Προγραμματισμός δημαρχείου στο Microsoft Teams

Σε αυτό το άρθρο

Προγραμματισμός ενός δημαρχείου

Για να προγραμματίσετε ένα δημαρχείο:

1. Ανοίξτε το ημερολόγιο του Teams.

2. Επιλέξτε το βέλος δίπλα στην επιλογή Νέα σύσκεψη +.

3. Επιλέξτε Δημαρχείο από το αναπτυσσόμενο μενού.
   
   

4. Στην ενότητα Λεπτομέρειες, εισαγάγετε βασικές πληροφορίες, ορίστε παρουσιαστές και πολλά άλλα:

   1. Πληκτρολογήστε τον τίτλο, την ημερομηνία έναρξης και λήξης του συμβάντος, καθώς και την περιγραφή.

      Σημείωση: Η μέγιστη διάρκεια ενός δημαρχείου είναι 30 ώρες.

   2. Από προεπιλογή, ο Διοργανωτής είναι το άτομο που δημιούργησε το δημαρχείο.

   3. Στην ομάδα εκδήλωσης > Τους συν-διοργανωτές ή τους παρουσιαστές από τον οργανισμό σας, αναζητήστε και επιλέξτε άλλα άτομα που θα σας βοηθήσουν στη διαχείριση του δημαρχείου. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε εξωτερικούς παρουσιαστές.

      Σημείωση: Οι συν-διοργανωτές θα έχουν τις περισσότερες δυνατότητες οργάνωσης, αλλά δεν μπορούν να αλλάξουν τις Λεπτομέρειες (ημερομηνία, ώρα κ.λπ.). Οι παρουσιαστές θα έχουν τη δυνατότητα να εκφωνούν και να κοινοποιούν περιεχόμενο κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.

   4. Επιλέξτε Αποθήκευση και αποστολή προσκλήσεων για να εφαρμόσετε αλλαγές και να προσκαλέσετε συνδιοργανωτές και παρουσιαστές στην εκδήλωση.

5. Στην περιοχή Πρόσβαση σε εκδήλωση, επιλέξτε εάν η εκδήλωσή σας θα είναι διαθέσιμη στην εταιρεία σας (μέλη και επισκέπτες του οργανισμού σας), Δημόσια (οποιοσδήποτε έχει προσκληθεί ή διαθέτει σύνδεση για την εκδήλωση) ή Άτομα και ομάδες (μόνο προσκεκλημένοι χρήστες και ομάδες από τον οργανισμό σας)

   Τύπος δικαιώματος	Περιγραφή
   Ο οργανισμός σας	Οποιοσδήποτε στον οργανισμό σας μπορεί να παραστεί στο δημαρχείο, συμπεριλαμβανομένων των επισκεπτών.
   Δημόσιο	Οποιοσδήποτε μπορεί να συμμετάσχει – τόσο τα άτομα στον οργανισμό σας όσο και εκτός αυτού.
   Άτομα και ομάδες	Στο δημαρχείο μπορούν να παρακολουθήσουν έως και 500 άτομα. Αυτό περιλαμβάνει άτομα που προστίθενται μεμονωμένα και μέσω λιστών διανομής, ομάδων ασφαλείας Microsoft 365 και ενοποιημένων Ομάδες του Microsoft 365. Μπορείτε να προσθέσετε έως και 20 τέτοιες ομάδες ή λίστες. Οι δυναμικές ομάδες δεν υποστηρίζονται.

6. Στην περιοχή Πρόσκληση συμμετεχόντων, αναζητήστε και επιλέξτε τα άτομα στα οποία θέλετε να στείλετε προσκλήσεις εκδήλωσης. Μπορείτε να προσθέσετε λίστες διανομής, ομάδες ασφαλείας Microsoft 365, Ενοποιημένο Ομάδες Microsoft 365 και έως 500 μεμονωμένες διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μπορείτε να προσθέσετε έως και 20 τέτοιες ομάδες ή λίστες.

