Establecer una plantilla personalizada para una biblioteca de SharePoint

Editar la plantilla de archivo predeterminada

1. Vaya al sitio donde se encuentra la biblioteca.

2. En SharePoint, en la cinta de opciones, seleccione la pestaña Biblioteca y, a continuación, seleccione Biblioteca Configuración.

   Para SharePoint en Microsoft 365, seleccione Configuración y, a continuación, seleccione Configuración de biblioteca.

3. En General Configuración, seleccione Configuración avanzada.

   

4. En la sección Plantilla de documento, en el campo Dirección URL de plantilla, seleccione Editar plantilla. Se produce una de las siguientes situaciones:

   Si su sitio forma parte de una suscripción Microsoft 365, en este momento, es posible que se le pida que escriba su nombre de usuario y contraseña Microsoft 365 suscripción.

   • Biblioteca de documentos    La plantilla se abre en una aplicación compatible con SharePoint y que está asociada con el tipo de archivo de la plantilla actual. Por ejemplo, Word se abre si la plantilla predeterminada es una plantilla de Word o Excel si la plantilla predeterminada es una hoja Excel hoja de cálculo.

   • Biblioteca de formularios    La plantilla se abre en un programa compatible con SharePoint, ya sea un programa de diseño de formulario basado en XML, como InfoPath o un editor XML.

     

   Nota: Si los usuarios de su sitio ya rellenaban formularios basados en la plantilla original, considere cómo los cambios en la plantilla pueden afectar a esos formularios. Por ejemplo, agregar un campo que los usuarios deben rellenar puede provocar que aparezcan errores en los formularios originales que se rellenaron antes de agregar el campo.

5. Realice los cambios que desee y guarde la plantilla. Para SharePoint en Microsoft 365, guarde la plantilla con un nombre de archivo nuevo. Cierre el programa si ya no lo necesita, o cambie a su sitio.

   Nota: Para SharePoint en Microsoft 365, la plantilla personalizada debe tener un nombre de archivo diferente al predeterminado. Use la característica Guardar como del cliente para guardar el archivo en la carpeta Formularios con un nombre de archivo nuevo. Por ejemplo, para Word, no use la plantilla de nombre de archivo predeterminada.dotx.

6. Según el programa de diseño del formulario, es posible que deba volver a publicar la plantilla en la biblioteca del sitio desde el programa.

7. En el sitio, en la parte inferior de la página Avanzadas de biblioteca de documentos Configuración formulario y seleccione Aceptar.

Especificar una plantilla de archivo personalizada

1. Cree y guarde la plantilla personalizada en un programa compatible con SharePoint. Anote su ubicación y, a continuación, cambie a SharePoint.

   Nota: Si la plantilla de documento predeterminada tiene un nombre distinto de template.dotx,no aparecerá ninguna plantilla predeterminada en la lista o biblioteca.

2. Vaya al sitio que contiene la biblioteca para la que desea especificar una plantilla personalizada.
   
   Opción 1: (Desde la experiencia de usuario moderna de la biblioteca)
   Nueva > Agregar plantilla
   
   opción
   
   2:

3. Para este paso, debe usar Internet Explorer. En SharePoint en Microsoft 365, en la parte superior derecha, seleccione Todos los documentosy, a continuación, seleccione Ver en el Explorador de archivos.

   Para SharePoint, seleccione la pestaña Biblioteca de la cinta de opciones y, en el grupo Exportar Conectar &, seleccione Abrir con el Explorador.

   Importante: Si el Explorador de archivos no se abre o ve un mensaje de error, es posible que tenga que agregar el sitio como sitio de confianza en la configuración del explorador. Para obtener más información, vea Abrir en el Explorador o Ver conel Explorador de archivos en SharePoint .

4. En el Explorador de archivos, busque la plantilla personalizada que ha creado.

5. Haga clic con el botón derecho en el archivo y, en el menú contextual, seleccione Copiar.

6. Seleccione el botón Atrás hasta que vuelva a la biblioteca y, después, seleccione la carpeta Formularios para abrirla.

