Bruke filtrering til å endre en SharePoint-visning

Filtre reduserer mengden data som returneres ved å velge elementer basert på operasjoner (for eksempel større enn eller mindre enn) og samsvarende data. Når du oppretter en filtrert visning, bør den første indekserte kolonnen i filteruttrykket redusere datasettet mest. For eksempel kan filtrering på et tilstands- eller datofelt redusere et datasett betydelig. Hvis du har 15 000 elementer, vil du at den første indeksen skal returnere mindre enn 5000 elementer. Det er fremdeles god praksis, selv om datasettet ikke har over 5000 elementer.

SharePoint velger den første indekserte kolonnen i en spørring, og bruker deretter resten av kolonnene for å velge dataene. Andre kolonner du angir i visningsfilteret, kan eller kan ikke bli indeksert. Visningen bruker ikke disse indeksene, selv om resultatet av den filtrerte visningen returnerer mindre enn terskelen for listevisning.

Du har for eksempel en spørring: størrelse = stor OG farge = rød. Størrelsen er ikke indeksert i listen, men det er fargen. Så lenge det er færre enn 5000 "røde" elementer i listen, lykkes spørringen i en stor liste. Hvis du imidlertid har en spørringsstørrelse = stor ELLER farge = rød og selv om databasen kan finne alle de røde elementene, må den skanne hele listen for å finne alle de store elementene. Spørringen er begrenset hvis fler enn 5000 elementer returneres.

Hvis du bruker to eller flere kolonner i filteruttrykket, bør bestemmende indeks eller indekser bruke en AND-operator. Hvis du for eksempel vil returnere Hunder fra en stor liste over dyr. Du har en kolonne som ikke er i bruk, kalt Art, der du har Hund som en verdi. Hvis du bare spør etter Species = Dog, vil spørringen bli begrensning. Hvis du imidlertid har en indeksert kolonne kalt Klasse, blir spørringen Klasse = Pattedyr OG arter = Hund. Du kan også søke etter katter og hunder med spørringen Class = Pattedyr OG (Species = DOG OR Species = Cats). Den andre spørringen velger alle pattedyr, og filtrerer deretter til Hunder og Katter.

Hvis kolonnene du skal bruke til å filtrere, ikke har indekser, bør du begynne med å opprette indekser. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Legge til en indeks i en SharePoint-kolonne.

Når du har indeksert en kolonne, kan du legge den til i en visning når du oppretter eller endrer en visning, og deretter bruke den til å filtrere visningen. Før du oppretter en visning, kan det hende du ønsker å legge til flere kolonner i listen for å gi mer fleksibilitet for sortering, gruppering og filtrering. Du kan velge kolonner som er i datasettet, men som ikke vises, for filtrering og sortering.

Opprette en visning

Åpne listen eller biblioteket der du vil opprette en visning.

1. Klikk fanen Listeeller Bibliotek, og klikk deretter Opprett visning.
   
   

2. På Visningstype-siden klikker du visningen du vil bruke. Hvis du er usikker, velger du Standardvisning.

   

3. Skriv inn et Visningsnavn.

   

4. Rediger nettadressen for visningen, eller godta standardvalget. Du kan komme tilbake og endre dette senere.

5. I delen Filter klikker du Vis elementer bare når følgende er sant, og deretter velger du hvordan du vil filtrere elementene basert på én av kolonnene som er indeksert.

   Hvis du vil opprette en visning av elementer som er endret i dag, kan du for eksempel velge Endret (indeksert)-kolonnen og Er lik-betingelsen og deretter skrive inn [I dag].

   

   Obs!: Hvis du ikke ser noen kolonner som viser (Indeksert) etter navnet, har du ingen indekserte kolonner tilgjengelige for listen eller biblioteket. Du må først opprette en enkel eller sammensatt indeks.

6. Hvis du vil begrense antall elementer som vises på hver side, ruller du ned til Elementgrense og angir Antall elementer som skal vises-verdien. Når du oppretter en visning, er standard antall elementer som skal vises 30.

   

7. Du kan velge mellom to alternativer når du definerer en elementgrense på en side:

   • Vise elementer i bunker med den angitte størrelsen, som oppretter en side-ved-side-visning av dataene som er nyttig når du blar i elementer på en ikke-interaktiv måte.

     Når det finnes flere elementer enn grenseinnstillingen, vil visningen sideveksles.

     

   • Begrense totalt antall elementer som returneres til angitt mengde, oppretter en streng grense som kan eller ikke kan returnere hele resultatet av filtreringen din. Dette kan være nyttig når du tester visningen, oppretter en prototype, eller når du bare vil hente de høyeste verdiene i en visning.

