y se especifican plantillas para esos tipos de contenido, la biblioteca usará las plantillas especificadas por los tipos de contenido y no la plantilla de archivo predeterminada. En este caso, si desea personalizar las plantillas de la biblioteca, debe cambiar los tipos de contenido. Para obtener más información sobre los tipos de contenido, vea Introducción a los tipos de contenido y la publicación de tipos de contenido.