7. Haga clic con el botón derecho en un área en blanco en la ventana de la carpeta y, en el menú contextual, seleccione Pegar.

8. Cierre el Explorador de archivos y vuelva al sitio.

9. A la izquierda, seleccione Contenido del sitio.

10. Busque la biblioteca de documentos en Contenido, mantenga el puntero sobre el nombre, seleccione los puntos suspensivos (...)y, a continuación, seleccione Configuración.

    Si no ve estos comandos, es posible que esté en la versión SharePoint. En ese caso, vaya a la biblioteca de documentos y, en la cinta de opciones, seleccione la pestaña Biblioteca y, a continuación, seleccione Biblioteca Configuración.

11. En General Configuración, seleccione Configuración avanzada.

12. En la sección Plantilla de documento, realice una de las siguientes acciones:

    Biblioteca de documentos    Escriba la dirección de la plantilla personalizada en el campo Dirección URL de plantilla. La ubicación es la dirección web de la plantilla del sitio, en relación con el nombre del sitio. Por ejemplo, si la plantilla se denomina Marca de agua.dotx y la agrega a la carpeta Formularios de la biblioteca de documentos compartidos, escriba lo siguiente:

    Documentos/formularios compartidos/Marca de agua.dotx

    Biblioteca de formularios    Escriba la dirección de la plantilla personalizada que desea usar en el campo Dirección URL de plantilla. La ubicación es la dirección web de la plantilla del sitio, en relación con el nombre del sitio. Por ejemplo, si la plantilla se denomina Orders.xml y la agrega a la carpeta Formularios de la biblioteca de formularios Compras, escriba lo siguiente:

    Compras/Formularios/Pedidos.xsn

    Nota: Si la configuración del cuadro Plantilla de documento no está disponible, es posible que un administrador haya configurado varios tipos de contenido. Para ver si hay varios tipos de contenido habilitados, compruebe que Sí está seleccionado en ¿Permitir la administración de tipos de contenido? en la sección Tipos de contenido inmediatamente encima de la sección Plantillas de documento. Si es así, debe editar la plantilla para el tipo de contenido.

Los tipos de archivos que puede o no almacenar en una SharePoint biblioteca

Según el archivo que tenga en una biblioteca, es posible que se encuentre con una de las situaciones siguientes:

Archivos compatibles con SharePoint tecnologías    Para que un usuario cree un archivo mediante el comando Nuevo en una biblioteca de documentos, la plantilla de archivo debe crearse a partir de un programa compatible con SharePoint, como Microsoft Office Word. Al crear un archivo nuevo en una biblioteca de formularios, el programa predeterminado puede ser un programa de diseño de formulario basado en XML compatible con SharePoint, como Microsoft InfoPath.

Otros archivos de programa    Para la mayoría de los demás programas, aún puede almacenar y administrar el archivo en la biblioteca. Sin embargo, en lugar de crear directamente el archivo desde la biblioteca de documentos, puede crear el archivo en el programa y después cargarlo en la biblioteca más adelante.

Archivos de programa bloqueados    Por motivos de seguridad, algunos tipos de archivo de programa, como .exe, se bloquean para que no se almacenen en una biblioteca. Para obtener más información, consulte Tipos de archivos que no se pueden agregar a una lista o biblioteca.

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas de archivo

Los dos tipos de bibliotecas que usan plantillas son bibliotecas de documentos y formularios.

Bibliotecas de documentos    Use una biblioteca de documentos para almacenar y administrar muchos tipos de archivo diferentes, incluidos documentos, hojas de cálculo, presentaciones, archivos de texto y otros tipos de archivos. Una biblioteca de documentos suele ser la ubicación más común en un sitio donde puede crear, recopilar, actualizar y administrar archivos con los miembros del equipo y compartirlos con otros compañeros de trabajo en su empresa o empresa. Puede usar una biblioteca de documentos como repositorio de archivos de propósito general o puede usarla para un fin específico. Por ejemplo, un equipo de marketing puede tener su propia biblioteca de documentos para planear materiales, comunicados de noticias y publicaciones.