8. Du kan velge Forhåndsvisningsrute under Stil for å se all informasjonen fra elementene i listen i et loddrett ruteformat. Forhåndsvisningsruten er en av visningsstilene du kan velge under Stil, når du redigerer eller oppretter en visning.

   

   Du kan navigere dataene raskere når du holder musepekeren over elementtittelen i et rulleområde på venstre side av siden for å se alle kolonneverdiene av gjeldende element loddrett oppført på høyre side av siden. Færre opprinnelige data vises, og dette bidrar til å se visningen raskere. Denne stilen er også svært nyttig når listen er bred eller har mange kolonner og krever vannrett rulling for å se dataene.

   

9. Klikk på OK.

Det finnes flere trinn du kan gjøre med en visning, men dette er nok til å vise data som har overskredet terskelen for listevisning hvis du blokkeres. Du kan også sortere, eller gruppere etter, angi totaler, utvide mapper, og optimalisere visningen med en mobil enhet.

Endre en visning

Åpne listen eller biblioteket der du vil opprette en visning.

1. Klikk liste- eller bibliotekfanen, velg visningen under Gjeldende visning, og klikk deretter Endre visning.
   
   

2. Rull ned til Visninger-avsnittet, og klikk deretter vis.

3. Du kan endre innstillingene som beskrevet i trinn fem til og med ni, i prosedyren Opprett visning ovenfor.

4. Klikk på OK.

For at en visning skal filtrere raskt gjennom mange elementer, må den første kolonnen i filteret indekseres. Andre kolonner du angir i visningsfilteret, kan og kan ikke være indeksert, men visningen bruker ikke disse indeksene. Den første kolonnen i filteret skal returnere færre elementer enn terskelen for listevisning.

Hvis den første kolonnen i filteret returnerer flere elementer enn terskelen for listevisning, kan du bruke et filter med to eller flere kolonner. Når du definerer en filtrert visning som bruker to eller flere kolonner, kan du bruke AND-operatoren til å begrense det totale antallet elementer som returneres. Men selv i dette tilfellet må du angi den første kolonnen i filteret som kolonnen som mest sannsynlig returnerer mindre data. Bruk av filter OR vil nesten alltid øke antall elementer som returneres, og vil ikke være effektivt i disse tilfellene.

Hvis du vil finne ut mer om visninger, kan du se Opprett, endre eller slette en visning av en liste eller bibliotek.

Det finnes to nøkkelord du kan bruke til å filtrere basert på den gjeldende dagen [Today], eller den gjeldende brukeren [Me]. Disse er dynamiske siden de endres med brukeren eller datoen.

Bruk av [Me] kan være nyttig når du bare vil se dokumentene i et stort bibliotek. [Me] opererer med personbaserte kolonner, for eksempel Opprettet av eller Endret av. For å se alle dokumenter du har opprettet, kan du for eksempel angi et filter med kolonnen Opprettet av lik [Me]. Hvis du er en redaktør og ønsker å se de siste filene du jobbet med, kan du angi et filter på kolonnen Endret av til er lik [Me]. Hvis du vil se begge, kan du opprette to filtre tilknyttet med Eller.

Nøkkelordet [Today] fungerer på datobaserte kolonner. Du kan bruke matematikk for å få et utvalg som endres med dagens dato. Hvis du for eksempel vil se alle dokumenter som ble endret over de siste 30 dagene, kan du opprette et filter på datokolonnen som er større enn eller lik [Today] – 30. Hvis du vil utelukke den gjeldende dagen, kan du angi enda et filter på datokolonnen til mindre enn [Today] og koble dem sammen med And.

Du kan filtrere en SharePoint som har en metadatakolonne. 

Legge til en metadatakolonne i listen

Gå til listen, og velg +Legg til kolonne.

Velg Mer... velge alternativknappen Forvaltede metadata, og velg deretter OK.

Når du har opprettet en kolonne for forvaltede metadata og lagt til elementer i listen, kan du også bruke metadatakoder ved å klikke kodeikonet i rediger listeelementruten.

Bruke metadatakoder i trevisningsruten.

Filtrere etter koder for forvaltede metadata

1. Velg filterikonet for å få tilgang til filterruten.

   

   Obs!: Du kan velge alternativet Trevisning fra rullegardinlisten øverst i ruten, som gir en hierarkisk visning av vilkårene som er knyttet til den valgte kolonnen.

2. Velg metadatakoden(e) du vil filtrere etter.

   

3. Hvis du har definert minst fem verdier i kolonnen Forvaltede metadata, kan du også velge Se alle-koblingen for å vise filterruten.

   

4. Kontroller metadatakodene du vil filtrere etter, og velg Bruk.

Nedenfor finner du noen forslag til vanlig visninger som fungerer godt sammen med indekserte kolonner: