Προγραμματισμός σύσκεψης στο Microsoft Teams

Προγραμματίστε μια σύσκεψη

Υπάρχουν διάφοροι τρόποι για να προγραμματίσετε μια σύσκεψη στο Teams:

• Για να προγραμματίσετε μια σύσκεψη με μέλη μιας συνομιλίας, ανοίξτε τη συνομιλία και επιλέξτε Περισσότερες επιλογές στο επάνω μέρος της συνομιλίας. Στη συνέχεια, επιλέξτε Προγραμματισμός σύσκεψης .

• Προγραμματίστε μια σύσκεψη από το Ημερολόγιο του Teams. Επιλέξτε Ημερολόγιο στο Teams και επιλέξτε Νέα σύσκεψη .

Μέσω της φόρμας προγραμματισμού θα δώσετε έναν τίτλο στη σύσκεψή σας, θα προσκαλέσετε άτομα και θα προσθέσετε λεπτομέρειες για τη σύσκεψή. Χρησιμοποιήστε τον Βοηθό προγραμματισμού για να βρείτε μια ώρα που να είναι κατάλληλη για όλους όσους συμμετέχουν.

Στον Βοηθό προγραμματισμού, μπορείτε να δείτε τις ζώνες ώρας, τα χρονοδιαγράμματα και τη διαθεσιμότητα των συμμετεχόντων σε διαφορετικές χρονικές στιγμές. Το πλέγμα "Βοηθός προγραμματισμού" θα εμφανίσει το χρονοδιάγραμμα κάθε συμμετέχοντα. Οι σκιασμένες περιοχές εμφανίζονται όταν οι συμμετέχοντες είναι απασχολημένοι ή έχουν αβέβαιους συσκέψεις. Οι μη κοινόχρηστες περιοχές εμφανίζονται όταν οι συμμετέχοντες είναι δωρεάν. 

Όταν ολοκληρώσετε τη συμπλήρωση των λεπτομερειών, επιλέξτε Αποθήκευση για να κλείσετε τη φόρμα προγραμματισμού και να προσκαλέσετε συμμετέχοντες στη σύσκεψη.

Προσθήκη αριθμού κλήσης σύνδεσης  

Συμπεριλάβετε έναν αριθμό κλήσης σύνδεσης και ένα αναγνωριστικό διάσκεψης, ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να καλέσουν στη σύσκεψη του Teams. Εάν προγραμματίσετε τη σύσκεψη από το Outlook, ο αριθμός κλήσης σύνδεσης και το αναγνωριστικό διάσκεψης εμφανίζονται αυτόματα στην προγραμματισμένη πρόσκληση σε σύσκεψη. Για τον τρόπο προσθήκης αυτών των λεπτομερειών κατά τον προγραμματισμό στο Teams, ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη αριθμού κλήσης σύνδεσης για μια σύσκεψη στο Teams.

Αντιστοίχιση κατηγοριών σε σύσκεψη

Χρωματίστε το ημερολόγιό σας με κατηγορίες. Όπως ακριβώς και στο Outlook, μπορείτε να αντιστοιχίσετε μία ή περισσότερες κατηγορίες σε κάθε σύσκεψη στο ημερολόγιό σας. Υπάρχουν δύο τρόποι για να αντιστοιχίσετε κατηγορίες:

1. Κάντε δεξί κλικ σε ένα συμβάν στο ημερολόγιό σας.

2. Επιλέξτε Κατηγοριοποίηση .

3. Επιλέξτε ένα χρώμα.

Μπορείτε επίσης να κατηγοριοποιήσετε μια σύσκεψη όταν την προγραμματίζετε, επιλέγοντας Κατηγορία στο επάνω μέρος της φόρμας προγραμματισμού.

Πρόσκληση ατόμων εκτός του οργανισμού σας 

Το Teams σάς επιτρέπει να προσκαλείτε άτομα εκτός του οργανισμού σας, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που δεν διαθέτουν άδεια χρήσης για το Teams. Θα χρειαστείτε την πλήρη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τους για να τα προσκαλέσετε.

1. Δημιουργία μια σύσκεψη ή ανοίξτε μια υπάρχουσα στο Ημερολόγιο του Teams.

2. Εισαγάγετε ονόματα στο πεδίο Προσθήκη απαιτούμενων συμμετεχόντων . 

   • Εάν κάποιος είναι προαιρετικός συμμετέχων, επιλέξτε Προαιρετικό στο πεδίο Προσθήκη απαιτούμενων συμμετεχόντων και προσθέστε τα ονόματά τους.

3. Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του ατόμου (π.χ.: Joe@example.com).

4. Επιλέξτε Αποστολή ή Αποστολή ενημέρωσης. Θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με μια σύνδεση προς τη σύσκεψη.

Πρόσκληση ατόμων με σύνδεση 

Το Teams σάς επιτρέπει να προσκαλέσετε άτομα σε μια σύσκεψη μέσω μιας σύνδεσης σύσκεψης. Για να κάνετε κοινή χρήση αυτής της σύνδεσης:

1. Δημιουργία μια σύσκεψη ή ανοίξτε μια υπάρχουσα στο Ημερολόγιο του Teams.

2. Η σύνδεση της σύσκεψης θα εμφανιστεί ως διεύθυνση URL. Επιλέξτε Αντιγραφή για να αντιγράψετε τη διεύθυνση URL.

