A tartalomszervező beállítása dokumentumok továbbítására

Mire alkalmas a tartalomszervező?

A tartalomszervező a következő feladatokat képest automatikusan elvégezni:

• Dokumentumok továbbítása különböző tárakba vagy mappákba:    A tartalomszervező gyakorlatilag fogadja a dokumentumokat. Minden alkalommal, amikor feltöltenek egy dokumentumot, a tartalomszervező az Ön által létrehozott szabályok alkalmazásával megállapítja, hogy hová kell helyeznie a dokumentumot. Aztán a dokumentumot a megfelelő tárba vagy mappába továbbítja, amely akár másik webhelycsoportban is lehet. A szabályok a tartalomtípusok és a metaadatok együttesén alapulhatnak.

• Az összes dokumentum feltöltése egy gyűjtőtárba    Konfigurálhatja úgy a tartalomszervezőt, hogy az összes feltöltött dokumentumot egy gyűjtőtárba helyezze, ahol megadhatók a metaadatok, és befejeződött a beküldési folyamat.

• Mappaméret kezelése    A tartalomszervezőt beállíthatja úgy, hogy figyelje a mappákban lévő elemek számát, és győződjön meg arról, hogy egyetlen mappa sem tartalmaz több elemet, mint a megadott számú elem. Alapértelmezés szerint ez a korlát 2500 elem, és amikor a 2501-es számú elem megérkezik, a tartalomszervező automatikusan létrehoz egy új mappát, és elhelyezi benne a dokumentumot. Megadhatja, hogy a Tartalomszervező hány elemet engedélyez egyetlen mappában.

• A többször beküldött dokumentumok kezelése:    Ha olyan dokumentumot tölt fel, amely már létezik a tárban, beállíthatja, hogy a tartalomszervező SharePoint verziót használjon, vagy egyedi karakterek hozzáadásával módosítsa a fájlnevet. Így biztosítható, hogy a meglévő dokumentum és a másodpéldány is megmaradjon.

• Naplók karbantartása:    A tartalomszervező a dokumentumokra vonatkozó naplókat meg tudja őrizni a dokumentum mellett a továbbítás után.

A tartalomszervező szolgáltatás aktiválása a webhelyeken

Legalább webhelytulajdonosi engedélyekkel kell rendelkeznie, és engedélyeznie kell a közzétételi szolgáltatásokat.

A tartalomszervező szolgáltatás aktiválása egy webhelyen

1. Keresse meg a konfigurálni kívánt webhelyet.

2. Kattintson a Beállítások , majd a legördülő menü Webhely beállításai parancsára.

   SharePoint esetében kattintson a Beállítások , majd a Webhely tartalma, majd a Webhely beállításai elemre.

3. A Webhely beállításai lap Webhelyműveletek csoportjában kattintson a Webhelyfunkciók kezelése elemre.

4. A Tartalomszervező név mellett kattintson az Aktiválás gombra. Amikor a szolgáltatás engedélyezve van, az Állapot oszlopban megjelenik az Aktív szó.

   

A tartalomszervező beállítása dokumentumok továbbítására

1. Lépjen arra a webhelyre, amelyen be szeretné állítani, hogy a tartalomszervező a dokumentumokat automatikusan továbbítsa a megfelelő helyre.

2. Kattintson a Beállítások , majd a legördülő menü Webhely beállításai parancsára.

   SharePoint esetében kattintson a Beállítások , majd a Webhely tartalma, majd a Webhely beállításai elemre.

3. A Hely felügyelete csoportban kattintson a Tartalomszervező beállításai hivatkozásra.

   Megjegyzés: A Tartalomszervező beállításai hivatkozás csak akkor jelenik meg, ha a webhelyen engedélyezett a Tartalomszervező szolgáltatás.

4. A tartalomszervező használatához jelölje be a Felhasználók átirányítása a gyűjtőtárhoz csoportban lévő jelölőnégyzetet. Ez a beállítás a felhasználókat automatikusan átirányítja a Gyűjtőtárba, amikor dokumentumot próbálnak feltölteni.

5. Ha engedélyezni szeretné a dokumentumok más webhelyre irányuló továbbítását, jelölje be a Küldés másik helyre csoportban található jelölőnégyzetet.

6. A Mappa almappákra osztása csoportban jelölje be az Almappák létrehozása, ha a célhely túl sok elemet tartalmaz jelölőnégyzetet, ha automatikusan létre szeretne hozni almappákat, amikor az elemek száma túllépi a megadott értéket egy helyen.

   • Az Egy adott mappában lévő elemek száma mezőben adja meg, hogy a mappa hány dokumentumot tárolhat, mielőtt a rendszer új mappát hozna létre.

   • A Mappanév formátuma mezőben adja meg az újonnan létrehozott mappákhoz használni kívánt névformátumot.

7. A Többször beküldött dokumentumok csoportban adja meg, hogy az azonos elemek megkülönböztetéséhez a verziószámozási szolgáltatást szeretné-e használni, vagy egyedi karaktereket szeretne a fájlnevekhez fűzni.

8. Jelölje be a Környezet megőrzése csoportban található jelölőnégyzetet, ha a beküldött elemekhez és dokumentumokhoz naplóbejegyzésként menteni szeretné a naplókat és a metaadatokat.

9. A Szabálykezelők szakaszban adja meg azokat a felhasználóneveket, amelyek a szervezet szabálykezelői. A szabálykezelőknek Webhely kezelése engedéllyel kell rendelkezniük a Tartalomszervező szabálybeállítási lapjának eléréséhez. További információ: Tartalomszervezői szabályok létrehozása a dokumentumok irányításához.

10. A megfelelő jelölőnégyzetek bejelölésével állítsa be az automatikus e-mail küldést. A tartalomszervező e-mailt tud küldeni, ha egy beküldött elem nem felel meg valamelyik szabálynak, illetve olyankor is, ha bármilyen tartalom érkezik a tartalomszervezőhöz.

    Megjegyzés: Email a SharePoint- vagy hálózati rendszergazdának kell konfigurálnia a kiszolgálóhoz vagy szolgáltatáshoz a jelölőnégyzetek engedélyezéséhez.

11. A Beküldési pontok csoportban adja meg azoknak az egyéb webhelyeknek vagy levelezőprogramoknak az adatait, amelyek tartalmakat küldhetnek az aktuális webhelyre.

    Tipp:  Itt található annak a webszolgáltatásnak az URL-címe, amelyen keresztül tartalmakat küldhet a webhelyre, ha létre szeretne hozni egy munkafolyamatot vagy egyéni megoldást, amellyel levelezőrendszerből küldhet dokumentumokat.