7. Επιλέξτε Αποθήκευση για να εφαρμόσετε αλλαγές και να συνεχίσετε την προσαρμογή του συμβάντος.

8. Επιλέξτε Επιλογές σύσκεψης για να επεξεργαστείτε περισσότερες ρυθμίσεις.

   Σημειώσεις: 

   • Ορισμένες επιλογές σύσκεψης μπορεί να είναι κλειδωμένες, ανάλογα με τις πολιτικές που έχουν οριστεί από τον διαχειριστή IT.

   • Οι ομάδες ασφαλείας του Microsoft 365 που δεν έχουν ενεργοποιημένη την αλληλογραφία δεν θα λαμβάνουν προσκλήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

   • Οι δυναμικές ομάδες δεν υποστηρίζονται.

9. Επιλέξτε Δημοσίευση για να προγραμματίσετε την εκδήλωση του δημαρχείου και να προσκαλέσετε συμμετέχοντες.

Αναπαραγωγή δημαρχείου

Αναπαραγάγετε ένα υπάρχον δημαρχείο για να εφαρμόσετε όλες τις λεπτομέρειες και τις ρυθμίσεις του σε ένα νέο δημαρχείο. Μπορείτε να αντιγράψετε προηγούμενα και επερχόμενα δημαρχεία που βρίσκονται στο ημερολόγιο του Teams.

Όταν αντιγράφετε ένα υπάρχον δημαρχείο, το νέο δημαρχείο θα έχει το ίδιο:

• Τίτλος

• Περιγραφή

• Παρουσιαστές, συν-διοργανωτές και συμμετέχοντες

• Θέμα εκδήλωσης

• Ρυθμίσεις εγγραφής

• Προσαρμοσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

• Επιλογές σύσκεψης

Για να αναπαραγάγετε ένα δημαρχείο:

1. Στο ημερολόγιο του Teams, κάντε δεξί κλικ στο προηγούμενο ή το επερχόμενο δημαρχείο που θέλετε να αντιγράψετε.

2. Επιλέξτε Αναπαραγωγή συμβάντος .

3. Ορίστε την ημερομηνία και την ώρα του νέου συμβάντος και επεξεργαστείτε τις λεπτομέρειες του συμβάντος που θέλετε να αλλάξετε.

4. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Μπορείτε επίσης να αναπαραγάγετε ένα δημαρχείο κάνοντας διπλό κλικ στο ημερολόγιο του Teams και επιλέγοντας Διπλότυπο συμβάν στη σελίδα λεπτομερειών.

Πρόσκληση συμμετεχόντων σε δημαρχείο

Αφού προσκαλέσετε συμμετέχοντες, θα δουν την πρόσκληση του δημαρχείου στο ημερολόγιό τους. Εάν έχετε ενεργοποιήσει τον διακόπτη Να επιτρέπεται μόνο η συμμετοχή προσκεκλημένων ατόμων , πρέπει να δημοσιεύσετε το συμβάν ώστε οι συμμετέχοντες να μπορούν να συμμετάσχουν. 

Για να προσκαλέσετε συμμετέχοντες σε ένα webinar:

1. Μεταβείτε στο ημερολόγιο του Teams.

2. Ανοίξτε ένα υπάρχον δημαρχείο ή δημιουργήστε ένα νέο.

3. Μεταβείτε στις Λεπτομέρειες > Συμμετέχοντες.

4. Στην περιοχή Πρόσκληση συμμετεχόντων, αναζητήστε και επιλέξτε τα άτομα που θέλετε να προσκαλέσετε.

5. Επιλέξτε Αποθήκευση.

Όταν δημοσιευτεί το συμβάν, οι συμμετέχοντες θα λάβουν αυτόματα προσκλήσεις μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι προσκεκλημένοι που δεν έχουν λογαριασμό Microsoft μπορούν να συμμετάσχουν στη σύσκεψη ανώνυμα.