Προσθήκη συν-διοργανωτή

Αφού έχετε προσκαλέσει άτομα στη σύσκεψη, μπορείτε να προσθέσετε έως και 10 από κοινού διοργανωτές για να σας βοηθήσουν στη διαχείριση της σύσκεψης. Πριν προσθέσετε συν-διοργανωτές, βεβαιωθείτε ότι τα άτομα που θέλετε να προσθέσετε έχουν ήδη προστεθεί ως απαιτούμενοι συμμετέχοντες και, στη συνέχεια, ακολουθήστε τα παρακάτω βήματα:

1. Δημιουργία μια σύσκεψη ή ανοίξτε μια υπάρχουσα στο Ημερολόγιο του Teams.

2. Βεβαιωθείτε ότι τα άτομα που θέλετε να προσθέσετε ως συν-διοργανωτές προσκαλούνται στη σύσκεψη.

3. Επιλέξτε Επιλογές > Περισσότερες επιλογές.

4. Στην περιοχή Ρόλοι , επιλέξτε τα ονόματά τους από το αναπτυσσόμενο μενού Επιλογή συν-διοργανωτών .

5. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Δημιουργία σύσκεψης καναλιού

1. Επιλέξτε Νέα σύσκεψης .

2. Πληκτρολογήστε το όνομα ενός καναλιού στο πεδίο Προσθήκη καναλιού .

Δεν είναι δυνατή η επεξεργασία ή η προσθήκη καναλιών μετά την αποστολή της πρόσκλησης. Θα χρειαστεί να στείλετε μια νέα πρόσκληση με το ενημερωμένο κανάλι.

Αφού προσθέσετε τα άτομα που θέλετε, επιλέξτε Βοηθός προγραμματισμού για να βρείτε την καλύτερη ώρα.

Εάν πρόκειται για περιοδική σύσκεψη, ανοίξτε το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο Δεν επαναλαμβάνεται (ακριβώς κάτω από την ημερομηνία). Επιλέξτε πόσο συχνά θέλετε να εμφανίζεται από τις προεπιλεγμένες επιλογές ή επιλέξτε Προσαρμογή για να δημιουργήσετε το δικό σας ρυθμό.

Προγραμματισμός συσκέψεων σε ημερολόγιο καναλιού 

Εάν δεν είστε εξοικειωμένοι με τον τρόπο προσθήκης ενός ημερολογίου σε ένα κανάλι, τα βήματα περιγράφονται για εσάς στο θέμα Εμφάνιση όλων των συσκέψεών σας στο Teams. Μόλις γίνει αυτό, έχετε μερικούς τρόπους για να προσθέσετε συμβάντα στο κοινόχρηστο ημερολόγιο.

1. Στο Teams , επιλέξτε την ομάδα στην οποία θέλετε να προγραμματίσετε συσκέψεις.

2. Στην επάνω δεξιά γωνία, επιλέξτε το αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στην επιλογή Άμεση σύσκεψη . 

3. Επιλέξτε Προγραμματισμός σύσκεψης .

4. Προσθέστε άλλους συμμετέχοντες που βρίσκονται εκτός της ομάδας στην οποία έχετε προγραμματίσει τη σύσκεψη.

5. Επιλέξτε Αποστολή.

Όταν επιλέξετε Αποστολή, όλα τα μέλη της ομάδας για την οποία έχετε προγραμματίσει τη σύσκεψη θα λάβουν μια προσωπική πρόσκληση.

Εάν έχετε προσθέσει επισκέπτες και συνεργάτες εκτός του οργανισμού σας, δεν θα έχουν πρόσβαση στο ημερολόγιο καναλιού.

Κάντε δεξί κλικ για περισσότερες επιλογές

Κάντε δεξί κλικ σε ένα συμβάν στο ημερολόγιό σας για να κάνετε τα εξής:

• Επεξεργαστείτε  τις λεπτομέρειες της σύσκεψης.

• Συνομιλήστε με τους συμμετέχοντες στη συνομιλία σύσκεψης.

• Συμμετάσχετε online .

• Αντιγραφή σύνδεσης .

• Ακυρώστε σύσκεψη εάν είστε διοργανωτής.

• Εμφανιστείτε ως να ορίσετε την κατάσταση που θα εμφανίζεται στα ημερολόγια των συμμετεχόντων κατά τη διάρκεια της ώρας της σύσκεψης, εάν αποδεχτούν την πρόσκληση σε σύσκεψη.

• Κατηγοριοποίηση  σύσκεψης.

Συμμετοχή σε σύσκεψη  

Οι συσκέψεις στο Teams θα εμφανίζουν το κουμπί συμμετοχής σε μια εκδήλωση στο ημερολόγιό σας πέντε λεπτά πριν από την έναρξη μιας σύσκεψης. Όταν κάποιος αρχίσει να συμμετέχει στη σύσκεψη, η εκδήλωση θα αλλάξει χρώματα για να ενημερωθείτε ότι ο χρήστης είναι online.

Επιλέξτε Συμμετοχή για να ανοίξετε το παράθυρο ρυθμίσεων σύσκεψης και να επιβεβαιώσετε τις προτιμώμενες ρυθμίσεις κάμερας και μικροφώνου πριν αρχίσετε να συμμετέχετε στη διαδικτυακή σύσκεψη.