Windows 版 Outlook のアーカイブ

Outlook では、メッセージをアーカイブする方法がいくつかあります。使用可能な方法は、Outlook で設定したメールアカウントの種類によって異なります。

すべてのアカウントは、[アーカイブ] フォルダーにアクセスできます。 Microsoft 365、Outlook.com、および Exchange アカウントの場合、[アーカイブ] フォルダーは、受信トレイ、送信済みアイテム、および削除済みアイテムフォルダーのように、Outlook の既定のフォルダーの 1 つです。このフォルダーは削除できません。 Exchange または Exchange Online アカウントを使用して Outlook を使用している場合は、[アーカイブ] フォルダーにアイテム保持ポリシーなどのフォルダーのポリシーが適用されます。

POP および IMAP アカウントの場合は、[アーカイブ] フォルダーを作成するか、既存のフォルダーを [アーカイブ] フォルダーとして指定して使用することができます。 Microsoft 365または Exchange アカウントの [アーカイブ] フォルダーの場所を変更することはできません。

[アーカイブ] ボタンを使用してメッセージを [アーカイブ] フォルダーに移動しても、メールボックスサイズは小さくなりません。メールボックスのサイズを小さくする必要がある場合は、 Microsoft 365 for enterprisesでオンラインアーカイブを使用できます。

[アーカイブ] ボタンを使用してメッセージをアーカイブする

リボンの [削除] グループにある [アーカイブ] ボタンを使用すると、1 件以上のメッセージを削除せずに [アーカイブ] フォルダーに移動することができます。 [アーカイブ] 機能を使用することには、いくつかの利点があります。

アイテムをアーカイブしても、検索ボックスから、または [アーカイブ] フォルダーに移動して、簡単に探すことができます。既定により、[検索] ボックスに語句を入力すると、Outlook によりメールボックス内のすべてのフォルダーが検索されます。
アイテムは、電話やその他のデバイスで引き続き Archive フォルダーを介して使用できます。

使用している Outlook のバージョンに応じて、以下のタブオプションを選択します。所有している Outlook のバージョンが不明な場合。

新しい Outlook クラシック Outlook

: この [新しい Outlook ] タブの手順が機能しない場合は、新しい Outlook for Windows をまだ使用していない可能性があります。 [従来の Outlook] を選択し、代わりに次の手順に従います。

新しい Outlook でアイテムをアーカイブする

アーカイブするメールを選択します。
ツールバー [アーカイブ ] を選択します。
アクションを確認し、[ 元に戻す] オプションが表示されるポップアップ通知が表示されます。

Outlook では、次のオプションを使用できます。

従来の Outlook でアイテムをアーカイブする

受信トレイまたは他のフォルダーからアーカイブするメッセージを 1 つまたは複数選択します。
[削除] グループで、[アーカイブ] を選択します。 Backspace キーを使用して、選択した 1 つまたは複数のメッセージを即座にアーカイブすることもできます。

: Microsoft 365、Exchange、Exchange Online、および Outlook.com アカウントの場合には、これまでにこの機能を使用したことがない場合でも [アーカイブ] フォルダーは既に存在します。 Outlook フォルダーリストに表示されます。フォルダーが表示されないときに Outlook 2016 または Outlook for Microsoft 365を使用している場合には、[ファイル]、[Office アカウント]、[更新オプション]、[今すぐ更新] の順に移動します。
メッセージはアーカイブフォルダーに移動されます。誤ってメッセージをアーカイブする場合は、[アーカイブ] フォルダーに移動し、メッセージを受信トレイに戻します。

: [ アーカイブ ] ボタンは、Outlook 2016、Outlook 2019、Outlook for Microsoft 365 でのみ表示されます。以前のバージョンの Outlook では、リボンに [アーカイブ] ボタンがありません。

キーボードを使用してメッセージをアーカイブする

Backspace キーをクリックして、選択した 1 つまたは複数のメッセージをアーカイブすることができます。 Delete キーをクリックすると、メッセージは [削除済みアイテム] フォルダーに移動します。 Backspace キーの動作を変更することはできません。

: メッセージが、閲覧ウィンドウではなく独立したウィンドウで開いている場合は、BackSpace キーを押してもメッセージはアーカイブされません。 BackSpace キーでメッセージをアーカイブできるようにするには、メッセージを閉じて、閲覧ウィンドウに表示されている状態にする必要があります。メッセージが新しいウィンドウで開いているときにそのメッセージをアーカイブする唯一の方法は、リボンの [アーカイブ] ボタンを使用することです。

Outlook for Microsoft 365の BackSpace キーによるアーカイブを無効にする方法

BackSpace キーによりアイテムが [アーカイブ] フォルダーに移動されないようにするには、次のレジストリエントリを追加してこの機能を無効にできます。

: このセクションの手順には慎重に従ってください。レジストリを正しく変更しないと、深刻な問題が発生することがあります。レジストリを変更する前に、問題が発生した場合に備えて、復元できるようにレジストリをバックアップしてください。