Ενσωμάτωση δημαρχείου στο SharePoint

Όταν ενσωματώνετε ένα δημαρχείο σε μια τοποθεσία του SharePoint, οι χρήστες που έχουν πρόσβαση στην εκδήλωση και στην τοποθεσία του SharePoint μπορούν να παρακολουθήσουν την εκδήλωση εκεί.  

Εάν έχετε ενεργοποιήσει τη δυνατότητα Q &A ή τη συνομιλία για την εκδήλωση, τα άτομα που συμμετέχουν από το SharePoint εξακολουθούν να μπορούν να συμμετέχουν σε αυτά.  

Για να ενσωματώσετε ένα δημαρχείο σε μια τοποθεσία του SharePoint: 

1. Προγραμματίστε ένα δημαρχείο ή ανοίξτε ένα υπάρχον στο ημερολόγιο του Teams.

   • Αν προγραμματίζετε ένα νέο δημαρχείο, επιλέξτε Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης πριν συνεχίσετε.

2. Στις Λεπτομέρειες, επιλέξτε Κοινή χρήση συμβάντος.

3. Στην περιοχή HTML ενσωμάτωσης βίντεο, επιλέξτε Αντιγραφή για το κουμπί αντιγραφής για Copilot στο Word σε κινητές συσκευές.

4. Μετά την αντιγραφή του βίντεο ενσωμάτωσης HTML, προσθέστε το στη σελίδα του SharePoint χρησιμοποιώντας το τμήμα Web Ενσωμάτωση.

Φροντίστε να δημοσιεύσετε το δημαρχείο στο Teams. Εάν η τοποθεσία συμβάντος δεν δημοσιευτεί, το δημαρχείο δεν θα εμφανίζεται στην τοποθεσία του SharePoint. 

Όταν ξεκινήσετε το συμβάν, θα ξεκινήσει αυτόματα η ροή στη σελίδα του SharePoint. 

Ζωντανές αντιδράσεις δημαρχείου

Ενισχύστε τη συμμετοχή και λάβετε σχόλια σε πραγματικό χρόνο από το ακροατήριο του δημαρχείου σας με ζωντανές αντιδράσεις. Μετά την έναρξη ενός δημαρχείου, οι συμμετέχοντες μπορούν να επιλέξουν από διάφορες ζωντανές αντιδράσεις στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης. Όταν επιλέξουν ένα, θα εμφανιστεί στιγμιαία στην κάτω γωνία του παραθύρου της σύσκεψης. 

(Προβολή συμμετεχόντων)

Ζωντανές αντιδράσεις είναι διαθέσιμες στα δημαρχεία που οργανώνονται στο Teams Premium. Ενεργοποιούνται αυτόματα, αλλά μπορούν να ενεργοποιηθούν ή να απενεργοποιηθούν. 

Για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε τις ζωντανές αντιδράσεις του δημαρχείου πριν από μια εκδήλωση:

1. Μεταβείτε στο ημερολόγιο του Teams. 

2. Επιλέξτε ένα δημαρχείο που έχετε οργανώσει. 

3. Επιλέξτε Διαχείριση συμβάντος . 

4. Στις Λεπτομέρειες, επιλέξτε Επιλογές σύσκεψης . 

5. Επιλέξτε Δέσμευση .

6. Ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής Να επιτρέπονται οι αντιδράσεις . 

7. Επιλέξτε Εφαρμογή > Αποθήκευση .

Για να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε ζωντανές αντιδράσεις κατά τη διάρκεια ενός συμβάντος:

1. Στα στοιχεία ελέγχου σύσκεψης, επιλέξτε Περισσότερες ενέργειες > Ρυθμίσεις > Επιλογές σύσκεψης .

2. Στην περιοχή δέσμευσης , ενεργοποιήστε ή απενεργοποιήστε το κουμπί εναλλαγής Να επιτρέπονται οι αντιδράσεις .

Οι αλλαγές σε αυτήν τη ρύθμιση θα τεθούν σε ισχύ αμέσως. 