Bibliotecas de formularios    Una biblioteca de formularios proporciona una forma sencilla de compartir y realizar un seguimiento de los formularios basados en XML que se usan para recopilar información. Por ejemplo, puede crear una biblioteca de formularios para los formularios de informe de gastos de su departamento. La plantilla de formulario de informe de gastos se almacena como plantilla de archivo predeterminada en la biblioteca de formularios. Cada vez que alguien crea un informe de gastos, abre la plantilla como un formulario en blanco, que contiene el diseño, los campos y los cálculos del informe de gastos. Cuando alguien rellena el formulario, los datos del informe de gastos (y solo los datos) se guardan como un archivo XML en la biblioteca de formularios. Al separar los datos del formulario, es mucho más fácil procesar cada informe de gastos por separado por otros sistemas, combinar los datos o exportarlos para su posterior procesamiento y análisis.

Dónde se almacenan las plantillas de archivo en la biblioteca

Cuando una biblioteca de documentos o formularios tiene una plantilla de archivo predeterminada, se almacena en la carpeta Formularios de la biblioteca.

Abra la biblioteca en el Explorador de archivos para ver la carpeta Formularios que contiene la plantilla de archivo de la biblioteca.

De forma predeterminada, una biblioteca de documentos tiene una plantilla de archivo, denominada template.dotx,pero puede cambiar este archivo si es necesario. Para especificar una plantilla diferente, primero debe crearla en un programa compatible con SharePoint, como Word, y, después, guardarla en la carpeta Formularios de una biblioteca. A continuación, desde la biblioteca, especifique la dirección de la plantilla personalizada.

De forma predeterminada, una biblioteca de formularios viene con un archivo de marcador de posición, denominado template.xml que debe reemplazar por una plantilla de formulario que cree.

Crear una plantilla de archivo para una biblioteca de formularios

Para crear o personalizar una plantilla en una biblioteca de formularios, puede usar un programa de diseño de formulario basado en XML que sea compatible con SharePoint, como InfoPath. Puede haber ventajas adicionales para usar un programa de diseño de formulario. Por ejemplo, al usar InfoPath, puede hacer lo siguiente:

• Cree la biblioteca de formularios y la plantilla directamente desde InfoPath.

• Edite y vuelva a publicar cómodamente la plantilla de formulario en la biblioteca de formularios.

• Combine los archivos de datos XML individuales creados a partir de algunas plantillas de formulario para su posterior procesamiento.

• Promover los campos de datos XML en columnas de biblioteca en la biblioteca de formularios.

Cuando un usuario crea un formulario, se abre de forma predeterminada en el programa de edición de formularios que es compatible con SharePoint en el equipo cliente del usuario. Si no hay ningún programa compatible instalado, el formulario, si está diseñado para abrirse en el explorador, se puede abrir en el explorador. Si lo desea, puede especificar que un formulario diseñado para abrirse en un explorador siempre se abre en el explorador. Puede cambiar el comportamiento predeterminado en la configuración Abrir documentos en el explorador en la configuración avanzada de la biblioteca.

En SharePoint en línea, seleccione Configuracióny, a   continuación, seleccione Biblioteca Configuración.

En SharePoint, haga clic en Biblioteca Configuración en la pestaña Biblioteca de la cinta de opciones

Configuración para una biblioteca de documentos.

Abra documentos en la configuración del explorador.

Usar tipos de contenido para configurar plantillas de biblioteca de documentos o formularios

Si se habilitan varios tipos de contenido y se especifican plantillas para esos tipos de contenido, la biblioteca usa las plantillas especificadas por los tipos de contenido y no la plantilla de archivo predeterminada. En este caso, si desea personalizar las plantillas de la biblioteca, debe cambiar los tipos de contenido. Para obtener más información sobre los tipos de contenido, vea Introducción a los tipos de contenido y la publicación de tipos de contenido.