グループポリシーレジストリパス: HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\policies\Microsoft\office\16.0\outlook\options 名前:DisableOneClickArchive 種類: DWORD 値:1 Office カスタマイズツール (OCT) のレジストリパス:HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\microsoft\office\16.0\outlook\options 名前:DisableOneClickArchive 種類: DWORD 値:1

: この修正は、永続的バージョンの Outlook には適用されません。

[アーカイブ] フォルダーを見つける方法

[アーカイブ] フォルダーは、フォルダー一覧にあります。フォルダー一覧を表示するには、[表示]、[フォルダーウィンドウ]、[標準] の順に選択します。

[アーカイブ] フォルダーを見つける方法

既定では、フォルダー一覧の上部にある 検索機能 を使用して Outlook アイテムを検索すると、メールボックス全体が検索されます。

[アーカイブ] フォルダーのみを検索範囲として指定する場合は、最初にフォルダー一覧で [アーカイブ] フォルダーを選択します。検索ボックスは、[アーカイブ] フォルダーのみを検索できるようになりました。

オンラインアーカイブとの違い

[オンラインアーカイブ] は、通常よりも大きなメールボックスを使用する企業向けの Microsoft 365 ユーザーを対象とした機能です。対象となるユーザーは、[オンラインアーカイブ] の機能により、古いメールの削除を防ぐことができます。ユーザーの [オンラインアーカイブ] は、フォルダーの構造内で、Outlook の第二のアカウントのように動作します。そのため、[受信トレイ] から [オンラインアーカイブ] 内を検索することはできません。

[オンラインアーカイブ] が有効な場合、管理者やユーザーは、[アーカイブポリシー] を使用して、自動的に古いメッセージを [オンラインアーカイブ] に移動するように、メールボックスを設定することができます。

アーカイブとオンラインアーカイブを使用するとき

[アーカイブ] 機能を使用して、[受信トレイ] 内にある返信済みや対応済みのメッセージを常に取り除くことをお勧めします。アーカイブをファイルフォルダーのように考えてください。 [アーカイブ] フォルダーにアイテムを保存し、引き続き簡単にアクセスできます。また、お好みで、メッセージを削除したり、特定のフォルダーに移動したりすることもできます。

Office 365 Enterprise 組織でのメールボックスのサイズが大きいユーザーについては、アイテムを [オンラインアーカイブ] に移動するように [アーカイブポリシー] を設定することを管理者にお勧めします。移動する時期は 1 年後、あるいはユーザーに割り当てたメールボックスの容量が 1 年未満でいっぱいになる場合は、それよりも早い時期に設定します。この設定により、新規メール用のスペースを確保するために、ユーザーが古いメールを削除する必要はありません。指定した期間よりも古いメールは、[受信トレイ] フォルダーとローカルの [アーカイブ] フォルダーの両方から移動できます。

アーカイブについてよく寄せられる質問

Microsoft 365、Exchange、Exchange Online、または Outlook.com アカウントを使用している場合には、アーカイブアイテムの保存場所を変更することはできません。 [アーカイブ] フォルダーは Outlook の既定のシステムフォルダーの 1 つなので、名前変更、移動、または削除を行うことはできません。 Gmail、Yahoo、または iCloud などの POP または IMAP アカウントを使用している場合は、 [ファイル]、[メールボックスの設定]、[ツール]、[アーカイブフォルダーの設定] の順に選択して [アーカイブ] フォルダーの場所を変更することができます。

アーカイブは、よく知られた機能で、Outlook Mobile、Outlook Web App、Outlook.com で既に利用でき、Gmail などの他のメールプロバイダーでも採用されています。名前が有名であり、また、[オンラインアーカイブ] が既存の機能であることから、この両方の点を維持することに決めました。

[古いアイテムの整理] は、古い Outlook の機能で、古いメールを.pst ファイルに自動的に移動します。つまり、メッセージがサーバーから削除され、検索が困難になります。 AutoArchive.pst ファイルを含むハードドライブが使用できなくなると、これらのメッセージは失われることになります。 [オンラインアーカイブ] は、エンタープライズレベルの [古いアイテムの整理] です。

[オンラインアーカイブ] を持っておらず、IT 部門が [古いアイテムの整理] 機能を無効にしていない場合、[古いアイテムの整理] を使用できます。 Outlook 2016 の [古いアイテムの整理] についての詳細は、「Archive older items manually in Outlook for Windows. (Windows 版 Outlook で古いアイテムを手動でアーカイブする)」を参照してください。

アーカイブ機能は、Windows 版の Outlook、Outlook Mobile、Outlook on the web、および Outlook.com で幅広く利用できます。 [グループポリシー] を使用して、[アーカイブ] 機能を無効にすることはできません。

Outlook for Windows で古いアイテムを手動でアーカイブする

サブフォルダーを作成する

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