Για να μάθετε περισσότερα σχετικά με τις ζωντανές αντιδράσεις στο Teams, ανατρέξτε στο θέμα Εκφραστείτε σε συσκέψεις του Microsoft Teams με ζωντανές αντιδράσεις. 

Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δημαρχείου

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του δημαρχείου στο Teams ενεργοποιούνται αυτόματα όταν προγραμματίζετε ένα δημαρχείο. Υπάρχουν δύο τύποι μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα λάβουν τα άτομα που προσκαλούνται σε ένα δημαρχείο:

• Μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου πρόσκλησης σε εκδήλωση: Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενημερώνουν τους χρήστες ότι προσκαλούνται στο δημαρχείο. Περιέχουν σημαντικές λεπτομέρειες συμβάντος, όπως την ημερομηνία, την ώρα έναρξης και την περιγραφή. Αυτά αποστέλλονται αυτόματα κατά τη δημοσίευση του συμβάντος.

• Διαθέσιμα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για εγγραφή συμβάντος: Μετά από ένα δημαρχείο, αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ενημερώνουν τους συμμετέχοντες όταν η εγγραφή συμβάντος είναι διαθέσιμη για προβολή. Αυτά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αποστέλλονται αυτόματα κατά τη δημοσίευση της εγγραφής συμβάντος.

Τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του δημαρχείου δημιουργούνται από ένα πρότυπο του Teams που συμπληρώνει αυτόματα τις λεπτομέρειες της εκδήλωσης. Μπορείτε να επεξεργαστείτε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή να τα απενεργοποιήσετε εντελώς πριν από τη δημοσίευση του συμβάντος. 

Για να μάθετε περισσότερα, ανατρέξτε στο θέμα Διαχείριση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο δημαρχείο στο Microsoft Teams.

Δημοσίευση δημαρχείου

Αφού ολοκληρώσετε τις λεπτομέρειες και το πρότυπο πρόσκλησης μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του δημαρχείου, δημοσιεύστε το δημαρχείο για να προσκαλέσετε αυτόματα τους συμμετέχοντες.

Για να δημοσιεύσετε ένα δημαρχείο:

1. Μεταβείτε στο ημερολόγιο του Teams.

2. Ανοίξτε ένα υπάρχον δημαρχείο ή δημιουργήστε ένα νέο.

3. Οριστικοποιήστε σημαντικές λεπτομέρειες και προσαρμόστε τα θέματα.

4. Επιλέξτε Αποθήκευση για να εφαρμόσετε τις αλλαγές.

5. Επιλέξτε Δημοσίευση και επιβεβαίωση.
   
   

Μετά τη δημοσίευση του δημαρχείου, οι συμμετέχοντες θα λάβουν αυτόματα την πρόσκληση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και ενημερώσεις σχετικά με τυχόν αλλαγές στην εκδήλωση.

Αντιμετώπιση προβλημάτων

Τι πρέπει να κάνω εάν αντιμετωπίζω προβλήματα με τη συμμετοχή σε μια σύσκεψη;

Βεβαιωθείτε ότι συμμετέχετε στη σύσκεψη με είσοδο από το λογαριασμό με τον οποίο λάβατε την πρόσκληση σε σύσκεψη ή τη σύνδεση συμμετοχής. 

Προσκλήθηκα ως εξωτερικός παρουσιαστής, αλλά η σύνδεση συμμετοχής μου δεν λειτουργεί.

Η μοναδική σύνδεση συμμετοχής ως παρουσιαστής θα λειτουργεί μόνο εάν έχετε συνδεθεί στο Teams με το ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με το οποίο λάβατε τη σύνδεση συμμετοχής. Δεν μπορείτε να εισέλθετε με διαφορετικό λογαριασμό και να χρησιμοποιήσετε τη σύνδεση και δεν μπορείτε να συμμετάσχετε ανώνυμα χρησιμοποιώντας τη σύνδεση.

Τι ακολουθεί;

Προσαρμογή ενός δημαρχείου

Διοργανώστε ένα δημαρχείο στο Microsoft Teams